Распоряжение Администрации Липецкой области от 22.10.2003 № 1020-р

О введении в действие системы автоматизации делопроизводства в администрации Липецкой области и ее подразделениях

  
                            Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е                     
                                                                        
                         АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ                 22.10.2003г.                    г.Липецк                      N 1020-рО введении в действие системы автоматизацииделопроизводства в администрации Липецкой областии ее подразделениях
       В целях максимальной централизации контроля за  документооборотоми  координации  работы  с  документами  в  администрации  области и ееподразделениях,  в  развитие  и  дополнение   к   распоряжению   главыадминистрации   области   от  08.08.2002  N  740-р  "Об  автоматизацииделопроизводства  и  электронном  документообороте   в   администрацииЛипецкой области и ее подразделениях":
       1. Руководителям структурных подразделений администрации области:
       1.1. До 01.11.2003 принять меры по включению делопроизводственныхслужб     в     общую    автоматизированную    систему    электронногоделопроизводства "Дело".
       1.2. Определить  перечень  должностных  лиц  из  секретариатов  иделопроизводственных     служб,     ответственных     за    выполнениетехнологических  функций  в   системе   "Дело",   в   соответствии   снаправлениями их деятельности.
       1.3.   Установить,    что    руководители    областных    органовисполнительной    власти   несут   персональную   ответственность   засвоевременное и полное  исполнение  функций  в  системе  автоматизацииделопроизводства в части, относящейся к данному подразделению.
       1.4. Довести до  сведения  ответственных  исполнителей,  что  дляобеспечения полноценного функционирования единой системы автоматизацииделопроизводства "Дело" необходимо осуществлять  регистрацию  движениядокументов   (документооборота)   согласно   установленным   Правилам,приведенным в приложении.
       2. Управлению делами администрации  области  (Негробов  А.В.)  до01.12.2003  обеспечить  начало  функционирования системы автоматизацииделопроизводства "Дело".
       3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения  возложить  напервого заместителя главы администрации области Горлова П.Т.Глава администрацииЛипецкой области                                           О.П.Королев
                                                              Приложение
                                                          к распоряжению
                                             главы администрации области
                                          от 22 октября 2003 г. N 1020-р
                                 ПРАВИЛА                                
             РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА           
                  И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ДЕЛО"                
       1. С 01.11.2003 вся корреспонденция, поступающая в  администрациюЛипецкой  области,  должна  быть  централизованно  зарегистрирована  всистеме электронного делопроизводства.
       1.1.   Регистрирующими   органами,    определяющими    дальнейшеенаправление электронной карточки документа, являются:
       - отдел делопроизводства и протокола,
       - отдел писем и приема граждан.
       1.2. Ответственные лица в подразделениях должны:
       -  отражать   движение   документов   (документооборота)   внутриорганизации, включая резолюции и отчеты об исполнении документов;
       - осуществлять контроль за своевременным  исполнением  поручений,обращений граждан и организаций, резолюций и указаний руководства;
       - проверять  правильность  исполнения  документов  и  производитьснятие документов с контроля;
       - проводить поиск документов по различным  критериям  и  получатьстатистические отчеты по документообороту;
       -  списывать  документы  в  дело  в   соответствии   с   принятойноменклатурой дел.
       1.3. Порядок работы ответственных лиц:
       а) проверить, что документ направлен к нему не по ошибке;
       б) принять документ к исполнению;
       в)  внести  резолюцию  руководителя  в  регистрационную  карточкудокумента;
       г) после окончания работы над  документом  найти  регистрационнуюкарточку  документа, ввести текст отчета и, при необходимости, связатьрегистрационную  карточку  исполняемого  документа  с  регистрационнойкарточкой  одного  или  нескольких  документов, на которые ссылается всвоем отчете;
       д)  при  получении  отчета  по  контрольной  резолюции   документотмечается как исполненный.
       2.  С  01.01.2004  все  структурные  подразделения  администрацииобласти   обязаны   производить   регистрацию   входящей  и  исходящейкорреспонденции в системе электронного делопроизводства.
       2.1. Ответственные лица в подразделениях должны:
       -  производить  регистрацию  документов  в  системе  электронногоделопроизводства;
       - не допускать двойной регистрации документа в системе;
       -  осуществлять  пересылку  регистрационных  карточек  документовмежду подразделениями.
       2.2. Порядок работы ответственных лиц:
       а) выбрать группу документов для регистрации;
       б) заполнить реквизиты регистрационной карточки  документа  путемвыбора значений из справочников системы и ввода содержания документа;
       в) передать документ в  подразделение  или  должностному  лицу  всоответствии   с   принятыми   правилами  ведения  делопроизводства  вподразделении;
       г) отразить дальнейшее движение документа (пересылка документа  вдругое    подразделение    или    исполнение   документа   в   текущемподразделении).