Распоряжение Администрации города Липецка от 29.04.2013 № 304-р
Об утверждении Положения и структуры управления делопроизводства и протокола администрации города Липецка
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА
| 29.04.2013г. | г.Липецк | N 304-р |
Об утверждении Положения и
структуры управления делопроизводства
и протокола администрации города Липецка
(В редакции Распоряжения Администрации города Липецка
от 13.07.2015 № 543-р
)
Всоответствии с решением Липецкого городского Совета депутатов от 19.02.2013 N584 "О структуре администрации города Липецка" и распоряжениемадминистрации города Липецка от 21.02.2013 N 118-р "Оборганизационно-штатных мероприятиях администрации города Липецка":
1.Утвердить Положение об управлении делопроизводства и протокола администрациигорода Липецка (приложение N 1).
2.Утвердить структуру управления делопроизводства и протокола администрациигорода Липецка (приложение N 2).
3.Настоящее распоряжение вступает в силу с 01 мая 2013 года.
| И.о. главы города Липецка | В.А.Мигита |
Приложение N 1
к распоряжению
администрациигорода Липецка
от 29 апреля 2013г. N 304-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПРОТОКОЛА
АДМИНИСТРАЦИИГОРОДА ЛИПЕЦКА
(В редакции РаспоряженияАдминистрации города
Липецка от13.07.2015 № 543-р)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Управление делопроизводства и протокола администрации города Липецка (далее -Управление) является структурным подразделением администрации города Липецка,входящим в аппарат администрации, образованным в целях организациидокументационного обеспечения деятельности администрации, работы с обращениямиграждан.
1.2.Деятельность Управления координирует заместитель главы администрации городаЛипецка, организующий деятельность аппарата администрации.
1.3.Положение и структура Управления утверждаются распоряжением администрациигорода Липецка.
1.4.Работники Управления являются муниципальными служащими. Их права и социальныегарантии устанавливаются законодательством Российской Федерации и Липецкойобласти, муниципальными правовыми актами города Липецка.
1.5.Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурнымиподразделениями администрации города, предприятиями и организациями различныхформ собственности.
1.6.Управление имеет бланк со своим наименованием, печати и штампы, необходимые дляосуществления своей деятельности.
1.7. Всвоей деятельности Управление руководствуется Конституцией РФ,законодательством РФ и Липецкой области, Уставом города Липецка, муниципальнымиправовыми актами города Липецка, настоящим Положением.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ
2.1.Обеспечение документооборота (в том числе электронного) в администрации городаЛипецка.(В редакции Распоряжения Администрации городаЛипецка от13.07.2015 № 543-р)
2.2.Документационное обеспечение деятельности главы города и заместителей главыадминистрации города Липецка.
2.3.Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числеэлектронными.(В редакции Распоряжения Администрациигорода Липецка от13.07.2015 № 543-р)
2.4.Организация приемов граждан по личным вопросам главой города и заместителямиглавы администрации города Липецка.
2.5.Обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан.
3. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
3.1.Обеспечение своевременного приема, регистрации и передачи по назначениювходящей документации и отправка исходящей документации.
3.2.Осуществление контроля за правильным оформлением документов в соответствии с Инструкциейо ведении делопроизводства в администрации города Липецка при обработкевходящей и исходящей документации.
3.3.Стилистико-грамматическая экспертиза проектов правовых актов администрации.
3.4.Ведение учета поступающей и исходящей корреспонденции по программам"Единый электронный документооборот" и "Дело".
3.5.Организация проверок состояния документационного обеспечения в структурныхподразделениях администрации города; подготовка справок по итогам проверок идоведение их до сведения руководителей администрации.
3.6.Обеспечение оперативного копирования документов на множительной технике.
3.7.Осуществление регистрации и рассылки правовых актов администрации городаЛипецка.
3.8.Обеспечение учета и хранения до сдачи в архивное управление правовых актовадминистрации города, сохранности документов, находящихся в Управлении.
3.9.Организация работы по подготовке и сдаче документов постоянного срока храненияв архивное управление администрации города Липецка в соответствии сустановленным порядком.
3.10.Организация семинаров для работников администрации города по вопросам ведениядокументационного обеспечения, соблюдения требований ГОСТ Р 6.30-97"Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов".
3.11.Формирование телефонного справочника администрации города Липецка.
3.12.Осуществление выдачи копий правовых актов администрации города, находящихся вУправлении.
3.13.Участие в работе объединенной экспертно-проверочной и методической комиссииадминистрации города Липецка.
3.14.Осуществление подборки правовых актов администрации города длясправочно-правовой системы "Консультант Плюс" и ООО"Гарант-Сервис".
3.15.Выполнение оперативных и текущих поручений главы города и координирующегозаместителя главы администрации города.
3.16.Осуществление контроля за сроками исполнения структурными подразделениямиадминистрации служебных писем с грифом "Контроль".
3.17.Организация совместно со структурными подразделениями администрации,муниципальными предприятиями и учреждениями подготовки мероприятий и совещаний,проводимых с участием главы города, заместителей главы администрации городаЛипецка.
3.18.Организация в аппарате администрации города единого порядка документооборота.
3.19.Осуществление предварительного рассмотрения корреспонденции, поступившей на имяглавы города администрации, предоставление ее для рассмотрения и подписанияглавой города.
3.20.Осуществление записи на прием к главе города руководителей организаций города.
3.21.Организация поздравления должностных лиц главой города по случаюгосударственных праздников и личных событий.
3.22.Организация работы приемных главы города и заместителей главы администрации,выездов и командировок главы города.
3.23.Осуществление экспедиционной обработки документов.
3.24.Организация работы по рассмотрению обращений граждан.
3.25.Формирование графика, запись и организация приемов граждан по личным вопросамглавой города и заместителями главы администрации города.
3.26.Планирование, разработка и осуществление мероприятий по обеспечению режимасекретности при проведении секретных работ.
3.27.Планирование и осуществление мероприятий по разграничению доступа работников ксведениям, составляющим государственную тайну.
3.28.Координация деятельности структурных подразделений администрации по вопросамзащиты государственной тайны и контроль за выполнением законодательстваРоссийской Федерации в области защиты государственной тайны.
3.29.Разработка номенклатуры дел секретных документов, номенклатуры должностейработников, подлежащих оформлению на допуск к сведениям особой важности,совершенно секретным и секретным сведениям.
3.30.Участие в оформлении допуска работников к государственной тайне, контроль засроками действия допусков.
3.31.Контроль за соблюдением установленного порядка работы с секретными документами.
3.32.Участие в разработке регламента администрации города Липецка, разработкаИнструкции о ведении делопроизводства в части организации работы с документамии иной корреспонденцией, поступающей в администрацию города, работы собращениями граждан.
3.33.Оказание консультативной помощи структурным подразделениям администрации ввопросах ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан.
3.34.Ведение и оформление протоколов заседаний Коллегии и Малого Совета администрации,еженедельных оперативных совещаний у главы города.
3.35.Обработка нормативных правовых актов администрации города Липецка дляпоследующей передачи их в Регистр нормативных правовых актов Липецкой области.
3.36.Участие в подготовке и проведении различных общегородских мероприятий.
3.37.Обеспечение функционирования систем электронного документооборота,делопроизводства и архива в администрации города Липецка.(Введен - Распоряжение Администрации города Липецка от13.07.2015 № 543-р)
3.38.Осуществление методического руководства и контроля использования системэлектронного документооборота, делопроизводства и архива в структурныхподразделениях администрации города Липецка.(Введен -Распоряжение Администрации города Липецка от13.07.2015 № 543-р)
3.39.Внедрение, сопровождение и развитие программ электронного документооборота,делопроизводства и архива, обеспечивающих эффективное взаимодействиеадминистрации города Липецка с федеральными структурами исполнительной изаконодательной власти. (Введен - РаспоряжениеАдминистрации города Липецка от13.07.2015 № 543-р)
3.40.Участие в разработке нормативно-правовых и организационных механизмов длявнедрения и развития систем электронного документооборота, делопроизводства иархива в администрации города Липецка и ее структурных подразделениях.(Введен - Распоряжение Администрации города Липецка от13.07.2015 № 543-р)
3.41.Участие в разработке проекта единой концепции обеспечения информационнойбезопасности в системах электронного документооборота, делопроизводства иархива в администрации города Липецка.(Введен -Распоряжение Администрации города Липецка от13.07.2015 № 543-р)
4. ПРАВА УПРАВЛЕНИЯ
4.1.Запрашивать в установленном порядке и получать от структурных подразделенийадминистрации, муниципальных предприятий и учреждений информацию, необходимуюдля осуществления возложенных задач.
4.2.Принимать участие в проводимых главой города совещаниях, мероприятиях,встречах.
4.3.Изучать состояние дел по вопросам делопроизводства и работы с обращениямиграждан в структурных подразделениях администрации.
4.4.Возвращать на доработку в структурные подразделения администрации документы,подготовленные с нарушением установленных требований.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ
5.1. Вструктуру управления входят: начальник управления, отдел делопроизводства ипротокола, отдел по работе с обращениями граждан, отдел электронногодокументооборота (далее - отделы).(Пункт в редакцииРаспоряжения Администрации города Липецка от13.07.2015 № 543-р)
5.2.Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность иосвобождаемый от должности главой города по представлению координирующегозаместителя главы администрации города Липецка.
5.3.Начальник Управления утверждает положения об отделах Управления, должностныеинструкции работников Управления, вносит предложения главе города о поощренииработников и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.
5.4.Работники Управления назначаются на должности и освобождаются от должностейглавой города по представлению начальника Управления и по согласованию скоординирующим заместителем главы администрации города Липецка.
5.5.Должностные обязанности начальника Управления утверждает координирующийзаместитель главы администрации города Липецка.
5.6. Навремя отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет один изначальников отдела.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ УПРАВЛЕНИЯ
6.1.Начальник Управления несет ответственность за деятельность Управления, состояниедисциплины в Управлении.
6.2.Работники Управления несут персональную ответственность за неисполнениедолжностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины в соответствии струдовым законодательством РФ и законодательством о муниципальной службе.
В.Н.АВДЕЕВ
Приложение N 2
к распоряжению
администрациигорода Липецка
от 29 апреля 2013г. N 304-р
СТРУКТУРА
УПРАВЛЕНИЯДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПРОТОКОЛА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ЛИПЕЦКА
(В редакции Распоряжения Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р )
В.Н.АВДЕЕВ