Решение от 16.12.2008 г № 946
О Положении «Об архивном управлении администрации города Липецка»
Рассмотрев проект положения "Об архивном управлении администрации города Липецка", принятый в первом чтении, учитывая решение постоянной комиссии по правовым вопросам, местному самоуправлению и депутатской этике, руководствуясь статьями 20, 36 Устава города Липецка, Липецкий городской Совет депутатов решил:
1.Утвердить Положение "Об архивном управлении администрации города Липецка" (прилагается).
2.Направить вышеуказанный нормативный правовой акт Главе города Липецка для подписания и официального опубликования.
3.Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
И.о. председателя
Липецкого городского Совета депутатов
Ф.А.ЖИГАРОВ
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Архивное управление администрации города Липецка (далее - Управление) является структурным подразделением администрации города Липецка.
1.2.Управление является юридическим лицом, наделено муниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением герба города Липецка и своим наименованием, другие печати, штампы и бланки, необходимые для его деятельности, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.3.В соответствии с законами РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" N 131-ФЗ от 06.10.2003, "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004, Законом Липецкой области "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела" N 117-ОЗ от 30.11.2000, Уставом города Липецка архивное управление осуществляет полномочия по:
- организации и содержанию архивохранилища;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности Липецкого городского Совета депутатов и администрации города, муниципальных предприятий и учреждений, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов, находящихся на территории города Липецка и являющихся областной государственной собственностью;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением вопросов, отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Липецкой области, ведению Липецкой области.
1.4.Управление взаимодействует с ведомственными и межведомственными архивами организаций города Липецка независимо от их формы собственности.
1.5.Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом города Липецка, постановлениями и распоряжениями администрации города Липецка, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.6.Полномочия, структура и штатная численность Управления утверждаются Главой города по представлению начальника Управления и по согласованию с координирующим заместителем главы администрации города Липецка.
1.7.Положение об Управлении утверждается Липецким городским Советом депутатов по представлению Главы города Липецка.
1.8.Начальник Управления и работники отдела сохранности и использования документов муниципального образования являются муниципальными служащими.
1.9.Архивное управление имеет внутреннюю структуру, состоящую из отделов, вопросы деятельности которых регламентируются положениями о них.
1.10.Местонахождение Управления - 398001, город Липецк, ул. Советская, д. 5.
2.ЗАДАЧИ
Основными задачами Управления являются:
2.1.Организация хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления города Липецка, муниципальных предприятий и учреждений, документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов находящихся на территории города Липецка и являющихся областной государственной собственностью, а также документов, ликвидированных организаций независимо от их формы собственности.
2.2 Анализ состояния и регулирования развития архивного дела на территории города Липецка.
2.3 Координация деятельности органов местного самоуправления города Липецка, муниципальных предприятий и учреждений города в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации в области архивного дела, взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациями и предприятиями всех форм собственности, расположенными на территории города.
2.4.Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории города Липецка.
2.5.Представление Главе города Липецка предложений по вопросам передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
2.6.Информирование органов государственной власти и органов местного самоуправления о соблюдении законодательства Российской Федерации и Липецкой области, нормативных правовых актов органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.
3.ФУНКЦИИ
Управление в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:
3.1.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в Управление;
- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий, хранения документов, принятых в Управление, и обеспечению их физической сохранности;
- информирование администрации города Липецка о выявленных недостатках в области архивного дела и реализация предложений по совершенствованию сохранности документов, хранящихся в Управлении.
Управление обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений, а также находящихся в совместном ведении администраций города и Липецкой области;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;
- архивных фондов и архивных документов, являющихся областной государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и переданных на законных основаниях в ведение администрации города Липецка в порядке реализации отдельных государственных полномочий;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Управления;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности;
- документов учреждений и предприятий негосударственной формы собственности в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Управлением, действующим от имени администрации города.
3.2.Комплектование Управления документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Липецка, в том числе:
- составление списков организаций - источников комплектования архивными документами Управления, утверждаемых Главой города и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и временного хранения в Управление.
3.3.Оказание организационно-методической помощи в деятельности ведомственных архивов и в организации делопроизводства администрации города Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, муниципальных предприятий и учреждений, музеев, библиотек, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся на предприятиях и в организациях - источниках комплектования архивными документами;
- рассмотрение, утверждение и согласование поступивших от предприятий и организаций города описей дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству предприятий и организаций - источников комплектования архивными документами Управления;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка рекомендаций и оказание методической помощи по улучшению работы ведомственных архивов, совершенствованию государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.4.Информационное обеспечение органов местного самоуправления города Липецка, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления города Липецка, предприятий и организаций города о составе и содержании документов Управления, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская и исследовательская деятельности;
- ведение исторической летописи органов местного самоуправления города Липецка, отраслей городского хозяйства с осуществлением инициативного фотографирования и документирования;
- организация музейно-выставочной работы для более полного удовлетворения возрастающего интереса граждан к историческому наследию;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача им архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- абзац утратил силу
3.5.Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Управления, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
3.6.Разработка административных регламентов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела".
Разработка административных регламентов предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела.
4.ПРАВА
Управлению для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1.Представлять администрацию города Липецка по всем вопросам, входящим в компетенцию Управления.
4.2.По согласованию с координирующим заместителем главы администрации вносить на рассмотрение Главы города Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Управлении, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации делопроизводства предприятий и организаций города, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города и городским Советом депутатов вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.
4.3.Запрашивать и получать от органов государственной власти, организаций независимо от их организационно-правовой формы сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к деятельности Управления.
4.4.Принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования документами Управления, организуемых управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
4.5.Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории города Липецка, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, рекомендации по вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.
4.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией города; участвовать в работе экспертных комиссий предприятий и организаций города.
4.7.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий и организаций города для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.8.Взаимодействовать в своей деятельности с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, Липецким отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.
4.9.Образовывать при Управлении экспертно-проверочную и методическую комиссию, утверждаемую координирующим заместителем главы администрации города Липецка, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела и документационного обеспечения управления организаций и предприятий города Липецка.
4.10.Вести переписку по вопросам, относящимся к государственным полномочиям в сфере архивного дела.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
5.1.Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по представлению координирующего заместителя главы администрации города Липецка.
5.2.Начальник Управления имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности начальником Управления по согласованию с координирующим заместителем главы администрации города Липецка.
5.3.На время отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель начальника.
5.4.При смене начальника Управления прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации города Липецка, а также управления по делам архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается координирующим заместителем главы администрации и представляется в управление по делам архивов Липецкой области.
5.5.Права, обязанности, гарантии социальной защиты работников Управления устанавливаются законодательством Российской Федерации, законами Липецкой области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
5.6.Начальник Управления:
5.6.1.Назначает и освобождает от должности заместителя начальника Управления и работников Управления.
5.6.2.Организует деятельность Управления, издает приказы, ведет контроль за их исполнением.
5.6.3.Отчитывается о работе Управления и состоянии архивного дела в городе Липецке в установленном порядке перед администрацией города и управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
5.6.4.Утверждает положения об отделах Управления, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции заместителя начальника Управления и начальников отделов Управления.
5.6.5.Представляет Главе города Липецка:
- предложения о предельной штатной численности и фонде оплаты труда работников Управления;
- предложения по формированию городского бюджета в части финансирования Управления.
5.6.6.Осуществляет функции распорядителя средств городского бюджета, предусмотренных на содержание Управления и иных бюджетных средств, подписывает финансовые документы.
5.6.7.Рассматривает вопросы установления должностных окладов работникам Управления, а также надбавок к должностным окладам.
5.6.8.Вносит предложения об изменении квалификационных разрядов работникам Управления.
5.6.9.Организует использование материальных средств, предоставленных для осуществления государственных полномочий в сфере архивного дела, по целевому назначению.
5.7.Должностная инструкция начальника Управления утверждается координирующим заместителем главы администрации.
5.8.Должностные инструкции специалистов Управления утверждаются начальником Управления.
6.ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ
6.1.Управление владеет, пользуется принадлежащим ему на праве оперативного управления имуществом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2.Управление отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.
6.3.Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Управления являются:
- средства городского бюджета;
- целевые средства из бюджета Липецкой области.
7.РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ
7.1.Реорганизация или ликвидация Управления производится в соответствии с действующим законодательством.
7.2.Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Управления передаются организации-правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области.
7.3.При ликвидации Управления его средства, за вычетом платежей по покрытию его обязательств, передаются в городской бюджет и являются муниципальной собственностью города Липецка.
8.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
8.1.Начальник Управления несет персональную ответственность за результаты деятельности Управления и состояние дисциплины в Управлении.
8.2.Работники Управления несут ответственность за неисполнение должностных обязанностей в соответствии с трудовым законодательством.
Глава города Липецка
М.В.ГУЛЕВСКИЙ