Приложение к Постановлению от 01.12.2010 г № 83/621-4 Информация
Информация об организации работы по документационному обеспечению избирательной комиссии липецкой области
1.Нормативные акты по вопросу документационного обеспечения избирательной комиссии Липецкой области
В работе по документационному обеспечению избирательная комиссия Липецкой области (далее - Комиссия) руководствуется федеральным и областным законодательством, в том числе Законом Липецкой области "Об избирательной комиссии Липецкой области", Регламентом Комиссии, утвержденным постановлением Комиссии от 19 августа 2003 года N 2/7 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комиссии от 25 декабря 2009 года N 58/476-4).
Делопроизводство ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Комиссии от 18 декабря 2001 года N 39/146.
Номенклатура дел Комиссии по основной деятельности составляется и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления ЗАГС и архивов Липецкой области один раз в пять лет. В настоящее время действует номенклатура дел, составленная в 2006 году, она состоит из 8 разделов:
1.Организационно-распорядительная документация.
2.Документы по вопросам реализации комплекса мер по повышению профессиональной подготовки организаторов выборов и референдумов и правовому обучению избирателей в Липецкой области.
3.Документы по вопросам внедрения и использования ГАС "Выборы".
4.Бухгалтерский учет и отчетность.
5.Документы по вопросам документационного обеспечения избирательной комиссии Липецкой области.
6.Документы по кадровым вопросам.
7.Документы по вопросам деятельности контрольно-ревизионной службы при избирательной комиссии Липецкой области.
8.Документы по вопросам проверки сведений о поступлении и расходовании средств региональных отделений политических партий, иных зарегистрированных структурных подразделений политических партий.
В рекомендациях, изложенных в отчете о командировке в Липецкую область в период с 28 по 30 июня 2010 года секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦИК России) Н.Е. Конкина, заместителя начальника Управления организационного и документационного обеспечения - начальника протокольно-контрольного отдела ЦИК России И.В. Чудакова и начальника отдела архивных документов Управления организационного и документационного обеспечения Н.В. Ковалевой, отмечена необходимость ежегодного утверждения номенклатуры дел Комиссии.
При подготовке к выборам Президента Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Липецкого областного Совета депутатов составляются отдельные номенклатуры, включающие в себя избирательную документацию, связанную с конкретными выборами. Такая практика существует около пяти лет и поддерживается областным государственным учреждением "Государственный архив Липецкой области". Номенклатуры дел Комиссии согласовываются с постоянно действующей экспертной комиссией комиссии по определению научно-исторической и практической ценности документов (далее - Экспертная комиссия) и с экспертно-проверочной комиссией управления ЗАГС и архивов Липецкой области (перечень номенклатур дел Комиссии прилагается, приложение 1).
В работе по организации хранения и передачи в архив избирательной документации, связанной с подготовкой и проведением федеральных выборов, и уничтожения документов, не подлежащих дальнейшему хранению, Комиссия руководствуется соответствующими постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.
В соответствии с пунктом 11 статьи 70 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" Комиссия утверждает порядки хранения, передачи в архив и уничтожения избирательной документации, связанной с подготовкой и проведением областных и муниципальных выборов. Так, 4 октября 2006 года принято постановление Комиссии N 84/700 "О Порядке хранения и передачи в архив документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Липецкого областного Совета депутатов четвертого созыва, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Липецкого областного Совета депутатов четвертого созыва", 29 февраля 2008 года - постановление Комиссии N 25/242-4 "О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов глав муниципальных образований в Липецкой области, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов глав муниципальных образований в Липецкой области", 29 февраля 2008 года - постановление Комиссии N 25/243-4 "О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Липецкой области, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований в Липецкой области". Начиная с 1998 года постановления Комиссии по данному вопросу согласовываются с Экспертной комиссией, а с 2001 года - и с экспертно-проверочной комиссией управления ЗАГС и архивов Липецкой области (перечень постановлений Комиссии прилагается, приложение 2).
2.Деятельность постоянно действующей Экспертной комиссии избирательной комиссии Липецкой области по определению научно-исторической и практической ценности документов
4 апреля 1997 года распоряжением председателя Комиссии N 15 в Комиссии создана постоянно действующая Экспертная комиссия по определению научно-исторической и практической ценности документов, постановлением Комиссии от 31 марта 1997 года N 62/42 утверждено Положение об Экспертной комиссии. Действующий состав Экспертной комиссии утвержден распоряжением председателя Комиссии от 25 ноября 2010 года N 63-р.
За период существования Экспертной комиссии проведено 57 заседаний, в ходе которых рассмотрено более 90 вопросов. На заседаниях Экспертной комиссии рассматриваются вопросы: согласования номенклатур дел Комиссии и примерных номенклатур дел нижестоящих избирательных комиссий; одобрения описей дел постоянного срока хранения Комиссии как по основной деятельности, так и выборной документации; согласования порядков хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением областных и муниципальных выборов; согласования описей дел постоянного хранения Комиссии; согласования актов Комиссии, территориальных избирательных комиссий о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также актов передачи избирательной документации от нижестоящей избирательной комиссии к вышестоящей избирательной комиссии и другие (перечень протоколов заседаний Экспертной комиссии прилагается, приложение 3).
3.Организация делопроизводства в избирательной комиссии
Липецкой области
Ведение делопроизводства в части учета и прохождения документов обеспечивает гражданский служащий аппарата Комиссии - главный специалист - юрист О.А. Мелехина в соответствии с должностным регламентом, утвержденным распоряжением председателя Комиссии от 18 мая 2010 года N 25-р. В случае ухода в отпуск, болезни либо выезда в командировку обязанности по ведению делопроизводства временно возлагаются на главного специалиста Е.Л. Шлюпикову.
С 16 сентября 2009 года в рамках участия в работе опытной зоны обмен
корреспонденцией между ЦИК России и Комиссией осуществлялся по электронной
1
почте посредством ИААДИК ПИ "Дело" ГАС "Выборы" (далее - ПИ "Дело").
--------------------------------<1> ПААДИК ПИ "Дело" - подсистема автоматизации административной деятельности избирательных комиссий, программное изделие "Дело".
С 2010 года регистрация входящих и исходящих документов в полном объеме ведется посредством ПИ "Дело".
Комиссия в полном объеме получает все документы, направленные из ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело". По состоянию на 30 ноября 2010 года в ПИ "Дело" зарегистрировано 1026 поступивших в Комиссию документов. Почта с сервера подгружается два раза в день, регистрация почты в ПИ "Дело" происходит сразу при ее приеме; receipt (квитанция о регистрации почты в ЦИК России) к регистрационной карточке не прикрепляется и остается в MsOutlook, для создания электронных образов документов используется стандартный сканер НР-8200, входящий в конфигурацию КСА ИКС РФ, позволяющий сканировать документ постранично, со скоростью сканирования одной страницы - 30 секунд.
Сканер установлен непосредственно на автоматизированном рабочем месте ответственного за делопроизводство, на котором осуществляется регистрация документов, прием и отправка корреспонденции. Зарегистрированные документы незамедлительно докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии. После вынесения резолюции они вводятся в регистрационную карточку, после чего копии документов выдаются исполнителям для работы.
Учет постановлений ЦИК России осуществляется в соответствии с существующим порядком их регистрации и исполнения. По указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии члены Комиссии и работники ее аппарата знакомятся с постановлениями, о чем делается отметка в листе ознакомления, прилагаемом к постановлению. Постановления ЦИК России по наиболее значимым вопросам доводятся до сведения членов Комиссии на ее заседаниях.
Перечень документов, подлежащих контролю, определен инструкцией по делопроизводству. Контроль исполнения документов организован с помощью ПИ "Дело". На каждый контрольный документ оформляется контрольная карточка. Один экземпляр карточки находится у работника, ответственного за делопроизводство, а другой вместе с копией документа - у исполнителя. Документ снимается с контроля, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Отметка о снятии с контроля проставляется в регистрационной карточке и заверяется подписью лица, давшего поручение об исполнении документа или отдельных его пунктов.
Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах исполнения делается на контрольной карточке и на самом документе. Информация о ходе исполнения контрольных документов представляется ежемесячно председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии и рассматривается на оперативных совещаниях. По состоянию на 30 ноября 2010 года на контроле находилось 213 документов, снято с контроля в настоящее время 207 документов.
Отправка документов из Комиссии осуществляется после их подписания председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии. Все исходящие документы завизированы исполнителем, готовившим данный документ. Документам присваивается исходящий номер, который проставляется также на копии документа, остающейся в деле.
Исходящая корреспонденция регистрируется и отправляется посредством ПИ "Дело". По состоянию на 30 ноября 2010 года зарегистрировано 1084 исходящих документа. Документы также направляются адресату фельдсвязью, почтой, по электронной почте ГАС "Выборы", по каналам факсимильной связи, нарочным.
Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или по электронной почте, регистрируются в обычном порядке.
Исполненные документы списываются в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Документы Комиссии оформляются на бланках, созданных компьютерным способом. Написание почтового адреса на бланках Комиссии не соответствует последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Большое внимание Комиссия уделяет работе с обращениями и жалобами граждан, особенно в период подготовки и проведения выборов. Все письменные обращения регистрируются посредством ПИ "Дело" и ставятся на контроль до их окончательного исполнения. Обращения, требующие коллегиального обсуждения, выносятся на заседание Комиссии, и по ним принимаются соответствующие решения. 27 мая 2010 года Комиссия приняла постановление N 69/539-4 "О работе избирательных комиссий с обращениями, поступившими в ходе подготовки и проведения дополнительных выборов депутата Липецкого областного Совета депутатов по одномандатному избирательному округу N 2 и выборов в органы местного самоуправления, прошедших в Липецкой области 14 марта 2010 года", 15 ноября 2010 года - постановление N 82/620-4 "О работе избирательных комиссий с обращениями, поступившими в ходе подготовки и проведения дополнительных выборов депутатов Липецкого областного Совета депутатов четвертого созыва по одномандатным избирательным округам N 17, N 25, выборов в органы местного самоуправления, прошедших в Липецкой области 10 октября 2010 года".
По состоянию на 30 ноября 2010 года в Комиссию поступило 79 обращений по жалобам и заявлениям о нарушениях федеральных законов, законов Липецкой области, нормативных актов органов местного самоуправления, из них в Комиссии рассмотрено 11 обращений, 68 - направлено для рассмотрения в муниципальные и территориальные избирательные комиссии.
Личный прием проводится председателем Комиссии по мере обращения к нему граждан и оформляется в виде письменных обращений в Комиссию.
Заседания Комиссии проводятся в соответствии с планами ее работы и регламентом не реже одного раза в месяц. Проект повестки дня заседания готовит секретарь Комиссии, материалы по вопросам, включенным в повестку дня, готовят члены Комиссии и работники ее аппарата не позднее чем за три дня до заседания Комиссии. Члены Комиссии знакомятся с проектами постановлений не позднее чем за один день до заседания Комиссии в удобное для них время. Проекты постановлений визируются заместителем председателя Комиссии, секретарем Комиссии, юристом, главным бухгалтером, работниками аппарата, ответственными за подготовку проектов. Перечень обязательных виз не регламентирован. К заседанию Комиссии для каждого из ее членов и приглашенных на заседание Комиссии представителей региональных отделений политических партий, СМИ формируется комплект документов, включенных в повестку дня.
Комиссия принимает постановления, которые подписываются председателем и секретарем Комиссии и регистрируются в отдельном журнале. Наиболее важные постановления публикуются в областной газете "Липецкая газета", и большинство из них размещается на сайте Комиссии в сети Интернет.
В ходе заседания Комиссии ведется протокол. Протоколы вместе с постановлениями и прилагающимися к ним документами хранятся в сейфе в кабинете главного специалиста - юриста аппарата Комиссии Мелехиной О.А.
Нумерация протоколов и постановлений осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
Председатель Комиссии издает распоряжения, проекты которых визируются исполнителем, подготовившим проект, главным бухгалтером и юристом. Подготовку проектов распоряжений председателя Комиссии, их регистрацию и хранение в сейфе, расположенном в своем кабинете, обеспечивает гражданский служащий аппарата Комиссии - главный специалист Е.А. Мещерякова, ответственная за организацию работы по вопросам государственной гражданской службы и кадров. Подписанные председателем распоряжения регистрируются в пределах календарного года в отдельном журнале и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Ознакомление с распоряжениями и их рассылка осуществляются исходя из предписаний, заложенных в тексте распорядительной части документа, либо устных указаний председателя Комиссии.
В соответствии с письмом секретаря ЦИК России Н.Е. Конкина от 26.04.2010 (исх. N 01-23/2384) до конца 2010 года регистрация распоряжений председателя Комиссии, постановлений, протоколов заседаний Комиссии должна осуществляться с использованием ПИ "Дело".
4.Организация хранения избирательной документации в избирательной комиссии Липецкой области. Передача документов избирательной комиссии Липецкой области в Государственный архив Липецкой области
Документы хранятся в кабинетах заместителя председателя Комиссии, работников аппарата Комиссии в запирающихся шкафах и сейфах. Отдельного помещения для хранения документов в Комиссии нет.
В Комиссии хранятся документы по основной деятельности за период 2003 - 2010 годов. Документы постоянного хранения Комиссии по основной деятельности по 2002 год включительно и документы, связанные с подготовкой и проведением федеральных и областных выборов, за исключением дополнительных выборов депутатов Липецкого областного Совета депутатов четвертого созыва по одномандатным избирательным округам N 2, N 17, N 25, сданы на хранение в Государственный архив Липецкой области.
Передача документов Комиссии в Государственный архив Липецкой области осуществляется по актам на основании описей дел, согласованных с Экспертной комиссией и экспертно-проверочной комиссией управления ЗАГС и архивов Липецкой области (перечень описей дел постоянного хранения Комиссии прилагается, приложение 4). Фонду Комиссии присвоен N Р-2482, имеется предисловие к фонду. Полностью подготовлены к передаче документы Комиссии за 2003 - 2006 годы. В настоящее время сданы на обработку в Государственный архив Липецкой области документы Комиссии постоянного срока хранения по дополнительным выборам депутатов Липецкого областного Совета депутатов четвертого созыва по одномандатным избирательным округам N 17, N 25, необходимо также обработать документы по одномандатному избирательному округу N 2.
Прием документов, связанных с подготовкой и проведением федеральных и областных выборов от нижестоящих избирательных комиссий к вышестоящим избирательным комиссиям осуществляется по актам приема-передачи, составляемым в двух экземплярах и подписываемых председателем (заместителем председателя, секретарем) соответствующих избирательных комиссий.
Документы краткосрочного хранения, связанные с подготовкой и проведением федеральных и областных выборов, уничтожаются соответствующими избирательными комиссиями в соответствии с установленными для них сроками хранения на основании постановлений ЦИК России, Комиссии с составлением актов установленной формы (перечень постановлений Комиссии об уничтожении избирательных документов краткосрочного хранения прилагается, приложение 5).
Документы Комиссии краткосрочного хранения по основной деятельности в соответствии с установленными для них сроками хранения по 2004 год включительно уничтожены с составлением актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласованных с Экспертной комиссией (перечень актов о выделении к уничтожению документов Комиссии по основной деятельности прилагается, приложение 6).
5.Документационное обеспечение избирательного процесса
в муниципальных, окружных, территориальных
избирательных комиссиях
Комиссия оказывает муниципальным, окружным, территориальным избирательным комиссиям методическую помощь в вопросах документационного обеспечения: вопросы документационного обеспечения избирательных комиссий рассматриваются на семинарах председателей и секретарей избирательных комиссий во время подготовки выборов и в межвыборный период. Территориальным избирательным комиссиям направлена примерная инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии. Комиссией разрабатываются и направляются для использования в работе примерные номенклатуры дел муниципальной, окружной, территориальной, участковой избирательных комиссий, комплекты форм документов, необходимых для работы избирательных комиссий, включая проекты постановлений комиссий по основным вопросам их деятельности, бланки актов, реестров, ведомостей и другие. Раздел об организации хранения документов участковой избирательной комиссии по выборам депутатов Липецкого областного Совета депутатов включается в рабочий блокнот члена участковой избирательной комиссии.