Приложение к Решению от 08.12.2011 г № 617 Положение
Положение об архивном комитете администрации города Ельца
1.Общие положения
1.1.Архивный комитет администрации города Ельца (далее - комитет) является функциональным органом администрации города Ельца и муниципальным архивом.
Комитет учрежден в целях реализации полномочий администрации города Ельца (далее - администрация города) в области архивного дела:
1) хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов:
а) органов местного самоуправления города Ельца (далее - органы местного самоуправления);
б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);
2) решения вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Ельца (далее - муниципальная собственность), в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
1.2.Комитет является юридическим лицом, имеет печать с изображением герба города Ельца и своим наименованием и бланки со своим наименованием.
1.3.Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом города Ельца, иными муниципальными правовыми актами, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.4.Структура и штатное расписание комитета утверждаются правовым актом администрации города.
1.5.Финансирование и материально-техническое обеспечение комитета осуществляется за счет средств бюджета города Ельца.
1.5.1.Дополнительным источником финансирования комитета являются:
- субвенции на реализацию отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, в том числе полномочий по хранению архивных фондов и архивных документов предприятий и организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории города Ельца (далее - город), в соответствии с Законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела";
- целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в городе).
1.6.Полное наименование: Архивный комитет администрации города Ельца.
1.7.Местонахождение комитета: улица Октябрьская, дом 127, город Елец, Липецкая область, 399770.
2.Задачи комитета
Основными задачами комитета являются:
2.1.Организация хранения, комплектования, учета и использования документов городского округа город Елец, организаций федеральной и государственной формы собственности, расположенных на территории города, входящих в состав Государственного Архивного фонда Российской Федерации, а также документов ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника) независимо от формы собственности, действовавших на территории города.
2.2.Анализ состояния и развития архивного дела на территории города.
2.3.Координация деятельности органов местного самоуправления, муниципальных организаций в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства.
3.Функции комитета
Комитет в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
3.1.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в комитет;
- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- представление администрации города предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в комитете, и их реализация.
3.1.1.Комитет обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных организаций;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации города;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды комитета;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
3.1.2.Документы Архивного фонда Липецкой области, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в комитет на основании договоров (соглашений), заключаемых между собственниками документов и комитетом.
3.2.Комплектование комитета документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для города, в том числе:
- составление списков организаций - источников комплектования комитета, утверждаемых администрацией города и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в комитет;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в комитете.
3.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение в соответствии с действующим законодательством проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования комитета и других организациях, находящихся на территории города;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования комитета и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в управление ЗАГС и архивов Липецкой области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
3.4.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций города и граждан о составе и содержании документов комитета по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам комитета, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
3.5.Реализация отдельных государственных полномочий администрации города в сфере архивного дела в установленном порядке, в том числе контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Липецкой области в области архивного дела.
4.Права комитета
Комитету для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1.Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию комитета.
4.2.Вносить на рассмотрение администрации города и управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в комитете, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты муниципальных правовых актов.
4.3.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.4.Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
4.5.Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией города и ее структурными подразделениями.
4.7.Участвовать в работе экспертных комиссий организаций, иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.8.Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти в установленном законом порядке вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.
4.9.Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями города, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.
5.Руководство комитетом
5.1.Комитет возглавляет председатель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города Ельца.
5.1.1.Председатель и специалисты комитета являются муниципальными служащими согласно Реестру должностей муниципальной службы.
5.2.Председатель комитета:
5.2.1.Организует деятельность комитета, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на комитет задач и функций.
5.2.2.Отчитывается о работе комитета и состоянии архивного дела в городе - перед администрацией города и в установленном порядке - перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
5.2.3.Назначает и освобождает от должности специалистов комитета, утверждает их должностные инструкции.
5.2.4.Действует без доверенности от имени комитета.
5.2.5.Имеет право использования электронной цифровой подписи с целью заверения архивных справок и архивных выписок, подписывает в пределах своей компетенции письма, запросы, договоры, финансовые и иные документы, связанные с выполнением функций комитета.
6.Реорганизация и прекращение деятельности комитета
6.1.Реорганизация или ликвидация комитета осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством.
6.2.Архивные фонды и архивные документы при реорганизации комитета передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области в установленном порядке.