Приложение к Постановлению от 04.09.2013 г № 2081 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов»
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения доступности и качества муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов.
1.2.Получателями муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" являются физические лица, юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители (далее - Заявители).
1.3.Муниципальную услугу предоставляет архивное управление администрации города Липецка.
1.4.Место нахождения архивного управления: 398001, город Липецк, ул. Советская, д. 5, справочные телефоны: 8 (4742) 239-718, 239-714; факс - 8 (4742) 239-728;
398005, город Липецк, пр. Мира, д. 15, справочные телефоны: 8 (4742) 436-627, 432-943.
Архивное управление осуществляет прием заявлений, поступивших в письменном виде по почте, в электронном виде, по факсу и при личном обращении Заявителя.
График работы архивного управления:
понедельник - четверг - с 8.30 до 17.30;
пятница - с 8.30 до 16.30;
перерыв - с 12.12 до 13.00.
Адрес официального сайта администрации города Липецка в сети Интернет: www.lipetskcity.ru;
адрес электронной почты архивного управления: archive@cominfo.Lipetsk.ru.
Прием заявлений в МУ "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - МФЦ) осуществляется при личном обращении Заявителя, а также посредством направления заявления в письменном виде по почте, в электронном виде через официальный сайт администрации города Липецка с дальнейшим представлением документов при личном обращении в МФЦ в течение месяца.
Место нахождения МФЦ: 398001, г. Липецк, пл. Победы, д. 6а (окна 1 - 6), телефоны: 8 (4742) 257-675, 257-768, 257-769, 257-770.
График работы МФЦ:
понедельник - пятница - с 8.00 до 20.00;
суббота - с 8.00 до 14.00.
Прием в МФЦ осуществляется без перерыва.
2.СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1.Наименование муниципальной услуги - "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Орган, предоставляющий муниципальную услугу, - архивное управление администрации города Липецка (далее - Управление).
2.3.Результатами предоставления муниципальной услуги являются:
- выдача архивной справки;
- выдача архивной выписки;
- выдача архивной копии;
- ответ об отказе в выдаче или отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- направление соответствующего заявления на исполнение по принадлежности в другие органы и организации и уведомление Заявителя.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги:
2.4.1.Заявление, поступившее в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в Управлении. Срок исполнения заявления по научно-справочному аппарату Управления - не более 15 дней со дня его регистрации.
2.4.2.Срок рассмотрения заявления может быть продлен руководителем Управления по письменному ходатайству исполнителя не более чем на 15 дней с незамедлительным уведомлением об этом Заявителя в письменной форме.
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
- Конституция Российской Федерации;
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
- Федеральный закон от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
- постановление Правительства РФ от 08 сентября 2010 года N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия";
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Положение об архивном управлении администрации города Липецка, утвержденное решением Липецкого городского Совета депутатов от 16.12.2008 N 946.
2.6.Перечень документов, требуемых от Заявителя, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- заявление о предоставлении муниципальной услуги установленной формы, поступившее в Управление, МФЦ в письменной форме по почте, по электронной почте, по факсу, при личном обращении, через Единый портал государственных и муниципальных услуг (приложение N 1);
- документ, удостоверяющий личность Заявителя (в случае подачи заявления уполномоченным представителем представляется нотариально удостоверенная доверенность, подтверждающая полномочия, и документ, удостоверяющий личность уполномоченного представителя).
2.7.Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.
2.8.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
2.8.1.Заявление не поддается прочтению.
2.8.2.Ответ по существу поставленного в заявлении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию.
2.9.Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11.Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги:
- при личном обращении Заявителя не должен превышать 10 минут;
- при получении заявления посредством почтового отправления, электронной почты, факсом - в течение рабочего дня.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга:
Центральный вход в здания, в которых расположены Управление и МФЦ, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию об Управлении, МФЦ, местах их нахождения.
Прием Заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Указанные помещения Управления и МФЦ включают в себя места для ожидания, места информирования, места для приема.
Места для ожидания должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее трех мест.
Места для приема должны быть организованы в виде отдельного рабочего места для лица, осуществляющего прием, оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего прием документов.
Места информирования, предназначенные для ознакомления Заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, столами и стульями для возможности оформления документов.
К информационным стендам должна быть обеспечена возможность свободного доступа граждан.
На информационных стендах размещается следующая обязательная информация:
- выписки из правовых актов, регулирующих вопросы по предоставлению муниципальной услуги;
- форма заявления;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- место нахождения, режим работы Управления, МФЦ, график приема Заявителей, номера телефонов, адрес интернет-сайта и электронной почты;
- настоящий Административный регламент;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц и специалистов Управления, предоставляющих муниципальную услугу.
2.13.Показатели доступности муниципальной услуги:
- транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;
- наличие различных каналов получения информации о предоставлении муниципальной услуги.
2.14.Показатели качества муниципальной услуги:
- предоставление муниципальной услуги в установленные сроки;
- достоверность предоставляемой Заявителям информации о ходе рассмотрения заявлений;
- полнота информирования Заявителей о ходе рассмотрения заявлений;
- наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;
- удобство и доступность получения информации Заявителями о порядке предоставления муниципальной услуги;
- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого заявления.
2.15.Информирование Заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде индивидуального или публичного информирования.
2.15.1.Индивидуальное информирование проводится в устной или письменной форме.
2.15.1.1.При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Управления подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста Управления, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому специалисту или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.15.1.2.Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении Заявителя в Управление осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.
Ответ на письменное обращение направляется почтой в адрес Заявителя в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня поступления обращения, а по обращениям, поступившим по электронной почте, ответ на обращения не превышает 5 дней с момента поступления обращения.
2.15.2.Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации в средствах массовой информации, на официальном сайте администрации города Липецка, на официальном портале государственных и муниципальных услуг, а также на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.
3.СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
3.1.Блок-схема последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
3.2.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация заявления;
- рассмотрение заявления руководителем Управления, передача его на исполнение;
- подготовка и направление ответа Заявителю;
- уведомление Заявителя о направлении заявления на исполнение по принадлежности.
3.3.Административная процедура "Прием и регистрация заявления":
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является:
- личное обращение Заявителя (его представителя) с заявлением в Управление или МФЦ;
- поступление заявления в адрес Управления или МФЦ посредством почтовой или электронной связи, факсом.
Заявление, поступившее по электронной почте, распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменного заявления порядке.
3.3.2.Специалист Управления, уполномоченный по приему и регистрации заявлений, регистрирует заявление в картотеке регистрации заявлений.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 1 рабочий день.
3.3.3.Результатом административной процедуры является регистрация заявления.
3.4.Административная процедура "Рассмотрение заявления руководителем Управления, передача его на исполнение".
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления.
3.4.2.Специалист Управления, ответственный за прием и регистрацию заявлений, передает заявление руководителю Управления.
3.4.3.Руководитель Управления рассматривает заявление и передает его специалисту, в функции которого входит предоставление муниципальной услуги.
Срок выполнения административной процедуры - 2 дня.
3.4.4.Результатом административной процедуры является передача заявления на исполнение.
3.5.Административная процедура "Подготовка и направление ответа Заявителю".
3.5.1.Основанием для начала административной процедуры является выявленная запрашиваемая информация.
3.5.2.Специалист Управления анализирует заявление по существу поставленного вопроса, а также на предмет наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в п. 2.8 настоящего Административного регламента, и готовит ответ Заявителю.
Срок исполнения данной административной процедуры - 22 дня.
Срок исполнения административной процедуры по научно-справочному аппарату Управления - 12 дней.
3.5.3.Результатом административной процедуры является:
- выдача архивной справки, архивной выписки, архивной копии;
- мотивированный отказ Заявителю в получении запрашиваемых сведений при наличии оснований, указанных в п. 2.8 настоящего Административного регламента;
- ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
3.6.Административная процедура "Уведомление Заявителя о направлении заявления на исполнение по принадлежности".
3.6.1.Основанием для начала административной процедуры является наличие запрашиваемой информации в архивах, архивных отделах администраций районов Липецкой области и организациях.
Срок исполнения административной процедуры - 5 дней с момента регистрации.
3.6.2.Результатом административной процедуры является уведомление Заявителя о направлении заявления на исполнение по принадлежности.
4.ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
4.1.Контроль за предоставлением муниципальной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Административного регламента руководителем Управления.
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем Управления либо уполномоченным на то лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
4.3.Текущий контроль осуществляется путем проведения руководителем Управления либо уполномоченным на то лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений настоящего регламента.
4.4.Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем Управления.
4.5.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годового плана работы Управления) и внеплановыми.
Внеплановая проверка может проводиться по конкретному обращению Заявителя с жалобами на нарушение их прав и законных интересов. При проверке рассматриваются вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги, или отдельные действия в рамках исполнения административных процедур.
4.6.Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.7.Специалисты Управления за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ
И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
5.1.Действия (бездействие) муниципальных служащих и иных должностных лиц, а также принятые ими решения в ходе предоставления муниципальной услуги могут быть обжалованы:
- начальнику архивного управления администрации города Липецка по адресу: 398001, г. Липецк, ул. Советская, д. 5, каб. 8, тел. - 8 (4742) 23-97-05;
- главе города Липецка по адресу: 398001, г. Липецк, ул. Советская, д. 5, тел. - 8 (4742) 22-37-60.
5.2.Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (обращения) в Управление, МФЦ, поступившей лично от Заявителя или направленной в виде почтового отправления или по электронной почте.
5.3.Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства Заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ Заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.
5.4.Срок рассмотрения жалобы, поступившей в установленном порядке, не должен превышать 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа специалистов Управления, руководителя Управления в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5.По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы, принимает решение об удовлетворении требований Заявителя либо об отказе в их удовлетворении, об ответственности виновного должностного лица.
Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме и по желанию Заявителя в электронной форме.
5.6.При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Управление вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в жалобе вопросов и сообщить Заявителю о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается Заявителю, направившему жалобу, в письменном виде, если его адрес поддается прочтению.
Если в жалобе содержится вопрос, на который Заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы, принимает решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу. О данном решении Заявитель, направивший жалобу, уведомляется в письменном виде.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
С.Г.ЯБЛОНОВСКАЯ