Постановление Главы администрации города Липецка от 26.07.1996 № 2544

О Положении об архивном отделе администрации г. Липецка

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 26.07.1996г. г.Липецк N 2544О Положении об архивном отделеадминистрации г. Липецка
В целях определения профиля и состава документов, основных задачи прав архивного отдела и в соответствии с постановлением главыадминистрации г. Липецка N 1311 от 25.04.96 г.

постановляю:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации г.Липецка (прилагается).
2. Архивному отделу (Корнева О.В.) разработать на основанииПоложения должностные инструкции работникам отдела.Глава администрациигорода Липецка А.И.СавенковВнесено:Архивным отделомадминистрации г. Липецка О.В.Корнева
Приложение
к постановлению главы администрации
города Липецка
от 26 июля 1996 г. N 2544
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
Г. ЛИПЕЦКА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации г. Липецка в соответствии сзаконодательством Российской Федерации образуется постановлением главыадминистрации г. Липецка и является его самостоятельным структурнымподразделением. В своей деятельности архивный отдел подчиняетсяуправляющему делами администрации г. Липецка и взаимодействует сархивным отделом администрации Липецкой области.
1.2. Архивный отдел руководствуется законодательными и другимиправовыми актами Российской Федерации, органов представительной властиЛипецкой области и г. Липецка, положениями об архивных фондахреспублики и области, постановлениями и распоряжениями главыадминистрации г. Липецка, другими нормативными документами поархивному делу, настоящим Положением.
1.3. Положение об архивном отделе утверждается главойадминистрации г. Липецка.
1.4. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом,несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие исовершенствование архивного дела, хранение документов органовпредставительной и исполнительной власти города Липецка, а такжеучреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальнойсобственности.
1.5. Архивный отдел хранит документы постоянного и временногосроков хранения, а также документы по личному составу указанныхучреждений.
1.6. Свою работу архивный отдел организует на основе годовогоплана развития архивного дела, утверждаемого управляющим деламиадминистрации г. Липецка.
II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Архивный отдел хранит:
2.1.1. Документы государственной части архивного фонда,образующиеся в деятельности городской администрации, учреждений,организаций и предприятий г. Липецка, отнесенных к муниципальнойсобственности.
2.1.2. Документы личного происхождения, семейные архивы,документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельностькоторых связана с историей города, поступившие на законном основании вмуниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.
2.1.3. Фотодокументы, отражающие прошлое и настоящее городаЛипецка.
2.1.4. Печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющиефонды архива.
2.2. Архивный отдел хранит также учетные документы, архивныесправочники и другие документы, необходимые ему в практической работе.
2.3. Документы ликвидированных учреждений, организаций ипредприятий с негосударственной формой собственности.
III. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами архивного отдела являются:
3.1. Информационное обеспечение органов представительной иисполнительной власти г. Липецка, всестороннее использованиедокументов, находящихся на хранении в архивном отделе.
3.2. Обеспечение сохранности и государственный учет документовархивного фонда, поступивших в архивный отдел.
3.3. Комплектование архивного отдела документами.
3.4. Организационно-методическое руководство деятельностьюведомственных архивов и организацией документов в делопроизводствемуниципальных учреждений, содействие организациям других формсобственности в сохранности, комплектовании и использовании ихархивов.
3.5. Контроль за соблюдением учреждениями, организациями ипредприятиями, отнесенными к муниципальной собственности,законодательных и иных правовых актов в области архивного дела.
IV. ФУНКЦИИ
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов ипредставляет в архивный отдел администрации Липецкой области поустановленным формам сведения о хранении в архивном отделе фондов,принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов иобеспечению их физической сохранности.
4.2. Разрабатывает и представляет на утверждение главыадминистрации города списки учреждений, документы которых подлежатпередаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнениюэтих списков; организует отбор и осуществляет прием документов нахранение.
4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценностидокументов, хранящихся в архивном отделе.
4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат кдокументам, хранящимся в архивном отделе, с целью оперативногоиспользования содержащейся в них информации.
4.5. Информирует администрацию города и другие заинтересованныеучреждения о составе и содержании документов, хранящихся в архивномотделе, по актуальной тематике, выполняет их запросы.
4.6. Использует документы в социально-экономических икультурно-просветительских целях на выставках, по радио и телевидению,в периодической печати; в установленном порядке представляетдокументы, хранящиеся в архивном отделе, учреждениям и гражданам сцелью использования, исполняет социально-правовые запросы граждан.
4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство иконтроль за работой ведомственных архивов и организацией документов вделопроизводстве учреждений муниципальной собственности, ведетпофондовый и статистический учет их документов.
4.8. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия посовершенствованию работы архивов учреждений муниципальнойсобственности в делопроизводстве на базе внедрения государственнойсистемы делопроизводства и унифицированных систем документации,повышению квалификации работников.
4.9. Вносит на рассмотрение администрации города предложения пообеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе,совершенствованию работы ведомственных архивов и организациидокументов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке ирассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивномуделу и делопроизводству.
4.10. Проверяет в структурных подразделениях администрации городаи учреждениях муниципальной собственности выполнение требований,законодательных и иных правовых актов по архивному делу и организациидокументов в делопроизводстве.
4.11. Информирует администрацию города и архивный отдел области офактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов вучреждениях профиля архивного отдела, других нарушенияхзаконодательства об архивном фонде.
4.12. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственныхархивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личномусоставу структурных подразделений администрации города, учреждений,организаций и предприятий муниципальной собственности.
4.13. Рассматривает и утверждает поступившие от структурныхподразделений администрации города, учреждений профиля архивногоотдела, частных лиц описи на дела постоянного хранения.
4.14. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работыведомственных архивов и делопроизводственных служб, проводитсовещания, семинары, консультации и инструктаж по архивному делу иорганизации документов в делопроизводстве совместно с общим отделомадминистрации.
4.15. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводитприем граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела,выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справкисоциально-правового характера, копии, выписки из находящихся нахранении в архивном отделе документов.
V. ПРАВА
Архивному отделу предоставляется право:
5.1. Запрашивать и получать от структурных подразделенийадминистрации города, учреждений профиля архивного отдела необходимыематериалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организациидокументов в делопроизводстве.
5.2. Проверять ведомственные архивы и организацию документов вделопроизводстве в структурных подразделениях администрации города иучреждениях муниципальной собственности.
5.3. Давать в пределах своей компетенции структурнымподразделениям администрации города, учреждениям необходимые дляисполнения указания по устранению выявленных недостатков в работеведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.4. Принимать участие в совещаниях, проверках и другихмероприятиях, проводимых администрацией города, его структурнымиподразделениями, по вопросам, касающимся деятельности архивногоотдела, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.
5.5. Ставить вопросы перед администрацией города иправоохранительными органами о привлечении руководителей, другихдолжностных лиц структурных подразделений администрации города иучреждений профиля архивного отдела к уголовной, административной ииной ответственности за нарушение законодательства об архивном фонде иархивах.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
6.1. Архивный отдел возглавляет заведующий, назначаемый иосвобождаемый от должности главой администрации г. Липецка.
Заведующий архивным отделом должен иметь высшее образование.
6.2. Заведующий архивным отделом:
6.2.1. Организует работу архивного отдела и несет персональнуюответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
6.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянииархивного дела в структурных подразделениях администрации города иучреждениях профиля отдела перед администрацией города и информируетоб этом архивный отдел администрации области.
6.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарногорежимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов,определяет потребность архивного отдела в оборудовании и материалах.
6.2.4. Решает вопросы выдачи документов учреждениям во временноепользование, для работы исследователей в читальном зале архивногоотдела.
6.2.5. Распределяет обязанности между специалистами отдела иутверждает их должностные инструкции.
6.3. Деятельность архивного отдела организуется на основегодового плана, утверждаемого управляющим делами администрации г.Липецка.
6.4. Архивный отдел осуществляет свою работу в контакте соструктурными подразделениями администрации города, учреждениями,представителями общественности.
6.5. При архивном отделе действуют:
- экспертно-проверочная комиссия - для рассмотрения вопросов,связанных с экспертизой ценности документов, отбором их на хранение иуничтожение в архивном отделе, структурных подразделенияхадминистрации города, учреждениях муниципальной собственности,определением состава документов, передаваемых на хранение в архивныйотдел;
- комиссия по рассекречиванию документов - для снятия ограниченияна использование документов в соответствии с действующимзаконодательством.
Положения об указанных комиссиях и их состав утверждаютсяуправляющим делами администрации г. Липецка.
6.6. Архивный отдел содержится за счет средств городскогобюджета, отдел имеет свою круглую печать. Штатная численностьустанавливается и утверждается главой администрации города.
6.7. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям длительногохранения документов, их оплату, техническое оснащение, оборудование,охрану, обеспечение транспортом, создание других необходимых дляработы архивного отдела условий, осуществляется управлением деламиадминистрации города Липецка.
6.8. При смене заведующего архивным отделом прием-передача дел иматериалов производится с участием специально созданной комиссии, актприема-передачи утверждается главой администрации города.
6.9. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляетсяглавой администрации г. Липецка по представлению управляющего делами.Заведующая архивным отделомадминистрации г.Липецка О.В.Корнева