Постановление Главы администрации города Липецка от 25.06.1997 № 2274
О регламенте администрации города Липецка
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 25.06.1997г. г.Липецк N 2274 Утратилo силу - Постановление Главы администрации города Липецка от 16.07.99 г. N 2451 О регламенте администрациигорода Липецка В целях повышения эффективности работы администрации города и ееструктурных подразделений постановляю: 1. Утвердить Регламент администрации города Липецка (приложение). 2. Обязать руководителей управлений, комитетов, отделовадминистрации города изучить настоящий Регламент и руководствоватьсяим в своей работе.Глава администрациигорода Липецка А.И.Савенков Приложение к постановлению главы администрации города Липецка от 25 июня 1997 г. N 2274 РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Администрация города является исполнительным органомместного самоуправления в городе. Администрация города является юридическим лицом, осуществляетсвою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации,законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации иЛипецкой области, Уставом города Липецка, правовыми актами городскогоСовета, главы администрации города (главы местного самоуправления). Администрация города обеспечивает решение вопросов местногозначения, находящихся в ее компетенции, исходя из интересов населениягорода, его исторических и иных местных традиций. 2. ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГЛАВА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ) Глава администрации (глава местного самоуправления) являетсявысшим должностным лицом города, руководит администрацией на принципахединоначалия в соответствии с Уставом города и несет полнуюответственность за ее деятельность. Глава администрации осуществляет исполнительно - распорядительныефункции во исполнение полномочий администрации, определенных Уставомгорода. 3. ЗАМЕСТИТЕЛИ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ, УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ Заместители главы, управляющий делами назначаются главойадминистрации. Распределение обязанностей между заместителями устанавливаетсяраспоряжением главы администрации города. Первые заместители осуществляют полномочия главы администрации вслучае его отсутствия. Заместители главы исполняют полномочия, переданные им главойадминистрации города. Заместители главы, управляющий делами в соответствии сраспределением обязанностей вырабатывают и реализуют задачи всоответствующих отраслях городского хозяйства, направленные наулучшение жизнеобеспечения населения; осуществляют контроль икоординацию деятельности управлений, комитетов и отделов администрациипо выполнению стоящих перед ними задач и актов вышестоящих органоввласти; предварительно рассматривают проекты постановлений ираспоряжений, вносимые для принятия главой администрации. Заместители главы администрации по вопросам своего ведения издаютпостановления и распоряжения, обязательные к исполнениюсоответствующими органами и должностными лицами на территории города.Заместители несут персональную ответственность за выполнение ими своихобязанностей в соответствии с законодательством. Управляющий делами администрации организует деятельность аппаратаадминистрации, решает вопросы хозяйственного обеспеченияадминистрации. 4. КОЛЛЕГИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Коллегия администрации города Липецка является совещательныморганом, призванным обеспечить коллективную разработку основныхнаправлений деятельности администрации, коллегиальную оценкудеятельности структурных подразделений администрации города по решениюконкретных вопросов. Председателем коллегии является глава администрации города, в егоотсутствие заседание коллегии ведет один из первых заместителей главыадминистрации. Состав коллегии утверждается главой администрации города. Коллегия администрации принимает решения рекомендательногохарактера. Основной организационно - правовой формой деятельности коллегииявляются заседания, которые проводятся по мере необходимости, но нереже одного раза в два месяца. Подготовку заседаний коллегии обеспечивает организационно -контрольный отдел. В соответствии с перспективным планом работы коллегиируководители структурных подразделений: управлений, комитетов,отделов, муниципальных предприятий и учреждений, - вносятподготовленные и согласованные с курирующими заместителями главыадминистрации документы (справку, информацию или отчет объемом 3 - 4печатных листа и проект решения объемом 1 - 2 печатных листа) ворганизационно - контрольный отдел за 5 дней до намеченной датызаседания. Проект повестки для заседания коллегии не позднее чем за 5 днейдо заседания составляется и представляется на утверждение главыадминистрации организационно - контрольным отделом. Подготовленные материалы доводятся организационно - контрольнымотделом до членов коллегии не позднее, чем за 3 дня до заседания. Приглашение лиц на заседание коллегии, их оповещение о временизаседания осуществляется структурными подразделениями, внесшими проектрешения коллегии. Окончательная редакция проектов решений коллегии, рассмотренныхна ее заседании, осуществляется в течение трех дней после заседанияруководителями структурных подразделений, внесшими проект решения,соответствующими заместителями главы и подписывается главойадминистрации и управляющим делами. Протокол заседания коллегии ведет и оформляет работникорганизационно - контрольного отдела. Подписывает протокол лицо,председательствующее на заседании коллегии. Протокол хранится в канцелярии организационно - контрольногоотдела. Организация исполнения принятых коллегией документов возлагаетсяна соответствующие структурные подразделения. 5. АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Структура и штаты аппарата администрации города утверждаютсяраспоряжением главы администрации. Аппарат администрации города осуществляет организационное,аналитическое, правовое, документационное, информационное, финансовое,материально - техническое и хозяйственное обеспечение деятельностиадминистрации города. Аппарат администрации организует подготовку проектовраспорядительных документов и контроль за их выполнением, разработкуперспективных и текущих планов работы, заседаний, совещанийруководителей администрации, оказывает методическую помощьподведомственным организациям, муниципальным предприятиям (службам)города в организации их деятельности. Структурные подразделения аппарата действуют на основанииПоложений, утверждаемых распоряжением главы администрации. Структурные подразделения администрации управляют муниципальнойсобственностью, координируют в пределах своей компетенциихозяйственную деятельность на территории города. Сотрудники аппарата администрации назначаются распоряжением главыадминистрации по представлению курирующих заместителей главыадминистрации либо управляющего делами. Руководство организацией работы аппарата осуществляет главаадминистрации, в его отсутствие - первый заместитель. Координациюработы структурных подразделений в вопросах внутриаппаратной работыосуществляет управляющий делами. В своей работе аппарат руководствуется Конституцией РоссийскойФедерации, законодательными и иными нормативными актами РФ и Липецкойобласти, Уставом города Липецка, правовыми актами городского Совета,главы администрации города (главы местного самоуправления). Права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих вадминистрации города, определяются законодательством РФ и должностнымиинструкциями. Для предварительного рассмотрения и подготовки отдельныхвопросов, относящихся к ведению администрации города, а также длясодействия проведению в жизнь ее решений главой администрации, егозаместителями могут создаваться комиссии из работников аппарата,муниципальных предприятий (служб) города, подведомственныхорганизаций. Положения о комиссиях, их составе утверждаются распоряжениемглавы администрации. Должностные обязанности членов комиссии,работающих на постоянной основе, утверждаются заместителем главыадминистрации - председателем комиссии. 6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Все делопроизводство в администрации города ведется всоответствии с Государственной системой документационного обеспеченияуправления, Инструкцией о ведении делопроизводства в аппаратеадминистрации г. Липецка, утверждаемой распоряжением главыадминистрации г. Липецка, и с учетом Государственного стандарта наорганизационно - распорядительную документацию - ГОСТ 6.38-90"Унифицированные системы документации". Система организации.Требования к оформлению документов. На печатях, бланках документов органов местного самоуправления,их структурных подразделений, муниципальных предприятий и учрежденийвоспроизведение изображения Герба г. Липецка является обязательным. Структурные подразделения, выполняющие государственные функции, атакже федерального подчинения, имеют круглую печать с изображениемГерба Российской Федерации. 6.1. Виды основных документов управленческой деятельностиадминистрации города. 6.1.1. Распорядительные документы: ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый в целях разрешениянаиболее важных и принципиальных вопросов развития и жизнедеятельностигорода. Постановления, как правило, принимаются по следующим вопросам: - о регламенте администрации; - о структуре администрации и распределении обязанностей междуглавой администрации и его заместителями; - о признании права собственности; - об отчуждении жилой площади; - о предоставлении земельных участков в аренду; - о приеме в эксплуатацию домов; - о распределении жилья; - о разрешении строительства; - о снижении брачного возраста; - об установлении опеки и попечительства; и др. РАСПОРЯЖЕНИЕ - акт, издаваемый по оперативным, разовым вопросам.Распоряжения администрации не должны носить нормативный характер. Распоряжения, как правило, принимаются по следующим вопросам: - о финансировании; - о работе жилищно - коммунальных служб; - о разрешении проектирования зданий и сооружений; - о режиме торговли и открытии новых магазинов; - о работе городского транспорта; - о создании комиссий по различным вопросам; - о штатном расписании; - о положении о структурном подразделении; - о награждениях, поощрениях, дисциплинарных взысканиях; - о проведении различных праздников и мероприятий; - о приеме и увольнении работников; - о командировках, отпусках; и др. Распоряжения по содержанию делятся на два вида: по основнойдеятельности и по личному составу. Распоряжения по основной деятельности регистрируются и хранятся вканцелярии администрации, по личному составу - в секторе кадров и поистечении 5 лет передаются на государственное хранение в архивныйотдел. ПРИКАЗ - акт, издаваемый руководителем структурного подразделенияадминистрации в целях разрешения основных оперативных задач, стоящихперед данным подразделением. ПОРУЧЕНИЯ главы администрации и его заместителей. 6.1.2. Организационные документы: - Устав города; - Регламент администрации; - Положение об органе управления, структурном подразделении,комиссии и пр.; - инструкции (должностные); - структура и штатная численность; - штатное расписание; - договор. 6.1.3. Информационно - справочные документы: - служебное письмо; - протокол; - справка; - информация; - докладная записка; - объяснительная записка; - акт; - заявление, жалоба, обращение; - телеграмма, телефонограмма, факсограмма; 6.2. Требования к подготовке и оформлению отдельных видовдокументов: 6.2.1. Постановления главы администрации г. Липецка. Проекты постановлений разрабатываются структурнымиподразделениями администрации, в компетенции которых находится данныйвопрос, по поручению руководства или по собственной инициативе. Текст, как правило, состоит из констатирующей и распорядительнойчастей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемыхдействий. Если основанием к изданию постановления являетсязаконодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов,то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок. Распорядительная часть начинается словом "постановляю", котороевыделяется отдельной строкой, печатается от нулевого положениятабулятора заглавными буквами без интервала и отделяется отраспорядительной части текста двоеточием. Пункты распорядительной части текста нумеруются арабскими цифрамис точками. В пунктах распорядительной части постановления указываютсяконкретные действия, исполнители и сроки исполнения предписываемыхдействий. Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительнойформе ("обязать", "поручить" и т.п.). В случае, когда исполнителем является орган или организация, неподчиненная администрации города, применяется рекомендательная форма("предложить", "рекомендовать" и т.п.). Если постановление дополняет, отменяет или изменяет ранееизданные постановления или отдельные их пункты, то это оговаривается втексте распорядительного документа. Последний пункт должен содержать указание о структурномподразделении и должностном лице, ответственном за исполнениепостановления в целом, сроки исполнения. Отдельные задания (например, задание, содержащее переченьобъектов, цифровые данные и др.) могут быть оформлены в видеприложения к постановлению со ссылкой на них в соответствующихпунктах. Приложение подписывает руководитель структурного подразделениявнесший проект постановления, распоряжения. Страницы постановления и приложений нумеруются как единыйдокумент. Первый экземпляр проекта постановления визируют руководителиструктурных подразделений администрации, имеющие отношение кисполнению данного документа, курирующий заместитель главыадминистрации или управляющий делами. Все проекты постановлений и распоряжений визируются вобязательном порядке зав. юридическим отделом. Визы ставятся на обратной стороне последнего листа первогоэкземпляра документа. Глава администрации, курирующий заместитель главы администрации,управляющий делами, зав. юридическим отделом вправе вернуть проектдокумента на доработку. Постановления после подписания нумеруются порядковым номером впределах календарного года. 6.2.2. Распоряжения Проекты распоряжений составляются аналогично проектампостановлений. В распоряжении констатирующая часть, как правило,отсутствует или помещается в первой фразе документа и начинаетсяустойчивыми формулировками типа "в соответствии", "в целях", " всвязи" и т.п. Распоряжения нумеруются в пределах календарного годапорядковой нумерацией. К порядковому номеру добавляется буква "р".Проекты распоряжений по личному составу визируются в обязательномпорядке заведующим организационно - контрольным отделом. К проекту постановления и распоряжения прилагается списокрассылки документа, подписанный руководителем структурногоподразделения, внесшим проект. В отсутствие главы администрации постановления, распоряженияглавы администрации подписывает первый заместитель главы, исполняющийего обязанности, например:И.о. главы администрацииг. Липецка подпись В.М.Глебов 6.2.3. Протоколы Процессы принятия управленческих решений и сами решениядокументируются с помощью протоколов заседаний коллегии, оперативныхсовещаний у главы администрации или его заместителей, а также другихсовещательных органов структурных подразделений администрации. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова:"председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную (инициалыи фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещательного органасоставляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Основная часть текста строится в соответствии с вопросамиповестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повесткидня осуществляется по схеме "слушали - выступили - постановили(решили)". Основное содержание докладов и выступлений помещается втексте протокола или прилагается к нему. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается кпротоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе послесоответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Протоколы нумеруются порядковым номером в пределах календарногогода отдельно по каждому совещательному органу. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составныеномера, включающие порядковые номера протоколов. 6.2.4. Докладная записка Докладная записка составляется в том случае, когда необходимосообщить вышестоящему органу или непосредственному руководителю опроделанной работе или состоянии какого-либо вопроса, связанного сослужебной деятельностью, и представить свои выводы и предложения. Текст докладной записки, как правило, состоит из введения,доказательства и заключения. Во введении автор знакомит с сутью вопроса или ссылается назадание. Во второй части анализирует данную работу и сообщает о полученныхфактических данных. В заключение содержатся выводы и предложения. 6.2.5. Служебное письмо Служебное письмо - обобщенное название группы управленческихдокументов, которые являются средством связи и способом обменаинформацией между организациями: запросов, уведомлений, претензий,сообщений, разъяснений, напоминаний, просьб, требований и т.п. Письмо должно составляться только в том случае, когда невозможнорешить вопрос другим путем. Письмо - ответ должно содержать ссылку на номер и датусоответствующего инициативного письма. 7. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Все материалы для печатания оформляются с учетом требованийИнструкции о ведении делопроизводства. Документы печатаются в порядкепоступления рукописей. Срочные документы по указанию зав. канцеляриейпечатаются безотлагательно. Рукописные материалы, сдаваемые дляпечатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны,тщательно откорректированы и завизированы руководителем илизаместителем соответствующего структурного подразделения, указаноколичество печатных экземпляров. Размножение постановлений, распоряжений и других документовпроизводится на множительных машинах в течение 2 - 3-х дней. На документе, подлежащем размножению, указывается количествоэкземпляров и ставится подпись руководителя подразделения. Очередностьвыполнения множительных работ определяется зав. копировально -множительным бюро. Срочные документы по указанию зав. канцелярией размножаютсябезотлагательно. Размножению подлежат только служебные документы. Необходимость размножения документов на множительных машинах притираже более 10 экземпляров согласовывается с управляющим деламиадминистрации или заведующим информационно - контрольным отделом. Стенографированием в необходимых случаях обеспечиваются заседанияколлегии администрации, совещания и семинары, проводимые главойадминистрации и его заместителями. 8. ПОРЯДОК ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПО ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ И ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (поуказанию главы администрации, его заместителей и управляющего делами).Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых пофаксимильной связи ведется канцелярией в установленном порядке сдобавлением в регистрационном штампе отметки "Факс". Для оперативнойпередачи информации в вышестоящие органы по согласованию с управляющимделами используется система электронной почты. Документы, полученные и отправленные электронной почтой,обрабатываются канцелярией в обычном порядке. 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 9.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов. Основные процессы работы с входящими документами заключаются вследующем: прием и первоначальная обработка; предварительное рассмотрение и распределение по руководителям иисполнителям; передача по назначению; рассмотрение руководством администрации; доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства; контроль за исполнением; возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело. 9.2. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутреннихдокументов. Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов: - составление и печатание проекта документа; - подписание (утверждение); - регистрация; - оформление конвертов и отправка документов; - контроль исполнения; - помещение оставшегося экземпляра документа в дело. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки иоформления организуется в соответствии с общим порядком обращенияисходящих, а на этапе исполнения - входящих документов. 9.3. Учет объема документооборота. Учет объема документооборота осуществляется в канцелярии. Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям икорреспондентам. Данные об объеме документооборота ежемесячносуммируются (нарастающим итогом) в канцелярии. 9.4. Режим работы канцелярии: 8-00 - 15-00 - прием и обработка корреспонденции, выдача подписанных документов; 14-00 - 15-00 - рассылка корреспонденции главе администрации, заместителям главы администрации и в структурные подразделения; 15-00 - 17-00 - работа с документами; 8-00 - 10-00 - возврат просмотренной (подписанной) главой администрации и заместителями главы администрации корреспонденции Срочные документы принимаются, обрабатываются и передаются нарассмотрение, подпись и исполнение безотлагательно. 10. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Регистрация документов в администрации города проводится с цельюфиксации факта создания или поступления документа путем проставленияна нем регистрационного индекса с последующей записью необходимыхсведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения ииспользования в справочных целях, как создаваемые в администрации,так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Документы,не подлежащие регистрации, определены Инструкцией о веденииделопроизводства. Регистрацию документов осуществляет канцелярия. В канцелярии регистрируются: - исходящая от главы администрации и его заместителейкорреспонденция; - входящая для главы администрации и его заместителейкорреспонденция; - постановления и распоряжения главы администрации и егозаместителей (за исключением распоряжений по личному составу, которыерегистрируются в секторе кадров). Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в секторепо работе с обращениями граждан. В структурных подразделениях администрации регистрацияосуществляется самостоятельно лицом, ответственным за эту работу. 11. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Целью контроля является обеспечение своевременного икачественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю в администрации города подлежат: - документы вышестоящих органов власти и управления; - постановления, распоряжения главы и заместителей главыадминистрации; - служебные письма; - обращения граждан; - поручения главы администрации. В администрации города контроль осуществляет организационно -контрольный отдел, а в структурных подразделениях - руководители илица, ответственные за работу с контрольными документами. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с датыподписания (утверждения) документов, а поступивших из другихорганизаций - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовымии индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основанииактов органов государственной власти и управления РоссийскойФедерации, центральных органов управления, Инструкции о веденииделопроизводства. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документов или врезолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этотсрок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем.Изменения документируются - проставляется новый срок, дата изменения иподпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационнуюкарточку. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять ихимеет право только глава администрации или его заместители,подписавшие эти документы. Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения задания и документированного подтверждения его исполнениязаинтересованными подразделениями и лицами. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица,подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Контроль исполнения строится на базе данных регистрационныхкарточек, находящихся в секторе контроля и проверки исполнения. Проверка хода исполнения осуществляется промежуточно и поистечении срока исполнения. Сектор контроля и проверки исполнения учитывает и обобщает нереже одного раза в квартал данные о ходе и результатах исполнениядокументов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаютсяглаве администрации, его заместителям и управляющему делами. 12. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ Руководители структурных подразделений обеспечивают рассмотрениедокументов в день их поступления, оперативное доведение их доисполнителей, контроль за качественным исполнением по существувопроса. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяетдокументы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные длясогласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель получает документы в день их регистрации или наследующий день в соответствии с указанием руководителя структурногоподразделения. Срочные документы передаются немедленно. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подпись (утверждение) главеадминистрации, его заместителю или руководителю структурногоподразделения, подготовку ответа и пересылку адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование, готовит списокрассылки. При оперативном решении вопроса без составления дополнительныхдокументов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления(если образовался интервал времени между поступлением документа вадминистрацию и его доставкой исполнителю), о датах промежуточногоисполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате ирезультатах окончательного исполнения. Все отметки могут размещаться на свободных от текста местах илиотдельном листе бумаги. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнителиответственны за своевременный и качественный анализ информации ипредоставление ответственному исполнителю в установленные им срокинеобходимых материалов (проектов документов, справок, сведений ит.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 13. РАБОТА ПО ЛИЧНОМУ ПРИЕМУ И С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Личный прием граждан производится главой администрации, егозаместителями, управляющим делами, руководителями управлений,комитетов, отделов и городских служб. График ежеквартальносоставляется сектором по работе с обращениями граждан и утверждаетсяглавой администрации. Граждане, лично обратившиеся в городскую администрацию,направляются в сектор по работе с обращениями граждан дляпредварительной беседы и записи на прием к должностным лицам. Письма и заявления жителей города, адресованные в администрацию,поступают в сектор по работе с обращениями граждан, в тот же деньрегистрируются. На повторных письмах и заявлениях, поступивших втекущем году, проставляется прежний регистрационный номер. Поручения по рассмотрению писем и заявлений граждан дает главаадминистрации, его заместители, управляющий делами в соответствии сраспределением их обязанностей. Заявления и жалобы разрешаются в сроки до одного месяца, а нетребующие дополнительного изучения и проверки подлежат разрешениюбезотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления в орган,обязанный разрешить вопрос по существу. Если для разрешения жалобы требуется более длительное время, то впорядке исключения, срок разрешения заявления или жалобы руководствомадминистрации может быть продлен, но не более, чем на один месяц.Решение о продлении срока должно быть сообщено лицу, подавшемузаявление или жалобу, а также в вышестоящий орган, если жалобанаходится у него на контроле. О продлении срока делается отметка вкарточке. Анализ работы с обращениями граждан, выдача информациизаявителям, контроль за сроками рассмотрения возлагается на сектор поработе с обращениями граждан. По итогам кварталов, полугодия и года сектор по работе собращениями граждан готовит аналитическую справку о поступившихписьмах и заявлениях, которая рассматривается управляющим делами,главой администрации и затем представляется в областную администрацию. На контроль берутся предложения, заявления и жалобы граждан,направленные в вышестоящие органы государственной власти. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даютсяпромежуточные ответы, с контроля не снимаются. Обращения после ихисполнения снимаются с контроля главой администрации, егозаместителями и управляющим делами. 14. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ Законченные делопроизводством дела по завершении года подлежатоформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно- технической обработке и проводится сотрудниками структурныхподразделений администрации при методической помощи и под контролемархивного отдела. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодносоставляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, делавременного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела соспециальной документацией. В соответствии с Положением об Архивном фонде и архивах Липецкойобласти по истечении 5 лет дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу структурных подразделений администрациипередаются на дальнейшее хранение в архивный отдел. По решению экспертно - проверочной комиссии архивного отдела срокпередачи дел на архивное хранение может быть продлен или сокращен. Прием документов и дел в архивный отдел осуществляется по графикуприема - передачи. График ежегодно согласовывается со структурными подразделениями иутверждается управляющим делами. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, онихранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков храненияподлежат уничтожению в установленном порядке по согласованию сархивным отделом. Обеспечение сохранности переданных на постоянное и долговременноехранение документов и дел, их государственный учет и всестороннееиспользование в интересах граждан и города возлагается на архивныйотдел. 15. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ Для разработки перспективного плана работы коллегии администрациизаместители главы администрации и управляющий делами ежегодно вдекабре месяце представляют на рассмотрение главы администрации неменее двух вопросов по курируемым направлениям работы. Дальнейшая разработка и контроль за исполнением перспективногоплана работы коллегии осуществляется организационно - контрольнымотделом. Текущий план работы структурных подразделений разрабатывается накаждый последующий месяц до 25 числа текущего месяца, подписываетсяруководителем структурного подразделения. Об основных мероприятиях текущего плана ответственное лицоструктурного подразделения устно сообщает в организационно -контрольный отдел не позднее 1 числа месяца, следующего за текущим. Перспективный план или план основных направлений деятельностиразрабатывается структурными подразделениями ежегодно, до 1 февралятекущего года, подписывается руководителем структурного подразделенияи утверждается в зависимости от подчиненности главой администрациилибо курирующим заместителем главы администрации и управляющим делами. Перспективный план структурного подразделения федеральногоподчинения согласовывается с курирующим заместителем главыадминистрации города. Структурные подразделения администрации, имеющие статусюридического лица, к перспективному плану или плану основныхнаправлений деятельности разрабатывают в виде отдельного приложениямероприятия по поддержанию и развитию отраслей народного хозяйства исоциальной сферы с указанием затрат на их выполнение. 16. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРАМИ В целях обеспечения эффективности управления администрациейгорода проводится единая кадровая политика. Основные направления кадровой работы в администрации городаЛипецка (планы переподготовки кадров, организация аттестации кадров,создание и работа с резервом кадров) по поручению главы администрацииг. Липецка осуществляет организационно - контрольный отдел с учетоммнения соответствующих структурных подразделений. В сектор кадров организационно - контрольного отделапредставляются заявления о приеме, увольнении, переводе работников свизами руководителя управления, комитета, отдела, курирующегозаместителя главы администрации или управляющего делами. Сектор кадров организационно - контрольного отдела: - готовит соответствующую документацию по вопросам приема,увольнения, перевода работников администрации г. Липецка; - вносит на рассмотрение главы администрации города предложенияпо подбору, расстановке кадров после соответствующего согласования сзаведующим организационно - контрольным отделом, заместителями главыадминистрации, курирующими данное направление работы и управляющимделами. Управления, комитеты администрации г. Липецка, наделенные правомюридического лица, ведут прием, увольнение, перевод работниковсамостоятельного, в соответствии с законодательством РФ. Делопроизводство по кадрам в администрации города ведет секторкадров. 17. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ Деловые совещания, встречи, приемы и семинары проводятся поуказанию главы администрации, его заместителей, управляющего делами,руководителей структурных подразделений. Вызов приглашенных, подготовку необходимых документов к совещаниюосуществляют соответствующие управления, комитеты, отделы. Место и время проведения совещания согласовывается принеобходимости с управляющим делами. О дате и времени проведения совещаний в большом или малом залепомещения администрации заблаговременно ставится в известностьзаведующий хозяйственным отделом. Глава администрации еженедельно по понедельникам проводитоперативные совещания с руководителями структурных подразделений повопросам обеспечения жизнедеятельности города и выполнения своихпоручений, итоги которого оформляются протоколом. Консультант - советник главы администрации готовит необходимыематериалы к каждому совещанию и представляет их главе администрациизаранее. Протоколирование оперативных совещаний ведет специалисторганизационно - контрольного отдела. Заместителями главы администрации, управляющим делами проводятсяоперативные совещания: - с аппаратом подведомственных управлений, комитетов, отделовеженедельно, по отдельным планам; - с руководителями муниципальных служб, предприятий - поотдельным планам. При проведении производственных совещаний по проблемам отраслейгородского хозяйства оповещение, подготовку необходимых документов,протоколирование осуществляют соответствующие структурныеподразделения аппарата. После проведения совещания соответствующие структурныеподразделения аппарата оформляют протокол. Выписки из протокола сконкретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителямна следующий день после его проведения. Контроль за исполнением поручений осуществляют соответствующиеструктурные подразделения администрации, которые информируютруководителей, проводивших совещание. 18. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА О НАГРАЖДЕНИИ, ОБЪЯВЛЕНИИ БЛАГОДАРНОСТИ, А ТАКЖЕ БЛАГОДАРСТВЕННЫХ ПИСЕМ, ПОЧЕТНЫХ ГРАМОТ, ПАМЯТНЫХ АДРЕСОВ Ответственность за своевременность подготовки проектовраспоряжений главы администрации об объявлении благодарности,награждении Почетными грамотами администрации города и городскогоСовета депутатов, ценными подарками и денежными премиями, а такжетекстов подразделений, благодарственных писем и памятных адресовработникам структурных подразделений администрации и муниципальныхпредприятий несут их руководители и заместители главы администрации всоответствии с распределением обязанностей. Проекты распоряжений о награждении Почетными грамотамиадминистрации работников предприятий, организаций и учреждений городана основании трудовых коллективов готовит организационно - контрольныйотдел. Распоряжения, тексты передаются для изготовления и оформленияПочетных грамот, благодарственных писем, поздравлений в отделинформатики. Организация поздравлений руководителей администрации города иЛипецкой области, руководителей структурных подразделенийадминистрации города возлагается на заместителей главы администрации,управляющего делами администрации города и сектор кадроворганизационно - контрольного отдела. 19. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОТРУДНИКОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Режим работы аппарата администрации определяется распоряжениемглавы администрации. Работу сотрудников администрации города, учет ихрабочего времени организуют руководители структурных подразделений,руководствуясь действующим трудовым законодательством и нормативнымиактами главы администрации города. Деятельность любых общественных организаций, кроме профсоюзных, вадминистрации города не допускается. Штатные работники администрациив служебное время не могут заниматься выполнением поручений каких-либообщественных органов. Руководители структурных подразделений администрацииразрабатывают Положение о подразделении, которое в обязательномпорядке визируется заведующими юридическим и организационно -контрольным отделами и утверждается распоряжением главы администрации. Должностная инструкция первого руководителя структурногоподразделения утверждается в зависимости от подчиненности главойадминистрации либо курирующим заместителем главы администрации,управляющим делами. Должностные инструкции работников структурных подразделений,определяющие их права, обязанности и ответственность, а такженоменклатура дел утверждаются их первым руководителем. Должностные обязанности доводятся до сведения заинтересованныхработников (под роспись). Сотрудники администрации города через пресс - центр содействуютсредствам массовой информации в получении ими необходимых достоверныхсведений, информируют граждан о своей деятельности. Работники аппарата обязаны не разглашать информацию, ставшей имизвестной по роду деятельности в аппарате администрации. За упущения в работе, нарушения трудовой дисциплины, режимаработы и требований настоящего Регламента работники администрациимогут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствиис действующим законодательством. 20. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Дежурство в приемной главы администрации г. Липецка ведется ввыходные и праздничные дни с 8-00 до 20-00 помощниками главыадминистрации. Дежурные обо всех сообщениях и принятых мерах делаютзаписи в журнале. На выходные и праздничные дни в соответствии с утвержденнымграфиком, разрабатываемым управляющим делами, назначается дежурный изчисла заместителей главы администрации и управляющего делами. Графикдежурства легковых автомашин, выделяемых структурными подразделениями,ежемесячно (до 25 числа) составляется консультантом - советникомглавы администрации. Водитель дежурной автомашины к 8-00 прибывает вадминистрацию города и поступает в распоряжение дежурного. Дежурство в муниципальном учреждении "Городская аварийно -спасательная служба 080" осуществляется круглосуточно.Управляющий делами администрациигорода Липецка В.И.ИвановЗаведующий организационно -контрольным отделом В.Д.Королев