Постановление Главы администрации города Липецка от 06.11.1998 № 4042
Об обеспечении сохранности документов в учреждениях, организациях и предприятиях г. Липецка
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 06.11.1998г. г.Липецк N 4042Об обеспечении сохранности документовв учреждениях, организациях и предприятияхг.Липецка Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.06.96 г.N 715 утверждена федеральная целевая программа "Развитие и сохранениекультуры и искусства Российской Федерации (1997 - 1999 годы", в составкоторой входит подпрограмма "Развитие архивного дела". Подпрограмма предусматривает комплекс мер, направленных нарешение актуальных задач государственной политики в области архивногодела. Одним из ее приоритетных направлений является обеспечениесохранности документов. За последнее время учреждениями, организациями и предприятиямигорода при методической и практической помощи архивного отдела в этомнаправлении проделана определенная работа. Однако эти мероприятия в недостаточной мере способствуюттребованиям обеспечения сохранности документов. В большинстве организаций города отсутствуют специалисты,закрепленные за ведением архива, нет специальных помещений длязаконченных делопроизводством дел. А имеющиеся хранилища в своембольшинстве не отвечают предъявляемым требованиям. При реорганизации структур, смене форм собственности ируководства не составляются акты на передачу документации. Для научно - технической обработки документов в учрежденияхпривлекаются не компетентные в архивном деле работники. В результате этого происходит утрата важных в историческом ипрактическом значении документов. Например, остаются без ответа запросы социально - правовогохарактера по учреждениям образования, библиотек, парков, жилищно -коммунальных предприятий, объединения парикмахерских и др. Отсутствие элементарных учетных материалов до настоящего временине позволяет определить точный объем документов, хранящихся введомствах. По проведенным в 1996 и 1997 годах паспортизации и анкетированиюв городе имеется свыше 50 тысяч дел по личному составу, из них лишь5-я часть находится в упорядоченном и описанном состоянии. В поступивших на государственное хранение фондах управленийфинансов, образования, главного архитектора, культуры, городскогоСовета депутатов и многих других отсутствуют отдельные виды документовпостоянного срока хранения. Муниципальное унитарное предприятие "Бюро техническойинвентаризации", создающее в составе своего фонда уникальные висторическом и практическом отношении документы, за все время своегосуществования не сдавало в госархив ни одного дела. В целях практического решения задач по сохранению и дальнейшемуразвитию архивного фонда постановляю: 1. Утвердить список учреждений, организаций, предприятий -источников комплектования архивного отдела администрации г. Липецка(приложение N 1). 2. В соответствии с законодательством Российской Федерации обАрхивном фонде и архивах возложить персональную ответственность наруководителей управлений, комитетов, отделов администрации города имуниципальных учреждений и предприятий за обеспечением сохранностидокументов на стадии ведомственного хранения до передачи их в архивныйотдел на постоянное хранение. 3. Утвердить график представления описей дел в архивный отделадминистрации г. Липецка (приложение N 2). 4. Управляющему делами администрации г. Липецка Иванову В.И.,архивному отделу (Корнева О.В.) завершить реконструкцию цокольногопомещения администрации (ул. Советская, 5) под хранилища городскогоархива и приступить к планомерному его комплектованию до 01.01.99. 5. Управляющему делами администрации г. Липецка Иванову В.И.,архивному отделу (Корнева О.В.) провести организационную работу посозданию городского межведомственного архива по личному составу;комитету по управлению муниципальным имуществом (Попов Н.Н.) подобратьнеобходимое помещение под архив - до 01.01.99. 6. Главным управлениям жилищно - коммунального хозяйства (ГлебовВ.М.), городского транспорта (Соколов Л.Н.), управлениямздравоохранения (Ли А.А.), культуры (Минаева Т.В.), образования(Липатова Н.Д.), соцзащиты (Перов А.Г.): - провести анкетирование подведомственных учреждений, организацийи предприятий о составе и содержании документов по личному составу иместах их хранения и совместно с архивным отделом администрациипровести анализ анкетирования - до 01.01.99; - с целью контроля за деятельностью экспертных службподведомственной сети создать в управлениях центральные экспертныекомиссии, разработав о них положения - до 01.12.98 г. 7. Руководителям предприятий, учреждений и организаций города,независимо от формы собственности: - систематически уделять особое внимание усилению охранногорежима, контролю за сохранностью документов на всех стадиях работы сними; - из числа специалистов, работающих с документами, назначитьответственных за их сохранность и использование - до 01.12.98; - в случае отсутствия помещений для хранения законченныхделопроизводством документов, выделить специальные хранилища (места),обеспечивающие достаточную степень сохранности дел - до 01.01.99; - при методической помощи архивного отдела приступить к описаниюдокументов постоянного срока хранения и по личному составу всоответствии с прилагаемым графиком; - работу по научно - технической обработке документов (переплет,подшив и т.д.) проводить под контролем и по согласованию с архивнымотделом администрации г. Липецка; - организовать проведение проверок наличия документов постоянногохранения и по личному составу - до 01.01.99; - ежегодно до 15 декабря уточнять и утверждать номенклатуры делна следующий календарный год; - при смене руководителей осуществлять передачу документов поакту приема - передачи. 8. Комитету по управлению муниципальным имуществом (Попов Н.Н.)при реорганизации и ликвидации предприятий и организаций в составкомиссии включать специалиста архивного отдела. 9. Регистрационной палате (Бутов В.А.), архивному отделу (КорневаО.В.) определить порядок консультирования по ведению делопроизводстваи обеспечения сохранности документов по личному составу юридическихлиц при их регистрации - до 01.12.98. 10. Регистрационной палате (Бутов В.А.) усилить контроль запередачей документов по личному составу на хранение в архивный отделадминистрации г. Липецка при регистрации ликвидации учреждений справом юридического лица. 11. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить науправляющего делами администрации г. Липецка Иванова В.И.Глава администрацииг.Липецка А.С.Коробейников