Постановление Главы администрации города Липецка от 05.04.2005 № 286
Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в администрации г. Липецка
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 05.04.2005г. г.Липецк N 286 Утратилo силу - Распоряжение Главы города Липецка от 25.12.2006 г. N 4837-р Об утверждении инструкции о веденииделопроизводства в администрацииг.Липецка В целях установления общих требований документационногообеспечения управления, учета и сохранности документов для всехструктурных подразделений администрации, муниципальных предприятий иучреждений города, повышения эффективности работы по ведениюделопроизводства постановляю: 1. Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации городаЛипецка утвердить (прилагается). Ввести в действие настоящую Инструкцию с 03.05.2005. 2. Поручить департаментам администрации г. Липецка (Долгих В.П.,Долгов Н.Ф., Капнин В.В., Корвяков В.В., Корвяков Н.Ф., Левин С.Н.,Мигита В.А., Фадеева Т.С., Новиков Н.А., Перов А.Г., Федина Н.В.,Шамаева А.М.), управлению ЗАГС г. Липецка (Терехова Л.В.) в срок до01.07.2005 переработать и утвердить приказами индивидуальныеинструкции о ведении делопроизводства в своих подразделениях иподведомственных муниципальных предприятиях и учреждениях, согласовавпредварительно с объединенной экспертно-проверочной методическойкомиссией архивного отдела администрации города. 3. Руководителям структурных подразделений администрацииобеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованияминастоящей Инструкции. 4. Муниципальному учреждению "Городской центр рекламы" (ЛапинаС.П.) отпечатать и сброшюровать Инструкцию в количестве 200экземпляров. 5. Постановления главы администрации г. Липецка от 21.01.2004 N258 "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства вадминистрации г. Липецка" (за исключением п. 6) и от 20.02.2004 N 866"О внесении изменений и дополнений в постановление главы администрацииг. Липецка от 21.01.2004 N 258" считать утратившими силу. 6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы - руководителя аппарата администрации г. ЛипецкаКошелева И.Н. и председателей департаментов администрации города.Глава администрациигорода Липецка М.В.Гулевский УТВЕРЖДЕНА постановлением главы администрации г. Липецка от 5 апреля 2005 г. N 286 ИНСТРУКЦИЯ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция о ведении делопроизводства в администрации городаЛипецка разработана на основании Типовой инструкции поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.)и с учетом Государственного стандарта наорганизационно-распорядительную документацию - ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов". 1.2. Инструкция является нормативным документом, устанавливающимобщие требования документационного обеспечения управления, учета иобеспечения сохранности документов, обязательные для всех структурныхподразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работыс документами, независимо от вида носителя. 1.4. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки,оформления, тиражирования, контроля исполнения, хранения ииспользования документов, формирования дел, подготовки и передачи их введомственный архив или архивный отдел администрации. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом"Для служебного пользования" регламентируется специальнымиинструкциями. 1.5. Документационное обеспечение управления, контроль засоблюдением в структурных подразделениях администрации единой системыделопроизводства, методическое руководство работой с документами иобучение работников основам делопроизводства возлагается нааналитическое управление, управление организационно-контрольной икадровой работы и архивный отдел администрации. 1.6. Ответственность за организацию и правильное ведениеделопроизводства в структурных подразделениях возлагается на ихруководителей. Руководитель подразделения определяет ответственного за ведениеделопроизводства, который обеспечивает сохранность, учет, прохождениедокументов в установленные сроки, информирует руководство о состоянииих исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными иметодическими документами по делопроизводству. Возложение этих обязанностей на работника определяетсядолжностной инструкцией. Передача документов, их копий работникам сторонних учреждений,организаций и предприятий допускается с разрешения руководстваадминистрации или структурного подразделения. При увольнении или перемещении работника имеющиеся у негодокументы, по указанию руководителя, передаются по акту другомуработнику. 2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Управленческая деятельность администрации выражаетсяпосредством издания организационно-распорядительных документов. Документирование осуществляется компьютерным способом. 2.2. Основанием для принятия администрацией правовых актовявляются: Конституция РФ и Законы РФ, Указы и Распоряжения ПрезидентаРФ, Постановления и Распоряжения Правительства РФ, нормативныедокументы органов законодательной, исполнительной власти области,решения городского Совета депутатов. 2.3. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов,относящихся к деятельности всех или нескольких структурныхподразделений администрации или муниципальных предприятий иучреждений, излагается в распоряжениях главы администрации или егозаместителей, инструкциях и положениях. 2.4. Ход и результаты обсуждения вопросов на заседаниях Коллегии,Малого Совета администрации, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний идокументов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений,справок, проектов постановлений или распоряжений, списковприглашенных и пр.). 2.5. В пределах своей компетенции администрация и ее структурныеподразделения могут направлять письма для осуществления оперативныхсвязей с вышестоящими органами, предприятиями, организациями,учреждениями и отдельными гражданами. Письма составляются в томслучае, когда невозможен или затруднен бездокументарный способ обменаинформацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону),инструктирование и др. 2.6. При необходимости срочной передачи информация можетпередаваться по электронной почте, телеграммами, телефонограммами,факсограммами. 2.7. Структурные подразделения администрации на основанииПоложений о них и других правовых актов, определяющих их компетенцию,издают распоряжения, приказы, составляют и утверждают графики, планыработ, отчеты о них, прейскуранты, правила и т.д. 2.8. При оформлении документов необходимо проставлять реквизиты,обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественноеих исполнение и поиск, качество документов как историческихисточников. 2.9. Документы, как правило, должны оформляться на бланках ииметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильныйпорядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документовсостав обязательных реквизитов может быть дополнен другимиреквизитами, если того требует назначение документа, его обработка ит.д. В администрации города существуют следующие виды бланков: - совместное распоряжение главы администрации г. Липецка ипредседателя Липецкого городского Совета депутатов; - постановление главы администрации города Липецка; - распоряжение главы администрации города Липецка; - распоряжение первого заместителя главы администрации городаЛипецка; - распоряжение заместителя главы администрации города Липецка; - распоряжение председателя департамента администрации г.Липецка; - совместный бланк письма администрации города Липецка иЛипецкого городского Совета депутатов; - бланк письма главы администрации города Липецка; - бланк письма администрации города Липецка; - общий бланк; - бланки писем и общие бланки структурных подразделенийадминистрации. Общий бланк используют для печатания любых видов документов,кроме писем (например: заявка, список, информация, план мероприятий,уведомление, справка, доверенность, акт, отчет, ходатайство, правила,приглашение, протоколы заседаний коллегии администрации, протоколызаседаний постоянных комиссий при администрации, протоколы оперативныхсовещаний у главы администрации и его заместителей и др.). Расположение реквизитов на бланке должно соответствовать ГОСТ Р6.30-2003 (приложения N 1, 2, 3). 2.10. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210х 297 мм). Документы, создаваемые совместно двумя или более организациями,оформляются без бланка. 2.11. Обязательными реквизитами документов являются: наименованиеорганизации - автора документа, название вида документа, заголовок ктексту, дата издания документа, регистрационный номер, текст, визы,подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 2.11.1. Наименование организации - автора документа указывается всоответствии с Уставом города, Положением или Уставом структурногоподразделения. Например:Администрация города ЛипецкаУправление по учету и распределению жилья 2.11.2. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Ондолжен быть максимально кратким и емким, точно передавать смыслтекста. Например: О заседании коллегии; о создании аттестационнойкомиссии. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованиемвида документа. Например: Распоряжение (о чем?) о направлении на учебу; карточка(чего?) учета движения основных средств; должностная инструкция(кого?) ведущего специалиста. 2.11.3. Датой документа является дата его подписания; длядокумента, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия;для протокола - дата заседания; для утверждаемого документа - датаутверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим илиутверждающим документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (илиутверждения), если в тексте или законодательством не предусмотренадругая дата. Правовые акты вступают в силу с момента их подписания либо всрок, определенный самим актом. Правовые акты, затрагивающие права,свободы и обязанности человека и гражданина, принимаются исключительноглавой администрации и вступают в силу после их официальногоопубликования. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты,содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы датыприводятся в одной строке в следующей последовательности: число,месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенныхточкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 9 марта 2005 года следует оформлять: 09.03.2005;дату 21 марта 2005 года следует оформлять: 21.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера,допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 21марта 2005 года; 09 марта 2005 года. 2.11.4. Регистрационный номер создаваемых и получаемых документовсостоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массивадокументов, дополняемого индексом по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются дефисом:45-01-10. На документах, составленных совместно несколькими организациями,регистрационные номера проставляют через косую черту в порядкеуказания авторов на документе (слева направо). 2.11.5. Текстом управленческого документа является выраженноесредствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированнуюинформацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данномувопросу документами. Текст документа составляют в виде связного текста, анкеты,графика, таблицы или соединения этих форм. 2.11.6. При необходимости оценки целесообразности документа, егообоснованности, соответствия действующему законодательству и правовымактам проводится согласование документа. Согласование можетпроводиться как внутри, так и вне учреждения. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проектадокумента должностным лицом. Виза включает в себя наименованиедолжности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Например: Начальник аналитического управления Личная подпись В.А.Чернецов 21.03.2005 Замечания и дополнения к проекту документа излагаются наотдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка. Визы проставляются на экземплярах документов (проектах планов,отчетах, письмах, информациях и пр.), остающихся в аналитическомуправлении администрации, на лицевой стороне ниже подписи; проектыпостановлений, распоряжений и приказов визируются на оборотной стороне1-го экземпляра внизу последнего листа документа. Слово "внесено" согласовывается с названием структурногоподразделения в творительном падеже (внесено отделом, управлением,департаментом). Например:Внесено архивным отделом личная подпись О.В.Корнева 21.03.2005Визы: первый заместитель главы администрации личная подпись В.П.Федоров 21.03.2005 заместитель главы - руководитель аппарата администрации личная подпись И.Н.Кошелев 22.03.2005 начальник правового управления личная подпись А.В.Деева 23.03.2005 Даты проставляются от руки лицом, визирующим документ. Внешнее согласование документа оформляется соответствующимгрифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевойстороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименованиедолжности лица, с котором согласовывается документ (включаянаименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и датусогласования; или название документа, подтверждающего согласование,его дату и регистрационный номер. Например: СОГЛАСОВАНОПредседатель департамента экономикиадминистрации г. Липецкаличная подпись В.А.Мигита21.03.2005 СОГЛАСОВАНОПротокол ОЭПМК архивного отделаадминистрации г. Липецкаот 21.09.2005 N 9 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листесогласования, на котором указываются реквизиты основного документа(если содержание документа затрагивает интересы несколькихорганизаций). На документе делается отметка "Лист согласованияприлагается". 2.11.7. Документы, направляемые в Администрацию Президента,Правительство РФ, главе администрации Липецкой области, в Липецкийобластной и городской Советы депутатов, подписываются только главойадминистрации, а в его отсутствие - исполняющим его обязанности. Экземпляр документа, остающийся в аналитическом управленииадминистрации, визируется координирующим заместителем главыадминистрации и руководителем соответствующего структурногоподразделения. Документы, представляемые для рассмотрения в Липецкий горсовет,должны быть завизированы заместителями главы по отраслям и, принеобходимости, руководителями заинтересованных структурныхподразделений и начальником правового управления. Документы, направляемые организациям той или иной отрасли,подписываются главой администрации, его заместителями, а такжеруководителями структурных подразделений в соответствии с ихкомпетенцией. Документы, направляемые руководителем структурного подразделенияна имя главы администрации, согласовываются, в обязательном порядке, скоординирующим данное подразделение заместителем главы администрации. В состав подписи входят: наименование должности лица,подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, подготовленных комиссией, указываютсядолжности в соответствии с распределением обязанностей в составекомиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. При подписании документов несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, за подписью которого подготовлен проектдокумента, отсутствует, то документ может подписываться лицом,исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимоуказывать его фактическую должность и фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" илипроставлением косой черты перед наименованием должности. 2.11.8. Отметка об исполнении документа и направлении его в делодолжна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (приотсутствии документа, свидетельствующего об исполнении) или ссылку надокумент об исполнении, его дату и номер; слова "В дело"; номер дела,в котором будет храниться документ; дату; подпись исполнителя. 2.12. Дополнительными реквизитами документа являются:наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция;гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; отметка оналичии приложения; герб города; адресат; индекс предприятия связи;почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, адресэлектронной почты, номер телефона, факс, номер счета в банке, местосоставления или издания; инициалы и фамилия исполнителя и номер еготелефона (для писем - обязательно); отметка о поступлении; ссылка нарегистрационный номер и дату входящего документа. 2.12.1. Указания по исполнению документов фиксируются в формерезолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения, срокисполнения. Резолюция подписывается руководителем и датируется. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам,основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым,если не оговорено иное. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координации их работы. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнениюи имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываетсяисполнитель, подпись автора резолюции, дата. 2.12.2. Утверждение документов производится проставлением грифаутверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях,когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Глава администрации г. Липецка Личная подпись М.В.Гулевский 21.03.2005или УТВЕРЖДЕНО Постановлением главы администрации г. Липецка от 21.02.2005 N 850 Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан вприложении N 6. 2.12.3. Заверение копии документа производится для придания ейюридической силы. Администрация и ее структурные подразделения могут выдаватьтолько копии тех документов, которые создаются у них (это положение нераспространяется на архивный отдел). Выдача копий аналитическимуправлением производится с разрешения руководства администрации,начальника аналитического управления. Копия с документа воспроизводится ксерокопированием или с помощьюкомпьютерной техники. Копия должна быть заверена должностным лицом,удостоверяющим полное ее соответствие подлиннику. Например:ВЕРНОНачальник общего отделааналитического управленияадминистрации г. Липецка личная подписьЛ.А.Богодухова21.03.2005 При пересылке копии документа в другие организации или выдаче еена руки заверительная подпись должна удостоверяться печатьюструктурного подразделения, выдающего копию. При отсутствии печатикопия заверяется аналитическим управлением. 2.12.4. На документах, удостоверяющих личность или правадолжностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств иматериальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами(удостоверения личности, характеристики, грамоты, наградные листы),подпись ответственного лица заверяется печатью. Оттиск печати следуетпроставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ. 2.12.5. Если документ имеет приложения, то об этом указывается втексте или после текста документа перед подписью. В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях,приказах, решениях) сведения о наличии приложений указываются втексте. Приложения к распорядительным документам содержат в правомверхнем углу первого листа документа отметку по форме: Приложение к постановлению главы администрации г. Липецка от 21.03.2005 N 850 При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковыеномера: приложение N 1, приложение N 2 и т.д. Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам,письмам и т.д. оформляются в следующем порядке: а) если документ имеет приложения, не названные в тексте, то ихнаименования необходимо перечислить после текста с указаниемколичества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. Например:Приложение: 1. Справка по результатам комплексной проверки на 3 л. в 2 экз. 2. Список организаций, подлежащих проверке, на 2 л. в 2 экз. б) если документ имеет приложения, полное наименование которыхприводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется поформе:Приложение: на 5 л. в 3 экз. в) если к документу прилагается другой документ, имеющийприложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующейформе:Приложение: Протокол заседания коллегии администрации г. Липецка от 21.08.2005 N 5 и приложение к нему, всего на 8 л. в 2экз. г) если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:Приложение: на 5 л. в 2 экз. во второй адрес д) если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается. 2.12.6. Воспроизведение изображения герба г. Липецка помещаетсяна общих бланках, бланках писем и распорядительных документовадминистрации, ее структурных подразделений, муниципальных предприятийи учреждений в соответствии с постановлением главы администрации г.Липецка от 18.02.1997 N 494 "О Гербе города Липецка". 2.12.7. Документы адресуют в организации, структурныеподразделения или конкретным должностным лицам. Наименованиеорганизации и структурного подразделения указываются в именительномпадеже. Например: Администрация г. Липецка Архивный отдел При адресовании документа руководителю организации наименованиеорганизации входит в состав наименования должности адресата. Например: Председателю департамента финансов администрации г. Липецка Т.С.Фадеевой Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то ихследует указывать обобщенно: Муниципальные общеобразовательные учреждения г. Липецка или Директорам муниципальных общеобразовательных учреждений г. Липецка Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов неуказывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлениидокумента более чем в 4 адреса составляется список рассылки и накаждом документе проставляется только один адресат. 2.12.8. В состав реквизита "адресат" может входить почтовыйадрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресеорганизации должны соответствовать почтовым правилам. Например: Калинину П.И. ул. Садовая, д. 5, кв. 12 г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264 2.12.9. Отметка об исполнителе (составителе документа) включаетинициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона ипомещается на лицевой стороне последнего листа документа в левомнижнем углу. Например:М.В.Соловьева72 62 25 2.12.10. Отметка о поступлении располагается на нижнем полепервого листа документа с правой стороны и состоит из следующихэлементов: сокращенное наименование получателя документа (адресата),дата поступления документа (при необходимости часы и минуты) и егорегистрационный номер. 3. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 3.1. Классификация систем документации и представляющих ихосновных документов. Организационно-правовая документация: регламент; положение о структурном подразделении; штатное расписание; должностная инструкция; инструкция. Плановая документация: программа; план. Распорядительная документация: постановление; распоряжение; решение; приказ; указание (поручение). Информационно-справочная документация: протокол; докладная записка; предложение; объяснительная записка; заявление; представление; письмо. Справочно-аналитическая документация: акт; справка; сводка; отзыв; заключение; перечень. Отчетная документация: отчет Финансовая документация: бухгалтерская отчетность. 3.2. Организационно-правовая документация (ОПД). ОПД содержит положения, обязательные для исполнения, и являетсяправовой основой деятельности структурного подразделения. С точкизрения срока относится к бессрочным и действует до ее отмены или доутверждения новых документов. Датой ОПД является дата утверждения. Впроцессе подготовки ОПД обязательно проходит согласование(визирование). 3.2.1. Регламент - это правовой акт, устанавливающий порядокдеятельности администрации города, его коллегиальных или совещательныхорганов. 3.2.2. Положение - это правовой акт, определяющий порядокобразования, правовой статус, права, обязанности, организациюдеятельности структурного подразделения. Текст положения состоит из нескольких разделов: общие положения - включает основополагающие документы, определяетподчиненность и руководство структурным подразделением; основные задачи - устанавливает проблемы, которые призвано решитьструктурное подразделение и которые определяют направление егодеятельности; функции - перечисляет действия или виды работ, которые должновыполнить данное структурное подразделение для решения поставленныхперед ним задач; права и обязанности - определяет перечень прав, которыминаделяется структурное подразделение в лице руководителя; руководство - определяет, кем назначается и освобождается отзанимаемой должности руководитель, сферу его компетенции, принципыосуществления руководства; взаимоотношения и связи - регламентирует информационные идокументационные потоки структурного подразделения, указывает, скакими организациями осуществляет взаимодействие, периодичность исроки предоставления информации. 3.2.3. Штатное расписание - это правовой акт, определяющийструктуру, должностной состав и численность работников организации суказанием должностных окладов, надбавок. Проект штатного расписания подписывают руководители кадровой ибухгалтерской служб, отвечающих за подготовку штатного расписания. Утверждается штатное расписание распоряжением главы администрациигорода. Штатное расписание составляется в табличной форме (приложение N7). 3.2.4. Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемыйструктурным подразделением в целях регламентацииорганизационно-правового положения работника, его обязанностей, прав,ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Разделы должностной инструкции: Общие положения - наименование должности с указанием структурногоподразделения, кому подчиняется работник, порядок назначения иосвобождения от занимаемой должности, квалификационные требования. Должностные обязанности - конкретное содержание деятельности. Права - полномочия работника, обеспечивающие выполнениевозложенных на него обязанностей. Ответственность - критерии оценки работы и мера персональнойответственности. 3.2.5. Инструкция - это правовой акт, содержащий правила,регулирующие организационные, научно-технические, технологические,финансовые и иные специальные направления деятельности структурныхподразделений, должностных лиц. 3.3. Распорядительная документация (РД). Основное назначение распорядительной документации - регулированиедеятельности, позволяющее администрации города обеспечиватьреализацию поставленных перед ней задач, получать максимальный эффектот этой деятельности. Основанием для издания распорядительной документации являются: - необходимость исполнения принятых законодателем нормативныхправовых актов и иных решений вышестоящих органов; - необходимость осуществления собственнойисполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из компетенцииадминистрации. С точки зрения порядка принятия решений выделяют: - документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения); - документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения(постановления, распоряжения, приказы, указания). 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Постановления. Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целяхразрешения наиболее важных и принципиальных вопросов развития ижизнедеятельности города, обязательный для исполнения всемирасположенными на территории города организациями, независимо от формсобственности, должностными лицами и гражданами. Проекты постановлений разрабатываются структурнымиподразделениями администрации, в компетенции которых находится данныйвопрос, по поручению руководства или по собственной инициативе. Текст, как правило, состоит из констатирующей и постановляющейчастей. В констатирующей части (преамбуле) излагаются цели и задачипредписываемых действий. Если основанием к изданию постановленияявляется законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящихорганов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер,заголовок и передается краткое содержание той его части, котораянепосредственно касается администрации или ее структурногоподразделения. Констатирующая часть заканчивается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", котороевыделяется отдельной строкой, печатается прописными буквами вразрядкуи отделяется от постановляющей части текста двоеточием и двойныминтервалом (пробелом). Пункты постановляющей части текста нумеруются арабскими цифрами сточками. В пунктах постановляющей части постановления указываютсяконкретные действия, исполнители и сроки исполнения предписываемыхдействий. Если постановление дополняет, отменяет или изменяет ранееизданные постановления или отдельные их пункты, то это оговаривается вконце текста постановления. Последний пункт постановления должен содержать указание одолжностном лице (или лицах), ответственном (ых) за исполнениепостановления в целом. Контроль за выполнением постановлений главы администрациивозлагается на заместителей главы администрации по отраслям ипредседателей департаментов. Отдельные задания (например, задание, содержащее переченьобъектов, цифровые данные и др.) могут быть оформлены в видеприложений к постановлению со ссылкой на них в соответствующихпунктах. Приложения подписываются руководителем структурногоподразделения, внесшего проект. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. Подготовленный и завизированный инициатором внесения проектпостановления передается в аналитическое управление, где проводитсяего стилистико-грамматическая обработка, проверяется правильность егосоставления и оформления (наличие необходимых подписей, приложений исопроводительных документов). К проекту в обязательном порядкеприлагаются первичные документы (письма, заявления, ходатайства ит.д.), содержащие анализ и оценку положения дел. В случаях внесения документа структурным подразделением с правомюридического лица проект постановления визируется дополнительноработником юридической службы данного подразделения. Работник аналитического управления, осуществляющийстилистико-грамматическую обработку, ставит свою подпись в правомнижнем углу каждого листа проекта постановления. После проведения стилистико-грамматической обработки проектпостановления аналитическим управлением передается на визирование взаинтересованные структурные подразделения. Визирование проекта постановления каждой инстанциейосуществляется в срок не более 2-х рабочих дней. Далее проект постановления передается аналитическим управлениемна правовую экспертизу в правовое управление. Правовая экспертизаосуществляется не позднее 4-х рабочих дней со дня поступления проектав правовое управление. Проект постановления подлежит обязательному согласованию с первымзаместителем или заместителем главы администрации, координирующимиработу подразделения, внесшего проект, правовым управлением, а такжесо структурными подразделениями, если в постановлении содержатсяположения, нормы и поручения, касающиеся этих подразделений.Согласование проекта постановления оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности руководителяподразделения или его заместителя и личную подпись визирующего,расшифровку подписи и дату подписи. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнеголиста проекта постановления. Например:Внесено департаментом градостроительства и архитектуры С.Н.Левин 11.01.2005 консультант (юрист) Е.В.Майстренко 11.01.2005Визы: первый заместитель главы В.П.Федоров администрации 17.01.2005 начальник правового управления А.В.Деева 15.01.2005 При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проектдокумента, особого мнения, оно прилагается в виде отдельной записки.Разрешение спорной ситуации возлагается на заместителя главы,координирующего структурное подразделение, готовившее проект. В нижнем левом углу обратной стороны последнего листапостановления проставляются инициалы и фамилия исполнителя документа иномер его телефона, указывается индекс машинистки (первые буквы имении фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания:ЛС 5 11.01.2005 Прохождение проекта постановления в процессе визированияосуществляет аналитическое управление. Прошедший правовую экспертизу и согласованный с заинтересованнымилицами проект постановления представляется аналитическим управлениемглаве администрации для рассмотрения и подписания. Постановления печатаются на бланках постановлений (приложение N4). Аналогичный порядок оформления распространяется на подготовкупроектов распоряжений главы и заместителей главы администрации. После подписания постановления нумеруются порядковым номером впределах календарного года и рассылаются в соответствии со спискомрассылки, отпечатанным в верхней части обратной стороны последнеголиста постановления. При большом количестве адресатов список рассылкиоформляется на отдельном листе, подписывается руководителемструктурного подразделения - инициатором внесения документа иприлагается к постановлению. Копии постановления, в соответствии сосписком рассылки, рассылаются исполнителям. Первый экземплярпостановления хранится в аналитическом управлении до передачи вархивный отдел. Инициатор, внесший постановление, после получения копии в течение2-х дней передает в аналитическое управление по электронной почте илина магнитном носителе электронную копию постановления, котороеобрабатывается и вводится в электронную базу документов. 4.2. Распоряжения. Распоряжение - правовой акт управления в рамках компетенцииадминистрации, имеющий обязательную силу для лиц, которым этораспоряжение адресовано. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего,длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса,отдельного случая. Эта разновидность распорядительных документов составляетсяаналогично проектам постановлений. В распоряжении констатирующаячасть, как правило, отсутствует или помещается в первой фразедокумента и начинается устойчивыми формулировками типа "всоответствии", "в целях", "в связи" и т.п. Распоряжения после подписания нумеруются в пределах годапорядковой нумерацией (к порядковому номеру добавляется буква "р") ихранятся в аналитическом управлении до передачи в архивный отдел. Распоряжения по личному составу регистрируются и хранятся вуправлении организационно-контрольной и кадровой работы до передачи вархивный отдел администрации г. Липецка. Контроль за выполнением распоряжений главы администрациивозлагается на заместителей главы администрации по отраслям ипредседателей департаментов. Контроль за выполнением распоряжений заместителя главыадминистрации возлагается на соответствующие структурные подразделенияадминистрации города. 4.3. Приказы. Руководители структурных подразделений администрации с правомюридического лица, действующие на основе единоначалия, в пределахсвоей компетенции издают приказы. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурногоподразделения администрации, муниципального предприятия или учрежденияв целях разрешения основных или оперативных задач, стоящих передданным учреждением. По содержанию и назначению приказы делятся на приказы по основнойдеятельности и по личному составу. Приказами по основной деятельности оформляются решенияруководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельностиструктурных подразделений администрации, муниципальных предприятий илиучреждений. Приказы издаются, когда требуется довести до сведенияработников нормативные документы, поступившие из вышестоящих органов,наметить конкретные мероприятия, определить ответственных лиц и срокивыполнения этих мероприятий. Вновь издаваемые приказы должны быть согласованы с ранееизданными приказами по тем же вопросам. Если новым приказом отменяютсяранее изданные приказы, то об этом указывается в тексте. Приказы по личному составу, в свою очередь, издаются отдельно: - по вопросам оформления приема на работу и увольнения,перемещения по должности, изменения фамилии, награждения,премирования; - по вопросам выезда в командировки, предоставления очередных иучебных отпусков, наложения взысканий, поощрений, оформления дежурств. Нумерация приказов осуществляется порядковой нумерацией впределах календарного года, раздельно по каждой категории приказов. В целях четкого разделения приказов по категориям их порядковыеномера через дефис могут дополняться буквенными обозначениями: 10-к,15-л, 20-о. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.Если приказ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указывается наименование этого документа втворительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатаетсявразрядку. Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, то текстприказа может состоять только из распорядительной части. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последний пунктдолжен содержать сведения о подразделении или должностном лице, накоторое возлагается контроль за исполнением приказа. Приказы печатаются на общих бланках или на бланках приказа(приложение N 5). Датой приказа является дата его подписания. Приказы подписываются руководителем учреждения, а в егоотсутствие - заместителем или лицом, исполняющим обязанностируководителя. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшегодокумент, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказ должен иметь заголовок, в котором кратко и точноотражается содержание приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Например:О подготовке предприятия к отопительномусезонуО командировании работников управленияна региональную конференцию Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и ихсогласование с заинтересованными сторонами возлагается наруководителей тех подразделений, которые готовят и вносят проект. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровкуподписей и дату. Место расположения виз аналогично расположению их напостановлениях. 4.4. Протоколы. Процессы принятия управленческих решений и сами решениядокументируются с помощью протоколов заседаний коллегии, советов,комиссий, штабов, оргкомитетов, оперативных совещаний у главыадминистрации и его заместителей, других совещательных органовадминистрации и ее структурных подразделений. Протоколы совещательных органов оформляются на общих бланкахадминистрации или структурных подразделений. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова:"председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную (инициалыи фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещательного органасоставляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Основная часть текста строится в соответствии с вопросамиповестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повесткидня осуществляется по схеме "слушали - выступили - постановили -(решили)". Основное содержание докладов и выступлений помещается втексте протокола или прилагается к нему; решение печатается полностью. Содержание особого мнения записывается в протоколе послесоответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем или лицом, ведущим протокол. Протоколы нумеруются порядковым номером в пределах календарногогода отдельно по каждому совещательному органу. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составныеномера, включающие порядковые номера протоколов. 4.5. Докладная записка. Докладная записка составляется в том случае, когда необходимосообщить вышестоящему органу или непосредственному руководителю опроделанной работе или состоянии какого-либо вопроса, связанного сослужебной деятельностью, и представить свои выводы и предложения. Текст докладной записки, как правило, состоит из введения,доказательства и заключения. Во введении автор знакомит с сутью вопроса или ссылается назадание. Во второй части анализирует данную работу и сообщает о полученныхфактических данных. В заключении содержатся выводы и предложения. Докладная записка подписывается лицом, ее составляющим. 4.6. Служебное письмо. Служебное письмо - обобщенное название большой группыуправленческих документов, которые являются средством связи и способомобмена информацией между организациями. Служебные письма оформляютсяна бланке письма администрации, главы администрации, структурногоподразделения. Многообразие вопросов, возникающих в управленческой деятельности,требует составления служебных писем разного содержания: запросов,уведомлений, претензий, сообщений, разъяснений, напоминаний, просьб,требований и т.п. Текст письма должен освещать основные вопросы, быть логичным,последовательным, корректным по форме, однозначным по содержанию. Главная цель письма - побудить к действию, убедить, доказать,разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Условно письма делят на две группы - инициативные и ответные. Письмо-ответ должно содержать ссылку на номер и датусоответствующего инициативного письма. Например:На N 250/А-150 от 21.03.2005 Этот реквизит проставляется в специально отведенном на бланкеместе. 5. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Все материалы для печатания оформляются с учетом требованийнастоящей инструкции по делопроизводству. Документы печатаются впорядке поступления рукописей. Срочные документы по указаниюначальника аналитического управления печатаются безотлагательно.Рукописные материалы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро,должны быть разборчиво написаны, тщательно откорректированы изавизированы руководителем или заместителем руководителясоответствующего структурного подразделения, с указанием количествапечатных экземпляров. Порядок печатания документов указан в приложенииN 8. 5.2. Размножение постановлений, распоряжений и других документовпроизводится на копировально-множительных машинах в течение 2-х - 3-хдней. Срочные документы по указанию начальника аналитическогоуправления размножаются безотлагательно. Размножению подлежат толькослужебные документы. Документы принимаются для размножения при наличии визыруководителя соответствующего структурного подразделения с указаниемколичества копий. 6. ПОРЯДОК ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ Официальным адресом электронной почты администрации городаявляется адрес: minitcom@cominfo.Lipetsk.ru. В администрации города прием электронных копий документов иотправка осуществляются в течение рабочего дня специалистамианалитического управления. Постановления и распоряжения, вносящиеся на рассмотрение главе изаместителям главы администрации, направляются в аналитическоеуправление по электронной почте на адрес:minitcom2@cominfo.Lipetsk.ru. По электронной почте производится направление документов в органыгосударственной власти области, структурные подразделенияадминистрации города и другие организации, имеющие адрес электроннойпочты. В структурных подразделениях администрации города, при наличииадреса электронной почты, ее работу обеспечивают ответственные заработу с электронной почтой. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документыдолжны иметь подлинник документа на бумажной основе. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющиеисходящего регистрационного номера, при отправлении электроннойпочтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться ссопроводительным письмом, подписанным должностным лицом. Ответственный за работу с электронной почтой отправляет документадресату, указывает дату и время отправки в журнале регистрацииэлектронной почты. После отправки электронная копия на дискетевозвращается исполнителю. После получения уведомления о получении документа в журналерегистрации электронной почты указывается дата, время, фамилиядолжностного лица, подтвердившего получение. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранитсяна жестком диске компьютера, с которого передали информацию. При отправлении файлов с сопроводительным письмом онорегистрируется в аналитическом управлении и вместе с файламипередается адресату. При получении электронного сообщения оператор электронной почты: - распечатывает электронную копию на бумаге в 1 экз.; - в случае невозможности распечатывания документа уведомляет обэтом отправителя. После распечатывания бумажной копии электронная информация нажестком диске компьютера сохраняется в течение месяца. Документы, полученные и отправленные электронной почтой,обрабатываются в обычном порядке. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (поуказанию главы администрации, его заместителей). Учет документов,поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связиведется аналитическим управлением в установленном порядке сдобавлением в регистрационном штампе отметки "факс". 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов. Основные процессы работы с входящими документами заключаются вследующем: - прием и первоначальная обработка; - предварительное рассмотрение и распределение по руководителям иисполнителям; - передача по назначению; - рассмотрение руководством администрации; - доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства; - контроль за исполнением; - возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело. При поступлении корреспонденции в аналитическое управлениепроверяется целостность конвертов и другой упаковки. Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю. Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью"лично", а также адресованных структурным подразделениям, вскрываются. При этом от общей корреспонденции отделяются предложения,заявления и жалобы, которые направляются в отдел по работе собращениями граждан. При вскрытии конвертов проверяется наличие корреспонденции, атакже указанных приложений. В случае отсутствия каких-либо документовоб этом ставится в известность отправитель. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаютсяк документам лишь в том случае, когда только по ним можно установитьадрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение вкачестве доказательства времени отправки и получения документа. На корреспонденции, адресованной главе администрации и егозаместителям, проставляется регистрационный штамп. Документы, зарегистрированные в аналитическом управлении,передаются через консультанта (помощника) главе администрации и черезсоответствующие приемные его заместителям в день их поступления,срочные документы - незамедлительно. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы,последние передаются вместе с поступившим документом. Аналогично следует поступать с ответом на запрос. Результаты рассмотрения документа по существу содержащихся в немвопросов отражаются в резолюции главы администрации и егозаместителей. Документ, исполнение которого должны осуществлять несколькоисполнителей, передается ответственному исполнителю, указанному врезолюции первым, и находится у него до окончательного исполнения.Соисполнителям передаются копии документа. Исполненный документ вместе с ответом на него и соответствующейотметкой исполнителя подшивается в дело в соответствии с номенклатуройдел. Если ответ дается структурным подразделением, то его исходящиереквизиты сообщаются в аналитическое управление. 7.2. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутреннихдокументов. Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов: - составление и печатание проекта документа; - подписание (утверждение); - регистрация; - оформление конвертов и отправка документов; - помещение оставшегося экземпляра документа в дело. Подготовленный исполнителем проект документа передается дляпечатания. До передачи подготовленного документа на подпись исполнительобязан проверить его содержание, правильность оформления, наличиенеобходимых виз и приложений к документу. Документ представляется наподпись вместе с документами, на основании которых он готовился. Документ для отправки должен поступать в аналитическое управлениеполностью оформленным, в необходимом количестве экземпляров.Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Обработка исходящей корреспонденции в аналитическом управлениивключает заполнение регистрационной карточки, адресование, отправкудокумента. Отправлять документы заказной почтой без необходимости нерекомендуется. К внутренним документам относятся документы, отражающиедеятельность администрации и отдельных структур (работников), непредназначенные к отправке другому учреждению (протоколы, решения,распоряжения, инструкции, планы, справки, докладные записки, доклады,списки и др.). Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки иоформления организуется в соответствии с общим порядком обращенияисходящих, а на этапе исполнения - входящих документов. Ответственность за учет, сохранность, своевременное прохождениедокументов в приемных главы, его заместителей возлагается наконсультанта (помощника) главы администрации и главных специалистовприемных. Передача корреспонденции из одной приемной в другую, изодного структурного подразделения в другое осуществляется только черезобщий отдел аналитического управления. 7.3. Учет объема документооборота. В аналитическом управлении осуществляется учет объемадокументооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих,исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год,квартал, месяц). В аналитическом управлении и структурных подразделенияхадминистрации раздельному учету подлежит количество входящих,исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений ижалоб граждан. Подсчет ведется по видам документов, структурнымподразделениям и корреспондентам. 8. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Регистрация документов в администрации города проводится сцелью фиксации факта создания или поступления документа путемпроставления на нем регистрационного номера с последующей записьюнеобходимых сведений о документе в регистрационных формах (приложенияN 9, 10). Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения ииспользования в справочных целях, как создаваемые в администрации,так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Документы,не подлежащие регистрации, определяются соответствующим перечнем(приложение N 11). Регистрацию документов осуществляет общий отдел аналитическогоуправления. Для получения более полной информации о документе устанавливаетсяобязательный минимум реквизитов регистрации: 1. Автор (корреспондент). 2. Наименование вида документа. 3. Дата документа. 4. Регистрационный номер документа. 5. Заголовок документа, краткое содержание документа. 6. Резолюция руководителя. 7. Срок исполнения. 8. Отметка об исполнении. 9. Отметка о направлении документа в дело ("В дело N...", дата,подпись ответственного исполнителя). Документы регистрируются в аналитическом управлении администрацииодин раз: - поступающие - в день поступления; - создаваемые - в день утверждения или подписания. Регистрация документов производится в пределах групп, взависимости от названия, вида документа, автора и содержаниядокументов. Например: указы и распоряжения Президента РФ, постановления ираспоряжения Правительства РФ регистрируются отдельно от постановлений(распоряжений) главы администрации и его заместителей. В аналитическом управлении регистрируются: - исходящая от главы администрации, его заместителейкорреспонденция; - входящая для главы администрации, его заместителейкорреспонденция; - постановления и распоряжения главы администрации и егозаместителей (за исключением распоряжений по личному составу, которыерегистрируются в управлении организационно-контрольной и кадровойработы). Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в отделепо работе с обращениями граждан аналитического управления. В структурных подразделениях администрации регистрация ведетсясамостоятельно и осуществляется лицом, ответственным за эту работу. 9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 9.1. Целью контроля является обеспечение своевременного икачественного исполнения мероприятий и поручений, зафиксированных вдокументах. В администрации города контроль за исполнением нормативныхправовых актов органов власти РФ и Липецкой области, главыадминистрации города, решений городского Совета депутатов и коллегииадминистрации осуществляют заместители главы администрации по отраслями руководители структурных подразделений. В структурных подразделениях администрации города организациюконтроля за нормативными правовыми документами осуществляютзаместители руководителей структурных подразделений и лица,ответственные за работу с документами. Контроль за постановлениями и распоряжениями администрацииЛипецкой области, глав администрации Липецкой области и города Липецкас грифом "К" или "Контроль", решений коллегии администрации города игородского Совета депутатов по различным вопросам (исполнениепрограмм, наказов избирателей) осуществляет управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы администрации г. Липецка. 9.2. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются вкалендарных днях с даты подписания (утверждения) документов, апоступивших из других организаций - с даты их поступления. Срокиисполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основаниинормативных актов органов государственной власти и управленияРоссийской Федерации (приложение N 12). Индивидуальные срокиустанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или врезолюции руководителя. Если определение сроков исполнения документа затруднено, тосроком исполнения является один календарный год со дня его подписания. Промежуточный контроль за исполнением нормативного правового актас отметкой "Контроль" ведется по итогам полугодия, если иное неоговорено в тексте. Управлением организационно-контрольной и кадровойработы ежеквартально готовится перечень документов с грифом"Контроль", стоящих на контроле в структурных подразделенияхадминистрации, который направляется руководителям структурныхподразделений. В соответствии со сроками исполнения правовых документов с грифом"Контроль" главы администрации города, решений коллегии исполнителиобязаны представлять в управление организационно-контрольной икадровой работы в письменном виде информацию. Информация о ходеисполнения документа оформляется на бланке структурного подразделенияза подписью руководителя, с указанием инициалов, фамилии и телефонаисполнителя. При исполнении документа исполнитель ходатайствует овнесении предложения главе администрации города о снятии документа сконтроля или его продлении. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этотсрок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения документируются - проставляется новый срок, датаизменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы -регистрационные карточки. Приостанавливать исполнение постановлений ираспоряжений, а также отменять их имеет право только главаадминистрации, его заместители. 9.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения задания и документированного подтверждения исполнениязаинтересованными подразделениями и лицами. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица,подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Упреждающую информацию о ходе выполнения правового документа сгрифом "Контроль" администрации или главы администрации Липецкойобласти готовят структурные подразделения администрации, ответственныеза исполнение этого документа, в соответствии со сроками,определенными ежеквартальным Перечнем контрольных документов, стоящихна контроле в управлении организационно-контрольной и кадровой работыи структурных подразделениях администрации. Информация оформляется в2-х экземплярах на бланке главы администрации города с указаниемадреса управления организационно-контрольной и кадровой работыадминистрации Липецкой области, инициалов, фамилии и телефонаисполнителя. Второй экземпляр визируется исполнителем и руководителемструктурного подразделения и оба экземпляра направляются в управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы. Информации по запросам управления организационно-контрольной икадровой работы администрации Липецкой области о ходе выполненияправовых документов администрации или главы администрации Липецкойобласти с грифом "Контроль" готовятся в сроки, определенные запросом ирезолюцией главы администрации города, но не позднее чем за 3 дня донаправления информации в администрацию Липецкой области. Информации о ходе выполнения решений городского Совета депутатовготовят структурные подразделения в 3-х экземплярах. Один экземпляр заподписью главы администрации города через аналитическое управлениенаправляют на имя председателя городского Совета депутатов, второйэкземпляр с визой исполнителя и руководителя структурногоподразделения остается в аналитическом управлении, третий экземплярнаправляется в управление организационно-контрольной и кадровой работыдля сведения о выполнении контрольного решения горсовета. Наинформации указываются инициалы, фамилия и телефон исполнителя. 9.4. Контроль исполнения строится на базе данных регистрационныхкарточек, находящихся в отделе контроля и проверки исполнения(приложения N 13, 14). Контрольные карточки систематизируются по срокам исполнениядокументов, группам документов. 9.5. Проверка хода исполнения осуществляется промежуточно и поистечении срока исполнения. Управление организационно-контрольной и кадровой работы по итогамгода обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов. 10. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 10.1. Руководители структурных подразделений обеспечиваютрассмотрение документов в день их поступления, оперативное доведениеих до исполнителей, контроль за качественным исполнением по существувопроса. 10.2. При рассмотрении документов руководитель подразделениявыделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы,поступившие для согласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель получает документы в день их регистрации или наследующий день в соответствии с указанием руководителя структурногоподразделения. Срочные документы передаются немедленно. 10.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подпись (утверждение) главеадминистрации, его заместителю или руководителю структурногоподразделения, подготовку ответа и пересылку адресату. Исполнитель (руководитель структурного подразделения) определяетнеобходимое количество экземпляров документа, передает документ натиражирование, готовит список рассылки. 10.4. При оперативном решении вопроса без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления (если образовался интервал времени между поступлениемдокумента в администрацию и его доставкой исполнителю), о датахпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки могут размещаться на свободных от текста местах илиотдельном листке бумаги. 10.5. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и предоставление ответственному исполнителю, вустановленные им сроки, необходимых материалов (проектов документов,справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 11. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ 11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков(наименований) дел, заводимых в отделах, комитетах, управлениях,департаментах администрации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел иопределения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемойпостроения справочной картотеки на исполненные документы и основой длясоставления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения. 11.2. Номенклатура дел администрации составляется аналитическимуправлением ежегодно на основе номенклатур дел структурныхподразделений при методической помощи архивного отдела. Номенклатура дел, согласованная с объединеннойэкспертно-проверочной и методической комиссией (ОЭПМК) архивногоотдела, утверждается заместителем главы - руководителем аппаратаадминистрации (приложение N 15). 11.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих вседокументированные участки работы администрации; дел, поступивших издругих организаций для продолжения; дел ликвидированных организаций,правопреемником которых является администрация; переходящих дел;различного рода картотек и т.п. 11.4. Названиями разделов номенклатуры дел администрации являютсяназвания структурных подразделений; разделы располагаются всоответствии с утвержденной структурой. 11.5. После утверждения номенклатуры дел структурныеподразделения получают выписки из соответствующих ее разделов дляиспользования в работе. 11.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленногоцифрового обозначения на основании распоряжения главы администрации N329-р от 18.02.2005 и последующих дополнений к нему и порядковогономера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурногоподразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:05 - 12, где 05 - обозначение структурного подразделения, 12 -порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела обобщенныхформулировок типа: "разные материалы", "общая переписка","накопительные документы", "входящая и исходящая корреспонденция" ит.д., а также вводных слов и синтаксических оборотов. Например: "а также", "еще", "вместе с тем" и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: - название вида дела (переписка, документы и т.п.) илиразновидности документов (протоколы, решения, распоряжения); - адресат или корреспондент документа; - краткое содержание документов дела; - название территории, с которой связано содержание документовдела; - дата (хронологические рамки), с которой связано содержаниедокументов дела; - указание на копийность дела. При составлении заголовков дела используются формулировки статейведомственного или типового перечня документов. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуредел. В графе 5 указываются названия перечней документов,использованных при определении сроков хранения, проставляются отметкио переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др. 12. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел. В администрации города документы в дела формируютсядецентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица,ответственные за делопроизводство. 12.2. При формировании документов в дела используются следующиепризнаки заведения дел: - номинальный признак - по названиям разновидности документов(приказы, протоколы, акты, постановления, распоряжения и пр.); - предметно-вопросный признак - по содержанию документов(документы по вопросам планирования и отчетности и т.д.); - авторский признак - документы одного автора (протоколызаседаний коллегии администрации города Липецка; перспективный планработы департамента экономики и т.п.); - корреспондентский признак - по названию корреспондента, скоторым ведется работа (переписка с администрацией Липецкой области посоставлению бюджета на 2005 год); - географический признак - по принадлежности к географическомурегиону (переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросампоставки продукции); - хронологический признак - по хронологическим рамкам(квартальные отчеты по основной деятельности). 12.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующиетребования: документы постоянного и временного сроков хранениянеобходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять откопий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;утвержденные документы - от их проектов; изымать из дел черновики икопийные экземпляры, документы, подлежащие возврату. 12.4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен всоответствии с требованиями государственных стандартов и другихнормативных актов. 12.5. В дело группируются документы одного календарного года,кроме переходящих дел, не завершенных по окончании календарного(делопроизводственного) года. 12.6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине неболее 4-х сантиметров. 12.7. Приложения к документам, независимо от даты их утвержденияили составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. 12.8. Документы, помещенные в дело, должны иметь комплексобязательных реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу: подписи,дату, номер, копии - заверительную надпись, отметку "В дело N..." идр. 12.9. Документы в деле должны располагаться в определенномпорядке: сначала помещается основной документ и относящиеся к немуприложения, а затем в хронологическом порядке идут документы,возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в делонеисполненные и подлежащие возврату документы. 13. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 13.1. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов, а также контроля за деятельностью экспертных службдепартаментов, управлений и других подведомственных структур вадминистрации города распоряжением главы администрации при архивномотделе создается постоянно действующая объединеннаяэкспертно-проверочная и методическая комиссия (ОЭПМК). Функции, права и обязанности ОЭПМК определяются соответствующимположением. Структурные подразделения администрации и подведомственныеучреждения, являющиеся юридическими лицами, создают собственныеэкспертные комиссии для отбора документов на хранение или куничтожению. 13.2. Экспертиза ценности документов проводится на основеноменклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения, сполистным просмотром дел постоянного хранения, дел с отметкой ЭПК, делвременного хранения (до 10 лет). По результатам экспертизы ценности документов в структурныхподразделениях администрации составляются описи документов постоянногои долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделениидокументов и дел к уничтожению. Отбор документов на уничтожение и составление на них актапроизводится после подготовки описей дел постоянного и долговременногохранения за этот же период. Акты о выделении к уничтожению документоводновременно с описями на дела рассматриваются на заседании ОЭПМКархивного отдела. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений исоответствующих служб (приложение N 16). 13.3. Документы с истекшим сроком хранения по утвержденным актамуничтожаются путем сжигания. 14. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 14.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного(свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончаниякалендарного года, в котором они заведены, должны быть подготовленыдля архивного хранения. 14.2. Полное оформление дел предусматривает: - перегруппировку документов дела в прямой хронологическойпоследовательности с января по декабрь (взамен обратнойхронологической последовательности с декабря по январь, возникающейпри формировании дел в течение года); - подшивка или переплет документов дела в твердую обложку изкартона на 4 прокола без металлических предметов; - нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнемправом углу арабскими цифрами; - составление для наиболее ценных дел внутренней описи документовдела (приложение N 17); - составление заверительной надписи дела (приложение N 18); - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось,делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др. 14.3. Внутренняя опись документов дела составляется для учетадокументов определенных категорий дел, что вызывается спецификойданной документации (приказы по основной деятельности, личные дела идр.). Внутреннюю опись документов дела составляют также в делах,сформированных по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов. 14.4. Обложка дел постоянного, временного хранения и по личномусоставу оформляется по установленной форме (приложение N 19). 14.5. Дела временного срока хранения (до 10 лет) подлежатчастичному оформлению: документы допускается хранить наскоросшивателях, листы не нумеровать, не составлять заверительныенадписи, не проводить пересистематизацию документов. 15. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ 15.1. С целью систематизации и закрепления перечня заголовков делвнутри фонда составляется опись дела. Опись является учетнымдокументом и основной частью научно-справочного аппарата архива,обеспечивающим оперативный поиск документов. 15.2. В администрации в каждом структурном подразделении описисоставляются ежегодно раздельно на дела постоянного, временного (свыше10 лет) сроков хранения и по личному составу. Методическоеруководство по составлению описей осуществляет архивный отделадминистрации города. 15.3. Описи на дела составляются по установленной форме в 4-хэкземплярах (приложения N 20, 21). Описи дел рассматриваются, утверждаются или согласовываются назаседании объединенной экспертно-проверочной и методической комиссииархивного отдела администрации. 16. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 16.1. С момента заведения и до передачи документов в архивныйотдел администрации дела хранятся в структурных подразделениях поместу их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранностьдокументов и дел. 16.2. Дела хранятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах илиспециально отведенных для этих целей помещениях, обеспечивающих ихполную сохранность. Документы должны предохраняться от воздействиясвета и пыли. 16.3. В целях повышения оперативности поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел иливыписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или другомудобном для работы месте. 16.4. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуредел. 16.5. Выдача дел (документов) другим структурным подразделениямили сторонним организациям производится с разрешения руководства. Навыданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям делавыдаются по актам. 16.6. Изъятие документов из дела допускается в исключительныхслучаях и производится с разрешения руководителя с обязательнымоставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачиподлинника. 17. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ 17.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельностиадминистрации, ее департаментов, управлений, комитетов и отделов,имеющие историческое значение, входят в состав Архивного фонда РФ инезависимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения,места хранения, техники и способа закрепления информации по истечении5 лет подлежат передаче на государственное хранение в архивный отдел. 17.2. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документовна постоянное хранение в архивный отдел, выполняются за счет средствструктурных подразделений, сдающих документы. 17.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передачев архивный отдел не подлежат. Они хранятся в структурныхподразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению вустановленном порядке. 17.4. Передача дел в архивный отдел осуществляется по описям всоответствии с графиком, составляемым архивным отделом и утверждаемымзаместителем главы администрации. Сроки передачи дел доводятсяархивным отделом до руководителей структурных подразделений,муниципальных учреждений и предприятий. 17.5. Прием дел производится специалистом архивного отдела вприсутствии работника структурного подразделения, муниципальногоучреждения, передающего документы. Прием-передача дел оформляются актом, составляемым работникамиархивного отдела.Начальниканалитического управления В.А.ЧернецовНачальникархивного отдела О.В.КорневаНачальник управленияорганизационно-контрольнойи кадровой работы В.Д.Королев Приложение N 1 к п. 2.9 --------¬ ¦ Герб ¦ ¦города ¦ ¦Липецка¦ L-------- АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИПЕЦКА __________________ N_____________ г. Липецк Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов Приложение N 2 к п. 2.9 --------¬ ¦ Герб ¦ ¦города ¦ ¦Липецка¦ L-------- Администрация города ЛипецкаУПРАВЛЕНИЕ ПО УЧЕТУ ИРАСПРЕДЕЛЕНИЮ ЖИЛЬЯ_________ N _________ Образец общего бланка с угловым расположением реквизитов Приложение N 3 к п. 2.9 --------¬ ¦ Герб ¦ ¦города ¦ ¦Липецка¦ L-------- Администрация города Липецка АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ398001, г. Липецк, ул. Советская, 5 Телефоны: 72 08 81; 72 68 59________________ N _______________На N __________ от _______________---- ---¬¦ ¦ Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов Приложение N 4 к п. 4.1 --------¬ ¦ Герб ¦ ¦города ¦ ¦Липецка¦ L-------- ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА __________________ N_____________ г. Липецк Образец бланка постановления главы администрации г. Липецка Приложение N 5 к п. 4.3 --------¬ ¦ Герб ¦ ¦города ¦ ¦Липецка¦ L-------- АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИПЕЦКА ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ПРИКАЗ __________________ N_____________ г. Липецк Образец бланка приказа с продольным расположением реквизитов Приложение N 6 к п. 2.12.2 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительствомобъектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидацииорганизаций, учреждений, предприятий и т.д.). Договоры (о производстве работ, материально-техническомснабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническомсотрудничестве, материальной ответственности и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских,проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; потехнике безопасности; внутреннего распорядка и т.д.). Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии;технологического проектирования; численности работников и т.д.). Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;предприятий с определенными льготами и пр.). Планы (перспективные и текущие; работы коллегии, комиссий ит.д.). Повестки дня заседаний Коллегии и Малого Совета администрации. Положения (о структурных подразделениях, премировании и пр.). Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.). Расценки на производство работы. Сметы (расход на содержание аппарата управления, зданий исооружений; на капитальное строительство и т.п.). Стандарты (технические условия). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Уставы муниципальных предприятий и учреждений. Регламент администрации. Приложение N 7 к п. 3.2.3 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА Форма штатного расписания ----T------------T----T-----T----------------T------T-----------------------------------------T------¬¦ N ¦Наименование¦К-во¦Долж-¦Квалификационный¦Оклад ¦ Надбавки ¦Денеж-¦¦п/п¦ должности ¦еди-¦ност-¦ разряд ¦денеж-+---------T---------T---------T------T----+ное ¦¦ ¦ ¦ниц ¦ной +------T---T-----+ного ¦ особые ¦ выслуга ¦гостайна ¦награ-¦про-¦содер-¦¦ ¦ ¦ ¦оклад¦разряд¦ % ¦сумма¦содер-¦ условия ¦ ¦ ¦ды ¦чие ¦жание ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦жания +---T-----+---T-----+---T-----+(15%) ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ % ¦сумма¦ % ¦сумма¦ % ¦сумма¦ ¦ ¦ ¦+---+------------+----+-----+------+---+-----+------+---+-----+---+-----+---+-----+------+----+------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11¦ 12 ¦13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦L---+------------+----+-----+------+---+-----+------+---+-----+---+-----+---+-----+------+----+------- Приложение N 8 к п. 5.1 ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие размеры полей: левое- 25 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего инижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть 10 мм, аправого - 25 мм. 2. В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая ипоследующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страницпроставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами безслова "страница" (стр.) и знаков препинания. 3. Документы с временным сроком хранения допускается печатать надвух сторонах листа. 4. При подготовке документов применяется текстовой редактор Wordfor Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New RomanCyr размером N 14. 5. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравниваетсяпо левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,5 см от левой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами исостоит из должности, инициалов и фамилии. Наименование должностипечатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилияпечатаются у правой границы текстового поля. Приложение N 9 к п. 8.1 КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 2627 28 29 30 31КорреспондентДата поступления и индекс документа Дата и индексдокумента Краткоесодержание Кому направлен документ,резолюция Отметка обисполнении Приложение N 10 к п. 8.1 КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ _____________________________________________________________________________________________________________________________________Адресат______________________Дата и индекс документа______________________Индекс и датаответа____________________________________Краткоесодержание__________________________________________________________________________________Кому направлендокумент_______________________________________________________Отметка обисполнении______ Продолжениеприложения N 10 (оборотная сторонакарточки)|————————————————————————————————————|——————————————————————————————————|——————————————————————————————————||Фонд N |Опись N |Дело N ||————————————————————————————————————|——————————————————————————————————|——————————————————————————————————| Приложение N 11 к п. 8.1 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В АНАЛИТИЧЕСКОМ УПРАВЛЕНИИ 1. Телеграммы и письма с просьбой о продлении отпуска иликомандировки. 2. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 3. Сводки и информации, присланные для сведения. 4. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,конференций. 5. Прейскуранты. 6. Технические условия. 7. Нормы и нормативы расходов. 8. Поздравительные письма. 9. Пригласительные билеты. 10. Документы по заключению коллективных договоров. 11. Бухгалтерские документы. 12. Планово-финансовые документы. 13. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 14. Формы статистической отчетности. 15. Корреспонденция, адресованная работникам администрации, спометкой "лично". Приложение N 12 к п. 9.2 ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Акты приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправления(передачи) проектной документации. Акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней пополучении продукции. Договор, его подписание: в 30-дневный срок после полученияпредложения. Соглашение об изменении или расторжении договора: в течение 30дней. Заявления и жалобы граждан: в срок до одного месяца со днярегистрации; не требующие дополнительной проверки - безотлагательно,но не позднее 15 дней; требующие дополнительной проверки продляютсяглавой администрации или его заместителями на срок не более одногомесяца, о чем сообщается лицу, обратившемуся с заявлением или жалобой. Предложения граждан: в срок до одного месяца, за исключениемпредложений, которые требуют дополнительного изучения (в этом случаесроки рассмотрения продляются главой администрации или егозаместителями, но не более чем на один месяц с сообщением об этомзаявителю). Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей:безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня их регистрации. Обращения депутатов Государственной Думы, членов СоветаФедераций, депутатов областного Совета - безотлагательно, а принеобходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 днейсо дня получения обращения. Обращения депутатов городского Совета - безотлагательно, а вслучае необходимости дополнительного изучения каких-либо вопросовдепутату об этом сообщается не позднее 15 дней со дня полученияобращения депутата. Окончательный ответ предоставляется депутату в месячный срок содня получения обращения депутата. Запросы депутатов, группы депутатов Государственной Думы иобластного Совета, членов Совета Федераций - не позднее 30 дней со дняполучения запроса или в иной установленный инициатором срок. Запросы депутатов, групп депутатов городского Совета - не позднее10 дней со дня получения запроса или в иной установленный инициаторомсрок. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение исообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения. Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений иорганизаций: к указанному в них сроку или в течение 10 дней. Письма предприятий, учреждений, организаций: в течение 10 дней. Поручения Президента Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации: в срок, указанный в поручении, либо в месячныйсрок со дня его подписания. Телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней (остальные- в течение 10 дней). Приложение N 13 к п. 9.4 КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА Постановление, распоряжение главыадминистрации городаРешение сессии горсоветаРешение коллегии администрацииг. ЛипецкаN ________ от _____________________Наименование документа:Исполнитель _______________________Срок исполнения ___________________Срок предоставления информации __________________________Ответственный за подготовку информации __________________Дата и номер постановления главы администрацииг. Липецка о снятии с контроля __________________________ Приложение N 14 к п. 9.4 КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА Постановление, распоряжение главыадминистрации Липецкой области,администрации Липецкой областиN ________ от _____________________Наименование документа:Резолюция главы администрацииг. ЛипецкаИсполнитель _______________________Срок исполнения ___________________Срок предоставления информации _________________________Ответственный за подготовку информации _________________Дата и номер постановленияо снятии с контроля ____________________________________ Приложение N 15 к п. 11.2Администрация г. Липецка УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы -руководительНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ аппарата администрации г.Липецка____________ N _____ _____________________И.Н.Кошелевг. Липецк Датана _________ год-----------T-------------------------T--------T-----------------T------------¬¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Кол-во ¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦¦ дела ¦ ¦ дел ¦ и номер статьи ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦+----------+-------------------------+--------+-----------------+------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦L----------+-------------------------+--------+-----------------+------------- Название раздела (структурного подразделения)|———————————————|———————————————————————————————————|————————————|————————————————————————|——————————————————|| | | | | ||———————————————|———————————————————————————————————|————————————|————————————————————————|——————————————————|Наименование должностисоставителя Подпись Инициалы,фамилияСОГЛАСОВАНОПротокол ОЭПМК архивногоотдела администрации г. Липецкаот ___________________ N ______Итоговая запись о категориях и количестве заведенных в ______ годудел:--------------------------------------T-----------T--------------------------¬¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦¦ ¦ +-------------T------------+¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ¦¦ ¦ ¦ ¦ "ОЭПМК" ¦+-------------------------------------+-----------+-------------+------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦+-------------------------------------+-----------+-------------+------------+¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦+-------------------------------------+-----------+-------------+------------+¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦+-------------------------------------+-----------+-------------+------------+¦Временного (до 10 лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦+-------------------------------------+-----------+-------------+------------+¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦L-------------------------------------+-----------+-------------+-------------Наименование должностируководителя службы ДОУ Подпись Инициалы,фамилияИтоговые сведения переданы в архивный отделНаименование должности лица,передавшего сведения Подпись Инициалы,фамилия Форма номенклатуры дел Приложение N 16 к п. 13.2Наименование УТВЕРЖДАЮучреждения Наименованиедолжности руководителяучрежденияАКТ Подпись Инициалы,фамилия____________ N ______ Датаг. Липецко выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащиххранениюНа основании_________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов______________________________________________________________________________ с указанием сроков хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-историческойценностии утратившие практическое значение документы фонда______________________________________________________________________________ (название фонда)|—————|———————————————|——————————————|———————————|——————————————————————|—————————|——————————————————|———————————||N |Заголовок дела|Крайние даты |Номера |Индекс дела по |К-во дел|Сроки хранения |Приме- ||п/п |или групповой | |описей |номенклатуре или N | |дела и |чание || |заголовок | |(номен- |дела по описи | |номера статей | || |документов | |клатур) | | |по перечню | ||—————|———————————————|——————————————|———————————|——————————————————————|—————————|——————————————————|———————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 ||—————|———————————————|——————————————|———————————|——————————————————————|—————————|——————————————————|———————————|Итого ________________________________________ дел за _______________годы. (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за ________________________ годыутверждены,а по личному составу согласованы с ОЭПМК архивного отделаадминистрацииг. Липецка(протокол от _______________ N _________)Наименование должности лица,проводившего экспертизу Подпись Инициалы,фамилияСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК (ЦЭК) Протокол ОЭПМКархивногоучреждения отделаадминистрации г. Липецкаот ____________ N ______ от _____________ N_____ Форма акта о выделении документов к уничтожению Приложение N 17 к п. 14.2 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ______ |————————|————————————————————|———————————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————||N п/п |Индекс документа|Дата документа|Заголовок документа |Номера листов|Примечание || | | | | | ||————————|————————————————————|———————————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 ||————————|————————————————————|———————————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————|Итого _________________________________________________________документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи_______________________________________ (цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего внутреннюю описьИнициалы,документов дела ПодписьфамилияДата Форма внутренней описи документов дела Приложение N 18 к п. 14.2 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N В деле подшито (вложено) и пронумеровано____________________________________________________________________________________________________________ листов (цифрами и прописью)в том числе:литерные номера листов_______________________________________________________пропущенные номера листов____________________________________________________+ _____________________________________________ листов внутреннейописи|——————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————————————————————————————||Особенности физического состояния и |Номера листов ||формирования дела | ||——————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————————————————————————————||1 |2 ||——————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————————————————————————————|| | ||——————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————————————————————————————|Наименование должности лица,составившего заверительнуюИнициалы,надпись ПодписьфамилияДата Форма листа-заверителя дела Приложение N 19 к п. 14.4____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения)___________________________________ ДЕЛО N __________ Том N____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Заголовок дела)______________________________________________________________________________ (Крайние даты) На ___________ листах Хранить _____________ Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения Приложение N 20 к п. 15.3Наименование УТВЕРЖДАЮучреждения Наименованиедолжности руководителяучрежденияФонд N ________ Подпись Инициалы,фамилияОпись N _______ Датадел постоянного храненияза __________ годы|————————|———————————————|——————————————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————————||N п/п |Индекс дела |Заголовок дела |Крайние даты |Кол-во листов|Примечание || | | | | | ||————————|———————————————|——————————————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 ||————————|———————————————|——————————————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————————|В данный раздел описи внесено___________________________________________ дел (цифрами и прописью)с N __________________ по N ____________________________, в том числе:литерные номера ______________________________пропущенные номера ___________________________Наименование должностисоставителя описи Подпись Инициалы,фамилияДатаУТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ОЭПМК архивного Протокол ЭК(ЦЭК)отдела администрации г. Липецка учрежденияот _____________ N _____ от___________ N ____ Форма описи дел постоянного хранения Приложение N 21 к п. 15.3Наименование УТВЕРЖДАЮучреждения Наименованиедолжности руководителяучрежденияФонд N ________ Подпись Инициалы,фамилияОпись N _______ Датадел по личному составуза ________ годы|————————|———————————————|——————————————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————————||N п/п |Индекс дела |Заголовок дела |Крайние даты |Кол-во листов|Примечание || | | | | | ||————————|———————————————|——————————————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 ||————————|———————————————|——————————————————————————————|————————————————|———————————————|————————————————————|В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел (цифрами и прописью)с N __________________ по N ____________________________, в том числе:литерные номера ______________________________пропущенные номера ___________________________Наименование должностисоставителя описи Подпись Инициалы, фамилияДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК (ЦЭК) учреждения Протокол ОЭПМК архивного отдела администрации г. Липецкаот _____________ N _____ от ___________ N ____Форма описи дел по личному составу