Постановление Главы города Липецка от 11.03.2008 № 673
Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов граждан в архивном управлении
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е ГЛАВЫ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 11.03.2008г. г.Липецк N 673 Утратилo силу - Постановление Администрации города Липецка от 12.07.2013 г. N 1669 Об утверждении административногорегламента предоставления государственнойуслуги по организации исполнения запросов граждан в архивном управлении В соответствии с Федеральным законом РФ от 22.10.2005 N 125-ФЗ"Об архивном деле в РФ" и постановлением Липецкого областного Советадепутатов от 14.09.2006 N 1378-пс "Об областной целевой программе"Административная реформа в Липецкой области (2006 - 2008 гг.)" постановляю: 1. Утвердить административный регламент по предоставлениюгосударственной услуги по организации исполнения запросов граждан вАрхивном управлении администрации г. Липецка (прилагается). 2. Архивному управлению администрации г. Липецка (Корнева О.В.)принять необходимые меры для выполнения требований административногорегламента исполнения государственной услуги по запросам граждан. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы администрации г. Липецка С.Н. Трошкина.Глава города Липецка М.В.Гулевский Приложение к постановлению главы города Липецка от 11 марта 2008 г. N 673 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Государственная услуга 1. Административный регламент по предоставлению Архивнымуправлением администрации г. Липецка (далее - Управление)государственной услуги по организации исполнения запросов граждан,поступивших в Архивное управление администрации г. Липецка, определяетсроки и последовательность действий (административных процедур)Управления, а также порядок взаимодействия Управления с Управлением поделам архивов Липецкой области, государственными архивами,уполномоченными органами исполнительной власти субъектов РФ в областиархивного дела, другими органами государственной власти, органамиместного самоуправления и организациями, предприятиями и учреждениями(далее - организация) при осуществлении предоставления государственнойуслуги. Нормативные правовые акты 2. Предоставление государственной услуги осуществляется всоответствии со следующими нормативными правовыми актами: - Конституцией РФ; - Федеральным законом РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном делеРФ"; - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан РФ"; - Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 "ОФедеральном архивном агентстве"; - приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ идругих архивных документов в государственных и муниципальных архивах,музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук"; - Положением об Архивном управлении администрации г. Липецка,утвержденным распоряжением главы города Липецка от 06.12.2007 N2836-р. Орган по предоставлению государственной услуги 3. Предоставление государственной услуги по организацииисполнения запросов граждан и непосредственное исполнение запросовграждан осуществляет Управление при наличии у него соответствующихдокументов, необходимых для исполнения запросов. II. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ Порядок информирования о государственной услуге 4. Государственная услуга по исполнению запросов гражданпредоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивныхкопий, выдаваемых Управлением. 5. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется: - по письменным обращениям; - при личном обращении граждан. 6. Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом видепредставляется на информационном стенде, а также на сайтеадминистрации города Липецка. 7. По телефону специалисты Управления дают исчерпывающуюинформацию по вопросам исполнения запросов граждан. 8. При ответах на телефонные звонки и устные обращенияспециалисты Управления подробно и в вежливой форме информируютобратившихся по интересующим вопросам. 9. При невозможности специалиста, принявшего звонок,самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонокдолжен быть переадресован на телефонный номер, по которому можнополучить необходимую информацию. 10. Заявители, представившие в Управление запрос, в обязательномпорядке информируются специалистами: - о приостановлении предоставления услуг; - об отказе в предоставлении услуг; - о сроке исполнения запроса и возможности получения ответа. 11. В любое время с момента подачи заявления заявитель имеетправо на получение сведений о прохождении процедур по предоставлениюуслуги при помощи телефона либо посредством личного обращения вУправление. 12. Для получения сведений о прохождении процедур попредоставлению услуги заявителем называется дата подачи заявления,фамилия, имя, отчество лица, на чье имя исполняется запрос. Заявителюпредставляются сведения о том, на каком этапе находится выполнениепредставленного им запроса. 13. Местонахождение Управления и его почтовый адрес: Советская улица, 5, Липецк город, 398001. 14. Е-mail: archiv@cominfo.Lipetsk.ru 15. Телефоны Управления: 23-95-05, 23-97-18, 23-97-06. Порядок получения консультаций о предоставлении государственной услуги 16. Консультации по вопросам оказания услуг предоставляютсяспециалистами Управления. 17. Консультации предоставляются по: - перечням документов и сведениям, необходимым для предоставленияуслуги; - порядку обжалования действий (бездействия) и решений,осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги. 18. Консультации осуществляются при личном обращении граждан, атакже посредством телефона. Режим работы с заявителями 19. Прием граждан осуществляется: - начальником Управления - понедельник с 14.00 - 17.00; - специалистами Управления в соответствии с графиком: Прием заявлений понедельник, вторник, среда с 9.00 - 12.00 Выдача справок понедельник, вторник, среда, четверг с 15.00 - 17.00 Работа читального зала вторник, среда с 9.00 - 17.00 20. Время предоставления перерыва для отдыха и питанияспециалистов Управления устанавливается с 12.12 до 13.00 час. Сроки ожидания при предоставлении государственной услуги 21. Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления напредоставление услуги не должно превышать 30 минут. 22. Время ожидания очереди на прием к начальнику или дляполучения консультации не должно превышать 20 минут. 23. Консультации и справки предоставляются специалистами втечение всего срока предоставления услуги. Сроки предоставления государственной услуги 24. Запросы граждан, поступившие в Управление и требующиесоставления архивных справок, архивных выписок, архивных копий,рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации. Висключительных случаях начальник Управления вправе продлить срокрассмотрения запроса не более чем на 30 дней, уведомив об этомзаявителя. Основания для предоставления государственной услуги 25. Основанием для предоставления государственной услуги являетсяписьменный запрос (заявление) в адрес Управления (форма прилагается). 26. В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываютсясведения, необходимые для его исполнения. Обращения граждан должны содержать следующие реквизиты: - наименование организации или должностного лица, которому ониадресованы; - изложение существа обращения; - фамилия, имя, отчество заявителя; - почтовый адрес места жительства; - дата отправления письма. 27. По своему желанию заявитель дополнительно может представитьиные сведения, которые, по его мнению, имеют значение дляпредоставления услуги. 28. Для получения сведений, содержащих персональные данные отретьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающиеполномочия заявителя, предусмотренные законодательством РФ. 29. Образцы заполнения документов представлены в холлеадминистративного здания Управления на информационном стенде. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги 30. По запросам, поступившим в Управление, которые не могут бытьисполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 днейс момента регистрации гражданам направляется ответ с просьбой опредоставлении необходимых уточняющих данных. 31. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии,почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрениюзапросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные выражения. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги 32. Поступившие запросы социально-правового характера, связанныес социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионноеобеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняютсябесплатно (за исключением срочных) и при условии поступления вписьменном виде. III. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги 33. Ответственным за предоставление государственной услугиявляется начальник Управления, осуществляющего оказание услуги. 34. Организация предоставления государственной услуги включает всебя следующие административные процедуры Управления: - прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача ихна исполнение; - анализ тематики поступивших запросов; - направление непрофильных запросов на исполнение в другие архивыпо принадлежности; - подготовка и направление ответов гражданам (заявителям). Прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача их на исполнение 35. Поступившие в Управление письменные запросы (заявления)регистрируются, регистрация запроса является основанием для началадействий по предоставлению государственной услуги. 36. При необходимости некоторые запросы докладываются начальникуУправления. 37. Депутатские запросы, обращения федеральных органовгосударственной власти, Липецкого областного Совета народныхдепутатов, администрации Липецкой области, Управления по делам архивовЛипецкой области рассматриваются начальником Управления в деньпоступления. Анализ тематики поступивших запросов 38. Консультант Управления осуществляет анализ тематикипоступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков иимеющегося в Управлении научно-справочного аппарата и информационногоматериала. При этом определяются: - степень полноты информации, содержащейся в запросе инеобходимой для его исполнения; - местонахождение архивных документов, необходимых для исполнениязапроса; - местонахождение, адрес конкретной организации, куда следуетнаправить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности 39. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 5рабочих дней с момента регистрации Управление направляет непрофильныезапросы с сопроводительным письмом по принадлежности на исполнение: - в государственные и муниципальные архивы; - в другие организации - при наличии у них документов,необходимых для исполнения запросов. 40. В случае, если запрос требует исполнения несколькимиорганизациями, Управление направляет в соответствующие организациикопии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя. Подготовка и направление ответов гражданам 41. Одновременно с направлением непрофильных запросов наисполнение в другие архивы или организации Управление письменноуведомляет об этом граждан. 42. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителюнаправляется письмо с объяснением этих причин: отсутствиезапрашиваемых сведений, необходимость дополнительных сведений дляисполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть данырекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнениязапроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных иведомственных архивов. 43. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считаетсязаконченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запросапроинформирован о результатах рассмотрения. IV. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ 44. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятиемрешений по рассмотрению запросов заявителей определены Федеральнымзаконом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращенийграждан в Российской Федерации". 45. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,определенных административными процедурами по предоставлениюгосударственной услуги, и принятием решений осуществляется начальникомУправления, ответственным за организацию работы по предоставлениюгосударственной услуги. 46. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальникомУправления проверок соблюдения и исполнения специалистами Управленияположения настоящего Регламента. 47. Управление по делам архивов Липецкой области осуществляетконтроль за предоставлением государственной услуги Управлением. 48. Контроль за качеством и полнотой исполнения государственнойуслуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранениенарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовкуответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения,действия (бездействия) работников Управления. 49. По результатам проведенных проверок, в случае выявлениянарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применениемер ответственности в порядке, установленном законодательствомРоссийской Федерации. 50. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка можетпроводиться по конкретному обращению заявителя. 51. Для проверки полноты и качества исполнения государственнойуслуги приказом начальника Управления по делам архивов Липецкойобласти формируется рабочая группа. 52. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которойотмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. V. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) И РЕШЕНИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ В ХОДЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ 53. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемыхв ходе предоставления государственной услуги, производится всоответствии с законодательством Российской Федерации. 54. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает: - фамилию, имя, отчество; - почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; - изложение сути жалобы; - личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявительприлагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии. 55. Начальник Управления: - обеспечивает объективное всестороннее и своевременноерассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя,направившего жалобу, или его законного представителя; - вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобыдокументы и материалы от организаций, за исключением судов, органовдознания и органов предварительного следствия; - по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленныена восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законныхинтересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных вжалобе вопросов. 56. Ответ на жалобу подписывает начальник Управления. 57. Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется попочтовому адресу, указанному в обращении. 58. Поступившая в Управление письменная жалоба, для рассмотрениякоторой требуется обращение к архивным документам, рассматривается втечение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях начальникУправления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя,направившего жалобу. 59. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициаторажалобы, его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ,жалоба остается без ответа. Управление при получении письменнойжалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительныевыражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью работника Управления, атакже членов их семей, вправе оставить обращение без ответа посуществу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившемужалобу, о недопустимости злоупотребления правом. Если текст жалобы неподдается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщаетсязаявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адресподдаются прочтению. 60. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который емумногократно давались письменные ответы по существу на ранеенаправленные жалобы, и при этом в жалобе не приводятся новые доводыили обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение обезосновательности очередной жалобы и прекращении переписки сзаявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба иранее направляемые жалобы представлялись в Управление. О данномрешении уведомляется заявитель, направивший обращение.НачальникАрхивного управления О.В.Корнева Приложение N 1 к административному регламенту БЛОК-СХЕМА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН В АРХИВНОМ УПРАВЛЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЛИПЕЦКА (УЛ. СОВЕТСКАЯ, 5) -------------------------------------------------¬ ¦ Начало предоставления услуги: заявитель ¦ ¦обращается с комплектом документов (кабинет N 4)¦ ¦ в течение 0,5 часа на 1 человека ¦ L-------------------------T----------------------- ¦ V --------------------------------¬ нет -------+ Принимается решение о выдаче +----- да ¦ ¦ архивной справки ¦ ¦ ¦ L-------------------------------- ¦ V V -------------------------¬ -----------------------------------¬ ¦ Отказ в выдаче справки ¦ ¦ Прием и регистрация заявления ¦ ¦ в течение 3-х дней ¦ ¦ (кабинет N 4) ¦ L-----------T------------- L-------------------------T--------- ¦ ¦ ¦ V ¦ -----------------------------------¬ ¦ ¦ Поиск архивных данных в течение ¦ ¦ ¦3-х недель (кабинеты N 3, 4, 5, 7)¦ ¦ L-------------------------T--------- ¦ ¦ ¦ V ¦ ------------------------¬ ¦ нет ----+ Архивные данные +---- да ¦ ¦ ¦ в наличии ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------------ ¦ ¦ V V ¦ ------------------------------¬ --------------------------¬ ¦ ¦ Выдача извещения ¦ ¦Выдача архивных справок, ¦ L---->¦ об отсутствии архивных ¦ ¦выписок, копий в течение ¦ ¦ сведений в течение 1-го дня ¦ ¦ 3-х дней ¦ L----------------T------------- L-----------------T-------- ¦ ¦ V V ----------------------------------------------------------¬ ¦ Кабинет N 4 ¦ L-----------T--------------------------------------T------- ¦ ¦ V V -----------------------------------------------------------¬ ¦ Предоставление государственной услуги завершено ¦ L----------------------------------------------------------- Исполнение запросов граждан определяется в 30 календарных дней(срочные - до 5 дней).НачальникАрхивного управления О.В.Корнева-------------------------------------------------------------------------¬¦ АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ ¦¦ для наведения архивной справки по документам ¦¦ архивного управления администрации г. Липецка ¦+--------------------------------------T---------------------------------+¦Фамилия, имя, отчество, год и месяц +---------------------------------+¦рождения лица, о котором запрашивается+---------------------------------+¦архивная справка +---------------------------------++--------------------------------------+---------------------------------+¦Фамилия, имя, отчество лица, +---------------------------------+¦запрашивающего архивную справку, +---------------------------------+¦и отношение к лицу, о котором +---------------------------------+¦запрашивается справка (для лиц, +---------------------------------+¦запрашивающих справку о других лицах).+---------------------------------+¦Адрес и N телефона заявителя. +---------------------------------+¦Серия, номер и дата выдачи паспорта +---------------------------------++--------------------------------------+---------------------------------+¦Куда и для какой цели запрашивается +---------------------------------+¦архивная справка (адрес, по которому +---------------------------------+¦выслать справку) +---------------------------------++--------------------------------------+---------------------------------+¦О чем запрашивается архивная справка, +---------------------------------+¦точное название места работы, учебы, +---------------------------------+¦службы (учреждение, учебное заведение,+---------------------------------+¦воинская часть) +---------------------------------+L--------------------------------------+--------------------------------------------------------T------------------T-----------T--------T----------¬¦ О чем запрашивается ¦ Точное название ¦ Начало ¦ Конец ¦Должность,¦¦ справка (о трудовом ¦ места работы, ¦ работы, ¦ работы,¦ звание ¦¦ стаже, о зарплате, ¦ учебы, службы, ¦учебы (год,¦ учебы ¦ ¦¦ об образовании, ¦ время работы, ¦ месяц, ¦ ¦ ¦¦ о награждении и др.)¦ дата награждения ¦ число) ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------+------------------+-----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L---------------------+------------------+-----------+--------+-----------_____________________ _______________________ (дата) (подпись заявителя)