Приложение к Распоряжению от 06.09.2006 г № 681-Р Положение
Положение об архивном отделе липецкой области
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Архивный отдел области <1> является исполнительным органом государственной власти области в сфере государственного управления архивным делом.
1.2.В систему Архивного отдела входят ОГУ "Государственный архив Липецкой области", "Центр документации новейшей истории Липецкой области", "Областной архив по личному составу и специальной документации" <2> и архивные службы органов местного самоуправления городов и районов области.
1.3.Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством РФ и Липецкой области, а также настоящим Положением.
1.4.Архивный отдел осуществляет свою деятельность непосредственно через подведомственные ему государственные архивы во взаимодействии с другими исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления и их архивными службами, общественными объединениями и иными организациями и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.
1.5.Положение об Архивном отделе, его структура, численность и месячный фонд оплаты труда утверждаются распоряжением администрации Липецкой области.
1.6.Архивный отдел финансируется за счет бюджета области.
1.7.Архивный отдел обладает правами юридического лица, имеет печать с изображением герба Липецкой области и со своим наименованием, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки.
1.8.Местонахождение Архивного отдела - г. Липецк, ул. Папина, 2б.
--------------------------------
<1> Далее - Архивный отдел.
<2> Далее - государственные архивы.
2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами Архивного отдела являются:
2.1.Хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда области.
2.2.Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области.
2.3.Координация деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий <1> области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.
2.4.Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и области по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством области.
--------------------------------
<1> Далее - учреждения.
3.ФУНКЦИИ
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1.Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в архивные учреждения области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в архивные учреждения области.
3.2.Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда области, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках области, органах государственной власти, государственных унитарных предприятиях, государственных учреждениях, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральное архивное агентство.
3.3.Проверяет выполнение организациями, независимо от ведомственной подчиненности, законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела.
3.4.Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.
3.5.Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение законодательных (представительных) и исполнительных органов власти области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.
3.6.Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.
3.7.Решает в установленном порядке вопросы о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой.
3.8.В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда области.
3.9.Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда области.
3.10.Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе научно-методического совета архивных учреждений ЦФО РФ, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.
3.11.Разрабатывает в пределах своей компетенции инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.12.Организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на государственное хранение.
3.13.Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.14.Оказывает содействие собственникам частных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их документов.
3.15.Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.
3.16.Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание Архивного отдела и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.
3.17.Составляет сводные бухгалтерские отчеты и сметы расходов Архивного отдела и государственных архивов, проводит экономический анализ исполнения смет расходов этих учреждений.
3.18.Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.
3.19.Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Федеральным архивным агентством профильных архивных документов, находящихся за рубежом.
3.20.Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, укреплению и развитию их материальной базы.
3.21.Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных архивов, проводит научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.
3.22.Организует повышение квалификации работников подведомственных учреждений, работников архивов и делопроизводственных подразделений учреждений.
3.23.Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.
3.24.Организует исполнение запросов юридических лиц, российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
3.25.Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.
3.26.Обеспечивает мобилизационную подготовку Архивного отдела и координацию деятельности находящихся в его ведении государственных архивов.
3.27.Осуществляет по поручению исполнительных органов государственной власти области другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.
4.ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
4.1.Для осуществления возложенных функций Архивному отделу предоставляется право:
4.1.1.Запрашивать и получать в установленном порядке от архивных служб органов местного самоуправления городов и районов области, от государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций сведения о работе и состоянии архивов и организации документов в делопроизводстве, необходимые для ведения государственного централизованного учета архивных фондов и документов.
4.1.2.Проверять работу архивов, в т.ч. по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений по указанным вопросам.
4.1.3.Составлять в установленном порядке протоколы о нарушениях правил хранения, комплектования, учета или использования документов учреждений, организаций и предприятий области, независимо от их ведомственной подчиненности и организационно-правовой формы.
4.1.4.Ставить вопрос о создании рабочих комиссий и советов для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в т.ч. для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством, принимать участие в работе комиссий, советов.
4.1.5.Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.
4.1.6.Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.
4.1.7.В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в т.ч. недвижимым.
4.2.Документационное и информационное обеспечение Архивного отдела осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации области.
4.3.Финансирование целевых и комплексных программ, организации учебы кадров и других мероприятий, проводимых Архивным отделом, производится управлением финансов в установленном порядке.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ, РУКОВОДСТВО
5.1.Архивный отдел возглавляет начальник, который, как и его заместители, назначается и освобождается от должности Администрацией области.
Начальник несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивный отдел задач, распределяет обязанности между заместителями и работниками отдела.
5.2.Начальник Архивного отдела:
5.2.1.Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения работниками Архивного отдела, подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение.
5.2.2.Распоряжается кредитами и средствами в пределах утверждаемых смет и ассигнований.
5.2.3.Определяет структуру и вводит в действие штатное расписание, утвержденное администрацией области, утверждает смету расходов на его содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, перечень платных работ и услуг, выполняемых государственными архивами области.
5.2.4.Назначает и освобождает от должности в установленном порядке сотрудников Архивного отдела и руководящих работников государственных архивов области.
5.2.5.Утверждает положения о государственных архивах области, а также должностные регламенты гражданских служащих Архивного отдела, должностные инструкции руководящих работников государственных архивов области.
5.2.6.Представляет в установленном порядке особо отличившихся работников Архивного отдела и государственных архивов области к государственным наградам и присвоению почетных званий.
5.3.В Архивном отделе образуется коллегия в составе начальника (председатель коллегии) и членов коллегии.
Состав коллегии утверждается Администрацией области.
Коллегия Архивного отдела, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, представителей учреждений.
5.4.При Архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда области, отбором их на хранение в государственные архивы и экспертизой ценности документов.
Положение об указанной комиссии и ее состав утверждается начальником Архивного отдела.
6.ИМУЩЕСТВО И ФИНАНСЫ
6.1.Имущество Архивного отдела является государственной собственностью Липецкой области и закрепляется за ним на праве оперативного управления Комитетом по управлению государственным имуществом Липецкой области согласно акту приема-передачи.
6.2.Архивный отдел не вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом и имуществом, приобретенным за счет средств, выделяемых ему по смете.
6.3.Государственное имущество Архивного отдела может быть изъято в случаях, установленных действующим законодательством.
6.4.При осуществлении права оперативного управления Архивный отдел обязан:
- эффективно использовать государственное имущество;
- обеспечивать сохранность и использование имущества строго по назначению;
- не допускать ухудшения технического состояния имущества;
- осуществлять текущий и капитальный ремонт;
- начислять амортизационные отчисления на изнашиваемую часть имущества.