Распоряжение Главы администрации города Липецка от 24.05.2004 № 820-р
О внесении изменений в распоряжение главы администрации г.Липецка от 02.04.2002 N 386-р
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 24.05.2004г. г.Липецк N 820-р Утратилo силу - Распоряжение Главы города Липецка от 06.12.2007 г. N 2836-р О внесении изменений в распоряжениеглавы администрации г.Липецка от 02.04.2002 N 386-р В связи с изменением структуры администрации г. Липецка: 1. Внести изменения в распоряжение главы администрации г. Липецкаот 02.04.2002 N 386-р "Об утверждении Положения об архивном отделеадминистрации г. Липецка": в приложении вместо слов "управляющийделами" читать "заместитель главы - руководитель аппарата". 2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить назаместителя главы - руководителя аппарата администрации г. ЛипецкаКошелева И.Н.Глава администрациигорода Липецка М.В.Гулевский Приложение к распоряжению главы администрации г. Липецка от 24 мая 2004 г. N 820-р ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЛИПЕЦКА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Администрация г. Липецка в лице архивного отдела всоответствии с Уставом города и Законом Липецкой области об архивномфонде и архивах в целях эффективной организации архивного дела натерритории г. Липецка осуществляет полномочия по: - организации и содержанию архивного отдела администрации; - обеспечению хранения, комплектования, учета и использованияархивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельностигородского Совета и администрации, ее структурных подразделений,деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, атакже организаций областного уровня, переданных на законном основаниив сферу деятельности архивного отдела; - решению вопросов о передаче права собственности на архивныефонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведениюРоссийской Федерации, совместному ведению Российской Федерации исубъектов Российской Федерации, ведению субъектов РоссийскойФедерации. 1.2. Для решения задач по реализации полномочий в областиархивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел,выполняющий функции органа управления архивным делом в городе имуниципального архива. 1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделениемадминистрации без статуса юридического лица, имеет собственную печатьи бланки со своим наименованием. 1.4. Отдел руководит деятельностью Муниципального учреждения"Липецкий городской межведомственный архив по личному составу" идругими ведомственными и межведомственными архивами. 1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, федеральными законами и иными нормативнымиправовыми актами Российской Федерации и ее субъекта, Уставомадминистрации г. Липецка, постановлениями и распоряжениями главыадминистрации, а также нормативно-методическими документамиФедеральной архивной службы России, архивного отдела администрацииЛипецкой области и настоящим Положением. 1.6. Положение об Отделе утверждается главой администрации г.Липецка по согласованию с заместителем главы - руководителем аппаратаадминистрации. 1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальныхслужащих - специалистов Отдела устанавливаются главой администрации попредставлению заместителя главы - руководителя аппаратаадминистрации. 1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отделаосуществляется за счет средств городского бюджета и выделяется в немотдельной строкой. 1.8.1. Дополнительными источниками финансирования являются: - целевые средства из бюджета субъекта Российской Федерации, втом числе для выполнения полномочий на хранение архивных фондов иархивных документов организаций, отнесенных к государственнойсобственности и расположенных на территории города; - специальные средства за счет оказания платных работ и услуг; - спонсорские и иные средства, полученные в порядке,предусмотренном действующим законодательством. 1.9. Номенклатура и расценки на платные работы и услугиутверждаются решением сессии Липецкого городского Совета депутатов. 1.10. Администрация г. Липецка представляет Отделу помещения,отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности документов,его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану,транспортное обслуживание и создание необходимых условий трудаработников. 2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ Основными задачами и функциями Отдела являются: 2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов,подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе: - хранение и учет документов, принятых в Отдел; - учет документов, принятых в МУ "Межведомственный архив поличному составу"; - представление в установленном порядке учетных данных в архивныйотдел администрации Липецкой области; - проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранениядокументов, принятых в Отдел, и обеспечению их физическойсохранности; - подготовка, представление администрации и реализацияпредложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся вОтделе. 2.1.1. Отдел обеспечивает хранение: - архивных фондов и архивных документов на различных видахносителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в составАрхивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся врезультате деятельности и органов местного самоуправления с момента ихобразования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальнойсобственности, а также находящихся в совместном ведении администрацийгорода и области; - архивных фондов и архивных документов юридических и физическихлиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, втом числе личного происхождения, входящих в негосударственную частьАрхивного фонда Липецкой области; - печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющихфонды Отдела; - учетных документов, архивных справочников и других материалов,необходимых для осуществления его практической деятельности. 2.1.2. Отдел может принимать на депозитарное хранение при наличиисвободных площадей и необходимых условий документы действующихмуниципальных и государственных организаций, а также граждан надоговорных условиях. 2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Липецкойобласти поступают на хранение в Отдел в порядке и на условияхдоговоров между собственником документов и Отделом, действующим отимени администрации. 2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое,научное, социальное, экономическое, политическое или культурноезначения для г. Липецка, в том числе: - составление списков организаций - источников комплектованияОтдела, утверждаемых главой администрации и согласовываемых с архивнымотделом администрации Липецкой области; систематическая работа по ихуточнению; - сбор и прием документов постоянного и долговременного храненияв Отдел; - проведение в установленном порядке экспертизы ценностидокументов, хранящихся в Отделе. 2.3. Организационно-методическое руководство деятельностьюведомственных архивов и организацией документов в делопроизводствеорганов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействиеорганизациям других форм собственности в порядке реализации отдельныхгосударственных полномочий администрации в сохранении, комплектованиии использовании их архивов, включая: - проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственногохранения документов, в том числе по личному составу; - ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся ворганизациях - источниках комплектования и других организациях,находящихся на территории г. Липецка; - рассмотрение и утверждение поступивших от организаций описейдел постоянного хранения; - рассмотрение и согласование описей дел по личному составуорганизаций, документы которых подлежат передаче в Отдел и МУ"Межведомственный архив по личному составу"; - рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах,экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводствуорганизаций - источников комплектования Отдела; - изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов иделопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; - оказание организационно-методической помощи, проведениесеминаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методикиработы с документами; - разработка и реализация мероприятий по улучшению работыведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве,внедрению государственной системы документационного обеспеченияуправления и унифицированных систем документации; повышениюквалификации работников архивов и делопроизводственных служб. 2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления,организация использования архивных документов, удовлетворение правграждан на архивную информацию, в том числе: - информирование органов местного самоуправления, иныхорганизаций города о составе и содержании документов Отдела поактуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лицна документную информацию, в том числе на договорной основе; - организация работы пользователей документами, изготовлениекопий документов по их запросам, подготовка документальных выставок,материалов для средств массовой информации, проведение встреч собщественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская иисследовательская деятельности; - ведение исторической летописи органов представительной иисполнительной власти, отраслей городского хозяйства с осуществлениеминициативного фотографирования и документирования; - организация музейно-выставочной работы для более полногоудовлетворения возрастающего интереса граждан к историческомунаследию; - исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдачаим архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; - создание и совершенствование научно-справочного аппарата кдокументам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем,банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержаниидокументов. 2.5. Реализация отдельных государственных полномочийадминистрации в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкойобласти, в том числе контроль за соблюдением юридическими ифизическими лицами архивного законодательства Российской Федерации. 3. ПРАВА Отделу для выполнения возложенных на него задач и функцийпредоставляется право: 3.1. Представлять администрацию г. Липецка по всем вопросам,входящим в компетенцию Отдела. 3.2. По согласованию с заместителем главы - руководителемаппарата администрации вносить на рассмотрение главы администрации г.Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, архивного отделаадминистрации Липецкой области предложения по развитию архивного дела,улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использованиядокументов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работыведомственных архивов и организации документов в делопроизводствеорганизаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрациейгорода и горсоветом депутатов вопросов архивного дела иделопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов. 3.3. Запрашивать и получать от организаций - источниковкомплектования, независимо от их ведомственной подчиненности,необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов,организации документов в делопроизводстве. 3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными натерритории г. Липецка, независимо от их подчиненности и формсобственности, требований федерального и регионального архивногозаконодательства. 3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям,находящимся на территории г. Липецка, обязательные для их исполненияуказания по вопросам работы ведомственных архивов и организациидокументов в делопроизводстве. 3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках имероприятиях, проводимых администрацией и ее структурнымиподразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций. 3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссийорганизаций для участия в решении вопросов сохранности документов. 3.8. Ставить перед органами местного самоуправления,государственной власти вопросы о привлечении к ответственности занарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц,выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях,а также физических лиц. 3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные видыприносящей доход деятельности, заключать договоры и производитьрасчеты с организациями за выполнение договорных работ и платныхуслуг. 3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местногосамоуправления, организациями г. Липецка, архивным отделомадминистрации Липецкой области, Липецким отделением Российскогообщества историко-архивистов, другими общественными организациями. 3.11. Создавать при Отделе экспертно-проверочную и методическуюкомиссию, утверждаемую главой администрации г. Липецка, длярассмотрения организационно-методических и практических вопросовархивного дела и документационного обеспечения управления. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 4.1. Отдел возглавляет начальник Отдела. Начальник Отдела имеетзаместителя. 4.2. Начальник Отдела, его заместитель и специалисты Отделаявляются муниципальными служащими, входят в Реестр муниципальныхдолжностей (исключение составляют работники, содержащиеся за счетспецсредств). 4.3. Начальник Отдела назначается и освобождается от должностиглавой администрации города по представлению заместителя главы -руководителя аппарата администрации. 4.4. Заместитель начальника Отдела и специалисты назначаются иосвобождаются от должности главой администрации г. Липецка попредставлению начальника Отдела и по согласованию с заместителем главы- руководителем аппарата администрации. При смене начальника Отдела прием-передача дел производитсяспециально созданной комиссией, включающей представителейадминистрации г. Липецка, а также архивного отдела администрацииЛипецкой области. Акт приема-передачи утверждается заместителем главы- руководителем аппарата администрации и представляется в архивныйотдел администрации Липецкой области. 4.5. Начальник Отдела: 4.5.1. Организует деятельность Отдела и несет персональнуюответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций. 4.5.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела вг. Липецке в установленном порядке перед администрацией города и передархивным отделом администрации Липецкой области. 4.6. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правиламии инструкциями, действующими в администрации г. Липецка и в системеФедеральной архивной службы России, на основе целевых программ, плановработы, утверждаемых заместителем главы - руководителем аппаратаадминистрации с учетом рекомендаций архивного отдела администрацииЛипецкой области. 4.7. Должностные обязанности начальнику Отдела и его заместителюопределяются заместителем главы - руководителем аппаратаадминистрации, а заместителю начальника и специалистам - начальникомОтдела. 4.8. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главойадминистрации города Липецка в установленном порядке. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отделапередаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации илиотсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранениев Государственный архив Липецкой области. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 5.1. Отдел несет ответственность за сохранность документов,поступивших в установленном порядке на хранение, их своевременный учети использование; за достоверность и полноту информации,представляемой по архивным источникам. 5.2. Начальник Отдела и его заместитель руководят деятельностьюОтдела, несут персональную ответственность за результаты этойдеятельности и состояние дисциплины в соответствии с действующимзаконодательством и с учетом прав, предоставляемых настоящимПоложением. Начальник архивного отдела администрации г. Липецка О.В.Корнева