Распоряжение Главы города Липецка от 26.11.2008 № 2500-р
О Положении и структуре архивного управления администрации г.Липецка
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГЛАВЫ ГОРОДА ЛИПЕЦКА 26.11.2008г. г.Липецк N 2500-р Утратилo силу - Распоряжение Администрации города Липецка от 01.10.2010 г. N 828-р О Положении и структуреархивного управленияадминистрации г.Липецка В связи с изменением структуры архивного управления администрацииг. Липецка: 1. Утвердить Положение и структуру архивного управленияадминистрации г. Липецка в новой редакции с 01.01.2009 (приложения N1, 2). 2. Направить Положение об архивном управлении администрации г.Липецка на утверждение в Липецкий городской Совет депутатов. 3. Приложения N 1, 2, 5 распоряжения главы города Липецка от06.10.2008 N 2084 "Об утверждении Положения, структуры и штатногорасписания архивного управления администрации г. Липецка" считатьутратившими силу. 4. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить назаместителя главы администрации г. Липецка С.Н. Трошкина.Глава города Липецка М.В.Гулевский Приложение N 1 к распоряжению главы города Липецка от 26 ноября 2008 г. N 2500-р ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ УПРАВЛЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЛИПЕЦКА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Архивное управление администрации г. Липецка (далее -Управление) является структурным подразделением администрации г.Липецка. 1.2. Управление является юридическим лицом, наделеномуниципальным имуществом, закрепленным за ним на праве оперативногоуправления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением гербагорода Липецка и своим наименованием, другие печати, штампы и бланки,необходимые для его деятельности, а также счета, открываемые всоответствии с законодательством Российской Федерации. 1.3. В соответствии с законами РФ "Об общих принципах организацииместного самоуправления в Российской Федерации" N 131-ФЗ от06.10.2003, "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от22.10.2004, Законом Липецкой области "О наделении органов местногосамоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфереархивного дела" N 117-ОЗ от 30.11.2000, Уставом г. Липецка архивноеуправление осуществляет полномочия по: - организации и содержанию архивохранилища; - обеспечению хранения, комплектования, учета и использованияархивных документов, образовавшихся и образующихся в процесседеятельности Липецкого городского Совета депутатов и администрациигорода, муниципальных предприятий и учреждений, а также документовАрхивного фонда Липецкой области и архивных документов, находящихся натерритории г. Липецка и являющихся областной государственнойсобственностью; - решению вопросов о передаче права собственности на архивныефонды и архивные документы, за исключением вопросов, отнесенных кведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерациии Липецкой области, ведению Липецкой области. 1.4. Управление взаимодействует с ведомственными имежведомственными архивами организаций города Липецка независимо от ихформы собственности. 1.5. Управление в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле вРоссийской Федерации" и иными нормативными правовыми актами РоссийскойФедерации и Липецкой области, Уставом города Липецка, постановлениямии распоряжениями главы города Липецка, а такженормативно-методическими документами Федерального архивного агентства,управления по делам архивов Липецкой области. 1.6. Полномочия, структура и штатная численность Управленияутверждаются главой города по представлению начальника архивногоуправления и по согласованию с координирующим заместителем главыадминистрации города Липецка. 1.7. Положение об Управлении утверждается Липецким городскимСоветом депутатов по представлению главы города Липецка. 1.8. Начальник Управления и работники отдела сохранности ииспользования документов муниципального образования являютсямуниципальными служащими. Для выполнения технических и иных функцийУправление заключает трудовые договоры с работниками, не являющимисямуниципальными служащими. 1.9. Архивное управление имеет внутреннюю структуру, состоящую изотделов, вопросы деятельности которых регламентируются положениями оних. 1.10. Местонахождение Управления - 398001, город Липецк, ул.Советская, д. 5. 2. ЗАДАЧИ Основными задачами Управления являются: 2.1. Организация хранения, комплектования, учета и использованиядокументов органов местного самоуправления г. Липецка, муниципальныхпредприятий и учреждений, документов Архивного фонда Липецкой областии архивных документов, находящихся на территории г. Липецка иявляющихся областной государственной собственностью, а такжедокументов ликвидированных организаций независимо от их формысобственности. 2.2. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела натерритории г. Липецка. 2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления г.Липецка, муниципальных предприятий и учреждений города в областиархивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитиии совершенствовании государственной системы делопроизводства иунифицированных систем документации в области архивного дела,взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациямии предприятиями всех форм собственности, расположенными на территориигорода. 2.4. Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению,комплектованию, учету и использованию архивных документов,относящихся к государственной собственности и находящихся натерритории г. Липецка. 2.5. Представление главе города Липецка предложений по вопросампередачи архивных документов, находящихся в муниципальнойсобственности, в собственность Российской Федерации, субъектовРоссийской Федерации, иных муниципальных образований. 2.6. Контроль за соблюдением законодательства РоссийскойФедерации и Липецкой области, нормативных правовых актов органовместного самоуправления по вопросам архивного дела. 3. ФУНКЦИИ Управление в соответствии с возложенными задачами выполняетследующие функции: 3.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов,подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе: - хранение и учет документов, принятых в Управление; - представление в установленном порядке учетных данных вуправление по делам архивов Липецкой области; - проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранениядокументов, принятых в Управление, и обеспечению их физическойсохранности; - информирование администрации г. Липецка о выявленныхнедостатках в области архивного дела и реализация предложений посовершенствованию сохранности документов, хранящихся в Управлении. 3.1.1. Управление обеспечивает хранение: - архивных фондов и архивных документов на различных видахносителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в составАрхивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся врезультате деятельности органов местного самоуправления с момента ихобразования, деятельности муниципальных предприятий и учреждений, атакже находящихся в совместном ведении администраций города и Липецкойобласти; - архивных фондов и архивных документов юридических и физическихлиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, втом числе личного происхождения, входящих в негосударственную частьАрхивного фонда Липецкой области; - архивных фондов и архивных документов, являющихся областнойгосударственной собственностью, входящих в состав Архивного фондаЛипецкой области и переданных на законных основаниях в ведениеадминистрации г. Липецка в порядке реализации отдельныхгосударственных полномочий; - печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющихфонды Управления; - учетных документов, архивных справочников и других материалов,необходимых для осуществления практической деятельности. 3.1.2. Документы негосударственной части Архивного фонда Липецкойобласти поступают на хранение в Управление в порядке и на условияхдоговоров между собственником документов и Управлением, действующим отимени администрации города. 3.2. Комплектование Управления документами, имеющимиисторическое, научное, социальное, экономическое, политическое иликультурное значение для г. Липецка, в том числе: - составление списков организаций - источников комплектованияархивными документами Управления, утверждаемых главой города исогласовываемых с управлением по делам архивов Липецкой области;систематическая работа по их уточнению; - сбор и прием документов постоянного и временного хранения вУправление. 3.3. Организационно-методическое руководство деятельностьюведомственных архивов и организацией делопроизводства администрациигорода Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, муниципальныхпредприятий и учреждений; музеев, библиотек, содействие организациямдругих форм собственности в порядке реализации отдельныхгосударственных полномочий администрации города в сохранении,комплектовании и использовании их архивов, включая: - ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся впредприятиях и организациях - источниках комплектования архивнымидокументами и других предприятиях и организациях, находящихся натерритории г. Липецка; - рассмотрение, утверждение и согласование поступивших отпредприятий и организаций города описей дел постоянного хранения,временного хранения и по личному составу; - рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах,экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкций поделопроизводству предприятий и организаций - источников комплектованияархивными документами Управления; - изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов иделопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; - оказание организационно-методической помощи, проведениесеминаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методикиработы с документами; - разработка рекомендаций и оказание методической помощи поулучшению работы ведомственных архивов, совершенствованиюгосударственной системы делопроизводства и унифицированных системдокументации. 3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправленияг. Липецка, организация использования архивных документов,удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе: - информирование органов местного самоуправления г. Липецка,предприятий и организаций города о составе и содержании документовУправления, исполнение запросов юридических и физических лиц надокументную информацию; - организация работы пользователей с документами, изготовлениекопий документов по их запросам, подготовка документальных выставок,материалов для средств массовой информации, проведение встреч собщественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская иисследовательская деятельности; - ведение исторической летописи органов местного самоуправленияг. Липецка, отраслей городского хозяйства с осуществлениеминициативного фотографирования и документирования; - организация музейно-выставочной работы для более полногоудовлетворения возрастающего интереса граждан к историческомунаследию; - исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдачаим архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; - создание и совершенствование научно-справочного аппарата кдокументам Управления, автоматизированных информационно-поисковыхсистем, банков и баз данных, архивных справочников о составе исодержании документов. 4. ПРАВА Управлению для выполнения возложенных на него задач и функцийпредоставляется право: 4.1. Представлять администрацию г. Липецка по всем вопросам,входящим в компетенцию Управления. 4.2. По согласованию с координирующим заместителем главыадминистрации вносить на рассмотрение главы города Липецка, Липецкогогородского Совета депутатов, управления по делам архивов Липецкойобласти предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечениясохранности, комплектования и использования документов, хранящихся вУправлении, совершенствованию работы ведомственных архивов иорганизации делопроизводства предприятий и организаций города,участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города игородским Советом депутатов вопросов архивного дела иделопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов. 4.3. Запрашивать и получать от организаций города - источниковкомплектования архивными документами, независимо от их ведомственнойподчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственныхархивов, организации делопроизводства. 4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными натерритории г. Липецка, законодательных норм в области архивного дела врамках предоставленных полномочий Федеральным законом "Об архивномделе в РФ". 4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям,расположенным на территории г. Липецка, независимо от их ведомственнойподчиненности и форм собственности, обязательные для их исполненияуказания по вопросам работы ведомственных архивов и организацииделопроизводства. 4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях,проводимых администрацией города; участвовать в работе экспертныхкомиссий предприятий и организаций города. 4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссийпредприятий и организаций города для участия в решении вопросовсохранности документов. 4.8. Взаимодействовать в своей деятельности с управлением поделам архивов Липецкой области, Липецким отделением Российскогообщества историков-архивистов, другими общественными организациями. 4.9. Образовывать при Управлении экспертно-проверочную иметодическую комиссию, утверждаемую координирующим заместителем главыадминистрации г. Липецка, для рассмотрения организационно-методическихи практических вопросов архивного дела и документационногообеспечения управления организаций и предприятий города Липецка. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 5.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность иосвобождаемый от должности главой города по представлениюкоординирующего заместителя главы администрации г. Липецка. 5.2. Начальник Управления имеет заместителя, назначаемого надолжность и освобождаемого от должности начальником Управления посогласованию с координирующим заместителем главы администрации г.Липецка. 5.3. На время отсутствия начальника Управления его обязанностиисполняет заместитель начальника. 5.4. При смене начальника Управления прием-передача делпроизводится специально созданной комиссией, включающей представителейадминистрации г. Липецка, а также управления по делам архивовЛипецкой области. Акт приема-передачи утверждается координирующимзаместителем главы администрации и представляется в управление поделам архивов Липецкой области. 5.5. Права, обязанности, гарантии социальной защиты работниковУправления устанавливаются законодательством Российской Федерации,законами Липецкой области, нормативными правовыми актами органовместного самоуправления. 5.6. Начальник Управления: 5.6.1. Назначает и освобождает от должности заместителяначальника Управления и работников Управления. 5.6.2. Организует деятельность Управления, издает приказы, ведетконтроль за их исполнением. 5.6.3. Отчитывается о работе Управления и состоянии архивногодела в г. Липецке в установленном порядке перед администрацией городаи управлением по делам архивов Липецкой области. 5.6.4. Утверждает положения об отделах Управления, правилавнутреннего трудового распорядка, должностные инструкции заместителяначальника Управления и начальников отделов Управления. 5.6.5. Представляет главе города Липецка: - предложения о предельной штатной численности и фонде оплатытруда работников Управления; - предложения по формированию городского бюджета в частифинансирования Управления. 5.6.6. Осуществляет функции главного получателя средствгородского бюджета, предусмотренных на содержание Управления, и иныхбюджетных средств, подписывает финансовые документы. 5.6.7. Рассматривает вопросы установления должностных окладовработникам Управления, а также надбавок к должностным окладам. 5.6.8. Вносит предложения об изменении квалификационных разрядовработникам Управления. 5.7. Должностная инструкция начальника Управления утверждаетсякоординирующим заместителем главы администрации. 5.8. Должностные инструкции специалистов Управления утверждаютсяначальником Управления. 6. ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ 6.1. Управление владеет, пользуется принадлежащим ему на правеоперативного управления имуществом в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации. 6.2. Управление отвечает по своим обязательствам в пределахнаходящихся в его распоряжении денежных средств. 6.3. Источниками формирования имущества и финансовых ресурсовУправления являются: - средства городского бюджета; - целевые средства из бюджета Липецкой области. 7. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ 7.1. Реорганизация или ликвидация Управления производится всоответствии с действующим законодательством. 7.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизацииУправления передаются организации-правопреемнику. При его ликвидациидокументы передаются на постоянное хранение в один из государственныхархивов Липецкой области. 7.3. При ликвидации Управления его средства, за вычетом платежейпо покрытию его обязательств, передаются в городской бюджет и являютсямуниципальной собственностью города Липецка. 8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 8.1. Начальник Управления несет персональную ответственность зарезультаты деятельности Управления и состояние дисциплины вУправлении. 8.2. Работники Управления несут ответственность за неисполнениедолжностных обязанностей в соответствии с трудовым законодательством. Начальник архивного отдела администрации г. Липецка О.В.Корнева Приложение N 2 к распоряжению главы города Липецка от 26 ноября 2008 г. N 2500-р СТРУКТУРА АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА ПО СОСТОЯНИЮ НА 01.01.2009 --------------------------------------------------¬ ¦ НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ¦ L-------T--------------------------------T--------- ¦ ¦ \/ ¦ ------------------------¬ ¦ ¦ЗАМЕСТИТЕЛЬ НАЧАЛЬНИКА ¦ ¦ ¦ УПРАВЛЕНИЯ ¦ ¦ L--------T--------------- ¦ ¦ ¦ \/ \/ ------------------------¬ --------------------¬ ¦ ОТДЕЛ СОХРАННОСТИ ¦ ¦ ОТДЕЛ СОХРАННОСТИ ¦ ¦ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ¦ ¦ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ¦ ¦ ДОКУМЕНТОВ ¦ ¦ ДОКУМЕНТОВ ¦ ¦ МУНИЦИПАЛЬНОГО ¦ ¦ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ¦ ¦ ОБРАЗОВАНИЯ ¦ ¦ ¦ L------------------------ L-------------------- Начальник архивного управления О.В.Корнева