Постановление Администрации города Ельца Липецкой области от 21.03.2008 № 32
Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным комитетом государственной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов физических и юридических лиц
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕЛЬЦА ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ 21.03.2008г. г.Елец N 32 Утратилo силу - Постановление Администрации города Ельца Липецкой области от 15.03.2012 г. N 348 Об утверждении административного регламентапо предоставлению архивным комитетом государственнойуслуги по организации исполнения обращений, жалоби запросов физических и юридических лиц В соответствии с постановлением Липецкого областного Советадепутатов от 22.02.2006 N 267-ОЗ "О наделении органов местногосамоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфереархивного дела", руководствуясь Уставом города Ельца, постановляю: Утвердить административный регламент по предоставлениюгосударственной услуги согласно приложению.И.о.главы города В.Г.Овсянников Приложение к постановлению администрации города от 21 марта 2008 г. N 32 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ КОМИТЕТОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕЛЬЦА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ, ЖАЛОБ И ЗАПРОСОВ ФИЗИЧЕСКИХ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ПОСТУПИВШИХ В АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕЛЬЦА 1. Общие положения Наименование государственной услуги 1. Административный регламент по предоставлению Архивнымкомитетом администрации города Ельца государственной услуги поорганизации исполнения обращений, жалоб и запросов физических июридических лиц (заявитель), поступивших в Архивный комитетадминистрации города Ельца (далее - Регламент), определяет сроки ипоследовательность действий (административных процедур) Архивногокомитета администрации города Ельца (далее - Комитет), а также порядоквзаимодействия Комитета с Управлением по делам архивов Липецкойобласти, государственными архивами, уполномоченными органамиисполнительной власти субъектов Российской Федерации в областиархивного дела, другими органами государственной власти, органамиместного самоуправления и организациями (далее - организации) приосуществлении предоставления государственной услуги. Нормативно-правовое регулирование предоставления государственной услуги 2. Предоставление государственной услуги по организацииисполнения обращений, жалоб и запросов физических и юридических лиц,поступивших в Комитет, осуществляется в соответствии с: - Конституцией Российской Федерации ("Российская газета",25.12.1993, N 237); - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,2004 г. N 43, ст. 4169); - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации", 2006 г. N 19,ст. 2060); - Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004N 290 "О Федеральном архивном агентстве" (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2004 г. N 25, ст. 2572); - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерствомюстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059). - Положением об Архивном комитете администрации города Ельца(утверждено распоряжением главы администрации города Ельца от05.10.2007 N 252-р). Орган по предоставлению государственной услуги 3. Предоставление государственной услуги по организацииисполнения обращений, жалоб и запросов физических и юридических лиц инепосредственное исполнение запросов российских граждан осуществляетАрхивный комитет администрации города Ельца при наличии у негосоответствующих документов, необходимых для исполнения запросов. 2. Требования к порядку предоставления государственной услуги Порядок информирования о государственной услуге 4. Государственная услуга по исполнению запросов заявителейпредоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивныхкопий, выдаваемых Архивным комитетом администрации города Ельца. 5. Местонахождение Комитета и его почтовый адрес: 399770, г. ЕлецЛипецкой области, ул. Октябрьская, 127. 6. Телефон Комитета: 2-05-84. 7. Информация по процедурам исполнения обращений, жалоб изапросов предоставляется: - по письменным обращениям; - по телефону; - при личном обращении граждан или представителя юридическоголица. 8. Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом видепредставлена на информационном стенде. 9. По телефону специалисты Комитета дают исчерпывающую информациюпо вопросам исполнения обращений, жалоб и запросов заявителей. 10. При ответах на телефонные звонки и устные обращенияспециалисты Комитета подробно и в вежливой (корректной) формеинформируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ нателефонный звонок должен начинаться с информации о наименованииКомитета, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве идолжности специалиста. 11. При невозможности специалиста, принявшего звонок,самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонокдолжен быть переадресован (переведен) на председателя Комитета или жеобратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, покоторому можно получить необходимую информацию. 12. Заявители, представившие в Комитет запрос, в обязательномпорядке информируются специалистами: - о приостановлении предоставления услуг; - об отказе в предоставлении услуги; - о сроке исполнения запроса и возможности получения ответа. 13. В любое время с момента приема заявления заявитель имеетправо на получение сведений о прохождении процедур по предоставлениюуслуги при помощи телефона или посредством личного обращения вКомитет. 14. Для получения сведений о прохождении процедур попредоставлению услуги заявителем указываются (называются) дата ивходящий номер. Заявителю предоставляются сведения о том, на какомэтапе (в процессе выполнения каждой административной процедуры)находится представленный им запрос. Порядок получения консультаций о предоставлении государственной услуги 15. Консультации (справки) по вопросам предоставления услугипредоставляются специалистами Комитета. 16. Консультации предоставляются по: - перечням документов и сведениям, необходимым для предоставленияуслуги; - времени приема и выдачи документов; - срокам предоставления услуги; - порядку обжалования действий (бездействия) и решений,осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги. 17. Консультации предоставляются при личном обращении,посредством телефона. Режим работы с заявителями 18. Прием граждан осуществляется председателем и специалистамиКомитета по пятницам с 8.00 до 12.00. 19. Время предоставления перерыва для отдыха и питанияспециалистов Комитета устанавливается следующим: с 12.00 до 12.48. Сроки ожидания при предоставлении государственной услуги 20. Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления напредоставление услуги не должно превышать 30 минут. 21. Время ожидания на прием к председателю или для полученияконсультации не должно превышать 20 минут. 22. Время приема председателем Комитета должно составлять неменее двух часов в неделю. 23. Консультации и справки предоставляются специалистами втечение всего срока предоставления услуги. Сроки предоставления государственной услуги 24. Запросы заявителей, поступившие в Комитет и требующиесоставления архивных справок, архивных выписок, архивных копий,рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Висключительных случаях председатель Комитета вправе продлить срокрассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. Основание для предоставления государственной услуги 25. Основанием для предоставления государственной услуги являетсяписьменный запрос (заявление) в адрес Комитета. 26. В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываютсясведения, необходимые для его исполнения. Обращения заявителей должны содержать реквизиты: - наименование организации или должностного лица, которому ониадресованы; - фамилия, имя, отчество, год рождения заявителя; - почтовый адрес места жительства; - изложение существа обращения; - дата отправления письма. 27. По своему желанию заявитель дополнительно может представитьиные сведения, которые, по его мнению, имеют значение дляпредоставления услуги. 28. Для получения сведений, содержащих персональные данные отретьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающиеполномочия заявителя, предусмотренные законодательством РоссийскойФедерации. 29. Перечень, формы документов для заполнения, образцы заполнениядокументов представлены на информационном стенде. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги 30. По запросам, поступившим в Комитет, которые не могут бытьисполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 днейс момента регистрации заявителю направляется ответ с указанием опредоставлении необходимых данных. 31. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии,почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрениюзапросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительныевысказывания. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги 32. Поступившие запросы социально-правового характера, связанныес социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионноеобеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняютсябесплатно и при условии поступления в письменном виде. 3. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги 33. Ответственным за предоставление государственной услугиявляется председатель Комитета, осуществляющий оказание услуги. 34. Организация предоставления государственной услуги включает всебя следующие административные процедуры Комитета: - прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача ихна исполнение; - анализ тематики поступивших запросов; - направление непрофильных запросов на исполнение в архивы попринадлежности; - подготовка и направление ответов заявителю. Прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача их на исполнение 35. Поступившие в Комитет письменные запросы (заявления)регистрируются, непрофильные пересылаются в соответствующийгосударственный или муниципальный архив в установленном порядке. 36. Регистрация запроса является основанием для начала действийпо предоставлению государственной услуги. 37. При необходимости некоторые запросы докладываютсяпредседателю Комитета. 38. Обращения федеральных органов государственной власти,Липецкого областного Совета депутатов, администрации Липецкой области,Совета депутатов города Ельца рассматриваются председателем Комитета. Анализ тематики поступивших запросов 39. Специалист комитета осуществляет анализ тематики поступившихзапросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося вКомитете научно-справочного аппарата и информационного материала. Приэтом определяется: - степень полноты информации, содержащейся в запросе инеобходимой для его исполнения; - местонахождение архивных документов, необходимых для исполнениязапроса; - местонахождение, адрес конкретной организации, куда следуетнаправить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности 40. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7дней со дня регистрации Комитет направляет непрофильные запросы сосвоим письмом по принадлежности: - в государственные или муниципальные архивы; - в другие организации при наличии у них документов, необходимыхдля исполнения запросов. 41. При необходимости Комитет направляет запросы на исполнение всоответствующие организации, при наличии у них документов, необходимыхдля исполнения запросов. 42. В случае, если запрос требует исполнения несколькимиорганизациями, Комитет направляет в соответствующие организации копиизапроса с указанием о направлении ответа заявителю. Подготовка и направление ответов заявителю 43. Одновременно с направлением непрофильных запросов наисполнение в другой архив Комитет письменно уведомляет об этомзаявителя. 44. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителюнаправляется письмо с объяснением этих причин: отсутствиезапрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительныхсведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут бытьданы рекомендации о местах хранения документов, необходимых дляисполнения запроса, адреса соответствующих государственных,муниципальных и ведомственных архивов. 45. Рассмотрение запроса (заявления) заявителя считаетсязаконченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запросапроинформирован о результатах рассмотрения. 4. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги 46. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятиемрешений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определеныФедеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан в Российской Федерации". 47. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,определенных административными процедурами по предоставлениюгосударственной услуги, и принятием решений осуществляетсяпредседателем Комитета, ответственным за организацию работы попредоставлению государственной услуги. 48. Текущий контроль осуществляется путем проведенияпредседателем Комитета проверок соблюдения и исполнения специалистамиКомитета положений настоящего Регламента. 49. Управление по делам архивов Липецкой области осуществляетконтроль за предоставлением государственной услуги Комитетом. 50. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственнойуслуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранениенарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовкуответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения,действия (бездействия) работников Комитета. 51. По результатам проведенных проверок, в случае выявлениянарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применениемер ответственности в порядке, установленном законодательствомРоссийской Федерации. 52. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основаниигодовых планов работы Управления по делам архивов Липецкой области) ивнеплановыми. Проверка может осуществляться по конкретному обращениюзаявителя. 53. Для проверки полноты и качества исполнения государственнойуслуги приказом начальника Управления по делам архивов Липецкойобласти формируется рабочая группа, в состав которой включаютсягосударственные гражданские служащие Управления. 54. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которойотмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления государственной услуги 55. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых(принимаемых) в ходе предоставления государственной услуги,производится в соответствии с законодательством Российской Федерации. 56. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает: - фамилию, имя, отчество; - почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; - изложение сути жалобы; - личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявительприлагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии. 57. Председатель комитета: - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременноерассмотрение обращения. В случае необходимости - с участием заявителя,направившего жалобу, или его законного представителя; - вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобыдокументы и материалы, за исключением материалов судов, прокуратуры,органов дознания и органов предварительного следствия; - по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленныена восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законныхинтересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных вжалобе вопросов. 58. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета. 59. Ответ на жалобу, поступившую в Комитет, направляется попочтовому адресу, указанному в обращении. 60. Письменная жалоба, поступившая в Комитет, для рассмотрениякоторой требуется обращение к архивным документам, рассматривается втечение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях председатель Комитета вправе продлитьсрок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлениисрока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу. 61. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобыи почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ нажалобу не дается. Комитет при получении письменной жалобы, в которой содержатсянецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизниработников Комитета, а также членов их семей, вправе оставитьобращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщитьзаявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребленияправом. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу недается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если егофамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. 62. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который емумногократно давались письменные ответы по существу в связи с ранеенаправляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводыили обстоятельства, председатель Комитета вправе принять решение обезосновательности очередной жалобы и прекращении переписки сзаявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба иранее направляемые жалобы направлялись в Комитет. О данном решенииуведомляется заявитель, направивший обращение.