Постановление от 30.08.2007 г № 334
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Консультирование о местах хранения архивных документов по личному составу, основной деятельности, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации, Липецкой области, ближнего зарубежья»
В целях повышения качества предоставляемых муниципальных услуг постановляю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент исполнения муниципальной услуги населению "Консультирование о местах хранения архивных документов по личному составу, основной деятельности, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации, Липецкой области, ближнего зарубежья".
2.Архивному отделу (В.А. Свищева) обеспечить исполнение административного регламента предоставления муниципальной услуги "Консультирование о местах хранения архивных документов по личному составу, основной деятельности, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации, Липецкой области, ближнего зарубежья".
3.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы муниципального района В.И. Полосина.
Глава муниципального района
Н.И.САВЕНКОВ
Утверждаю
Глава Елецкого муниципального района
Н.И.Савенков
"__" _________ 2007 г.
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ НАСЕЛЕНИЮ АРХИВНЫМ
ОТДЕЛОМ ЕЛЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
"КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ О МЕСТАХ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ХРАНЯЩИХСЯ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ И ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ,
БЛИЖНЕГО ЗАРУБЕЖЬЯ"
I.Общие положения
Наименование муниципальной услуги
1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги населению архивным отделом Елецкого муниципального района Липецкой области по консультированию о местах хранения архивных документов по личному составу, основной деятельности, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации и Липецкой области (далее - административный регламент), разработан в целях повышения качества предоставления и доступности результатов муниципальной услуги по консультированию о местах хранения архивных документов по личному составу, основной деятельности, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации и Липецкой области (далее по тексту - муниципальная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, а также определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при консультировании о местах хранения архивных документов по личному составу, основной деятельности, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации и Липецкой области (далее - консультирование).
Нормативно-правовое регулирование предоставления
муниципальной услуги
2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237),
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169),
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060),
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059),
- Положением об Архивном отделе администрации Елецкого района (утверждено распоряжением главы администрации Елецкого района от 28.06.2006 N 571-р),
- Методическими рекомендациями по разработке административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденными протоколом заседания комиссии по проведению административной реформы в Липецкой области от 21.03.2007 N 9.
3.При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с:
- Государственным архивом Липецкой области,
- Государственным архивом Липецкой области по личному составу,
- Центром документации новейшей истории,
- муниципальными архивами Липецкой области,
- ведомственными архивами Липецкой области,
- органами местного самоуправления сельских поселений,
в части получения баз данных в рамках заключаемых соглашений.
4.Архивный отдел Елецкого муниципального района Липецкой области является главным и непосредственным исполнителем муниципальной услуги на территории Елецкого муниципального района Липецкой области.
Юридический адрес: Коммунаров ул., д. 6, г. Елец, Липецкая область, 299770, т. 8 (47467) 2 13 31.
5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно в соответствии с Федеральным законом N 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации".
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
Описание заявителей
6.В МФЦ Елецкого муниципального района по оказанию муниципальной услуги за информацией могут обращаться физические и юридические лица, имеющие право на получение информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае, если физическое лицо не может лично получить муниципальную услугу, услуга оказывается родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариальной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством. Заявителями также могут быть граждане, лица без гражданства, проживающие на территории Елецкого района.
Перечень документов, предоставляемых заявителем
7.Полноценную услугу в МФЦ Елецкого муниципального района заявитель может получить при наличии следующих документов:
- заявление,
- паспорт или документ, заменяющий его,
- трудовая книжка или ее копия,
- доверенность, оформленная нотариально, в случае, если заявитель действует через третье лицо.
Порядок информирования о предоставлении
муниципальной услуги
8.Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в МФЦ Елецкого муниципального района,
- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования,
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе на сайте Липецкой области www.admlr.lipetsk.ru), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов (справочников, информационных листков и т.д.), размещения на информационном стенде.
9.Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), Интернет-адресах, адресах электронной почты МФЦ и архивного отдела Елецкого муниципального района, предоставляющего муниципальную услугу, размещаются:
- на официальном Интернет-сайте Липецкой области www.admlr.lipetsk.ru,
- на информационном стенде в МФЦ, предоставляющем информационную услугу.
10.Сведения о графике (режиме) работы МФЦ сообщаются по телефонам для справок, а также размещаются:
- на Интернет-сайте Липецкой области www.admlr.lipetsk.ru,
- при входе в здание МФЦ, предоставляющего муниципальную услугу,
- на информационном стенде в МФЦ, предоставляющем муниципальную услугу.
11.Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номерам телефонов для справок, а также размещается на Интернет-сайте www.admlr.lipetsk.ru, публикуется в средствах массовой информации, на информационном стенде в МФЦ, раздаточных информационных материалах (справочниках, информационных листках и т.п.).
12.На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов на предоставление консультации, размещается следующая информация:
- блок-схема порядка предоставления муниципальной услуги (приложение N 1 к административному регламенту) и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги,
- перечень документов, необходимых для предоставления консультации о местах хранения архивных документов по личному составу, основной деятельности, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации и Липецкой области, и требования, предъявляемые к ним,
- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования к ним,
- схема размещения специалистов и режим приема ими граждан,
- таблица сроков предоставления услуги в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур, в том числе времени нахождения в очереди (ожидания), времени приема документов и т.д.,
- основания отказа в консультации о местах хранения архивных документов по личному составу, основной деятельности, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах Российской Федерации и Липецкой области.
13.При обращении к консультанту заявитель может получить информацию:
- о законодательных и иных нормативных правовых актах, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги,
- по тексту административного регламента с приложениями,
- о местонахождении, графике (режиме) работы, номера телефонов, адреса официальных Интернет-сайтов и электронной почты организаций, в которых заявители могут получить документы, необходимые для получения консультации,
- о порядке предоставления муниципальной услуги,
- о порядке обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.
14.При ответе на телефонные звонки специалист, осуществляющий прием и консультирование о порядке предоставления муниципальной услуги, сняв трубку, должен представиться, назвав:
- должность,
- фамилию, имя, отчество.
Во время разговора слова произносятся четко, не допускаются "параллельные" разговоры с окружающими людьми.
Не допускается прерывание разговора по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат.
В конце консультирования специалист должен кратко подвести итоги разговора и перечислить меры, которые заявитель может принять в целях разрешения консультируемого вопроса.
15.При устном обращении граждан (лично или по телефону) специалист, осуществляющий прием и консультирование о порядке предоставления муниципальной услуги, дает устный ответ самостоятельно.
Если специалист не может дать ответ самостоятельно либо подготовка ответа требует продолжительного времени, он обязан предложить заявителю один из трех вариантов дальнейших действий:
- изложить суть обращений в письменной форме,
- назначить другое удобное для посетителя время для консультации,
- дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному заявителем.
16.Специалисты, осуществляющие прием и консультирование (лично или по телефону), обязаны относиться к гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
17.Письменные разъяснения гражданам предоставляются в установленном порядке при наличии письменного обращения.
Письменный ответ подписывается начальником архивного отдела Елецкого муниципального района или иным уполномоченным лицом, содержит фамилию, инициалы и телефон исполнителя.
Ответ направляется письмом, электронной почтой, факсом либо через Internet-сайт в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за консультацией или способа доставки, указанного в письменном обращении заинтересованного лица за консультацией или способа доставки, указанного в письменном обращении заинтересованного лица.
18.Консультирование о местах хранения архивных документов может проводиться по многочисленным аспектам. Таким, как о работе в различных сферах деятельности, о службе, об учебе, о рождении, браке и смерти, награждении правительственными наградами, присвоении званий, о воспитании в детских домах, о раскулачивании, о нахождении на излечении в лечебных учреждениях, о пребывании в плену, концлагерях, гетто, о розыске граждан. По мере необходимости информация публикуется в районной газете "В краю родном".
Сроки ожидания при предоставлении муниципальной услуги
19.Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления на предоставление услуги не должно превышать 30 минут.
20.Время ожидания очереди на прием к начальнику или для получения консультации не должно превышать 20 минут.
21.Время приема начальником отдела должно составлять не менее двух часов в неделю.
22.Консультации и справки представляются специалистами в течение всего срока предоставления услуги, в том числе в неприемное время.
Сроки предоставления муниципальной услуги
23.Заявления граждан, поступившие к специалистам архивного отдела и требующие дополнительных консультаций со специалистами других архивов, рассматриваются в течение 5 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник отдела вправе продлить срок рассмотрения заявления, уведомив об этом заявителя.
Основание для предоставления муниципальной услуги
24.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес специалистов архивного отдела.
25.В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. Обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:
- фамилия, имя, отчество заявителя,
- почтовый адрес места жительства,
- изложение существа обращения,
- личная подпись и дата.
26.По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные сведения, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления услуги.
27.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги
28.Заявитель не может получить муниципальную услугу по консультированию в МФЦ у специалистов архивного отдела Елецкого муниципального района в следующих случаях:
- не сохранились документы,
- неизвестно местонахождение документов,
- недостоверность или отсутствие информации в запросе заявителя,
- заявителям не выдается информация об их взысканиях, о привлечениях к уголовной ответственности и т.п. Данная информация может быть предоставлена только заинтересованным учреждениям,
- заявитель запрашивает из архива депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным учреждениям по их запросам.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении услуги
29.В процессе предоставления услуги "консультирование" выделяются следующие административные процедуры:
- прием, первичная проверка и регистрация анкеты-заявления,
- анализ тематики поступивших заявлений,
- направление заявлений на исполнение в организации по принадлежности,
- подготовка и направление ответа гражданам (заявителям).
Прием, первичная проверка и регистрация анкеты-заявления
30.Заявитель или его доверенное лицо, желающее получить информацию о местах хранения архивных документов по интересующим их вопросам, которые могут храниться в архивных учреждениях разного уровня, обращается в МФЦ Елецкого муниципального района.
31.После обращения заявитель заполняет заявление-анкету (приложение N 2 к административному регламенту).
32.Поступившие заявления регистрируются в журнале регистрации (приложение N 3 к административному регламенту).
33.Регистрация заявления является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
34.Депутатские запросы, обращения федеральных органов государственной власти, Липецкого областного Совета депутатов, администрации Липецкой области, управления по делам архивов Липецкой области рассматриваются начальником отдела в день поступления.
35.Продолжительность ожидания в очереди и приема составляет не более 30 минут.
Анализ тематики поступивших заявлений
36.Специалист отдела осуществляет анализ тематики поступивших заявлений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в заявлении,
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения заявления,
- местонахождение, адрес конкретного архива, куда следует обратиться заявителю.
Направление заявлений на исполнение в организации
по принадлежности
37.По итогам анализа тематики поступивших заявлений в течение 5 дней со дня регистрации отдел направляет заявления со своим письмом по принадлежности:
- в государственные, муниципальные или ведомственные архивы,
- в другие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения заявлений.
38.В случае, если заявление требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии заявления, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
Подготовка и направление ответов гражданам
39.Одновременно с направлением заявления на исполнение в государственный, муниципальный, ведомственный архив или другие организации архивный отдел письменно уведомляет об этом граждан.
40.Заявителю также сообщается информация об адресе архива, хранящего нужный заявителю документ, и номер контактного телефона.
41.Рассмотрение заявления гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Отказ в предоставлении муниципальной услуги
42.Заявитель, обратившийся за получением муниципальной услуги "консультирование", информируется специалистами архивного отдела о приеме заявления-анкеты, о проведении дополнительного изучения информационных материалов, об отказе в исполнении запроса, с указанием причины отказа.
IV.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
43.Контроль за исполнением специалистами архивного отдела Елецкого муниципального района муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела Елецкого муниципального района.
44.Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами отдела положений настоящего Регламента.
45.Управление по делам архивов Липецкой области осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги архивным отделом Елецкого муниципального района.
46.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на заявления граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников отдела.
47.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления по делам архивов Липецкой области) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
48.Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V.Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления муниципальной услуги
49.Обжалование действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
50.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество,
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ,
- изложение сути жалобы,
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
51.Начальник отдела:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя,
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия,
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
52.Ответ на жалобу подписывается начальником отдела.
53.Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
54.Письменная жалоба, поступившая в отдел, для рассмотрения которой требуется обращение к архивным документам, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях начальник отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
55.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью работников отдела, а также членов их семей, специалисты отдела вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
56.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы, начальник отдела вправе принять решения о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
И.о. начальника архивного отдела
В.И.САВЕНКОВА
Приложения
2007-08-30 Приложение к Постановлению от 30 августа 2007 года № 334
2007-08-30 Приложение к Постановлению от 30 августа 2007 года № 334