Постановление Главы администрации Липецкой области от 12.09.2000 № 165
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Липецкой области
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ 12.09.2000г. г. Липецк N 165Об утверждении Инструкции поделопроизводству в администрации Липецкой области (В редакции Постановления Главы администрации Липецкой области от 24.06.2003 г. N 129) В целях дальнейшего совершенствования управленческого труда ваппарате администрации области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству вадминистрации Липецкой области (приложение). 2. Руководителям структурных подразделений администрацииорганизовать изучение Инструкции с работниками подразделений, занятымив сфере документационного обеспечения управления. 3. Управлению делами организовать ведение делопроизводства всоответствии с требованиями настоящей Инструкции. 4. Считать утратившими силу распоряжение главы администрацииобласти от 04.11.94 г. N 910-р "Об утверждении Инструкции о веденииделопроизводства в аппарате администрации Липецкой области" ипостановление главы администрации области от 05.01.97 г. N 1 "О мерахпо совершенствованию организации контроля и проверки исполненияпринимаемых документов". 5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить науправление делами (Негробов А.В.).И.о. главы администрацииЛипецкой области П.Т.Горлов Утверждено постановлением главы администрации области от 12 сентября 2000 г. N 165 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую системудокументирования и организации работы с документами в администрацииЛипецкой области. 1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки,оформления, контроля исполнения, организации работы с документами и иххранения во всех структурных подразделениях администрации. Порядок работы с секретными, конфиденциальными документамирегламентируется специальными инструкциями; с предложениями,заявлениями и жалобами граждан - областным законом. 1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательнымиактами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом Липецкойобласти с учетом требований ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов". 1.4. Положения Инструкции распространяются как на традиционноеделопроизводство, так и на организацию работы с документами,создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработкидокументной информации должны отвечать требованиям Инструкции поделопроизводству. 1.5. Правила и порядок работы с документами, установленныеИнструкцией, обязательны для всех работников администрации, которыеответственны за выполнение ее требований, сохранность служебныхдокументов и неразглашение содержащейся в них информации. 1.6. Организацию и совершенствование постановки делопроизводствана основе единой технической политики и применения современныхпрограммно-технических средств, организационно-методическоеруководство делопроизводством в структурных подразделенияхадминистрации осуществляет управление делами. 1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводствав структурных подразделениях, соблюдение установленных инструкциейправил и порядка работы с документами возлагается на их руководителей. 1.8. Руководитель структурного подразделения назначаетответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает егоорганизацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работниковподразделения с нормативными и методическими документами поделопроизводству. 1.9. При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку,перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документыи дела передаются по указанию руководителя структурного подразделениядругому работнику. Обязанности, права и ответственность специалистов отделаделопроизводства определяются их должностными инструкциями. 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Управленческая деятельность администрации Липецкой области<1> выражается посредством издания организационно-распорядительныхдокументов: постановлений, распоряжений, положений, инструкций, правили др. -------------------------------- <1> Далее - администрации. 2.2. Юридическим основанием для изданияорганизационно-распорядительной документации являются: КонституцияРоссийской Федерации, законы Российской Федерации, указы ираспоряжения Президента Российской Федерации, постановления ираспоряжения Правительства Российской Федерации, Устав Липецкойобласти, законы Липецкой области, осуществление исполнительской ираспорядительной деятельности в целях выполнения администрациейвозложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией, потребностьправового регулирования работы администрации. 2.3. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов,относящихся к деятельности всех или нескольких подчиненных организацийили подразделений администрации, излагается в постановлениях,распоряжениях главы администрации, положениях и инструкциях. 2.4. Ход и результаты обсуждения вопросов в коллегиальныхорганах, на заседаниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний,стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию(текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений илираспоряжений, списков приглашенных и др.). 2.5. В пределах своей компетенции администрация и структурныеподразделения организуют и ведут переписку с вышестоящими органами,органами местного самоуправления, подведомственными организациями иотдельными гражданами. Подготовка, оформление и отправление писем осуществляются: всоответствии с заданиями и запросами вышестоящих органов, по просьбеподведомственных организаций, при осуществлении оперативных связей, попросьбе граждан. При необходимости срочной передачи информации используются:телеграф, телефон, факсимильные аппараты, телетайп, системаэлектронной почты. 2.6. Структурные подразделения администрации на основанииположений о них и других нормативных актов, определяющих ихкомпетенцию, издают и иные документы: должностные инструкции, правила,планы работы и отчеты, графики и др. 2.7. Распорядительные документы, поступающие в администрацию извышестоящих органов, доводятся до подведомственных организацийпосредством: - издания информационного письма, если распорядительный документне требует конкретизации; - издания самостоятельных распорядительных документов, в которыхизлагается содержание документа вышестоящего органа применительно кзадачам, стоящим перед администрацией, и намечаются конкретныемероприятия. 2.8. Документы, как правило, должны оформляться на бланках, иметьустановленный состав обязательных реквизитов и стабильный порядок ихрасположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 "Унифицированныесистемы документации. Система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов". Требования к бланкам документов изложены в разделе 5. 2.9. Документы, создаваемые совместно двумя или болееорганизациями, оформляются не на бланках. В этом случае наименованиеорганизаций следует располагать в соответствии с рангом. В случаеоформления документов организаций одного ранга их наименованиярасполагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организациирасполагают ниже наименования вышестоящей организации. 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документовв Российской Федерации определен ГОСТом Р 6.30-97. Переченьреквизитов и схемы их расположения даны в приложениях 1, 2, 3. 3.2. Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением "О Государственном гербе РоссийскойФедерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерацииявляется обязательным на бланках и печатях администрации области. 3.3. Герб субъекта Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках органовпредставительной и исполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации. Использование герба регламентируется соответствующиминормативными актами субъектов Федерации. 3.4. Реквизит "Код организации" проставляется по Общероссийскомуклассификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код организации - автора документа служит для ускорения передачидокументной информации по каналам электронной связи и являетсяэлементом идентификации документа. 3.5. Реквизит "Код формы документа" проставляется поОбщероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачидокументированной информации по каналам электронной связи и сокращениявозможных ошибок и является элементом электронной идентификациидокумента. 3.6. Реквизит "Наименование организации" указывается в точномсоответствии с Уставом Липецкой области: Администрация Липецкойобласти. 3.7. Реквизит "Справочные данные об организации" содержатсведения, важные для организации при информационных контактах.Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номерателефонов, код по ОКОГУ, код по ОКУД и другие сведения по усмотрениюадминистрации (номера факсов, телексов, счетов в банке,идентификационный номер, адрес электронной почты и др.). Этот реквизитиспользуется только при переписке и не проставляется на внутреннихдокументах. 3.8. Реквизит "Наименование вида документа" регламентируетсяУставом Липецкой области и должен соответствоватьорганизационно-правовой форме администрации, ее задачам и направлениямдеятельности, а также табелю унифицированных форм документов,применяемых в ней. Наименование вида документа проставляется на всехдокументах, кроме писем. Оно включается в состав бланка конкретноговида документа либо впечатывается машинописным способом прописнымибуквами в общий бланк администрации ниже слов "Администрация Липецкойобласти". 3.9. "Дата документа" - реквизит, содержащий указанное надокументе время его создания. Датой документа является дата егоподписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - датаего принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Еслиавтором документа являются две и более организации, то его датойявляется наиболее поздняя дата его подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ,непосредственно при его подписании. При подготовке проекта документапечатается только обозначение месяца и года, а число проставляетсянепосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально(протокол, акт), датой является дата принятия решения, а неподписания. В этом случае дата проставляется при его подготовке. Документы вступают в силу с момента их подписания илиопубликования. Даты подписания, утверждения, согласования, а такжесодержащиеся в тексте, оформляются тремя парами арабских цифр вследующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату5 января 2000 года следует оформить 05.01.2000. ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит отхарактера документа: в нормативных документах, определяющих праваграждан и организаций, финансовых документах рекомендуетсяиспользовать словесно-цифровой способ датирования (с ноября 1998 г.),а в остальных случаях - цифровой. Эти различия обусловлены сложившейсяпрактикой, а также стремлением затруднить подделку даты. В международных стандартах установлен цифровой способ датированияв следующей последовательности: год, месяц, число (1998.06.14 или98.06.14). Место проставления даты на документе зависит от бланка и видадокумента. 3.10. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое илибуквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при егорегистрации. Регистрационный номер документа присваивается каждомуисходящему, внутреннему и входящему документу. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера впределах регистрируемого массива документов, дополненного индексомдела по номенклатуре дел, кодом автора и др. Наличие на документерегистрационного номера свидетельствует о том, что он включен винформационный массив администрации и находится под ее контролем иответственностью. Регистрационный номер документа, составленного двумя и болееорганизациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой изэтих организаций и проставляется через косую черту в порядке указанияавторов на документе. 3.11. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"используется только в тех видах документов, которые являются ответамина запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзори т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса идаты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст отчисто вспомогательной, справочной информации. 3.12. Реквизит "Место составления или издания документа"указывается в том случае, если он не указан в реквизитах "Наименованиеорганизации" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Местосоставления или издания документа" проставляется во всех документах,кроме письма, т.к. эта информация заложена в реквизите "Справочныеданные об организации". Место издания документа проставляется при подготовкепостановлений, распоряжений, договоров и т.д., которые затем будуттиражированы и направлены для исполнения и принятия решений. 3.13. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу"свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круглиц, имеющих доступ к документу. Документированная информация с ограниченным доступом по условиямего правового режима в соответствии с Законом "Об информации,информатизации и защите информации" (1995) подразделяется наинформацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. Федеральным законом "О государственной тайне" (1993) установленотри степени секретности ("особой важности", "совершенно секретно","секретно"). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне,определен Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г.N 1203. Перечень сведений конфиденциального характера определен УказомПрезидента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188. Гриф ограничения доступа к документу (совершенно секретно,секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.)проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа (безкавычек). 3.14. Реквизит "Адресат" рассматривается как совокупность точнойи полной информации, на основе которой документ может быть доставленадресату точно и без неоправданных затрат труда. Документы адресуются организациям, структурным подразделениямадминистрации, органам местного самоуправления, непосредственнодолжностным лицам, гражданам. При адресовании документа в организацию или структурноеподразделение без указания должностного лица их наименование пишется вименительном падеже, например: Липецкий областной Совет депутатов При адресовании документа в несколько однородных организаций ихназвания указываются обобщенно, например: Главам администраций городов и районов Липецкой области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки ина каждом документе указывается только один адресат. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых вправительственные органы и постоянным корреспондентам. В этих случаяхмогут применяться списки рассылки и конверты с заранее напечатаннымиадресами. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входитьпочтовый адрес. Если письмо адресуется организации, указывают еенаименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Центр, Москва, 103012, Б. Черкасский пер., д. 5/2/6 При адресовании документа физическому лицу указывают почтовыйадрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 301264, Тульская обл., Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д. 5, кв. 12 Калинину И.П. Адрес корреспондента пишется в правой части почтового конверта, аадрес отправителя - в левом верхнем углу (в соответствии с "Правиламиоказания услуг почтовой связи", утвержденными ПостановлениемПравительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239). 3.15. "Гриф утверждения документа" - реквизит документа,указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемымдокументом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписанияи разъяснения). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждениясостоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименованиядолжности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалови даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Глава администрации Липецкой области ______________ __________________________ (личная (расшифровка подписи) подпись) 12.09.99 При утверждении документа постановлением, распоряжением,приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (безкавычек), наименования утверждаемого документа в именительном падеже,его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Постановление главы администрации Липецкой области от 15.03.99 N 23 При утверждении документов несколькими должностными лицами ихподписи располагаются на одном уровне. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.Перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 4. 3.16. "Резолюция" - реквизит документа, который оформляетсядолжностным лицом и содержит указание по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалыисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностнымлицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручениипервым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созываисполнителей и координации их работы. Резолюция проставляется вверхнем углу документа между реквизитами "Адресат" и "Текст" или налюбом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писатьрезолюции на отдельных листах бумаги. 3.17. "Заголовок к тексту документа" - реквизит документа,выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при егорегистрации и исполнении. Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемдокумента. Например: постановление (о чем?) "Об утверждении правилподготовки правовых актов"; должностная инструкция (кого?) "начальникаотдела делопроизводства и протокола"; карточка (чего?) "учетадвижения основных средств". Заголовок составляется автором документа. Заголовок к текстурасполагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольномрасположении реквизитов бланка документа. К тексту документов,оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. 3.18. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документпоставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспеченияустановленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроковисполнения, установленных нормативно-правовыми актами. В соответствии с ГОСТом отметка о контроле за исполнениемдокумента обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" ирасполагается на левом поле документа напротив реквизита "Заголовок ктексту". 3.19. Правила оформления реквизита "Текст документа" изложены вразделе 4. 3.20. Реквизит "Отметка о наличии приложений" располагается подтекстом и может быть оформлен двумя способами. Если приложение названов тексте документа, то отметка о наличии приложения оформляется вследующей форме:Приложение: на 10 л. в 3-х экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить ихназвания с указанием количества листов и количества экземпляров:Приложение: штатное расписание на 4 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскимицифрами (без знака N).Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АО "Полимер" на 5 л. в1 экз. 2. Проект штатного расписания на 3 л. в 1 экз. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, тоотметка об их наличии оформляется следующим образом:Приложение: Договор от 31 марта 1997 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе вправом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименованияраспорядительного документа, его даты, регистрационного номера,например: Приложение 2 к постановлению главы администрации Липецкой области от 15.12.98 N 245 Приложения должны быть подписаны исполнителем или егоруководителем. 3.21. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностилица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не набланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном набланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Документы, направляемые в вышестоящие органы, областной Советдепутатов, правовые акты, принимаемые администрацией, подписываютсятолько главой администрации или исполняющим его обязанностизаместителем. Документы, направляемые организациям от имени администрации,подписываются главой администрации, его заместителями согласнораспределению обязанностей. Подписание заместителями главы администрации и руководителямиструктурных подразделений правовых актов не допускается. Если документ оформляется не на бланке администрации, тонаименование должности руководителя воспроизводится полностью,например:Управляющий деламиадминистрации Липецкойобласти личная подпись А.В. Негробов а при использовании бланка документа:Управляющий делами личная подпись А.В. Негробов При подписании документа несколькими должностными лицамиадминистрации их подписи располагаются одна под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности, например:Глава администрации личная подпись расшифровка подписиГлавный бухгалтер личная подпись расшифровка подписи При подписании документов несколькими должностными лицами одногоранга их подписи располагаются на одном уровне, например:Глава администрации Глава администрацииЛипецкой области Орловской областиличная расшифровка личная расшифровкаподпись подписи подпись подписи Документы коллегиальных органов подписываются председателем этогооргана и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются не должностилиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:Председатель комиссии личная подпись Г.Н. БоевЧлены комиссии личная подпись Т.Е. Артемова личная подпись Е.В. Овцынова личная подпись В.Т. Болотов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием,что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" иликосую черту перед наименованием должности. 3.22. "Гриф согласования документа" - реквизит документа,выражающий согласие другой организации (не автора) с содержаниемдокумента. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должностилица, с которым согласовывается документ (включая наименованиеорганизации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.Например:СОГЛАСОВАНОРектор Финансовой академиипри Правительстве РоссийскойФедерацииличная подпись А.Г. Петрова23.04.99 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., грифсогласования оформляют по форме:СОГЛАСОВАНОРешение заседания Правлениястраховой компании "Аско-мед"Протокол от 21.06.99 N 10 Гриф согласования документа располагается на оборотной сторонепоследнего листа подлинного экземпляра документа. Грифы согласованиямогут располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае вдокументе перед подписью делается отметка: "Лист согласованияприлагается". Лист согласования Положения об общих принципах сотрудничества:СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОГенеральный директор Генеральный директор АОЗТАО "Рик" "Торговый дом "Амур"личная подпись К.Р. Романов личная подпись Е.В.Афанасьев14.06.99 14.06.1999 3.23. "Визы согласования документа" (далее по тексту - визы) -реквизит документа, указывающий на согласие или несогласиедолжностного лица администрации с его содержанием. Документы визируются исполнителем, заинтересованными в документедолжностными лицами, заместителями главы администрации, курирующимиданный вопрос, правовым управлением и управляющим делами. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личнуюподпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне листа подлинникаправового акта; на копии отправляемого документа (письмо) или наотдельном листе:Начальник правовогоуправления администрацииЛипецкой областиличная подпись Г.А. Пивовар25.02.99 В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа.Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенныеизменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визированияне требуется, если внесены уточнения, не меняющие его сути. 3.24. "Печать" - обязательный реквизит отдельных документов,требующих особого удостоверения их подлинности. В соответствии с положением "О Государственном гербе РоссийскойФедерации" изображение герба Российской Федерации предусматривается напечатях органов исполнительной власти - субъектов РоссийскойФедерации. Печать с изображением герба Российской Федерации ставится надокументах требующих особого удостоверения их подлинности, всоответствии с действующим законодательством или иным нормативнымдокументом. Перечень документов, на которых ставится печать, дан вприложении 5. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывалчасть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошочитаемым. На документах финансового характера печать проставляется наспециально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печатиобозначается символом "М.П." без захвата наименования должности иподписи. Изготовление печатей с изображением Государственного гербаРоссийской Федерации осуществляется по заявкам администрацииштемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные КомитетомРоссийской Федерации по печати лицензии на соответствующий виддеятельности и сертификат о наличии технических средств дляизготовления данного вида продукции на должном качественном уровне. Печати подлежат обязательному учету. Учет поступления и выдачипечатей ведется в журналах. Печати хранятся в опечатываемых сейфах.Уничтожение печатей производится по акту с последующей отметкой вжурналах регистрации. Контроль за изготовлением, использованием и хранением печатей вадминистрации осуществляет управляющий делами, в структурныхподразделениях - ответственные лица, назначаемые распорядительнымдокументом руководства администрации. Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) дляудостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов,имеющих юридическую силу (постановлений, распоряжений), копиидокументов заверяются печатью отдела делопроизводства и протоколауправления делами администрации области. 3.25. Реквизит "Отметка о заверении копии". Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Выдача копий с документов производится с разрешения управляющегоделами. Копия с документа воспроизводится на бланке администрациимашинописным способом, ксерокопированием, с помощью компьютернойтехнологии и заверяется должностным лицом, удостоверяющим полноесоответствие ее подлиннику, и заверяется печатью. Например:ВерноГлавный специалист личная подпись Н.И. Ветрова21.03.99 Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "Подпись". 3.26. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левомнижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя,отчество) исполнителя документа и номер его телефона.Петров24 45 67 илиПетров Иван Васильевич24 45 67 При изготовлении документа машинописным способом отметка обисполнителе может дополняться кодом машинистки, количествомотпечатанных экземпляров и датой печатания:Кузнецова Татьяна Ивановна24 45 15ОМ 2 01.04.99 3.27. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении егов дело" включает: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, а при его отсутствии - краткиесведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будетхраниться документ. Например:Отправлен факс от 01.04.99 N 131В дело N 01-15Личная подпись01.04.99 илиИздано распоряжение от 01.04.97 N 128-р"О создании экспертной комиссии"В дело N 01-02Личная подпись12.01.98 3.28. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию"проставляется штампом или от руки в нижней части лицевой стороныпервого листа документа и включает в себя элементы: порядковый номер,дату поступления документа в администрацию. При необходимости - часы иминуты. 3.29. Реквизит "Отметка для автоматического поиска и контроляинформации" проставляется в момент подготовки документа и включает всебя данные, необходимые для поиска документа: имя файла, кодоператора, дату, место изготовления, количество экземпляров,количество страниц документа. Отметка может дополняться другими поисковыми данными, взависимости от особенностей информационных систем администрации. 4. ТЕКСТЫ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержаниедокумента - управленческое действие, решение. 4.2. Текст документа может быть представлен в форме связноготекста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. 4.3. Сплошной связный текст содержит грамматически и логическисогласованную информацию об управленческих действиях и применяется приподготовке уставов, постановлений, распоряжений, положений,протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебныхзаписок, справок, писем и др. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты.Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки иподзаголовки разделов пишутся с прописной буквы. Точка в концезаголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпунктынумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов иподпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. 4.4. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой,констатирующей, части указываются причины, основания, цели составлениядокумента. В этой части при необходимости должна быть установленавзаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другимидокументами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных наосновании или в развитие документов вышестоящих органов или ранееизданных документов, указываются их реквизиты: название видадокумента, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы,просьбы, рекомендации. 4.5. Тексты документов, регулирующих деятельность администрации(устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкциии др.) состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый разделдолжен иметь соответствующий номер и заголовок. Например: Структура текста положения об управлении, комитете администрациисостоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи управления. 3. Функции управления. 4. Обеспечение деятельности управления. 5. Руководство управлением. Структура должностной инструкции (приложение 6) включает разделы: 1. Должностные обязанности. 2. Должен знать. 3. Квалификационные требования. 4.6. Порядок работы с проектами законодательных актов РоссийскойФедерации, законопроектами и законами, принятыми областным Советомдепутатов, осуществляется в соответствии с Положением "О порядкеработы с законопроектами и законами, принятыми областным Советом ипоступающими в администрацию Липецкой области", утвержденнымраспоряжением главы администрации Липецкой области от 24.07.1998 N1088-р. 4.7. Правовые акты главы администрации Липецкой области (далее -правовые акты) издаются в виде постановлений и распоряжений на основеи во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, законов Липецкой области. 4.8. Нормативные правовые акты издаются администрациейисключительно в виде постановлений. Издание правовых актов в видеписем и телеграмм не допускается. Структурные подразделенияадминистрации области не вправе издавать нормативные правовые акты. 4.9. Проекты правовых актов главы администрации областиразрабатываются и представляются руководителями структурныхподразделений администрации области в соответствии с поручениями или винициативном порядке с учетом их функций и компетенции. 4.10. Подготовка проекта правового акта возлагается на одно илинесколько структурных подразделений областной администрации с учетомих функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц,ответственных за подготовку указанного проекта и срок его подготовки. В подготовке проекта правового акта при необходимости можетучаствовать юридическая служба администрации области. 4.11. В процессе работы над проектом правового акта должны бытьизучены относящиеся к теме проекта законодательство РоссийскойФедерации и области, вопросы, относящиеся к предметам ведения органовгосударственной власти Российской Федерации и области, органовместного самоуправления, практика применения соответствующихнормативных правовых актов, материалы периодической печати порассматриваемому вопросу. 4.12. Структура правового акта должна обеспечивать логическоеразвитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия правовогоакта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положениянормативного характера в преамбулу не включаются. В констатирующейчасти (преамбуле) правового акта излагаются цели и задачипредписываемых действий. Если основанием к изданию правового актаявляется законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящихорганов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер,заголовок и передается краткое содержание той его части, котораянепосредственно касается администрации или ее структурногоподразделения. Распорядительная часть начинается словом ПОСТАНОВЛЯЮ (безкавычек), которое выделяется отдельной строкой, печатается от нулевогоположения табулятора прописными буквами и отделяется отраспорядительной части двойным интервалом (пробелом). Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которыенумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пунктымогут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную илицифровую нумерацию. Если в правовом акте имеются таблицы, графики,карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в видеприложений, а соответствующие пункты правового акта должны иметьссылки на эти приложения. В пунктах распорядительной части нормативного акта указываютсяисполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемыхдействий. 4.13. Одновременно с разработкой проекта правового акта должныбыть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признанииутратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей. Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силуранее изданных актов или их частей включаются в текст правового акта. Если при подготовке правового акта выявилась необходимостьвнесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовыеакты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то вцелях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проекттакого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданныхактах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу. 4.14. Проект постановления подлежит обязательному согласованию спервыми заместителями главы администрации и заместителем, курирующимработу подразделения, внесшего проект, с правовым управлением иуправляющим делами, а также со структурными подразделениями, если впостановлении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся этихподразделений. Согласование проекта правового акта оформляется визами. Визавключает в себя наименование должности и личную подпись визирующего,расшифровку подписи с проставлением двух дат - даты поступленияпроекта на согласование и даты отправления согласованного (или несогласованного по причинам, изложенным в заключении) проекта. Визыпроставляются на оборотной стороне последнего листа подлинникаправового акта (приложение 7). 4.15. Срок подготовки проекта правового акта во исполнениефедеральных законов, указов и распоряжений Президента РоссийскойФедерации не должен превышать одного месяца, если не установлен другойсрок. В структурных подразделениях проект правового акта должен бытьсогласован в срок не более двух рабочих дней. К проекту правового акта должен быть приложен контрольный лист,на котором проставляется дата согласования. 4.16. Согласованный с заинтересованными лицами проект правовогоакта до его подписания направляется в правовое управление для проверкисоответствия действующему законодательству Российской Федерации. Юридическая служба администрации, проверив представленныйправовой акт, передает его непосредственно управляющему делами,который осуществляет проверку на соответствие правилам русского языка,а также принимает решение о готовности проекта к представлению главеадминистрации для подписания либо возвращает его на доработку.Правовые акты подписываются главой администрации или исполняющим егообязанности заместителем. 4.17. Подписанный правовой акт (постановление, распоряжение)должен иметь следующие реквизиты: - наименование органа, издавшего акт; - наименование вида акта и его название; - дата подписания акта и его номер; - наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт. Правовые акты нумеруются порядковыми номерами в пределахкалендарного года раздельно по каждому виду (постановления,распоряжения). В свою очередь распоряжения нумеруются порядковыминомерами раздельно по основной деятельности, по личному составу,административно-хозяйственным вопросам. К порядковому номерураспоряжения добавляется буква "Р". 4.18. Нормативные правовые акты администрации области подлежатофициальному опубликованию. Неопубликованные нормативные правовые актыне применяются. Если нормативный правовой акт не опубликован официально доуказанной в нем даты вступления в силу, то днем его вступления в силуявляется день его официального опубликования. 4.19. Глава администрации области дает толкование актов,издаваемых администрацией. 4.20. Протокол. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждениявопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов,совещаниях, конференциях, комиссиях. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лицамножественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержаниевыступлений излагается от третьего лица единственного числа. При большом количестве участников совещательного органасоставляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Повестка дня оформляется в составе протокола или отдельнымдокументом. Каждый пункт повестки дня нумеруется и отвечает на вопрос"О чем?". Текст основной части протокола состоит из разделов,соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строитсяпо схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола или прилагается к нему. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается кпротоколу, а в тексте протокола должна содержаться ссылка на этотдокумент. Содержание особого мнения записывается в протоколе послесоответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарногогода по каждому совещательному органу. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составныеномера, включающие порядковые номера протоколов организаций,принимавших участие в работе совещания. Решения, принятые на заседании, доводятся до исполнителей в формевыписки из протокола. Текст выписки повторяет вводную часть протоколаи решение по конкретному вопросу. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальныхорганов определяется в положениях об этих органах или регламентах ихработы. 4.21. Докладная записка. Докладная записка составляется в том случае, когда необходимосообщить вышестоящему органу или непосредственному руководителю опроделанной работе или состоянии какого-либо вопроса, связанного сослужебной деятельностью, и представить свои выводы и предложения. Текст докладной записки, как правило, состоит из введения,доказательства и заключения. Во введении автор знакомит с сутью вопроса или ссылается назадание. Во второй части анализирует данную работу и сообщает о получениифактических данных. В заключении содержатся выводы и предложения. Докладная запискаимеет следующие реквизиты: наименование вида документа, дата, индекс,место издания, заголовок к тексту, текст, адресат, приложения,подпись. 4.22. Служебное письмо. Служебное письмо - обобщенное название большой группыуправленческих документов, которые являются средством связи и способомобмена информацией между организациями. По содержанию и назначениюписьма как вид документа могут быть инструктивные (директивные),гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы,письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. Призаключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитныеписьма. Письмо должно составляться только по одному вопросу и только втом случае, когда невозможно решить вопрос другим путем. Еслинеобходимо обратиться в организацию одновременно по несколькимразнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма покаждому из них. В деловой переписке принята форма изложения от первого лицамножественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.),т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имениорганизации. Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа(прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна только в двух случаях:если письмо оформляется на должностном бланке или носитконфиденциальный характер. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение,вступление, основное содержание, заключение. Если письмо состоит из 2-х частей, то в первой даетсяобоснование, причина создания письма, а во второй - заключение,просьба или отказ, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения,сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц.При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сферадеятельности и т.д.: Уважаемый Иван Николаевич! или Уважаемый господин Титов! При обращении к высшим должностным лицам органов власти,президентам компаний, обществ, к духовным лицам различныхвероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии. Во вступлении формируется тема письма: оно может содержать ссылкуна документ или его отдельные пункты, послужившие юридическимоснованием для подготовки письма. Основное содержание письма составляют описание события илиситуации, анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений,просьб. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба илизапрос), "высылаем", "представляем" (сопроводительное письмо),"сообщаем" (информационное письмо). Текст письма должен освещать основные вопросы, быть логичным,последовательным, корректным по форме, однозначным по содержанию. Главная цель письма - побудить к действию, убедить, доказать. Этодостигается ясностью, четкостью и краткостью текста. При составлении письма используются словосочетания и выражения:"В порядке обмена...", "В соответствии...", "В связи...", "В целях..."и т.п. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшиеиз употребления (архаизмы и историзмы). Например, следует писать: не"при сем направляем", а "направляем", не "настоящим сообщаем", а"сообщаем", не "настоящий акт составлен", а "акт составлен" и т.д. В официальных документах используются простые распространенныепредложения, односоставные или двусоставные, с обособленнымиоборотами. Например: "В связи с недостаточной загруженностью... просимВас решить вопрос...". В служебных документах не употребляются выражения типа "Будьтетак любезны" или "Не откажите в любезности...". В деловой переписке используются местоимения "Мы", "Вы" вместо"Я", "Он". Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следуетначинать с указания наименования учреждения - автора, поскольку оноуже имеется в бланке. Составитель письма, кроме текста, должен сформулировать заголовокписьма (для формата А4), указать адресата, должность, фамилию иинициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизитсоставителя), проверить наличие приложений (если они есть). Условнописьма делят на две группы: инициативные и ответные. Письмо-ответдолжно содержать ссылку на номер и дату соответствующего инициативногописьма. Например: на N 145/А-120 от 22.04.1998. Этот реквизит проставляется на специально отведенном на бланкеместе. 4.23. Анкета - это форма предоставления текста документа, вкотором характеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков,а переменной - их характеристики. При построении анкеты постояннаяинформация выражается существительными в именительном падеже,например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словомв которых является имя существительное, например: структурноеподразделение, последнее место работы. 4.24. Таблица - форма представления текста, содержащегоинформацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических,бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах(структура и штатная численность, штатное расписание, план работы). Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный - графы игоризонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблицесоставляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), анаименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы. Графытаблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чемна одной странице. Заголовки таблицы пишутся с прописных букв, а подзаголовки - сострочных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняютего. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется спрописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф непроставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются вименительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовкахстрок и граф таблицы употребляются только общепринятые условныеобозначения. 4.25. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксируетсоглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулируетэти отношения. Например: Учредительный договор содержит сведения: - о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядкеуправления деятельностью; - о размере и составе уставного капитала; - о размере и порядке изменения долей каждого из участников вуставном капитале; - о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; - об ответственности участников за нарушение обязанностей повнесению вкладов. Договор (контракт) содержит следующие сведения: - наименования сторон (полное и сокращенное название); - наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результатывыполнения; - наименование документа, в соответствии с которым выполняетсяработа; - условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки,маркировки, рекламы и реализации; - срок действия договора; - начало и окончание работ по договору; - стоимость работы и порядок расчетов; - порядок сдачи и приемки работы; - ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнениепринятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признаютнеобходимым включить в договор; - гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; - переход права собственности и риски; - порядок разрешения споров; - юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов,банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов). Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты иподпункты. 4.26. Доверенность. Доверенность фиксирует факт предоставления права на совершениекаких-либо действий от лица доверителя (администрации или физическоголица). Официальные доверенности выдаются администрацией своемупредставителю на совершение сделок, получение денег,товарно-материальных ценностей или других действий от имениадминистрации. В тексте официальной доверенности указываются следующиесведения: - должность и паспортные данные доверенного лица; - организация, в которой производятся действия по доверенности; - вид действий; - образец подписи лица, получившего доверенность; - срок действия доверенности. Доверенность подписывается и заверяется гербовой печатью. 4.27. Акт. Акт - документ, составляемый несколькими лицами, в подтверждениеустановленных фактов или событий. Текст акта состоит из двух частей:вводной и основной. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, наосновании которого актируется факт события или действие, его номер идата. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываютсянаименования должностей с обозначением организаций, фамилии иинициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председателькомиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах,удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвующих в составленииакта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова"Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали"пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, выводы изаключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров актаи месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количествомзаинтересованных сторон или нормативными документами,регламентирующими составление акта. 5. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автораписьменного документа. В соответствии с ГОСТом для изготовлениябланков документов администрации используют следующие реквизиты: - Государственный герб Российской Федерации или герб субъектаРоссийской Федерации -(01, 02); - код организации по ОКОГУ - (04); - код формы документа по ОКУД - (05); - наименование организации - (06); - справочные данные об организации - (07); - наименование вида документа - (08); - текст документа - (19), а также отметки для расположения реквизитов: - дата документа - (09); - регистрационный номер документа - (10); - ссылка на регистрационный номер и дату документа - (11); - место составления или издания документа - (12); - адресат - (14); - заголовок к тексту - (17); - отметка о контроле - (18); - текст документа - (19). Бланки документов администрации должны разрабатываться на основеопределенного состава реквизитов и порядка их расположения,установленных ГОСТом. Размеры полей и площади размещения конкретныхреквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТе. Схемырасположения реквизитов даны в приложениях 2, 3. 5.2. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумагесветлых тонов форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).Допускается изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм)и А6 (105 х 148 мм) для оформления резолюций (поручений). Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются набумаге высших сортов. 5.3. На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм,правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее10 мм. 5.4. Бланки документов должны изготавливаться типографскимспособом. Допускается использование копий бланков, изготовленных спомощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии) для документоввременного срока хранения, а также воспроизведение необходимыхреквизитов бланка непосредственно при создании конкретного документана персональном компьютере. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерацииили герба субъекта Российской Федерации должны изготавливатьсяисключительно типографским способом и являются объектом строгойотчетности. 5.5. В администрации области предусматривается 3 вида бланковорганизационно-распорядительной документации (приложения 8 - 11): - общий бланк для изготовления любого вида документов (кромеписьма); - бланк письма; - бланк конкретного вида документа (постановления, распоряженийглавы администрации). Бланки структурного подразделения администрации или должностноголица проектируются в том случае, если структурное подразделениенаделено правом юридического лица и руководитель подразделения илидолжностное лицо имеют право подписи. Общий бланк и бланк письма изготавливают с угловым расположениемреквизитов; бланки нормативных документов (постановлений,распоряжений) - с продольным расположением реквизитов. Общий бланк включает реквизиты: Государственный герб РоссийскойФедерации (01), наименование организации (06), место составлениядокумента (07). Кроме этих реквизитов на общем бланке допускаетсяразмещение ограничительных отметок для реквизитов: код формы по ОКУД -(05); дата документа - (09); регистрационный номер документа - (10);заголовок к тексту - (17); отметка о контроле - (18). 5.6. При разработке бланков конкретных видов документов в общийбланк вносятся реквизиты: наименование вида документа - (08); местосоставления документа - (12). Место составления документа может неуказываться, если оно входит в состав наименования организации. 5.7. Бланк письма включает те же обязательные реквизиты иограничительные отметки для размещения реквизитов, что и в общембланке. Дополнительно проставляются ограничительные отметки дляреквизитов: ссылка на регистрационный номер и дату документа - (11),адресат - (14). В бланке должностного лица реквизит "Наименованиедолжности" размещается ниже реквизита "Наименование организации" -(06). 5.8. Изображение Государственного герба Российской Федерации набланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем полебланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а набланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнегополя. 5.9. Бланки с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации в соответствии с требованиями ГОСТа подлежат обязательномуучету и хранению. На бланках типографским способом или нумераторомпроставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно повидам бланков в карточках или журналах по следующим реквизитам: поступление: - наименование вида бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа (заказа); - организация - поставщик бланков; - количество экземпляров; - номера бланков; выдача: - наименование вида бланка; - получатель бланка (наименование структурного подразделения,фамилия и инициалы получившего); - количество экземпляров; - номера бланков; - расписка в получении; - примечания (отметка об уничтожении, списании). Уничтожение бланков производится по акту с отметкой в учетныхдокументах. 5.9.1. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемыхметаллических шкафах (сейфах). 5.9.2. Контроль за изготовлением, использованием и хранениембланков возлагается на управление делами администрации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранениебланков, назначаются распорядительным документом главы администрации. 5.9.3. Регистрационно-учетные формы учета бланков вносятся вноменклатуру дел. 5.9.4. Проверка наличия, использования и хранения бланковпроизводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой главойадминистрации. О результатах проверки делается отметка в журналах(карточках) после последней записи. 6. ПРАВИЛА ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ 6.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощипечатающих устройств, средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являютсясотрудники администрации, могут писаться от руки (заявления,объяснительные записки и т.п.). 6.2. Текст документов печатается на бланках формата А4 через 1,5- 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочныйинтервал. 6.3. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколькихстрок, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждениядокумента", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования"отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:СОГЛАСОВАНО(межстрочный интервал)Начальник юридического(межстрочный интервал)отдела(межстрочный интервал)А.С. Круглов 6.4. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4межстрочными интервалами. 6.5. Наименование вида документа печатается прописными буквами.Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом науровне последней строки наименования должности. 6.6. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строкудопускается продлевать до границы правого поля или переносить наследующую строку. Точку в конце заголовка не ставят. 6.7. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ отлевой границы текстового поля: 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (безабзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа инаправлении его в дело", наименования должности в реквизитах"Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи"Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ,ПРЕДЛАГАЮ; 5 - для начала абзаца в тексте; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Грифограничения доступа к документу"; 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". 6.8. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная всамостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к егоизданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левойграницы текстового поля. 6.9. При изготовлении документов на двух и более листах второй ипоследующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрамипосередине верхнего поля листа без слова "страница" (стр.) и знаковпрепинания, в интервале 10 - 15 мм от верхней границы листа. 6.10. Допускается печатание документов с использованием оборотнойстороны листа. 6.11. Машинописное бюро управления делами печатает наиболееважные документы, подготовленные структурными подразделениями заподписью главы администрации или его заместителей. Другие документыпечатаются в структурных подразделениях. Документы печатаются в порядке поступления рукописей. Вне очередипечатаются документы, адресованные Президенту Российской Федерации,Правительству Российской Федерации, документы администрации,издаваемые во исполнение постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, материалы к заседаниям административного совета.Очередность печатания срочных документов в машбюро устанавливаетуправляющий делами, а при его отсутствии - его заместитель. 6.12. Повторное печатание документов допускается только сразрешения управляющего делами и его заместителя. 6.13. Рукописные материалы, сдаваемые для печатания вмашинописное бюро, должны быть разборчиво написаны синими или чернымичернилами (пастой), тщательно отредактированы. Рукописи, написанныенеразборчиво, цветными чернилами или карандашом, для печатания непринимаются. 6.14. Передача и получение отпечатанных материалов измашинописного бюро производится через заведующего бюро. Документы дляразмножения сдаются в копировально-множительное бюро вместе сбланком-заказом, подписанным руководителем подразделения (приложение12). Разрешение на размножение выдает управляющий делами, а в егоотсутствие - его заместитель. Срочное размножение печатных материалов производится с разрешенияуправляющего делами. Размножению подлежат только служебные документы, созданные вадминистрации. 7. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ 7.1. Телеграммы (телетайпограммы), телексы. 7.1.1. Телеграф обеспечивает доставку информации по каналамтелеграфной сети общего пользования через отделения связи. Абонентское телеграфирование и телекс предоставляются впользование на условиях договора между предприятием связи иадминистрацией. 7.1.2. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту - телеграмма)составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой необеспечивает своевременного решения вопросов. 7.1.3. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с"Правилами предоставления услуг телеграфной связи", утвержденнымиПостановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997г. N 1108. 7.1.4. Телеграммы, составляемые в администрации, визируются,подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями,которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммыпередается в отделение связи, второй помещается в дело. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на однойстороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. 7.1.5. В телеграммах содержатся следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя, полный или условный; текст - содержание телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Категория и вид телеграммы проставляются составителем иуказываются перед адресом. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммыможет быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полныйтелеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы ифамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграммаадресуется частному лицу. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагаетсясписок рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответнойтелеграммы следует начинать с указания индекса или названияинициативного документа, без добавления слов "номер HP", "Ваш" или "наВаш". Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, еслипри этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не"опускать нельзя, с сокращенными обозначениями знаков препинания,например: точка ТЧК запятая ЗПТ двоеточие ДВТЧ кавычки КВЧ скобки СКВ номер НР Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Тексттелеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста, но передподписью ставят регистрационный индекс телеграммы. В телеграмме неиспользуются сложные, многословные предложения, характерные дляделовых писем. Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию,отражающую существо сложившейся ситуации. Только в некоторых случаяхдопускается краткое изложение доказательств, аргументация. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и недолжен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делатьнельзя. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается сабзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.Наименование организации и должность автора указывать не обязательно. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные внесколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одномэкземпляре. На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведенана пишущей машинке и дополнена заверительной надписью и печатьюуправления делами. Исходящий (делопроизводственный) номер документа проставляется нателеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте.Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах)проставляются перед текстом телеграммы. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней частителеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адресотправителя, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и,при необходимости, номер телефона. 7.2. Телефонограммы. 7.2.1. Текст телефонограммы передается устно по каналамтелефонной связи и записывается (печатается) получателем. 7.2.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяетсяследующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,принявшего телефонограмму в журнале регистрации; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. 7.2.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативногорешения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые потелефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения насовещания, заседания и т.д.). 7.2.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре иподписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к нейдолжен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. 7.2.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова исложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. 7.2.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается вжурнал по следующей форме: должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника,передавшего телефонограмму; должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника,принявшего телефонограмму; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передаетсятелефонограмма. 7.2.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначалазастенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, азатем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторнымчтением в конце передачи. 7.2.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичнытребованиям к изложению телеграмм и телексов. 7.3. Документы, передаваемые по факсимильной связи. 7.3.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов(тексты, схемы, графические изображения). По факсимильной связи могут передаваться документы, исполненныетипографским, машинописным или рукописным черным цветом с минимальнойвеличиной букв 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не менее0,15 - 0,20 мм. 7.3.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующиедокументы: с четким изображением (подлинник или подписанная копия); на белой бумаге размером не более формата А4 (210 х 297 мм); в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 ммширины. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. 7.3.3. Объем документа, передаваемого за один сеанс связи, недолжен превышать 10 листов. Независимо от количества адресатов документ направляется дляпередачи по факсимильной связи в одном экземпляре. 7.3.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляетсяследующим образом: простым графитным карандашом руководитель подразделения,исполнившего документ, или его заместитель на правом верхнем углудокумента делает отметку "ФАКС с досылкой" или "ФАКС без досылки" иставит свою подпись. В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документаставится отметка об исполнителе. Она состоит из фамилии исполнителя иномера его телефона. 7.3.5. После подписания документ регистрируется в отделеделопроизводства и протокола управления делами на карточках с отметкой"ФАКС", после чего направляется оператору факсимильной связи. После передачи документа по факсимильной связи оператор делаетотметку "Передано" (фамилия, дата и время). Документ с отметкой "ФАКС с досылкой" после передачи пофаксимильной связи передается и отдел делопроизводства и протокола дляотправки почтой. Документ с отметкой "ФАКС без досылки" передается в отделделопроизводства и протокола для подшивки в дело или исполнителю. Адресат, получив факсограмму с отметкой "ФАКС без досылки",работает с ней как с обычным входящим документом. При получении факсограммы с отметкой "ФАКС с досылкой" адресатработает с ней как с обычным входящим документом, а по полученииоригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметкии подкалывает ее к оригиналу. 7.3.6. Учет документов, поступивших для передачи, а такжепринятых по факсимильной связи, ведется специалистом отделаделопроизводства и протокола в установленном порядке с добавлением врегистрационном штампе отметки "ФАКС". 7.3.7. По каналам факсимильной связи запрещается передаватьсекретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебногопользования" ("Не для печати"). 7.3.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой поканалам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившегоматериал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. 7.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП). 7.4.1. Электронными сообщениями (письмами) называются документы,передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обменданными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученныхи отправленных сообщений. 7.4.2. ЭП используется как для пересылки сообщений междусредствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщениймежду различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные ипрограммные средства. Адресат электронной почты получает изображение документа(электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажномносителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). 7.4.3. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможностьпереписываться с другими абонентами и с абонентами международныхсетей. ЭП предоставляет абонентам следующие возможности: взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доскиобъявлений с подразделениями администрации, между собой и с инымиабонентами сети ЭП; обмениваться сообщениями с абонентами других сетей; получать сообщения с телеконференций по интересующим темам иотправлять собственные сообщения в телеконференцию. 7.4.4. Каждому абоненту в электронной почте выделяетсяиндивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которомуприсваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениямиосуществляется через эти почтовые ящики. 7.4.5. Электронное сообщение состоит из адреса или несколькихадресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, итекста. Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика,которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, идомена, который описывает место, компьютер или локальную систему, гдеэтот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@",например: alecs@munic.msk.rus - имя@домен. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Всети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие кодорганизации: СОМ коммерческие организации; EDU учебные и научные заведения; GOV правительственные учреждения; MIL военные организации; NET сетевые узлы Internet; ORG прочие организации. 7.4.6. Служебный заголовок электронного сообщения содержитнесколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматическидобавляются системой. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию,объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следуетперекодировать в текстовую форму. Посылать электронное сообщение, содержащее закодированнуюинформацию, разрешается в том случае, если у получателя информацииесть возможность его раскодировать. 7.4.7. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП,аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3, 4. 7.5. Документы, передаваемые в локальной сети электронногодокументооборота. (Дополнен - Постановление Главы администрацииЛипецкой области от 24.06.2003 г. N 129) 7.5.1. Локальная сеть электронного документооборота (файловыйсервер "W") используется для оперативного внутреннего документооборотана стадии подготовки, согласования и окончательного исполнениядокументов с использованием ПЭВМ, включенных в локальную сетьадминистрации. (Дополнен - Постановление Главы администрации Липецкойобласти от 24.06.2003 г. N 129) 7.5.2. Передача файлов на сервер "W", содержащих сведенияограниченного пользования (конфиденциальная информация), допускаетсятолько после их закрытия паролем. Пароль передается исполнителем потелефону или лично заинтересованному сотруднику администрации .(Дополнен - Постановление Главы администрации Липецкой области от24.06.2003 г. N 129) 7.5.3. Время нахождения конфиденциальной информации на файловомсервере "W" устанавливается автором (исполнителем) документа, но неболее чем один рабочий день. По завершении работы с документом удаление файла с сервера "W"осуществляет сотрудник, которому он был передан во временноепользование. (Дополнен - Постановление Главы администрации Липецкой областиот 24.06.2003 г. N 129) 7.5.4. Не допускается передача информации, содержащейся вдокументе ограниченного пользования и размещенного на файловом сервере"W", устно или в ином исполнении, третьим лицам, без разрешенияавтора (исполнителя) документа. (Дополнен - Постановление Главыадминистрации Липецкой области от 24.06.2003 г. N 129) 7.5.5. Запрещается печатать, передавать, размножать и копироватьдокументы в локальной сети электронного документооборота, содержащиегосударственную тайну. (Дополнен - Постановление Главы администрацииЛипецкой области от 24.06.2003 г. N 129) 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 8.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов. Основные процессы работы с входящими документами заключаются вследующем: прием и первоначальная обработка; предварительное рассмотрение и распределение по руководителям иисполнителям; передача по назначению; рассмотрение руководством администрации; доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства; контроль за исполнением или использованием; возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело. При поступлении корреспонденции специалистом отделаделопроизводства и протокола управления делами проверяется целостностьконвертов и другой упаковки. Ошибочно засланная корреспонденция пересылается попринадлежности, если известен адрес получателя, в противном случае -возвращается отправителю. Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью"лично", а также адресованных структурным подразделениям, вскрываются. При этом от общей корреспонденции отделяются предложения,заявления и жалобы, которые направляются в отдел писем и приемаграждан. При вскрытии конвертов проверяется наличие корреспонденции, атакже указанных приложений. В случае отсутствия каких-либо документовоб этом ставится в известность отправитель. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаютсяк документам лишь в том случае, когда только по ним можно установитьадрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение вкачестве доказательства времени отправки и получения документа. На общей корреспонденции проставляется регистрационный штамп,затем передается для сортировки на регистрируемую и нерегистрируемую идальнейшей обработки. Документы, зарегистрированные в отделе делопроизводства ипротокола, передаются через советников главе администрации, егозаместителям, руководителям структурных подразделений, согласнораспределению обязанностей между ними, в день их поступления, срочные- незамедлительно. Главе администрации передаются документы вышестоящих органовгосударственной власти и управления, по перспективному планированию,по финансовым и бюджетным вопросам, критические замечания в печати идругие документы по принципиальным вопросам деятельности, исполнениекоторых требует решения руководителя. В экстренных случаях допускается передача документовответственным исполнителям и с последующим докладом о нихруководителю. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы,последние передаются вместе с поступившими документами. Аналогично следует поступать с ответом на запрос. Дальнейшее прохождение и исполнение документов определяетруководство администрации в зависимости от назначения каждогодокумента (непосредственное исполнение, рассмотрение и ответ, принятиепрактических мер, организация и внедрение, согласование иутверждение, для сведения, для руководства в практической работе). Результаты рассмотрения документа по существу содержащихся в нихвопросов отражаются в резолюции руководителя. Рассмотрение документовдолжно производиться в кратчайший срок (как правило, в деньпоступления документа). Документ, исполнение которого должны осуществлять несколькоисполнителей, передается ответственному исполнителю, указанному врезолюции первым, и находится у него до окончательного исполнения. Для сокращения сроков исполнения документа с него могут сниматьсякопии для вручения соисполнителям (кроме тех документов, сниматькопии с которых не разрешается). Исполненный документ вместе с ответом на него и соответствующейотметкой исполнителя подшивается в дело в соответствии с номенклатуройдел. 8.2. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутреннихдокументов. Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов; составление и печатание проекта документа; подписание (утверждение); регистрация; оформление конвертов и отправка документов; контроль исполнения рассылки (по списку); помещение оставшегося экземпляра документа в дело. Подготовленный исполнителем проект документа передается дляпечатания. До передачи подготовленного документа на подпись исполнительдолжен проверить его содержание, правильность оформления, наличиенеобходимых виз и приложений к документу. Документ представляется наподпись вместе с документами, на основании которых он готовился. Документ для отправки должен поступать в отдел делопроизводства ипротокола полностью оформленным и иметь отметку о виде почтовогоотправления. К исходящим инициативным документам прилагаютсярегистрационные карточки в одном экземпляре, которые в последующемпомещаются в справочную картотеку. Неправильно оформленный документвозвращается. Обработка исходящей корреспонденции в отделе делопроизводства ипротокола включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты,определение стоимости отправления, маркирование конвертов и сдачу вотделение связи. На заказные отправления при необходимостисоставляется реестр. Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости нерекомендуется. К внутренним документам относятся документы, отражающиедеятельность администрации и отдельных работников (постановления,распоряжения, протоколы, инструкции, планы, справки, докладныезаписки, доклады, списки и др.). Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки иоформления организуется в соответствии с общим порядком обращенияисходящих, а на этапе исполнения - входящих документов. Проекты правовых актов после подготовки и согласования их ссоответствующими структурными подразделениями и учреждениямипередаются в правовое управление администрации для проверкисоответствия содержания подготовленных документов действующемузаконодательству. После подписания указанные документы регистрируются ипересылаются для исполнения или ознакомления в подразделенияадминистрации или за его пределы. Документы, содержащие поручения отдельным должностным лицам,передаются им в виде размноженных экземпляров или выписок из них. Докладные записки на имя руководства администрации, справки,сводки в другие внутренние документы оперативного характерарассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чегов общем порядке передаются для исполнения. 8.3. Учет объема документооборота. В администрации должен осуществляться учет объемадокументооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих,исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год,квартал, месяц). При определении объема документооборота раздельноподсчитывается количество основных документов и количество экземпляров(копий). Раздельному учету подлежит количество входящих, исходящих ивнутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан.Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям икорреспондентам. Данные об объеме документооборота ежемесячносуммируются (нарастающим итогом) в отделе делопроизводства и протоколауправления делами по специальной форме (приложение 13). 9. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 9.1. Регистрация документов - фиксация факта создания илипоступления документа путем проставления на нем регистрационногономера, с последующей записью необходимых сведений о документе врегистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения ииспользования в справочных целях, как создаваемые в администрации,так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Переченьдокументов, не подлежащих регистрации, дан в приложении 14. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступаетв регистрационно-справочную картотеку. Для получения более полнойинформации о документе установлен следующий обязательный минимумреквизитов регистрации: 1. Автор (корреспондент). 2. Название документа. 3. Дата документа. 4. Регистрационный номер документа. 5. Заголовок документа, краткое содержание документа. 6. Резолюция руководителя (определение исполнения, содержаниепоручения, дата и подпись автора резолюции). 7. Срок исполнения - дата, к которой поручение должно бытьвыполнено. 8. Отметка об исполнении и направлении документа в дело (краткаязапись о решении вопроса по существу, дата, подпись ответственногоисполнителя). Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости отхарактера документов и задач использования информации может бытьдополнен другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа; отметка об исполнителе (для писем обязательно); количество листов документа; наличие приложений; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; отметки о прохождении документа; значимость вопроса, отраженного в документе; оценка исполнения; срок хранения документа и др. Документы регистрируются в администрации один раз: поступающие -в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Регистрация документов производится в пределах групп, взависимости от названия вида документа, автора и содержаниядокументов. Например, отдельно регистрируются правительственныедокументы, постановления и распоряжения главы администрации. Регистрация документов производится специалистами отделаделопроизводства и протокола управления делами раздельно: общая исходящая и входящая - в карточках; указы и распоряжения Президента РФ, распорядительные инормативные документы Государственной Думы и Правительства РФ - вжурналах; постановления и распоряжения главы администрации - в журналахрегистрации; предложения, заявления и жалобы - в отделе писем и приемаграждан. 10. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 10.1. Целью контроля является обеспечение своевременного икачественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующиеисполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль,проверку своевременного доведения документа до исполнителя,предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет иобобщение результатов контроля, информирование руководства. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременноеи качественное исполнение документов. Контроль за исполнением документов в администрации областиосуществляют управление делами, управление организационно-контрольнойи кадровой работы, советники заместителей главы администрации, а вструктурных подразделениях администрации - руководители иответственные исполнители. Контроль за сроками исполнения указов Президента РоссийскойФедерации, постановлений и распоряжений Правительства РоссийскойФедерации ведется отдельно специалистом управления деламиадминистрации области; контроль за исполнением наиболее важныхправовых актов, принимаемых администрацией области, осуществляетсяотделом контроля и проверки исполнения управленияорганизационно-контрольной и кадровой работы администрации области(Порядок организации контроля и проверки исполнения принимаемыхдокументов дан в приложении 15). Контроль за всеми остальными контрольными документамиосуществляют советники заместителей главы администрации и специалистыотдела делопроизводства и протокола управления делами администрации. 10.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных дняхс даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из другихорганизаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут бытьтиповыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основанииактов органов государственной власти и управления Российской Федерациии даны в приложении 16. Индивидуальные сроки устанавливаютсяруководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или врезолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа неуказан, он должен быть исполнен не позднее чем в месячный срок. Изменение, продление срока исполнения производится лицом,установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенныхисполнителем. Изменения документируются - проставляется новый срок,дата изменения и подпись, изменения вносятся в регистрационные формы -регистрационную карточку. Приостанавливать исполнение документов, атакже отменять их имеют право только вышестоящие организации,организация - автор документа и органы госнадзора. 10.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения задания, запросов, сообщения результатов заинтересованныморганизациям и лицам или другого документированного подтвержденияисполнения. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица,подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 10.4. Контроль исполнения строится на базе данных регистрационныхкарточек (приложение 17). Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнениядокументов, по исполнителям, группам документов. 10.5. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срокаисполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: заданияпоследующих лет - не реже одного раза в год; задания последующихмесяцев текущего года - ежеквартально; текущего месяца - за пять днейдо истечения срока. Если документ пересылается на исполнение в подведомственнуюорганизацию, с последующим информированием о результатах рассмотрения,вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационнойкарточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается суказанием даты и содержания исполнения. Отдел делопроизводства и протокола управления делами учитывает иобобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатахисполнения документа. Справки о состоянии исполнительской дисциплиныпередаются руководителям структурных подразделений (приложение 18). 11. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 11.1. Руководители структурных подразделений обеспечиваютоперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей вдень поступления, контроль за качественным исполнением по существувопроса. 11.2. При рассмотрении документов руководитель подразделениявыделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы,присланные для согласования, рассматриваются в срок не более двухрабочих дней. Исполнитель получает документы в день их регистрации илина следующий день в соответствии с указанием руководителяструктурного подразделения. Срочные документы передаются немедленно. При необходимости размножения документа или других задержкахисполнителю передается регистрационная карточка. 11.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подпись главе администрации, егозаместителю или руководителю структурного подразделения, подготовкуответа и пересылку адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документы на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список нарассылку. 11.4. При оперативном решении вопроса без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления (если образовался интервал времени между поступлениемдокумента в администрацию и его доставкой исполнителю), о датахпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 11.5. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю в установленныеим сроки необходимых материалов (проектов документов, справок,сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 12. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ 12.1. В целях упорядочения документов в делопроизводствеадминистрации составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований(заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. Она намечает группировку исполненных документовв дела и их формирование; закрепляет специальными индексамисистематизацию дел и определяет сроки их хранения; является основнымучетным документом в текущем делопроизводстве администрации;обеспечивает быстрый поиск необходимой документной информации дляоперативного использования. Кроме того, на основе номенклатуры делсоставляются описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет)хранения. В архиве администрации она используется для учета дел временного(до 10 лет включительно) хранения. 12.2. Ответственность за разработку номенклатуры деладминистрации возлагается на управление делами. Государственный архивобласти оказывает ему необходимую методическую и практическую помощь.Номенклатуры дел структурных подразделений составляются его ведущимиспециалистами. 12.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяУставом Липецкой области, Государственной системой документационногообеспечения управления, положениями о структурных подразделенияхадминистрации области, штатным расписанием, планами и отчетами оработе, перечнями документов с указанием сроков хранения,номенклатурами дел за прошлые годы, описями дел постоянного ивременного хранения. Изучаются также состав, содержание документов иособенности формирования дел администрации. 12.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы и вопросы деятельности администрации,не завершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций,правопреемником которых она является, переходящие дела, документы сгрифом "Для служебного пользования", контрольно-справочные картотеки,журналы учета документов и т.п. Не включаются в номенклатуру делпечатные издания. 12.5. Номенклатура дел оформляется на общем бланке администрациипо установленной форме (приложение 19). Названиями ее разделовявляются названия структурных подразделений, расположенные всоответствии с утвержденной структурой. За каждым разделомноменклатуры дел закрепляется двухзначный цифровой индекс (01, 02, 03и т.д.). 12.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом: В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного вноменклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрациицифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номерадела внутри данного подразделения и обозначается арабскими цифрами.Например: 01-04, 02-12, 03-14 и т.д. В номенклатуре дел сохраняют одинаковые индексы для переходящихдел, а также для однородных дел в пределах разных структурныхподразделений. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядокрасположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатурыдел определяется степенью важности документов, составляющих дела, иих взаимосвязью. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускаются заголовки типа "Разные документы", "Общаяпереписка", "Справочные материалы" и т.п., а также вводные слова исложные синтаксические обороты. Не следует помещать в один заголовокдокументы постоянного и временного сроков хранения, а также разныхсроков временного хранения, например, 15 лет и 3 года. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Они состоят из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал, регистрационно-контрольнаякартотека и т.п.) или разновидности документов (постановление,распоряжение, протоколы и т.п.); название администрации или ее структурного подразделения, чьидокументы составляют дело (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которойбудут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название территории (местности), с которой связано содержаниедокументов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одномувопросу, не связанные последовательностью делопроизводственныхопераций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а вконце заголовка в скобках указываются основные разновидностидокументов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например:"Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты,описи, ведомости)". При составлении заголовков дел используются формулировки статейведомственного или типового перечней документов. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи соссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел, а в случае ихотсутствия - согласованный с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)архивного отдела срок хранения. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки: о заведении дел, опереходящих делах, об уничтожении дел, о местах хранения подлинников,об ответственных за формирование дел лицах; даются названияиспользованных перечней документов, дополнения и разъяснения сроковхранения документов, например: "После завершения ревизии", "Послеистечения срока договора", "До замены новыми" и т.п. 12.7. Номенклатура дел администрации на предстоящий календарныйгод составляется в последнем квартале предшествующего года на основеноменклатур дел структурных подразделений, разработанных поаналогичной форме (приложение 20), согласованных с архивомадминистрации, одобренных экспертной комиссией (ЭК) администрации иподписанных руководителями этих подразделений. 12.8. Номенклатура дел администрации визируется лицом,ответственным за архив, подписывается управляющим делами и послеодобрения ЭК администрации направляется на согласование с ЭПКархивного отдела, затем утверждается руководством администрации. 12.9. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Триэкземпляра хранятся в управлении делами, четвертый - в государственномархиве области. 12.10. Согласованная с ЭПК архивного отдела администрацииноменклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается,утверждается ее руководством и вводится в действие с 1 январяследующего календарного года. 12.11. Номенклатура дел администрации пересогласовывается сархивным отделом не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного измененияфункций и структур администрации, а также состава дел она подлежитпересоставлению, согласованию и утверждению. Текущие изменения и дополнения могут вноситься в номенклатуру втечение года, для чего в каждом ее разделе необходимо оставлятьсвободные индексы дел. 12.12. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел администрацииявляется документом постоянного хранения и включается в разделноменклатуры дел управления делами. Срок хранения номенклатур делструктурных подразделений временный. 12.13. После утверждения номенклатуры дел администрацииструктурные подразделения получают выписки соответствующих ееразделов. Чтобы работа по оформлению выписок из номенклатуры делносила оперативный характер, ее разделы составляются на отдельныхлистах. 12.14. По окончании делопроизводственного года специалиступравления делами заполняет итоговую запись о категориях и количествезаведенных дел, содержащиеся в ней сведения передаются в архивадминистрации, о чем в номенклатуре дел делается отметка. 13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 13.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел. Дела администрации формируются децентрализованно, т.е. вструктурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица,ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел в администрацииосуществляется управлением делами. 13.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещатьвместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;группировать в дело документы одного календарного года, за исключениемпереходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянногои временного сроков хранения; помещать в деле машинограммы на общихоснованиях. В дело не должны помещаться документы, подлежащиевозврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250листов. 13.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В делоN...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурногоподразделения. 13.4. Документы внутри дела располагаются в хронологическойвопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актамиадминистрации, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Если же они утверждены в качествесамостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно отраспоряжений по личному составу. Распоряжения о командировках, отпусках, взысканиях формируются вотдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от протоколов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих, налоговые карточки учетасовокупного дохода и подоходного налога, индивидуальные сведения отрудовом стаже, заработке, доходе и начисленных страховых взносахзастрахованного лица группируются в самостоятельные дела ирасполагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам иотчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работыадминистрации и все документы по их рассмотрению и исполнениюгруппируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан поличным вопросам. Переписка группируется, как правило, за периодкалендарного года и систематизируется в хронологическойпоследовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся впредыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указаниеминдекса дела предыдущего года. 14. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ 14.1. Экспертиза ценности документов. 14.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценностидокументов с целью отбора их на государственное хранение иустановления сроков хранения. 14.1.2. Экспертиза ценности документов в администрациипроводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел ипроверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке делк последующему хранению. 14.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов распоряжением главы администрации создается постояннодействующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертнойкомиссии администрации, а также организация ее работы определяютсяположением, которое после согласования с ЭПК архивного отделаадминистрации утверждается и вводится в действие распоряжениемруководителя администрации. 14.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. Из делпостоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросудокументы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временногохранения (свыше 10 лет) для передачи в архив в структурныхподразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10лет) хранения с истекшим сроком хранения. По результатам экспертизыценности документов составляются описи дел постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделениидел к уничтожению (приложения 21, 22). Формы описей и актаунифицированы. 14.2. Оформление дел. 14.2.1. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении ипо завершении года. Оформление дел включает комплекс работ потехнической обработке и проводится сотрудниками структурныхподразделений при методической помощи и под контролем архиваадминистрации. 14.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление делапредусматривает: подпитку или переплет дела, нумерацию листов в деле,составление заверительной надписи дела (приложение 23); составление, внеобходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение24); внесение необходимых уточнений в реквизите обложки дела(уточнение названия структурных подразделений, индекса и заголовкадела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежатчастичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, непроводить пересистематизацию документов в деле, листы дела ненумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы его, кромелистов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскимицифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текстадокумента, простым графическим карандашом или нумератором. 14.2.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения оформляется по установленной форме (приложение 25). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяетсясоответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов,в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительныесведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формыотчетности и т.д.). 14.3. Составление описей дел. 14.3.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодносоставляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи несоставляются. Описи составляются отдельно на дела постоянногохранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личномусоставу. 14.3.2. В администрации в каждом структурном подразделении описина дела постоянного хранения составляются ежегодно поднепосредственным методическим руководством архива администрации. Поэтим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленныеструктурными подразделениями, служат основой подготовки сводной описиадминистрации, которую готовит архив и по которой он сдает дела нагосударственное хранение. 14.3.3. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятойсхемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вноситсяв опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в описьпод самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовойза несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурныхподразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описизаполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесенына обложку дела; при внесении в опись нескольких дел с одинаковымизаголовками пишется полностью заголовок дела, а все остальные делаобозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за нескольколет, в конце описи каждого следующего года, за который имеютсядокументы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащихматериалы за данный год (после интервала за последней описательнойстатьей каждого последующего года); графа описи "Примечание"используется для отметок о приеме дел, особенностях их физическогосостояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкойна необходимый акт, о наличии копий и т.п. 14.3.4. Описи дел составляются по установленной форме в четырехэкземплярах. 14.4. Оперативное хранение документов. 14.4.1. С момента заведения и до передачи в архив администрациидела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов идел. Дела находятся в рабочих комнатах и в специально отведенных дляэтой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пылии воздействия света. В целях повышения оперативности поискадокументов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней сторонешкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,формируются в дела и хранятся на общих основаниях. 14.4.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонниморганизациям проводится с разрешения управляющего делами. На выданноедело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям делавыдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения управляющего деламис обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта опричинах выдачи подлинника. 14.5. Передача дел на архивное хранение. 14.5.1. Все документы, образовавшиеся и образующиеся вдеятельности администрации, имеющие историческое, культурное, научное,экономическое или политическое значение, входят в состав Архивногофонда Российской Федерации и независимо от техники и способазакрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. Для хранения документов Архивного фонда Липецкой области каксоставной части Архивного фонда Российской Федерации и документовдолговременного срока хранения, имеющих практическое значение, а такжедокументов по личному составу, их учета, использования, отбора иподготовки к передаче на государственное хранение в администрацииобразуется архив. В исключительных случаях временно может назначатьсяответственное лицо за архив из числа работников отделаделопроизводства и протокола управления делами. 14.5.2. В своей практической деятельности архив руководствуетсязаконодательством Российской Федерации и Липецкой области, правовымиактами администрации, нормативными и методическими документамиФедеральной архивной службы России, других организаций Федеральнойархивной службы России, положением об архиве администрации. 14.5.3. По окончании делопроизводственного года дела изструктурных подразделений передаются по описям в архив администрации. 14.5.4. Прием каждого дела производится заведующей архивом, а вее отсутствие - ответственным лицом за архив совместно с работникомструктурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописьюколичество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел,дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом(ответственного за архив) и лица, передающего дела. Дела в архив доставляются сотрудниками структурногоподразделения, увязанными в связки. Вместе с делами в архив передаютсярегистрационные карточки на документы. Приложение 1 к п. 3.1 ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ---------------------------------------------------------------T-------------¬¦ Наименование реквизита ¦Код реквизита¦L--------------------------------------------------------------+-------------- Государственный герб Российской Федерации 01 Герб субъекта Российской Федерации 02 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 03 Код организации по ОКПО 04 Код формы документа по ОКУД 05 Наименование организации 06 Справочные данные об организации 07 Наименование вида документа 08 Дата документа 09 Регистрационный номер документа 10 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11 Место составления или издания документа 12 Гриф ограничения доступа к документу 13 Адресат 14 Гриф утверждения документа 15 Резолюция 16 Заголовок к тексту 17 Отметка о контроле 18 Текст документа 19 Отметка о наличии приложения 20 Подпись 21 Гриф согласования документа 22 Визы согласования документа 23 Печать 24 Отметка о заверении копии 25 Отметка об исполнителе 26 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 27 Отметка о поступлении документа в организацию 28 Отметка для автоматического поиска документа 29 Приложение 2 к пп. 3.1, 5.1 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА +---------73--------+ +-----------78----------+10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------T-------+-------------------+------+-----------------------+---+--+---¬¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 3 ¦¦ +----T--+- - - - - - - - - -+ - - - - - - - - - - - - - - -+---+--T---+¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ 17 ¦ ¦01¦ ¦02¦ ¦03¦ ¦ ¦13¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ L--- L--- L--- ¦ L--- ¦ ¦¦ ¦ -+--+- - - - - - - - - -+ - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦06¦ ¦07¦ ¦ ¦14¦ ¦15¦ ¦ ¦ ¦¦ 51 L--- L--- ¦ L--- L--- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦04¦ ¦05¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦08¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- ¦ ¦ ¦¦ +-------+-------------------+ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦09¦ ¦10¦ ¦ ¦ ¦¦ 22 ¦ L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦11¦ ¦12¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- L--- ¦ ¦ ¦¦ - - - -+- - - ¬+- - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦¦ ¦---¬ ¦ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦18¦ 18 ¦ ¦17¦ ¦---¬ ¦ ¦¦ ¦L--- ¦ ¦ L--- ¦ ¦16¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦L--- ¦ ¦¦ + - - -+- - - + - - - - - - - - - -+-- - +-- - - - - - - - - - --+ ¦ ¦¦ +-----30------+¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ 297¦ ¦ ¦¦ ------------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦19¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 120 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ +-----------+- - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦20¦ ¦21¦ ¦24¦ ¦ ¦ ¦¦ 20 L--- L--- L--- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ +-----------+- - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦22¦ ¦23¦ ¦25¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- L--- L--- ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ¦ ¦¦ 40 ¦ ¦26¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- ¦ ¦¦ ¦ +- - - - - - - - - - -- - - T - - - -T- - - - - - +---+--T ¦¦ ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦27¦ ¦ ¦28¦ ¦ ¦29¦ ¦ ¦ 16 ¦¦ ¦ L--- ¦ L--- ¦ L--- ¦ ¦ ¦¦ +-----------+- - - - - - - - - - -- - - + - - - -+- - - - - - +---+--+ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦+------------------+----------------------------+--------+----------------+--+----¦ ¦ ¦ ¦ ¦+--------35--------+------------94--------------+----30--+ ¦¦ ¦+-----------------------------------210-----------------------------------+ Приложение 3 к пп. 3.1, 5.1 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА -+10 +- ¦ ¦---------------------------------------------------------------------------+---+-+--T¦ ¦ 3 ¦¦ T-----T- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - T---+-T ¦¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦01¦ ¦02¦ ¦03¦ ¦13¦¦ ¦17 ¦¦ ¦ ¦ L--- L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦¦ ¦ --+------------------------------------------------------------+---+-+ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦06¦ ¦07¦ ¦04¦ ¦05¦ ¦08¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ 20 ¦ L--- L--- L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦30 ¦¦ ¦ -+-+------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦¦ 77 ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦09¦ ¦10¦ ¦11¦ ¦12¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ L--- L--- L--- L--- ¦ ¦ ¦¦ ¦ +-----------------------------T------------------------------+---+-+- ¦¦ ¦ ---¬ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦14¦ ¦15¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- L--- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ +--------73---------+ +---------------78-------------+ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦- - - -+- - ¬+- - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦¦¦---¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦18¦ 18 ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ¦¦¦L--- ¦ ¦ ¦17¦ ¦ ¦16¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ L--- ¦ L--- ¦ ¦¦+ - - -+- - + - - - - - - - - - -+-- - - - +-- - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦¦+-----30----+¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ 297¦ ¦ ¦ ¦¦ -T---------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦19¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 120 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ +---------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦20¦ ¦21¦ ¦24¦ ¦ ¦ ¦¦ 20 L--- L--- L--- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ +---------+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ---¬ ---¬ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦22¦ ¦23¦ ¦25¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- L--- L--- ¦ ¦¦ ¦ ---¬ ¦ ¦¦ 40 ¦ ¦26¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ L--- ¦ ¦¦ ¦ +- - - - - - - - - - -- - - - - T - - - -T- - - - - - - - - -+---+--T ¦¦ ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ---¬ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦27¦ ¦ ¦28¦ ¦ ¦29¦ ¦ ¦ 16 ¦¦ ¦ L--- ¦ L--- ¦ L--- ¦ ¦ ¦¦ +---------+- - - - - - - - - - -- - - - - + - - - -+- - - - - - - - - -+---+--+ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦+-------------+-------------------------------+--------+-----------------------+--+--¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-------35----+--------------94---------------+---30---- ¦¦ ¦+---------------------------------210------------------------------------------+ Приложение 4 к п. 3.15 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительствомобъектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидацииорганизаций, учреждений, предприятий и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство; заявки на оборудование, изобретения; напроведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских итехнологических работ; технологические и т.д.). Инструкции (правила) - должностные; по делопроизводству; техникебезопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д. Отчеты (о производственной деятельности, командировках,научно-исследовательских работах и т.д.). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;предприятий, на которые распространяются определенные льготы). Планы (производственные; строительно-монтажных,проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; кооперативныхпоставок продукции, распределения продукции по установленнойноменклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту), работыколлегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). Расценки на производство работ. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий,помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; наподготовку и освоение производства новых изделий; на капитальноестроительство и т.д.). Стандарты (отраслевые). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы государственных предприятий (объединений); обществ;кооперативов и т.д. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение 5 к п. 3.24 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования,выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей,ведение дел в арбитраже и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах,научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстверабот и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство, технические и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ расхода; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосовершения финансово-хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями,премиями и т.д.); ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные,в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт ит.д.); ПОЛОЖЕНИЯ об организациях; РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляциюк договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использованиибюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейсязарплате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. Приложение 6 к п. 4.5 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СОСТАВЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ Правовое положение государственных служащих регламентируетсядолжностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности иответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции состоитиз следующих разделов. Должностные обязанности: перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста;указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит,утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет,контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д. Должен знать: действующее законодательство Российской Федерации и Липецкойобласти. Квалификационные требования: наличие соответствующего образования, стажа по специальности истажа государственной службы. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурногоподразделения, при отсутствии структурных подразделений -специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителемструктурного подразделения или специалистом-разработчиком,утверждается руководителем соответствующего государственного органа,согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию являетсяраспорядительный документ государственного органа. Распорядительныйдокумент о внесении изменений издается при необходимостиперераспределения функций и должностных обязанностей, приреорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и зановоутверждены в следующих случаях: - при изменении названия государственного органа или структурногоподразделения; - при изменении названия должности. Распределение должностных обязанностей между руководящимиработниками устанавливается распорядительным документом. Приложение 7 к п. 4.14 ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ПРАВОВОГО АКТА Рассылка:Управления: автомобильных дорог,финансов, архитектуры и строительстваВносит:Управление автомобильных дорогадминистрации области С.Г. Полосин__________________________ (дата)СогласованоЗаместитель главыадминистрации области Б.Н. Перегудов__________________________ (дата)Заместитель главыадминистрации области В.К. Трофимов__________________________ (дата)Управление финансовадминистрации области М.П. Привалов__________________________ (дата)Управление архитектуры и строительстваадминистрации области Т.С. Демин__________________________ (дата)Правовое управлениеадминистрации области В.Л. Климова__________________________ (дата) Приложение 8 к п. 5.5 ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА АДМИНИСТРАЦИИ Герб России АДМИНИСТРАЦИЯ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ __________ N __________ г. Липецк Приложение 9 к п. 5.5 ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ Герб России АДМИНИСТРАЦИЯ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ 398014, г. Липецк, пл. Ленина-Соборная, 1 тел. факс_____________________ N __________На N _____________________________ Приложение 10 к п. 5.5 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ Герб России ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ ___________ г. Липецк N __________ Приложение 11 к п. 5.5 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ Герб России РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ ___________ г. Липецк N __________ Приложение 12 к п. 6.14 УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами администрации области __________ А.В. Негробов ЗАКАЗ В КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ КОПИИ|——————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|———————————————————————————————||Наименование документа |Количество листов |Количество копий ||——————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|———————————————————————————————|| | | ||——————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|———————————————————————————————| Приложение 13 к п. 8.3 ПРИМЕРНАЯ ФОРМА СВОДКИ УЧЕТА ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ---------------T----------------------------T---------------------T----------¬¦ Структурное ¦ Входящие ¦ Исходящие ¦Внутренни馦 подразделение+------------T---------------+-----------T---------+----------+¦ ¦ по группам ¦ по ¦по группам ¦ по ¦по группа즦 ¦ документов ¦корреспондентам¦документов ¦адресатам¦документов¦L--------------+------------+---------------+-----------+---------+----------- Итого: Подпись Приложение 14 к п. 9.1 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖБОЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Письма, присланные в копии для сведения. 2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков. 3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 5. Сводки и информации, присланные для сведения. 6. Учебные планы, программы. Копии. 7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п. 8. Прейскуранты. Копии. 9. Нормы расходов материалов. 10. Поздравительные письма и пригласительные билеты. 11. Бухгалтерские документы. 12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 13. Научные отчеты по темам. 14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 15. Формы статистической отчетности. Приложение 15 к п. 10.1 ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИНИМАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ 1. Контроль за исполнением федеральных законов, указов ипоручений Президента РФ, постановлений Правительства РФ, законовЛипецкой области, постановлений и распоряжений главы администрацииобласти осуществляется управлениями делами иорганизационно-контрольной и кадровой работы. 2. После подписания главой администрации области распорядительныхдокументов управляющим делами совместно с начальником отдела контроляи проверки исполнения управления организационно-контрольный икадровой работы наиболее важные постановления и распоряжения ставятсяна контроль управлению организационно-контрольной и кадровой работы.При рассылке на этих документах ставится штамп "контроль". Постановления и распоряжения отраслевого характера ставятся наконтроль аппаратам заместителей главы администрации области. 3. Сроки выполнения постановлений или распоряжений главыадминистрации области указываются в соответствующих пунктахдокументов, а если это по каким-либо причинам затруднено, то срокамиисполнения их является один календарный год со дня подписания.Промежуточный контроль ведется по итогам полугодия. 4. Исполнение распорядительных документов осуществляютструктурные подразделения администрации области, другие органы, скоторыми администрация области взаимодействует, под руководствомотраслевого заместителя главы администрации области. 5. Распорядительные документы, поставленные на контроль вуправление организационно-контрольной и кадровой работы,регистрируются в приемной управления и передаются в отдел контроля ипроверки исполнения. 6. В соответствии со сроками исполнения распорядительныхдокументов главы администрации области, стоящих на контроле вуправлении организационно-контрольной и кадровой работы и в аппаратахзаместителей главы администрации области, исполнители (структурныеподразделения администрации области), другие органы обязаныинформировать в письменной форме аппарат заместителей главыадминистрации области по принадлежности об их выполнении, который, всвою очередь, по постановлениям со штампом "контроль" представляетобобщенную справку за подписью заместителя главы администрации областиуправлению организационно-контрольной и кадровой работы. По истечении года со дня принятия распорядительного документауправлением организационно-контрольной и кадровой работы готовитсясправка и проект постановления главы администрации области спредложением о снятии с контроля или о его продлении. По этому вопросупринимается соответствующее постановление главы администрацииобласти. Промежуточная информация главе администрации областинаправляется по итогам полугодия, если не указан другой срок. На основании информации, данных проверок советники заместителейглавы администрации области готовят справки о выполнении того илидругого документа (или ряда документов) на имя заместителя главыадминистрации области, который принимает решение о снятии с контроляили продлении контрольных сроков действия того или другого документа. Справки с соответствующей резолюцией заместителя главыадминистрации области передаются в управление делами и служатоснованием для отметки в журнале регистрации о снятии этих документовс контроля или его продлении. 7. Управление делами ведет учет в журнале регистрациипостановлений и распоряжений администрации области, снятых с контролясоответствующим распорядительным документом. 8. Управление делами ежемесячно не позднее 5 числа месяца,следующего за отчетным, направляет сведения заместителям главыадминистрации области, управлению организационно-контрольной икадровой работы о распорядительных документах главы администрацииобласти, подлежащих снятию с контроля. 9. Начальник управления организационно-контрольной и кадровойработы ежеквартально до 10 числа месяца, следующего за отчетнымкварталом, докладывает главе администрации области о ходе исполненияраспорядительных документов с пометкой "контроль", представляетинформацию и перечень неисполненных документов с указанием причиннеисполнения и должностных лиц, виновных в несвоевременном илиненадлежащем исполнении, и предложения о принятии мер в отношениидолжностных лиц, ответственных за выполнение. Управляющий делами ежеквартально до 10 числа месяца, следующегоза отчетным кварталом, докладывает главе администрации области о ходеисполнения распорядительных документов, стоящих на контроле ваппаратах заместителей главы администрации области. Приложение 16 к п. 10.2 ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправления(передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составлениене позднее 10 дней по получении продукции. Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10дней (для долгосрочных - 20) после получения проекта договора; ответна предложение о заключении договора - в 10-дневный срок послеполучения предложения. Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов:рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления. Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срокпосле получения извещения. Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения. Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дняпоступления; не требующие дополнительного изучения и проверки -безотлагательно, не позднее 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: вреспубликанских органах - до 15 дней со дня поступления; в местныхорганах, на предприятиях, в учреждениях и организациях -безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления. Запрос депутатов Государственной Думы - не более чем в 3-дневныйсрок. Консультация письменная по вопросам использования машин - непозднее чем через 10 дней по получении запроса. Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней послеполучения извещения. Опросный лист на продукцию: представление в 10-дневный срок смомента получения наряда. Отзыв на проект стандарта: составление и направление - не позднеечем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин -в 10-дневный срок; согласование проекта - не более 15 дней. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение исообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения. Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений иорганизаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней. Письма предприятий, учреждений, организаций - в течение месяца. Поручения Президента Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации в срок, указанный в поручении, либо в месячныйсрок со дня его подписания. Поручение об уточнении ассортимента - не позднее 10 дней послеполучения предложения; о расторжении или изменении договора - непозднее 10 дней после получения предложения. Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключениемпредложений, которые требуют дополнительного изучения. Предложения и заявления депутатов Государственной Думы - в срокдо одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки -безотлагательно. Приказы и указания министерства во исполнение документовПравительства Российской Федерации - согласно указанному сроку. Протокол разногласий: составление и направление - 10-дневныйсрок; рассмотрение - в 20-дневный срок. Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней смомента получения. Спецификация на товар годовая: согласование - не позднее 45 днейдо начала года; квартальная: направление - за 45 дней до наступленияквартала; рассмотрение и подписание - не позднее 10 дней послеполучения. Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальное- в течение 10 дней. Приложение 17 к п. 10.4 ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ------------------------------------------------------------------------------------¬¦1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31¦+-----------------------------------------------------------------------------------+¦ Корреспондент¦+----------------------------------------------T------------------------------------+¦ Дата поступления и регистрационный ¦ Дата и регистрационный номе𠦦 номер документа ¦ документа ¦+----------------------------------------------+------------------------------------+¦ Краткое содержание¦+-----------------------------------------------------------------------------------+¦ Кому направлен документ, резолюция¦+-----------------------------------------------------------------------------------+¦ Отметки об исполнении¦L------------------------------------------------------------------------------------ Приложение 18 к п. 10.5 СПРАВКА О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОТ 00.00.00 В УПРАВЛЕНИИ _________________ 00.00.00 N|—————|——————————————————|———————————————|———————|———————————————|————————————————————————|————————————————|——————————————————||N |Наименование |Краткое |Дата N |Срок |Фамилия |Состояние |Причины ||п/п |документа |содержание | |исполнения |непосредственного |исполнения |неисполнения || | | | | |исполнителя | | ||—————|——————————————————|———————————————|———————|———————————————|————————————————————————|————————————————|——————————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 ||—————|——————————————————|———————————————|———————|———————————————|————————————————————————|————————————————|——————————————————| Приложение 19 к п. 12.5 ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ Администрация Липецкой УТВЕРЖДАЮобластиНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Глава администрации__________________ Подпись Расшифровка(место составления) подписина ___________ год Дата______________________________________________________________________________ название раздела|—————————|————————————————————|——————————————————————|——————————————————————————————————————|———————————————||Индекс |Заголовок дела |Кол-во листов (томов,|Срок хранения (тома, части и N ст. по|Примечание ||дела |(тома, части) |частей) |перечню) | ||—————————|————————————————————|——————————————————————|——————————————————————————————————————|———————————————||1 |2 |3 |4 |5 ||—————————|————————————————————|——————————————————————|——————————————————————————————————————|———————————————|Управляющий делами Подпись Расшифровка подписиДатаЗаведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка(лицо, ответственное за архив) подписиДатаОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК администрации Протокол ЭПК архивногоот _____________ N ______ отдела администрации области от _______________ N _______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________ году в администрации области --------------------------T-------T------------------------------------------¬¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦¦ ¦ +-----------------------T------------------+¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой "ЭПК" ¦+-------------------------+-------+-----------------------+------------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦+-------------------------+-------+-----------------------+------------------+¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦+-------------------------+-------+-----------------------+------------------+¦временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦+-------------------------+-------+-----------------------+------------------+¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦L-------------------------+-------+-----------------------+-------------------Специалист управленияделами Подпись Расшифровка подписиДатаИтоговые сведения переданы в архивНаименование должности Подпись Расшифровкапередающего сведения подписиДата Приложение 20 к п. 12.7 ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ Администрация Липецкой областиНаименование структурногоподразделенияНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ___________________(место составления)на ____________ год______________________________________________________________________________ название раздела|—————————|————————————————————|————————————————————|———————————————————————————————————————|———————————————||Индекс |Заголовок дела |Кол-во дел (томов,|Срок хранения дела (тома, части) и N |Примечание ||дела |(тома, части) |части) |статей по перечню | ||—————————|————————————————————|————————————————————|———————————————————————————————————————|———————————————||1 |2 |3 |4 |5 ||—————————|————————————————————|————————————————————|———————————————————————————————————————|———————————————|Наименование должности руководителя Подпись Расшифровкаструктурного подразделения подписиДатаОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК администрации Заведующий архивом (лицо,от ___________ N _________ ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Приложение 21 к п. 14.1.4 ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ УТВЕРЖДАЮ Глава администрации Подпись Расшифровка подписи ДатаФОНД N _______________ОПИСЬ N ______________дел постоянного храненияадминистрации Липецкой областиза ______________ год______________________________________________________________________________ название раздела (структурного подразделения)|—————|———————————|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————————|———————————————||N |Индекс |Заголовок дела (тома,|Дата дела (тома, |Кол-во листов в деле (томе, |Примечание ||п/п |дела |части) |части) |части) <1> | ||—————|———————————|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————————|———————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 ||—————|———————————|——————————————————————|———————————————————————|————————————————————————————|———————————————|В данный раздел описи внесено ________________________________________________ (цифрами и прописью)с N ___________ по N ______________, в том числе:литерные номера:пропущенные номера:Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписиДатаЗаведующий архивом(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНОПротокол ЭК администрации Протокол ЭПК архивногоот ___________ N _________ отдела администрации области от _____________ N ___________________ -------------------------------- <1> В описях дел длительных сроков хранения вводится графа "Срок хранениядела (тома, части)" после графы 5. Приложение 22 к п. 14.1.4 ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДЕЛ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Администрация Липецкой УТВЕРЖДАЮобласти Глава администрацииАКТ Подпись Расшифровка_________ N ________ подписи Дата____________________ (место составления)О выделении к уничтожениюдел, не подлежащиххранениюНа основании _________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня______________________________________________________________________________ документов с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы фонда N ___________________________ (название фонда)|—————|———————————————————|————————————|————————————————————|——————————————————|———————————|———————————————|—————————||N |Заголовок дела |Дата дела |Номера описей |Индекс дела |Кол-во дел|Сроки |Приме- ||п/п |или групповой |или крайние |(номенклатур) за |(тома, части) по |(томов, |хранения |чание || |заголовок дел |даты дел |____ год(ы) |номенклатуре или N|частей) |(тома, части)| || | | | |дела по описи | |и номера | || | | | | | |статей по | || | | | | | |перечню | ||—————|———————————————————|————————————|————————————————————|——————————————————|———————————|———————————————|—————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 ||—————|———————————————————|————————————|————————————————————|——————————————————|———————————|———————————————|—————————|Итого ____________________________ дел за ______________ годы (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены, а по личномусоставу согласованы с ЭПК архивного отдела администрации области(протокол от ______________ N _________)Наименование должности лица, проводившегоэкспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписиДатаОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО <1>Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК архивного отделаот __________ N _________ администрации области от _____________ N __________ -------------------------------- <1> Для документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК",документов до 1945 года включительно.Документы в количестве ____________________________________________ дел, весом (цифрами и прописью)____________________________ кг, сданы в _____________________________________ (наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________________________N ________________________Наименование должности работникаадминистрации, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписиИзменения в учетные документы внесеныНаименование должности работникаведомственного архива (службыделопроизводства), внесшегоизменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписиДата Приложение 23 к п. 14.2.2 ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________В деле подшито (вложено) и пронумеровано _____________________________________ (цифрами и прописью)листа(ов)в том числе: литерные листы __________________________________________________пропущенные номера _______________________________________ + листов внутреннейописи ________________________________________________________________________|————————————————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————————||Особенно физического состояния и формирования дела |Номера листов ||————————————————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————————||1 |2 ||————————————————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————————————————|Наименование должности лица,составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписиДата Приложение 24 к п. 14.2.2 ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела N ________|—————|———————————————————————————|———————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————||N |Регистрационный номер |Дата |Заголовок документа |Номер листов|Примечание ||п/п | |документа | |дела | ||—————|———————————————————————————|———————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 ||—————|———————————————————————————|———————————————|————————————————————————|———————————————|——————————————————|Итого _____________________________________________________________документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи___________________________________________ (цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившего опись Подпись Расшифровка подписиДата Приложение 25 к п. 14.2.3 ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ T--T--T---------------------------------------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦ Код госархива _______ ¦ ¦ 20 ¦ код учреждения ______ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+---------------------------------------------------T----------------¬¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------------------------------- ¦Ф. N _________ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------------------------------- ¦Оп. N _________ ¦¦ ¦ 30 ¦ ---------------------------------------------- ¦Д. N _________ ¦¦ ¦ ¦ ¦ (наименование государственного архива) L-----------------¦ ¦ +--+-------- ¦ ¦ 5 ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ 50 ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ (наименование учреждения и структурного подразделения) ¦ ¦ 35 ¦ ¦320 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------- ДЕЛО N _____________ том N ________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ 70 ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ _________________________________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ (заголовок дела) ¦ ¦ 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+-------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ (дата) ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ +--+---T----------------¬ На ____________ лист ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ф. N _________ ¦ Хранить _________________ ¦ ¦ 30 ¦ ¦Оп. N _________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Д. N _________ ¦ ¦ ¦ +--+---+----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ 50 ¦ ¦ ¦ 20 +---+----------------+ ¦ +--+--+---------------------------------------------------------------------+ ¦ 230 ¦ +---------------------------------------------------------------------+И.о. главы администрацииЛипецкой области П.Т.Горлов