Распоряжение Главы администрации Липецкой области от 25.10.2002 № 1057-р
О введении в действие системы автоматизации документооборота в администрации Липецкой области и ее подразделениях
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ 25.10.2002г. г.Липецк N 1057-рО введении в действие системы автоматизациидокументооборота в администрации Липецкойобласти и ее подразделениях В целях повышения ответственности и оперативности деятельностиуправленческого аппарата администрации области и ее подразделений,обеспечения качества, надежности пользования и хранения информации,эффективного использования имеющихся программно-технических ресурсов,в развитие и дополнение к распоряжению главы администрации области от08.08.2002 N 740-р "Об автоматизации делопроизводства и электронномдокументообороте в администрации Липецкой области и ееподразделениях": 1. Утвердить "Примерный (унифицированный) перечень видовдокументов администрации области и ее структурных подразделений длянаполнения банка данных электронного документооборота" согласноприложению N 1. 2. Руководителям структурных подразделений администрации области: 2.1. До 01.11.2002 принять меры по наполнению автоматизированногобанка данных видами документов, исходя из указанного Перечня истепени их использования в работе, в соответствии с направлениямидеятельности вверенного подразделения. 2.2. Определить перечень должностных лиц, ответственных завведение документов в базу данных электронного документооборота идальнейшее ее использование. 2.3. Установить, что руководители областных органовисполнительной власти несут персональную ответственность засвоевременное и полное наполнение базы данных электронногодокументооборота в части, относящейся к данному подразделению. 2.4. Довести до сведения ответственных исполнителей, что дляускорения обмена и повышения качества автоматическую регистрациюисходящих и входящих документов вести согласно специальноразработанным формам приложения N 2. 3. Управлению делами администрации области (Негробов А.В.) втечение ноября 2002 года обеспечить начало функционирования системыэлектронного документооборота. 4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить напервого заместителя главы администрации области Горлова П.Т. иуправляющего делами администрации области Негробова А.В.Глава администрацииЛипецкой области О.П.Королев Приложение N 1 к распоряжению главы администрации области от 25 октября 2002 г. N 1057-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ (УНИФИЦИРОВАННЫЙ) ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ДЛЯ НАПОЛНЕНИЯ БАНКА ДАННЫХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 1. Устав Липецкой области. 2. Законы Липецкой области. 3. Постановления областного Совета депутатов. 4. Постановления администрации области. 5. Постановления главы администрации области. 6. Распоряжения администрации области. 7. Распоряжения главы администрации области. 8. Решения областных межведомственных комиссий и координационныхСоветов при администрации области и документы к ним. 9. Решения Совета безопасности области и документы к ним. 10. Письма (переписка с представительными и исполнительнымиорганами федеральной власти). 11. Ответы на запросы Правительства РФ, Администрации ПрезидентаРФ, Представительства Президента в ЦФО и др. 12. Переписка с администрацией области, областным Советомдепутатов, структурными подразделениями администрации области,органами местного самоуправления, соответствующими отраслевымикомитетами и отделами гор(рай)администраций. 13. Переписка с отраслевыми министерствами и ведомствами,организациями и учреждениями. 14. Ответы на запросы субъектов РФ. 15. Материалы о ходе выполнения Послания Президента РФФедеральному Собранию РФ. 16. Письма и обращения граждан (информация о результатах ихрассмотрения). 17. Анализы работы с письмами и обращениями граждан. 18. Запросы о выполнении постановлений и распоряженийадминистрации области и главы администрации области (в т.ч.контрольных). 19. Информация о выполнении постановлений и распоряженийадминистрации области и главы администрации области (в т.ч.контрольных). 20. Информация о состоянии контроля и проверке исполнениянормативных правовых актов главы администрации области (пополугодиям). 21. Протоколы оперативных и производственных совещаний,информация об исполнении данных на них поручений. 22. Сведения о планируемых мероприятиях и командировкахзаместителей главы администрации области (еженедельно). 23. Статистические данные по состоянию и учету кадров, графикиотпусков. 24. Положения о структурных подразделениях администрации области,должностные инструкции сотрудников, штатные расписания, сметырасходов. 25. Материалы по вопросам повышения квалификации, аттестацииработников, проведения конкурсов на замещение вакантных должностейгосударственной службы. 26. Материалы по представлению на награждение орденами и медалямиРФ, почетными грамотами областного Совета депутатов и администрацииобласти. 27. Приказы начальников структурных подразделений по основнойдеятельности и личному составу. 28. Протоколы заседаний коллегиальных органов и документы к ним. 29. Постановления РЭК. 30. Доклады. 31. Аналитические материалы и записки о выполнении мероприятий. 32. Ежегодные прогнозы. 33. Копии статистических отчетов. 34. Регистры договоров и соглашений, заключенных главойадминистрации области от имени Липецкой области и администрацииобласти. 35. Замечания к проектам федеральных и областных законов. 36. Документы о результатах проведения проверок (акты, справки,докладные записки и др.). 37. Доверенности. 38. Замечания и предложения. 39. Оперативные сведения. 40. Отчеты об исполнении бюджета. 41. Программы (федеральные и областные целевые комплексные). 42. Сведения об использовании средств бюджетных и внебюджетныхисточников финансирования на выполнение федеральных целевых программ. 43. Сведения о проведении конкурсов на размещение заказов напоставки товаров (работ, услуг) для государственных и муниципальныхнужд. 44. Инструкции. 45. Методические указания. 46. Планы работы (перспективный, на год, квартал, месяц). 47. Результаты проведения мониторингов. 48. Расчетные показатели. 49. Декларации об объемах. 50. Сводные данные (о закупках молока у населения и др.). Приложение N 2 к распоряжению главы администрации области от 25 октября 2002 г. N 1057-р ФОРМАТ ИМПОРТНОГО ФАЙЛА ДОКУМЕНТА Импортный файл должен быть создан в формате текстового редактораMS Winword с любым именем и расширением TXT. Содержимое импортногофайла включает заголовок и произвольное количество записей, отделяемыхдруг от друга разделителем записей. #8080 #1 <Наименование документа> Текст длиной до 255 символов #3 >> <Имя файла документа> Для обеспечения программной и информационной совместимости файл стекстом документа должен быть в формате текстового редактора MSWinword с любым именем и расширением RTF #4 <Содержание документа> Текст длиной до 255 символов #5 <Номер документа> Текст длиной до 64 символов #7 <Дата документа> Дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (День/Месяц/Год) #8 <Рубрика документа> Название, совпадающее с названием какой-либо рубрики рубрикатора- листом дерева рубрикатора. ... <Рубрика документа> Название следующей рубрики. Количество рубрик может бытьпроизвольным. ... #40 <Автор документа> Текст длиной до 255 символов #42 <Состояние документа> Название, совпадающее с названием одного из состоянийклассификатора состояний (возможные варианты: актуальный, архивный) #43 <Оригинал документа> Имя файла оригинала документа, включая расширение. #44 <Регистратор документа> Алфавитно-цифровой идентификатор регистратора документа длиной до20 символов. Может содержать только латинские буквы и цифры. Будет записан какпользователь, создавший документ в системе. #45 <Дата создания документа> Дата в формате ДД.ММ.ГГГГ. Будет записана как дата созданиядокумента в системе #46 <Время создания документа> Время в формате ЧЧ:ММ[:СС]. Будет записано как время созданиядокумента в системе. [:СС] - необязательная часть времени в секундах. #!