Распоряжение Главы города Липецка от 14.01.2009 № 24-р
О Регламенте администрации г.Липецка
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГЛАВЫ ГОРОДА ЛИПЕЦКА14.01.2009г. г.Липецк N 24-р Утратилo силу - Распоряжение Администрации города Липецка от 27.12.2010 г. N 1133-р О Регламенте администрацииг.Липецка (В редакции Распоряжений Главы города Липецка от 22.01.2009 г. N 95-р; от 15.04.2009 г. N 649-р; Распоряжения Администрации города Липецка от 04.06.2010 г. N 431-р) В соответствии с Уставом города Липецка и в целях повышенияэффективности деятельности администрации города: 1. Утвердить Регламент администрации г. Липецка (приложение). 2. Пункты 1, 2, 4 постановления главы администрации г. Липецка N 4681-р от 13.12.2006 "О Регламенте администрации г. Липецка"признать утратившими силу. 3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителейглавы администрации г. Липецка.Глава города Липецка М.В.Гулевский Приложение к распоряжению главы города Липецка от 14 января 2009 г. N 24-р РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА (В редакции Распоряжений Главы города Липецка от 22.01.2009 г. N 95-р; от 15.04.2009 г. N 649-р; Распоряжения Администрации города Липецка от 04.06.2010 г. N 431-р) Регламент является правовым актом администрации г. Липецка,определяет порядок ее работы, утверждается распоряжением главы городаЛипецка. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Администрация города является исполнительно-распорядительныморганом местного самоуправления города Липецка. Администрация города обладает правами юридического лица,осуществляет деятельность в соответствии с Конституцией РоссийскойФедерации, законодательными и иными нормативными актами РоссийскойФедерации и Липецкой области, Уставом города Липецка, нормативнымиправовыми актами Липецкого городского Совета депутатов, правовымиактами главы города Липецка. Администрация города обеспечивает решение вопросов местногозначения, находящихся в ее компетенции, исходя из интересов населениягорода, его исторических и иных местных традиций. 2. ГЛАВА ГОРОДА ЛИПЕЦКА В соответствии с Уставом города глава города Липецка являетсявысшим должностным лицом муниципального образования город Липецк,избирается на муниципальных выборах сроком на пять лет, возглавляетисполнительно-распорядительный орган - администрацию города Липецка. В целях решения вопросов местного значения глава города как главаадминистрации города Липецка осуществляет руководство деятельностьюадминистрации на принципах единоначалия и несет ответственность заненадлежащее исполнение своих полномочий. 3. ЗАМЕСТИТЕЛИ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Первый заместитель и заместители главы администрации городаназначаются главой города Липецка. Первый заместитель и заместители главы администрации осуществляютисполнение полномочий, в соответствии с распределением обязанностей,установленных главой города, выполняют его поручения, издаютраспоряжения по вопросам своей компетенции, определяют задачи,направленные на улучшение жизнеобеспечения населения, осуществляютконтроль и координацию деятельности структурных подразделенийадминистрации по выполнению стоящих перед ними задач. В случае отсутствия главы города или невозможности выполнения имсвоих обязанностей полномочия исполняет первый заместитель главыадминистрации города, а в случае отсутствия главы города и первогозаместителя главы администрации - по распоряжению один из заместителейглавы администрации города. 4. АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Аппарат администрации города осуществляет организационное,аналитическое, правовое, информационное, документационное обеспечениедеятельности администрации города. Аппарат администрации организует подготовку проектовраспорядительных документов и контроль за их выполнением,перспективных и текущих планов работы, заседаний Коллегии и МалогоСовета администрации, совещаний руководителей администрации, оказываетметодическую помощь структурным подразделениям администрации города ворганизации их деятельности. Руководство организацией работы аппарата администрации, всоответствии с переданными главой города полномочиями, осуществляетзаместитель главы - руководитель аппарата администрации города. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Режим работы администрации города определяется распоряжениемглавы города. Организацию деятельности работников администрациигорода, учет их рабочего времени осуществляют руководители структурныхподразделений, руководствуясь действующим трудовым законодательством,законодательством о муниципальной службе и правовыми актами главыгорода. Учет рабочего времени главы города, заместителей главыадминистрации осуществляет управление организационно-контрольной икадровой работы администрации города. Оперативные совещания проводятся главой города Липецка сзаместителями главы администрации, руководителями структурныхподразделений администрации, муниципальных предприятий и учрежденийеженедельно по понедельникам с 9.00 час. Учет присутствия на совещаниируководителей структурных подразделений администрации, муниципальныхпредприятий и учреждений, оформление протокола и контроль заисполнением поручений осуществляет аналитическое управление. Наоперативных совещаниях заслушиваются отчеты руководителей структурныхподразделений администрации, муниципальных предприятий или учреждений,информации о работе органов государственной власти, действующих натерритории города. График и тематику отчетов (информаций) формируетуправление организационно-контрольной и кадровой работы. Материалыотчетов (информаций) в одном экземпляре передаются исполнителями вуправление организационно-контрольной и кадровой работы за 5 дней додаты отчета. Заместители главы администрации проводят оперативные совещания сруководителями координируемых структурных подразделений еженедельно поотдельным планам. Оформление протокола совещания и контроль за егоисполнением осуществляют помощники (советники) заместителей главыадминистрации. Оперативные совещания руководителей структурных подразделенийадминистрации с работниками рекомендуется проводить еженедельно. Объезд территории города руководителями администрации г. Липецкас участием руководителей структурных подразделений администрации,муниципальных предприятий и учреждений проводится по необходимости втретью среду месяца с 9.00 час. Заседания коллегиальных органов департаментов администрации,учебу кадров, выездные приемы населения и приемы граждан по личнымвопросам руководителями структурных подразделений администрации,заседания комиссий при администрации г. Липецка и городскиемероприятия рекомендуется планировать с учетом вышеперечисленныхмероприятий. Деловые совещания, встречи, приемы и семинары проводятся всоответствии с планом проведения основных мероприятий в администрациигорода и по указанию главы города или его заместителей. Совещания, проводимые по указанию главы города, готовятсясоответствующими структурным подразделением и заместителем главыадминистрации. Приглашение участников совещаний, подготовку необходимыхдокументов и помещения к совещанию, ведение протокола осуществляетсоответствующее структурное подразделение администрации. При проведении производственных совещаний по проблемам отраслейгородского хозяйства оповещение, подготовку необходимых документов,оформление протокола осуществляет соответствующее структурноеподразделение. Выписка из протокола с конкретными поручениями исроками исполнения направляется исполнителям на следующий день послеего проведения. Контроль за исполнением поручений осуществляет соответствующееструктурное подразделение администрации, которое информируетруководителей, проводивших совещание. Структурное подразделение администрации осуществляет своюдеятельность на основании положения о структурном подразделении. Положение о структурном подразделении должно содержать следующиеразделы: общие положения, цели и задачи, функции, организация работы,ответственность. Проекты распоряжений главы города Липецка о структуре и положениио структурном подразделении администрации, создаваемых постояннодействующих или временных комиссиях при администрации города вносятсяруководителем соответствующего структурного подразделения, визируютсякоординирующим заместителем главы администрации, управлениямиорганизационно-контрольной и кадровой работы и правовым. Проектыструктуры и положения о структурном подразделении, положения окомиссии при администрации города и состав ее членов подписываютсяруководителем соответствующего структурного подразделения. (В редакцииРаспоряжения Главы города Липецка от 15.04.2009 г. N 649-р) Положение о подразделении в составе департамента (управления)утверждается руководителем департамента (управления). Подписываетсяэто Положение руководителем соответствующего подразделения. Должностная инструкция руководителя структурного подразделенияутверждается координирующим заместителем главы администрации. Должностная инструкция руководителя подразделения в составедепартамента (управления) утверждается руководителем департамента(управления). Должностная инструкция работника структурного подразделения,определяющая его права, обязанности и ответственность, утверждаетсяего руководителем. Должностная инструкция доводится до сведенияработника под роспись. Подлинник должностной инструкции передается вкадровую службу и хранится в составе личного дела. Копия должностнойинструкции вручается работнику администрации. (В редакции РаспоряженияАдминистрации города Липецка от 04.06.2010 г. N 431-р) Должностная инструкция работника должна содержать следующиеразделы: общие положения, основные задачи, права, обязанности,ответственность. Руководитель структурного подразделения администрации, в т.ч.наделенного правами юридического лица, назначается на должность иосвобождается от должности распоряжением главы города по представлениюкоординирующего заместителя главы администрации. Работник аппарата администрации назначается на должность иосвобождается от должности распоряжением главы города по представлениюруководителя структурного подразделения. Работник структурного подразделения администрации, наделенногоправами юридического лица, назначается на должность и освобождается отдолжности приказом руководителя структурного подразделения. Руководитель муниципального предприятия и учреждения назначаетсяна должность и освобождается от должности по согласованию с главойгорода руководителем структурного подразделения администрации приусловии делегирования ему полномочий по назначению и освобождениюруководителей муниципальных предприятий и учреждений. (В редакцииРаспоряжения Главы города Липецка от 15.04.2009 г. N 649-р) Должностной оклад работника администрации устанавливается наоснове штатного расписания, утверждаемого распоряжением главы города. Надбавки за квалификационный разряд, особые условия муниципальнойслужбы и выслугу лет муниципальному служащему устанавливает главагорода. Квалификационный разряд муниципальному служащему присваиваетсяглавой города по результатам квалификационного экзамена. Работник администрации обязан соблюдать установленные вадминистрации города правила внутреннего трудового распорядка идолжностную инструкцию. Работник администрации не имеет права разглашать конфиденциальнуюинформацию, ставшую ему известной в результате служебнойдеятельности. За нарушение трудовой дисциплины, неисполнение или ненадлежащееисполнение трудовых обязанностей работник администрации может бытьпривлечен к ответственности в соответствии с действующимзаконодательством. Права, обязанности и ответственность работника администрацииопределяются Законом РФ N 25-ФЗ от 02.03.2007 "О муниципальной службев Российской Федерации", Законом Липецкой области N 68-ОЗ от02.07.2007 "О правовом регулировании вопросов муниципальной службыЛипецкой области", Положением о структурном подразделении идолжностной инструкцией. 6. КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Коллегия администрации г. Липецка является совещательным органомдля обсуждения проектов отдельных муниципальных правовых актов городаЛипецка. Заседания Коллегии администрации проводятся не реже одного раза вдва месяца или по мере необходимости в четвертую среду месяца с 9.00час. Малый Совет администрации г. Липецка является оперативнымсовещательным органом, призванным обеспечить рассмотрение отдельныхпроблемных вопросов местного значения в целях их разрешения иподготовки соответствующих решений или конкретных рекомендаций. Заседания Малого Совета администрации проводятся по необходимостипо средам с 8.30 час. Положение о Коллегии администрации утверждается постановлениемглавы города, положение о Малом Совете администрации утверждаетсяраспоряжением главы города. (В редакции Распоряжения Главы городаЛипецка от 15.04.2009 г. N 649-р) Суженное заседание администрации г. Липецка являетсяколлегиальным органом для рассмотрения вопросов обороны имобилизационной подготовки в городе Липецке. (Дополнен - РаспоряжениеГлавы города Липецка от 22.01.2009 г. N 95-р) Заседания Суженного заседания администрации г. Липецка проводятсяпо мере необходимости, но не реже одного раза в квартал. (Дополнен -Распоряжение Главы города Липецка от 22.01.2009 г. N 95-р) Положение и состав Суженного заседания администрации г. Липецкаутверждаются постановлением главы города. (Дополнен - РаспоряжениеГлавы города Липецка от 22.01.2009 г. N 95-р) 7. ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Делопроизводство в администрации города ведется в соответствии сГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти, Инструкцией о ведении делопроизводствав администрации города Липецка. Печать, бланки документов администрации г. Липецка имеютизображение герба города Липецка. Структурные подразделения администрации, выполняющиегосударственные функции, имеют круглую печать и соответствующие бланкис изображением герба Российской Федерации. Структурные подразделения администрации с правами юридическоголица имеют круглую печать с изображением герба города Липецка исоответствующие бланки с изображением герба города. Структурные подразделения администрации без права юридическоголица могут иметь круглую печать со своим наименованием,соответствующие бланки с изображением герба города Липецка. 7.1. ВИДЫ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Распорядительная документация Постановление - правовой акт, принимаемый главой города Липецкапо вопросам местного значения. Распоряжение - правовой акт, принимаемый главой города Липецка,заместителями главы администрации г. Липецка (в соответствии сраспределением обязанностей между главой города и заместителями главыадминистрации) и руководителем структурного подразделения с правамиюридического лица, имеющий обязательную силу для физических июридических лиц, которым оно адресовано. Приказ - акт, издаваемый руководителем структурного подразделенияадминистрации с правами юридического лица. Указание - устное или письменное поручение руководителяподчиненному по выполнению оперативной задачи. Организационно-правовая документация - Регламент администрации города; - положение о структурном подразделении, комиссии приадминистрации; - структура администрации города, департамента, управления; - инструкция, в т.ч. должностная; - штатное расписание. Информационно-справочная документация - Протокол; - докладная записка; - объяснительная записка; - письмо; - информация; - телеграмма, телефонограмма, факсограмма и др. Справочно-аналитическая документация - Акт; - справка; - отзыв; - заключение; - перечень; - сводка. Порядок подготовки документов определяется Инструкцией о веденииделопроизводства в администрации города Липецка. Обеспечениекачественной подготовки документов и их согласование сзаинтересованными сторонами возлагается на руководителя структурногоподразделения, который их готовит. Постановления главы города, распоряжения главы города изаместителей главы администрации г. Липецка по основной деятельностихранятся в аналитическом управлении, а распоряжения по личному составу- в управлении организационно-контрольной и кадровой работы и поистечении 5 лет на основании описи передаются на государственноехранение в архивное управление администрации. 7.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Порядок прохождения и исполнения входящих документов Основные процессы работы с входящими документами: - прием и первоначальная обработка; - передача по назначению; - рассмотрение главой города или заместителями главыадминистрации; - доставка исполнителям в соответствии с резолюцией главы городаили заместителей главы администрации; - контроль за исполнением (для документов с отметкой "Контроль"); - возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутреннихдокументов Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов: - составление и печатание проекта документа; - подписание (утверждение); - регистрация; - отправка документа; - помещение оставшегося экземпляра документа в дело. Письма за подписью главы города и заместителей главыадминистрации готовят соответствующие структурные подразделенияадминистрации города. Второй экземпляр письма визируется руководителемструктурного подразделения и координирующим заместителем главыадминистрации. Подготовленные письма вместе с документами, на основании которыхони готовились, передаются в аналитическое управление. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки иоформления организуется в соответствии с общим порядком обращенияисходящих, а на этапе исполнения - входящих документов. Передача документов между структурными подразделениямиосуществляется через работников, ответственных за делопроизводство. Учет объема документооборота Учет объема документооборота осуществляется аналитическимуправлением. Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям икорреспондентам. Сведения об объеме документооборота ежемесячносуммируются (нарастающим итогом) и по итогам года докладываютсяруководству администрации города. 7.3. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ Руководители структурных подразделений обеспечивают рассмотрениедокументов в день их поступления, оперативное доведение их доисполнителей, контроль за качественным исполнением по существувопроса. При рассмотрении документов руководитель структурногоподразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Исполнитель получает документы в день их регистрации или наследующий день после рассмотрения руководителем структурногоподразделения. Срочные документы передаются немедленно. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подпись (утверждение) главе города,заместителям главы или руководителю структурного подразделения,подготовку ответа и пересылку адресату. Исполнитель (руководитель структурного подразделения) определяетнеобходимое количество экземпляров документа, передает документ натиражирование, готовит список рассылки. При оперативном решении вопроса без составления дополнительныхдокументов исполнитель делает отметки на документе или отдельном листебумаги: о дате поступления (если образовался интервал времени междупоступлением документа в администрацию и его доставкой исполнителю), одатах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонныепереговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. При наличии нескольких исполнителей основной исполнительуказывается первым. Основному исполнителю высылается первый экземплярдокумента, а соисполнителям передаются копии. Соисполнителиответственны за своевременный, качественный анализ и достоверностьинформации и предоставление ответственному исполнителю в установленныеим сроки необходимых материалов (проектов документов, справок,сведений и т.д.). Основной исполнитель несет персональную ответственность заполноту и объективность информации, использованной при подготовкедокумента. 7.4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Регистрация документов в администрации города проводится с цельюфиксации факта создания или поступления документа путем проставленияна нем регистрационного номера с последующим занесением необходимыхсведений о документе в электронную базу документов и регистрационныеформы. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения ииспользования в справочных целях, как создаваемые в администрации,так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Документы,не подлежащие регистрации, определены Инструкцией о веденииделопроизводства в администрации города Липецка. В аналитическом управлении регистрируются: - корреспонденция, исходящая от главы города, его заместителей; - корреспонденция, входящая для главы города, его заместителей; - постановления и распоряжения главы города, распоряжениязаместителей главы администрации (за исключением распоряжений поличному составу, которые регистрируются в управленииорганизационно-контрольной и кадровой работы); - договоры, соглашения и контракты, заключаемые междуадминистрацией г. Липецка и предприятиями и организациями различныхформ собственности, физическими лицами; - обращения граждан. В структурных подразделениях администрации регистрация ведетсясамостоятельно и осуществляется специалистом, ответственным за этуработу. 8. ПОРЯДОК РАБОТЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ Официальным адресом электронной почты администрации городаявляется адрес: munitcom@cominfo.lipetsk.ru В администрации города прием и отправление электронных копийдокументов осуществляются специалистами аналитического управления. В структурном подразделении администрации города, при наличииадреса электронной почты, ее работу обеспечивает специалист,ответственный за работу с электронной почтой. Подготовка документов для отправки по электронной почтеосуществляется в соответствии с Инструкцией о ведении делопроизводствав администрации города Липецка. Факсимильная связь служит для оперативной передачи документов (поуказанию главы города, его заместителей). Учет документов,поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи,ведется аналитическим управлением в установленном порядке. 9. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ПРИЕМ ГРАЖДАН ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ Работа с письменными и устными обращениями граждан ведется всоответствии с Федеральным законом N 59-ФЗ от 02.05.2006 "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Прием граждан по личным вопросам проводится главой города, егозаместителями, руководителями структурных подразделений, муниципальныхпредприятий и учреждений. График приемов составляется аналитическимуправлением и утверждается главой города. Прием граждан города по личным вопросам осуществляется: - главой города Липецка - в третий понедельник месяца; - первым заместителем главы администрации - в первую средумесяца; - заместителем главы администрации - в четвертый понедельникмесяца; - заместителем главы - руководителем аппарата администрации - вовторую среду месяца. В соответствии с утвержденным графиком руководители структурныхподразделений, муниципальных предприятий и учреждений проводятвыездные приемы граждан по личным вопросам. Подготовку выездныхприемов, обработку документов и контроль за исполнением обращенийосуществляет лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан вструктурном подразделении администрации, муниципальном предприятии илиучреждении. Граждане, лично обратившиеся в городскую администрацию,направляются в аналитическое управление для предварительной беседы изаписи на прием к должностным лицам. Поступившие в администрацию города заявления, предложения, жалобы(обращения) граждан в течение трех дней регистрируются ваналитическом управлении и передаются в соответствующие приемные.Начальник аналитического управления администрации города, специалистыприемных обеспечивают сроки первичного рассмотрения обращений граждан. Обращения граждан рассматриваются главой города, егозаместителями и с соответствующими резолюциями передаются ваналитическое управление для дальнейшей обработки. Наиболее важные изних ставятся на контроль. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со днярегистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки -безотлагательно. Если для разрешения обращения требуется более длительное время,то срок его разрешения может быть продлен руководством администрациине более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю, а также вгосударственный орган власти, если обращение находится у него наконтроле. За 5 дней до даты исполнения стоящего на контроле обращенияспециалист аналитического управления напоминает исполнителям онеобходимости своевременной подготовки ответа. Ответ на обращение за подписью главы города или его заместителейготовит структурное подразделение, визирует и возвращает вместе собращением в аналитическое управление. После подписания ответнаправляется заявителю. В соответствии с резолюцией главы города или заместителей главыответ на обращение может подписывать руководитель структурногоподразделения. Аналитическое управление ежемесячно готовит цифровые данные орассмотрении поступивших в администрацию обращений граждан иежеквартально - аналитические справки. Обращения граждан и документы по их рассмотрению хранятся ваналитическом управлении в течение 5 лет, а затем, после экспертизы,часть их, имеющая историческое значение, передается в архивноеуправление, остальные уничтожаются в установленном порядке. 10. ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ, КОНТРАКТОВ) Подготовка проекта договора (соглашения, контракта)осуществляется заинтересованным структурным подразделениемадминистрации города. Проект договора (соглашения, контракта) может быть разработан ипредставлен в администрацию города представителем другой стороны(контрагента), с которой предполагается подписание соответствующегодоговора (соглашения, контракта). Договор (соглашение, контракт), заключаемые от имениадминистрации, подписывает глава города или уполномоченное им лицо, всоответствии с распределением обязанностей между главой города изаместителями главы администрации. Проект договора (соглашения, контракта) визируется следующимидолжностными лицами администрации города: - руководителем заинтересованного структурного подразделенияадминистрации города; - председателем департамента финансов в случае, когдазатрагиваются финансовые интересы города; - начальником правового управления; - заместителем главы администрации города, координирующимсоответствующее направление деятельности. Подписанный главой города или уполномоченным лицом договор(соглашение, контракт) подлежит обязательной регистрации ваналитическом управлении администрации города. 11. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Целью контроля является обеспечение своевременного икачественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю в администрации города подлежат: - документы государственных органов власти; (В редакцииРаспоряжения Главы города Липецка от 15.04.2009 г. N 649-р) - постановления главы города Липецка, распоряжения главы города изаместителей главы администрации; - решения Коллегии администрации; - решения городского Совета депутатов; - служебные письма; - обращения граждан; - указания (поручения) главы города и заместителей главыадминистрации; - протоколы Малого Совета администрации и оперативных совещаний. В администрации города контроль за исполнением нормативныхправовых актов органов власти РФ и Липецкой области, главы города,решений городского Совета депутатов и Коллегии администрации городаосуществляют заместители главы по отраслям и руководители структурныхподразделений администрации города. В структурных подразделениях администрации непосредственноконтроль организует заместитель руководителя структурногоподразделения и лицо, ответственное за работу с документами, вдолжностной инструкции которого определена ответственность за работу сконтрольными документами. Контроль за исполнением постановлений и распоряженийадминистрации и главы администрации Липецкой области, главы городаЛипецка с грифом "К" или "Контроль" (по наиболее значимым вопросамсоциальной, экономической, политической жизни населения города,городские целевые программы), федеральных, областных программ,национальных проектов, решений Коллегии администрации и отдельныхрешений городского Совета депутатов осуществляет управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы. Аналитическое управление осуществляет контроль за исполнениемотдельных служебных писем, обращений граждан, поступающих вадминистрацию, протоколов Малого Совета администрации и оперативныхсовещаний у главы города Липецка. Контроль за исполнением прямых указаний или поручений главыгорода, заместителей главы администрации осуществляют заместителиглавы администрации или руководители соответствующих структурныхподразделений администрации. Сроки исполнения нормативных правовых документов исчисляются вкалендарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших изгосударственных органов власти - с даты их поступления. Срокиисполнения могут быть типовыми и индивидуальными. (В редакцииРаспоряжения Главы города Липецка от 15.04.2009 г. N 649-р) Типовые сроки исполнения документов установлены на основанииИнструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка. Индивидуальные сроки устанавливаются главой города, заместителямиглавы администрации, руководителем структурного подразделения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или врезолюции руководителя. Если определение сроков исполнения документа затруднено, тосроком исполнения является один календарный год со дня его подписания. Промежуточный контроль за исполнением нормативного правовогодокумента с грифом "Контроль" ведется по итогам полугодия, если иноене оговорено в тексте. Управление организационно-контрольной икадровой работы ежеквартально готовит перечень документов, стоящих наконтроле, и направляет его руководителям структурных подразделений. Всоответствии со сроком, указанным в ежеквартальном перечне исполнениядокумента, исполнитель предоставляет в управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы письменную информацию оходе его исполнения на бланке структурного подразделения за подписьюруководителя, с указанием инициалов, фамилии и телефона исполнителя.При выполнении документа исполнитель ходатайствует о внесениипредложения главе города Липецка о снятии документа с контроля или егопродлении. Изменение срока исполнения производит лицо, установившее этотсрок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем.Изменения документируются - проставляется новый срок, дата изменения иподпись. Изменения вносятся в регистрационные формы. Приостановитьисполнение документа или отменить его имеют право только глава городаи заместители главы администрации. Документ считается исполненным и снимается с контроля послевыполнения задания и документированного подтверждения об исполнениизаинтересованным подразделением или должностным лицом. На документе проставляется отметка о выполнении, подпись лица,подтверждающего выполнение (ответственный исполнитель), дата. Упреждающую информацию, согласно ежеквартальному перечнюконтрольных документов или запросу администрации Липецкой области оходе выполнения правового документа с грифом "Контроль" администрацииобласти или главы администрации области, готовит структурноеподразделение администрации города, ответственное за исполнение этогодокумента. Информация оформляется на бланке главы города с указаниемадреса управления контроля и проверки исполнения администрацииЛипецкой области, инициалов, фамилии, телефона исполнителя. Второйэкземпляр информации визируется руководителем структурногоподразделения, и оба экземпляра представляются в управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы администрации города за 3дня до срока, определенного перечнем контрольных документов илизапросом. Информацию о ходе исполнения решения городского Совета депутатовс грифом "Контроль" готовит соответствующее структурное подразделениев 2-х экземплярах. Один экземпляр за подписью главы города Липецкачерез аналитическое управление направляется на имя председателягородского Совета депутатов, второй экземпляр с визой исполнителя ируководителя структурного подразделения направляется в управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы администрации города. Проверка исполнения нормативного правового документа с грифом"Контроль" осуществляется промежуточно и по истечении срока исполненияуправлением организационно-контрольной и кадровой работы спривлечением соответствующих специалистов структурного подразделения ивыездом на место. Данные о ходе и результатах исполнения контрольногодокумента учитываются и обобщаются по итогам года управлениеморганизационно-контрольной и кадровой работы. 12. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЛИПЕЦКА Планирование работы администрации г. Липецка проводится с цельюкоординации деятельности ее структурных подразделений и должностныхлиц путем формирования системы мероприятий, предусматривающихпрогнозирование направлений деятельности и сроки их выполнения. В администрации г. Липецка предусмотрено: - Перспективное планирование социально-экономической деятельностиадминистрации (стратегический план развития г. Липецка до 2016 года,программа социально-экономического развития г. Липецка, городскиецелевые программы на среднесрочную перспективу, разработка иформирование бюджета города на очередной финансовый год и плановыйпериод). Координация и контроль за организацией данного видапланирования возложены на департаменты экономики и финансовадминистрации города соответственно. - Текущее планирование (ежемесячный план проведения основныхмероприятий в администрации г. Липецка). - Перспективное и текущее планирование деятельности структурныхподразделений администрации. Обязанности по разработке перспективного и текущих планов работыструктурного подразделения администрации, согласно распоряжению главыгорода, возложены на заместителя руководителя структурногоподразделения. Контроль за формированием плана проведения основных мероприятий вадминистрации г. Липецка, организацией перспективного и текущегопланирования деятельности в структурных подразделениях администрацииосуществляется управлением организационно-контрольной и кадровойработы. 12.1. ПЕРСПЕКТИВНЫЙ ПЛАН РАБОТЫ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ Перспективный план работы структурного подразделенияадминистрации разрабатывается на каждый календарный год, до 1 февралятекущего года, по форме:|------|-----------------------|-----------------------|----------------------|--------------------|| N | Наименование | Сроки, место | Исполнитель | Примечание ||п/п |мероприятия |проведения | | ||------|-----------------------|-----------------------|----------------------|--------------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||------|-----------------------|-----------------------|----------------------|--------------------| Примерный перечень вопросов, которые должны быть включены вперспективный план работы структурного подразделения администрациигорода: 1. Вопросы, вносимые на рассмотрение Коллегии администрациигорода. 2. Вопросы, вносимые на рассмотрение Липецкого городского Советадепутатов, публичные слушания. 3. Вопросы, вносимые на рассмотрение коллегиального органадепартамента. 4. Учеба кадров (семинары, конференции). 5. Перечень праздничных мероприятий. 6. Организация приема граждан по личным вопросам и др. Перспективный план работы структурного подразделенияадминистрации подписывается руководителем структурного подразделения иутверждается координирующим заместителем главы администрации. Для формирования информационно-справочного сайта администрации иСовета депутатов города Липецка структурное подразделениеадминистрации передает копию перспективного плана работы в электронномвиде в управление информационных технологий (е-mail:sokolov-oi@cominfo.lipetsk.ru). Подлинный экземпляр перспективного плана хранится в структурномподразделении администрации и по истечении 5 лет на основании описипередается на государственное хранение в архивное управлениеадминистрации города. 12.2. ТЕКУЩИЙ ПЛАН РАБОТЫ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ Текущий план работы разрабатывается структурным подразделениемадминистрации на каждый следующий месяц до 26 числа текущего месяца поформе:----T------------------T----------T----------T------------T--------------¬¦ N ¦ Наименование ¦ Дата ¦ Место ¦ Исполнитель¦ Примечание ¦¦п/п¦ мероприятия ¦ и время ¦проведения¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦проведения¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------+----------+----------+------------+--------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦L---+------------------+----------+----------+------------+--------------- В текущий план работы необходимо включать мероприятия, проводимыев администрации города, в которых задействовано данное структурноеподразделение, а также всю текущую работу, проводимую структурнымподразделением самостоятельно в течение месяца. Текущий план работы структурного подразделения администрацииразрабатывается и подписывается заместителем руководителя иутверждается руководителем структурного подразделения. На основании распоряжения главы города копия текущего планаработы структурного подразделения передается не позднее 26 числатекущего месяца на бумажном носителе в управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы. 12.3. ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ОСНОВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА План проведения основных мероприятий в администрации города накаждый месяц формируется управлением организационно-контрольной икадровой работы на основе текущих планов работы структурныхподразделений администрации города. После обобщения полученных планов управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы представляет не позднее28 - 30 числа текущего месяца на утверждение главы города планпроведения основных мероприятий в администрации города на следующиймесяц, включающий в себя наиболее значимые мероприятия, проводимыеструктурными подразделениями администрации в городе. После утверждения плана основных мероприятий в администрациигорода копия плана рассылается: - на бумажном носителе через аналитическое управлениезаместителям главы администрации, заинтересованным структурнымподразделениям администрации, Липецкому городскому Совету депутатов,администрации Липецкой области, УВД по Липецкой области, центруспециальной связи и информации Федеральной службы охраны России; - в электронном виде управлением организационно-контрольной икадровой работы департаменту экономики (e-mail:cominfo@cominfo.lipetsk.ru), управлению информационных технологий(e-mail: sokolov-oi@cominfo.lipetsk.ru), центру специальной связи иинформации Федеральной службы охраны России (e-mail:cps_fapsi@lipetsk.ru), администрации Липецкой области (e-mail:msv@admlr.lipetsk.ru). Подлинный экземпляр плана основных мероприятий в администрации г.Липецка хранится в управлении организационно-контрольной и кадровойработы и по истечении 5 лет на основании описи передается напостоянное хранение в архивное управление администрации города. (Вредакции Распоряжения Главы города Липецка от 15.04.2009 г. N 649-р) 12.4. ПЛАНЫ МЕРОПРИЯТИЙ При подготовке крупных мероприятий, проводимых в городе,составляются планы этих мероприятий, которые подписываютсяруководителем структурного подразделения, инициатора мероприятия,согласовываются с координирующим заместителем главы администрации иутверждаются главой города Липецка. Контроль за данным планом осуществляется структурнымподразделением администрации, ответственным за проведение мероприятия. 13. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Кадровая работа в администрации города ведется в соответствии сфедеральными и областными законами, иными нормативными правовымиактами Российской Федерации, Липецкой области и муниципальнымиправовыми актами. Перечень вопросов, составляющих кадровую работу в муниципальномобразовании, закреплен в статье 28 Федерального закона от 02.03.2007 N25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации". Для обеспечения деятельности администрации города по вопросаммуниципальной службы и кадровой работы на кадровые службы структурныхподразделений администрации города возлагается документальноеоформление и консультационно-информационное обеспечениеслужебно-трудовых отношений. Кадровая документация условно подразделяется на: Организационную: положение о кадровой службе, должностныеинструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение оработе с персональными данными, штатное расписание, другие локальныенормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения. Распорядительную: распоряжения (приказы) по личному составу. Информационно-справочную: протоколы заседаний аттестационнойкомиссии, переписка по кадровым вопросам, графики отпусков. Учетную: анкета (личный листок по учету кадров), личная карточкаN Т-2 и N Т-2ГС (для муниципальных служащих). Личную (персональную): трудовая книжка, справки, характеристики,отзывы. Проекты распоряжений главы города по кадровым вопросам (о приемена работу, назначении на муниципальную должность, увольнении,переводе, предоставлении отпуска, направлении в служебныекомандировки) на работников аппарата администрации, руководителейструктурных подразделений администрации города, в том числе наделенныхправами юридического лица, и отдельных муниципальных учреждений,определенных распоряжением главы города, готовит управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы администрации города. Структурное подразделение администрации г. Липецка, наделенноеправами юридического лица, ведет прием, переводы, увольнениеработников, текущее кадровое делопроизводство самостоятельно всоответствии с законодательством Российской Федерации, Липецкойобласти и муниципальными правовыми актами. Документальное оформление приема работника на работу, назначенияна должность муниципальной службы начинается с заключения трудовогодоговора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется вдвух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Одинэкземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится вличном деле. Письменная форма трудового договора обязательна как по основномуместу работы, так и при поступлении на работу по совместительству.Трудовой договор в зависимости от срока его действия может заключатьсяна неопределенный или определенный срок не более пяти лет (срочныйтрудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом ииными федеральными законами. Прием на работу или назначение на должность муниципальной службыоформляется распоряжением главы города, изданным на основаниизаключенного трудового договора. При заключении трудового договора кадровая служба обязанапотребовать от лица, поступающего на работу, следующие документы: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность(предъявляют); - трудовую книжку; - документы об образовании, о квалификации или наличииспециальных знаний; - страховое свидетельство государственного пенсионногострахования; - документы воинского учета (для военнообязанных и лиц,подлежащих воинскому учету); - иные документы согласно требованиям законодательства РоссийскойФедерации. При поступлении на муниципальную службу гражданин дополнительнопредставляет документы в соответствии с законодательством омуниципальной службе: - заявление о приеме на муниципальную службу; - собственноручно заполненную анкету; - заключение медицинского учреждения об отсутствии заболевания,препятствующего поступлению на муниципальную службу; - свидетельство о постановке на учет в налоговом органефизического лица по месту жительства на территории РоссийскойФедерации; - сведения о доходах за год, предшествующий году поступления намуниципальную службу, об имуществе и обязательствах имущественногохарактера. Прием на работу без указанных документов не производится. Заявление о приеме на работу, поступлении на муниципальную службусогласовывается с руководителем структурного подразделенияадминистрации. На заявлении лица, поступающего на муниципальную службу,руководитель структурного подразделения ходатайствует об установленииразмера должностного оклада и ежемесячной надбавки за особые условиямуниципальной службы в соответствии с Законом Липецкой области от30.11.2000 N 124-ОЗ "О денежном содержании и социальных гарантияхмуниципальных служащих муниципальной службы Липецкой области" иПоложением "О денежном содержании и социальных гарантиях муниципальныхслужащих города Липецка", утвержденным решением Липецкого городскогоСовета депутатов от 25.12.2004 N 553. На заявлении немуниципального служащего или техническогоработника руководитель структурного подразделения ходатайствует обустановлении ежемесячных надбавок к должностному окладу в соответствиис Положением "Об упорядочении оплаты труда работников, занимающихдолжности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющихтехническое обеспечение органов местного самоуправления городаЛипецка", утвержденным решением Липецкого городского Совета депутатовот 15.06.2006 N 353. Работник аппарата администрации города при переводе на другуюработу, увольнении, уходе в отпуск предоставляет в управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы соответствующеезаявление, согласованное с руководителем структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения администрации имуниципального учреждения заявление о переводе на другую работу,увольнении, уходе в отпуск, направлении в служебную командировкусогласовывает с координирующим заместителем главы администрации. Документальное оформление служебно-трудовых отношенийосуществляется на основе трудовой книжки, которая является основнымдокументом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Управление организационно-контрольной и кадровой работыосуществляет учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек на всехработников аппарата администрации города, формирует и ведет личныедела муниципальных служащих, вносит в них изменения, связанные спрохождением муниципальной службы. Личное дело муниципального служащего оформляется после назначенияего на муниципальную должность. Ведение личного дела муниципальногослужащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личногодела государственного гражданского служащего. При переводе илиувольнении муниципального служащего личное дело передается по новомуместу работы. Ведение нескольких личных дел для одного муниципальногослужащего не допускается. На управление организационно-контрольной и кадровой работывозложена обязанность вести оформление и выдачу служебныхудостоверений. Служебные удостоверения выдаются муниципальным служащимаппарата администрации города, руководителям структурныхподразделений, руководителям отдельных муниципальных учреждений навремя работы в администрации г. Липецка. Служебное удостоверение является документом, удостоверяющимличность и должностное положение работника. Учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлениеми соблюдением графиков отпусков возложен на кадровые службы. Работнику ежегодный отпуск предоставляется с сохранением местаработы (должности) и среднего заработка. Предоставление ежегодногоотпуска осуществляется по его заявлению, подаваемому на имя главыгорода, не позднее чем за 14 дней до начала планируемого отпуска.Очередность предоставления ежегодного отпуска устанавливается всоответствии с графиком отпусков. График отпусков составляется с учетом пожеланий работников инеобходимости обеспечения нормальной деятельности администрациигорода. График отпусков работников аппарата, заместителей главыадминистрации, руководителей структурных подразделений администрациисоставляется на основе предложений руководителей структурныхподразделений и заместителей главы администрации города управлениеморганизационно-контрольной и кадровой работы администрации города непозднее чем за две недели до наступления календарного года инаправляется на утверждение главе города. Утвержденный график отпусков обязателен для обеих сторонтрудового договора. В одностороннем порядке он не может быть изменен. К вопросам кадрового делопроизводства относится документальноеоформление служебных командировок. Направление в служебныекомандировки работников администрации города осуществляется всоответствии с распоряжением главы города от 10.07.2008 N 1401-р "Опорядке оформления служебных командировок работников администрации г.Липецка". При поступлении на муниципальную службу и в период ее прохождениямуниципальным служащим присваиваются квалификационные разряды. Проектраспоряжения главы города о присвоении муниципальному служащемуквалификационного разряда по результатам квалификационного экзаменаготовит управление организационно-контрольной и кадровой работы. В целях повышения квалификации, определения уровняпрофессиональной подготовки и соответствия замещаемой должности одинраз в три года проводится аттестация муниципальных служащих. Решение об аттестации муниципальных служащих администрации городаи проведении квалификационного экзамена принимается главой городаЛипецка. Подготовку проектов соответствующих правовых актов, организациюпроведения аттестации и квалификационного экзамена и обеспечениедеятельности аттестационной комиссии в администрации городаосуществляет управление организационно-контрольной и кадровой работы. В этих целях управление организационно-контрольной и кадровойработы готовит и вносит на утверждение главы города Липецка проектраспоряжения о проведении аттестации, квалификационного экзаменамуниципальных служащих и формирует необходимые документы для ихпроведения в соответствии с Положением "О проведении аттестациимуниципальных служащих города Липецка", утвержденным решениемЛипецкого городского Совета депутатов от 20.12.2007 N 728. К полномочиям кадровых служб относится ведение Реестрамуниципальных служащих города Липецка. Ведение Реестра осуществляетсяв соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "Омуниципальной службе в Российской Федерации" и Положением "О порядкеведения реестра муниципальных служащих города Липецка", утвержденнымрешением Липецкого городского Совета депутатов от 20.12.2007 N 727. Организационно-методическое руководство и контроль за ведениемРеестра муниципальных служащих города Липецка осуществляет управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы. Составной частью кадровой работы является ведение Реестрамуниципальных должностей администрации г. Липецка. Совместно с кадровыми службами структурных подразделений,наделенных правами юридического лица, управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы вносит на рассмотрениеСовета по вопросам муниципальной службы предложения о внесенииизменений в Реестр муниципальных должностей администрации г. Липецка,о стаже муниципальной службы муниципальных служащих, дающем право наполучение ежемесячной надбавки за выслугу лет, дополнительногооплачиваемого отпуска, на назначение пенсионных выплат. Стаж муниципальной службы работника администрации утверждаетсяСоветом по вопросам муниципальной службы при поступлении намуниципальную службу. Гражданин при поступлении на муниципальную службу, а такжемуниципальный служащий ежегодно, не позднее 30 апреля года, следующегоза отчетным, обязан предоставлять работодателю сведения о доходах, обимуществе и обязательствах имущественного характера. Муниципальные служащие администрации города предоставляютсведения в кадровую службу по месту работы, а руководители структурныхподразделений - в управление организационно-контрольной и кадровойработы администрации города. Согласно законодательству о муниципальной службе кадровая службавправе осуществлять организацию проверки достоверности представляемыхгражданином персональных данных и иных сведений при поступлении намуниципальную службу, сведений о доходах, об имуществе иобязательствах имущественного характера, соблюдения связанных смуниципальной службой ограничений, а также оформление допускаустановленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну.Документы проверки относятся к конфиденциальной информации. Ониприобщаются к личному делу лица, в отношении которого проводитсяпроверка. Управление организационно-контрольной и кадровой работы совместнос управлением бухгалтерского учета и отчетности вносят предложения поразработке или изменению штатного расписания аппарата администрациигорода. Штатные расписания аппарата администрации и структурныхподразделений с правами юридического лица визируются координирующимзаместителем главы администрации, председателем департамента финансов,начальниками правового управления и организационно-контрольной икадровой работы и утверждаются распоряжением главы города. Форма штатного расписания определена Инструкцией о веденииделопроизводства в администрации города Липецка. Ежегодно в феврале месяце руководители структурных подразделенийадминистрации города направляют в управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы согласованный скоординирующим заместителем главы администрации список резерва кадровна руководителя и заместителя руководителя структурного подразделенияпо прилагаемой форме:|------|------------|------------|-----------------------|--------------|--------------|--------------|| N |Фамилия, | Год | Образование, |Занимаемая | На какой |Примечание ||п/п |имя, |рождения |какое учебное |должность и с|должности | || |отчество | |заведение окончил и |какого |состоит в | || | | |специальность по |времени |резерве | || | | |образованию | | | ||------|------------|------------|-----------------------|--------------|--------------|--------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||------|------------|------------|-----------------------|--------------|--------------|--------------| На основании представленных сведений управлениеорганизационно-контрольной и кадровой работы формирует список резервакадров на должности руководителей и заместителей руководителейструктурных подразделений администрации города и направляет его наутверждение главе города. Руководители структурных подразделений администрации городаформируют резерв кадров на руководителей и заместителей руководителеймуниципальных предприятий или учреждений, учредителем которыхявляются. Ежегодно в декабре месяце структурные подразделенияадминистрации, осуществляющие взаимодействие с предприятиями иучреждениями города независимо от формы собственности, представляют вуправление организационно-контрольной и кадровой работы сведения оюбилейных датах предприятий и учреждений города и их руководителей, наосновании которых формируется единый перечень юбилейных дат накалендарный год. 14. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С НАГРАЖДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ И ВЕДОМСТВЕННЫМИ НАГРАДАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Порядок рассмотрения документов, связанных с награждениемгосударственными наградами Российской Федерации, установлен Положениемо государственных наградах Российской Федерации, утвержденным УказомПрезидента Российской Федерации от 2 марта 1994 года N 442 (в редакцииУказа Президента Российской Федерации от 6 января 1999 года N 19, сизменениями и дополнениями от 09.05.1999, 21.10.1999, 02.03.2000,27.06.2000), и Указом Президента РФ от 30.12.1995 N 1341 (сизменениями и дополнениями от 25.01.1996, 28.05.1997, 30.03.1998,21.10.1999, 02.03.2000, 09.04.2001) "Об установлении почетных званийРоссийской Федерации, утверждении положений о почетных званиях иописания нагрудного знака к почетным званиям Российской Федерации" ирекомендациями федеральных органов власти. С ходатайством о награждении государственными наградамиРоссийской Федерации обращаются коллективы предприятий и организацийгорода всех форм собственности. Руководители предприятий и организаций направляют ходатайство сприлагающимися документами о награждении на согласование вадминистрацию г. Липецка. Документы, необходимые для представления в Комиссию порассмотрению вопросов, связанных с награждением государственныминаградами Российской Федерации при администрации г. Липецка: 1. Наградной лист в 2-х экземплярах, заполненный печатнымспособом (на компьютере). 2. Выписка из протокола собрания коллектива, заверенная печатью. 3. Ходатайство предприятия (организации) на имя главыадминистрации Липецкой области за подписью руководителя предприятия(организации). В ходатайстве на руководителя предприятия (организации)указываются паспортные данные. 4. Справка о своевременной выплате работникам зарплаты заподписью руководителя предприятия (организации) и главного бухгалтера,заверенная печатью. 5. Справка из налоговой инспекции об отсутствии задолженности поуплате налогов данным предприятием (организацией). Дополнительно для награждения руководителя предприятия(организации) требуются: - Справка о конкретном вкладе в экономику региона, за подписьюруководителя предприятия (организации), заверенная печатью. - Справка о финансово-экономическом состоянии хозяйствующегосубъекта за подписью руководителя и главного бухгалтера, завереннаяпечатью. Указанные сведения должны представляться в динамике за3-летний период (с разбивкой по каждому году) и истекшие месяцытекущего года, предшествующие дате внесения. - Справка о структуре уставного капитала хозяйствующего субъектаза подписью руководителя и главного бухгалтера, заверенная печатью. При оформлении документов следует обратить внимание на следующиетребования: название предприятия (организации) должно строгосоответствовать печати и не иметь сокращений. Печать ставится в строгоопределенном месте и должна иметь четкий оттиск. Для присвоения почетного звания необходимо наличие стажа работы вотрасли, установленного Положением о почетном звании. (В редакцииРаспоряжения Главы города Липецка от 15.04.2009 г. N 649-р) Пропусков в трудовом стаже не допускается. При наличии перерывовв трудовом стаже должна быть представлена в письменном видеинформация, их объясняющая (длительная загранкомандировка, смена местажительства, уход за детьми и т.д.). Последняя должность, по которойработник представляется к награждению, должна соответствоватьдолжности, указанной в пункте 2 наградного листа. Характеристика не должна отражать автобиографических данныхнаграждаемого работника. В характеристике отражаются конкретныезаслуги работника, характеризующие его как специалиста илируководителя: - уровень теоретических знаний; - опыт работы; - организаторские способности; - умение руководить коллективом (для руководителя); - индивидуальность; - требовательность к себе и подчиненным; - чувство ответственности за порученное дело; - конкретный вклад в развитие производства; - отношение к нему коллектива; - участие в общественной работе; - какие имеет награды (не повторять государственные награды,которые отражены в пункте 8 наградного листа). Особенно полно должны быть раскрыты заслуги за последние 3 - 5лет. Управление организационно-контрольной и кадровой работы, послепроверки наградных документов на правильность их оформления всоответствии с требованием вышеназванных указов Президента РоссийскойФедерации, вносит документы о награждении в Комиссию по рассмотрениювопросов, связанных с награждением государственными наградамиРоссийской Федерации при администрации г. Липецка. По итогам заседания Комиссии управлениеморганизационно-контрольной и кадровой работы оформляется протокол. При положительном решении наградные документы направляютсяуправлением организационно-контрольной и кадровой работы на подписьглаве города, а затем вместе с протоколом Комиссии в администрациюЛипецкой области. Повторное награждение государственной наградой за новые заслугивозможно не ранее чем через три года после предыдущего награждениягосударственной наградой, за исключением награждения за совершениегеройского подвига, проявленные мужество, смелость и отвагу. (Вредакции Распоряжения Главы города Липецка от 15.04.2009 г. N 649-р) В случаях утраты орденов, медалей, знаков отличия, нагрудныхзнаков к почетным званиям Российской Федерации в результате стихийногобедствия либо при других обстоятельствах, когда не было возможностипредотвратить утрату государственных наград, нагрудных знаков кпочетным званиям, по решению Комиссии при Президенте РоссийскойФедерации по государственным наградам награжденным могут быть выданыдубликаты государственных наград, нагрудных знаков к почетным званиямлибо их муляжи, а также дубликаты документов к государственнымнаградам Российской Федерации в соответствии с Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 02.03.1994 N 442 "О государственных наградахРоссийской Федерации" и распоряжением Президента РФ от 22.12.1996 N83-рп "Об утверждении инструкции о порядке выдачи награжденнымдубликатов, орденов, медалей, знаков отличия, нагрудных знаков кпочетным званиям Российской Федерации и документов к государственнымнаградам Российской Федерации взамен утраченных". (В редакцииРаспоряжения Главы города Липецка от 15.04.2009 г. N 649-р) Заявление, адресованное в Комиссию при Президенте РоссийскойФедерации по государственным наградам, подается в Комиссию порассмотрению вопросов, связанных с награждением государственныминаградами Российской Федерации при администрации г. Липецка. Абзац. (Исключен - Распоряжение Главы города Липецкаот 15.04.2009 г. N 649-р) Абзац. (Исключен - Распоряжение Главы города Липецкаот 15.04.2009 г. N 649-р) Абзац. (Исключен - Распоряжение Главы города Липецкаот 15.04.2009 г. N 649-р) Документы для награждения ведомственными наградами, требующиесогласования с органами местного самоуправления, коллективыпредприятий и организаций города всех форм собственности направляют вуправление организационно-контрольной и кадровой работы администрацииг. Липецка. После проверки документов на правильность оформления ихподписывает первый заместитель главы администрации г. Липецка. 15. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С НАГРАЖДЕНИЕМ ЗНАКОМ ОТЛИЧИЯ "ЗА ЗАСЛУГИ ПЕРЕД ГОРОДОМ ЛИПЕЦКОМ", ПАМЯТНЫМ ЗНАКОМ "ЗА ЗАСЛУГИ ПЕРЕД ГОРОДОМ ЛИПЕЦКОМ", ПАМЯТНЫМ ЗНАКОМ "ЛИПЕЦК - ГОРОД МАСТЕРОВ", ПОЧЕТНОЙ ГРАМОТОЙ, БЛАГОДАРСТВЕННЫМ ПИСЬМОМ Награждение трудовых коллективов, отдельных работниковпредприятий или организаций города Знаком отличия "За заслуги передгородом Липецком", Памятным знаком "За заслуги перед городомЛипецком", Памятным знаком "Липецк - город мастеров", Почетнойграмотой или Благодарственным письмом главы города Липецка ипредседателя Липецкого городского Совета депутатов, Почетной грамотойили Благодарственным письмом главы города Липецка производитсясогласно Положению "О Знаке отличия "За заслуги перед городомЛипецком", Памятном знаке "За заслуги перед городом Липецком",Почетной грамоте, Благодарственном письме", утвержденному решениемЛипецкого городского Совета депутатов N 441 от 06.04.2004, Положению"О Памятном знаке "Липецк - город мастеров", утвержденному решениемЛипецкого городского Совета депутатов N 523 от 13.02.2007 и Положению"О Почетной грамоте и Благодарственном письме главы города Липецка",утвержденному постановлением главы города Липецка. Ходатайство о награждении Знаком отличия или Памятным знаком "Зазаслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "Липецк - городмастеров", Почетной грамотой, Благодарственным письмом направляетсяглаве города не позднее 2-х недель до дня вручения. Текст ходатайства о награждении Знаком отличия или Памятнымзнаком "За заслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "Липецк -город мастеров", Почетной грамотой, Благодарственным письмом долженотражать фамилию, имя, отчество, должность (профессию), почетноезвание награждаемого лица, полное юридическое наименование предприятияили организации, а также содержать точную формулировку основания длянаграждения. К ходатайству о награждении Знаком отличия "За заслугиперед городом Липецком", Памятным знаком "Липецк - город мастеров"прилагается краткая характеристика о достижениях награждаемого лица. Кходатайству о награждении коллектива предприятия или организацииПамятным знаком "За заслуги перед городом Липецком" прилагаетсякраткая справка о достижениях представляемого к награждениюколлектива. Проект распоряжения о награждении Знаком отличия или Памятнымзнаком "За заслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "Липецк -город мастеров", Почетной грамотой или Благодарственным письмомвносится управлением организационно-контрольной и кадровой работы,визируется заместителем главы - руководителем аппарата администрациигорода и начальником правового управления администрации. Изготовление Почетной грамоты и Благодарственного письма,удостоверения к Знаку отличия "За заслуги перед городом Липецком",Памятному знаку "Липецк - город мастеров", свидетельства к Памятномузнаку "За заслуги перед городом Липецком" осуществляется МУ "Городскойцентр рекламы" на основании соответствующего распоряжения главыгорода о награждении. Копия распоряжения о награждении Знаком отличия или Памятнымзнаком "За заслуги перед городом Липецком", Памятным знаком "Липецк -город мастеров", Почетной грамотой или Благодарственным письмомпередается аналитическим управлением администрации города в МУ"Городской центр рекламы". Изготовленные Почетная грамота, Благодарственное письмо,удостоверение к Знаку отличия "За заслуги перед городом Липецком",Памятному знаку "Липецк - город мастеров", свидетельство к Памятномузнаку "За заслуги перед городом Липецком" направляются МУ "Городскойцентр рекламы" в аналитическое управление для соответствующегодооформления. Порядок вручения Знака отличия или Памятного знака "За заслугиперед городом Липецком", Памятного знака "Липецк - город мастеров",Почетной грамоты, Благодарственного письма согласовывается с главойгорода аналитическим управлением. Согласно постановлению главы администрации Липецкой области от23.05.1995 N 234 "О юбилейных датах" юбилейными датами являются: дляколлективов предприятий и организаций - 25, 50, 75, 100 и далее каждые25 последующих лет; для отдельных граждан - 25, 40, 50 и далее каждые5 последующих лет профессиональной деятельности; 50, 60, 70 и каждыепоследующие 5 лет по возрасту. 16. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Законченные делопроизводством дела по завершении текущего годаподлежат оформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ поих научно-технической обработке и проводится работникомсоответствующего структурного подразделения администрации приметодической помощи архивного управления. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодносоставляются описи. В соответствии с Федеральным законом N 125-ФЗ от 22.10.2004 "Обархивном деле в Российской Федерации" по истечении 5 лет делапостоянного хранения передаются на постоянное хранение в архивноеуправление. (В редакции Распоряжения Главы города Липецка от15.04.2009 г. N 649-р) При передаче правовых актов администрации на хранение в архивноеуправление вместе с документами на бумажных носителях передаются ихэлектронные копии. По решению объединенной экспертно-проверочной и методическойкомиссии архивного управления срок передачи дел на хранение в архивноеуправление может быть продлен или сокращен. Прием документов и дел в архивное управление осуществляется поакту в соответствии с графиком приема-передачи. График ежегодносоставляется архивным управлением, утверждается координирующимзаместителем главы администрации и доводится до руководителейструктурных подразделений. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются. Онихранятся в структурном подразделении администрации и по истечениисроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (посогласованию с архивным управлением). Структурное подразделение администрации ежегодно представляет вархивное управление паспорт о количестве хранящихся в ведомственномархиве дел постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1декабря отчетного года. Обеспечение сохранности переданных на постоянное и долговременноехранение документов и дел, их государственный учет и всестороннееиспользование в интересах граждан и города возлагается на архивноеуправление администрации. Начальник управления организационно-контрольной и кадровой работы В.Д.Королев Начальник аналитического управления В.А.Чернецов Начальник архивного управления О.В.Корнева