Распоряжение Администрации города Липецка от 14.12.2017 № 931-р

 

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

АДМИНИСТРАЦИИГОРОДА ЛИПЕЦКА

 

14.12.2017г.

г.Липецк

N 931-р

 

Об утверждении инструкции оведении делопроизводства

в администрации городаЛипецка

 

(Вредакции Распоряжения Администрации города Липецка от26.09.2018 № 586-р)

 

В целях установления единых требований к подготовке, оформлению,хранению и организации работы с документами в администрации города:

1.Утвердить Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации города Липецка(приложение).

2. Признатьутратившим силу распоряжение администрации города Липецка от17.04.2014 N 277-р "Об утверждении Инструкции о веденииделопроизводства в администрации города".

 

 

 

Глава города Липецка

С.В.Иванов

 

 

 

Приложение

краспоряжению

администрации

городаЛипецка

от14.12.2017 N 931-р

 

ИНСТРУКЦИЯ

О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ВАДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

(Вредакции Распоряжения Администрации города Липецка от26.09.2018 № 586-р)

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Липецка (далее -Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, оформлению, хранениюи организации работы с документами в администрации города Липецка (далее -администрация города).

1.2. Инструкцияразработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р7.0.97-2016), утвержденным приказом Федерального агентства по техническомурегулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.

(п. 1.2 вред. распоряжения администрации г. Липецка от26.09.2018 № 586-р)

1.3. ПоложенияИнструкции распространяются на организацию работы с документами в администрациигорода независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами,включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение и использованиедокументов, осуществляемые с использованием системы электронного документооборота(далее - СЭД).

1.4. Положенияинструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащимисведения, составляющие государственную тайну.

Работа с документами,составляющими государственную тайну, осуществляется на основании Закона РФ от21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" и в соответствии сИнструкцией по обеспечению режима секретности в РФ, утвержденной постановлениемПравительства РФ от 05.01.2004 N 3-1.

1.5. Работа сдокументами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения,осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке обращения со служебнойинформацией ограниченного распространения в администрации города Липецка,утвержденной распоряжением администрации города Липецка от 29.12.2015 N 1060-р.

1.6. Порядок работы сдокументами, установленный Инструкцией, обязателен для всех работниковадминистрации города. Работники администрации города несут персональнуюответственность за невыполнение требований Инструкции.

1.7. Ответственность заорганизацию и ведение делопроизводства в структурных подразделенияхадминистрации города возлагается на их руководителей.

Руководительструктурного подразделения определяет лицо, ответственное за ведениеделопроизводства, которое обеспечивает сохранность, учет, прохождениедокументов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии ихисполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическимидокументами по делопроизводству.

Ответственность иобязанность по ведению делопроизводства в администрации города определяютсядолжностной инструкцией.

1.8. Передачадокументов, их копий по запросам сторонних организаций допускается с разрешенияруководителя структурного подразделения.

1.9. При уходе вотпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения илиперевода на иную должность работники администрации обязаны передать всенаходящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в ихструктурном подразделении, или другому работнику по указанию руководстваструктурного подразделения.

 

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

ВИнструкции применяются следующие основные понятия:

Автор документа -физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

Бланк документа - наборреквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

Вид документа -принадлежность документа к определенной группе документов по признакамсодержания и целевого назначения;

Делопроизводство -деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организациюработы с ними;

Документирование -фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Документ - официальныйдокумент, созданный государственным органом, органом местного самоуправления,юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке ивключенный в документооборот администрации города;

Документооборот -движение документов с момента их создания или получения до завершенияисполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Дело - совокупностьдокументов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участкудеятельности администрации города;

Делопроизводитель -лицо, ответственное за ведение делопроизводства администрации города или ееструктурного подразделения;

Документальный фондадминистрации города или ее структурного подразделения - совокупностьдокументов, образующихся в процессе деятельности администрации города иструктурных подразделений;

Копия документа -документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и еговнешние признаки, не имеющий юридической силы;

Номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрациигорода или ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;

Оформление документа -проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

Подлинник документа -первый или единственный экземпляр документа;

Реквизит документа -обязательный элемент оформления документа;

Регистрация документа -присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядкесведений о документе;

Формирование дела -группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

Электронный документ -документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

Экспертиза ценностидокументов - изучение документов на основании критериев их ценности в целяхопределения сроков хранения документов и отбора их для включения в составАрхивного фонда РФ и последующей передачи в архивное управление администрациигорода Липецка на хранение;

Опись дел - архивныйсправочник, содержащий систематизированный перечень единиц храненияадминистрации или структурного подразделения, предназначенный для их учета,раскрытия содержания и оперативного поиска.

 

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ ИОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

(вред. распоряжения администрации г. Липецка

от26.09.2018 № 586-р)

 

3.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

 

Приподготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований иправил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность,оперативное исполнение и использование.

Документы могутсоздаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдениемустановленных правил оформления документов. При создании документа на двух иболее страницах вторую и последующую страницы нумеруют. Номера страницпроставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 ммот верхнего края листа.

Допускается созданиедокументов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем созданиидокументов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля наоборотной стороне листа должны быть равны.

Для создания документовнеобходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформлениядокументов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблицдопускается использовать шрифты меньших размеров.

Служебные документыоформляются на бланках. Бланки документов должны иметь поля:

- левое - 25 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 20 мм;

- нижнее - 20 мм.

Документы длительных(свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Расположение реквизитовна бланке должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В администрации городаприменяются следующие виды бланков:

- постановлениеадминистрации города Липецка;

- распоряжениеадминистрации города Липецка;

- бланк письма главыгорода Липецка;

- бланк письмаадминистрации города Липецка;

- общий бланкадминистрации города Липецка;

- бланк письмаструктурного подразделения администрации города Липецка.

Общий бланк используютдля печатания любых видов документов, кроме писем (например:заявка, список, информация, план мероприятий, уведомление, справка, акт, отчет,ходатайство, правила, приглашение, протоколы заседаний коллегии администрации,протоколы оперативных совещаний у главы города, заместителей главыадминистрации, управляющего делами администрации города и др.).

Документы, создаваемыесовместно двумя или более структурными подразделениями, оформляются без бланка.

Бланки изготавливаютсяна белой бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) и печатаютсячерной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов спомощью компьютерной техники (приложения N N 1 - 6).

 

3.2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

ГОСТР 7.0.97-2016 устанавливает следующие реквизиты, которые используются приподготовке и оформлении документов:

Герб муниципальногообразования;

код формы документа;

наименование организации- автора документа;

наименованиеструктурного подразделения - автора документа;

наименование должностилица - автора документа;

справочные данные оборганизации;

наименование видадокумента;

дата документа;

регистрационный номердокумента;

ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления(издания) документа;

гриф ограничениядоступа к документу;

адресат;

гриф утверждениядокумента;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электроннойподписи;

гриф согласованиядокумента;

виза;

печать;

отметка о заверениикопии;

отметка об исполнителе;

отметка о направлениидокумента в дело;

отметка о поступлениидокумента

 

Гербмуниципального образования.

Изображение гербагорода Липецка при продольном расположении реквизитов находится в центреверхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнегополя над серединой строки с наименованием организации-автора.

 

Наименованиевида документа.

Вид документауказывается во всех документах, кроме писем, - постановлениях, распоряжениях,протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др.,печатается прописными буквами, полужирным шрифтом N 16, вразрядку, например:

П Р О Т О К О Л, А К Т,С П Р А В К А, Д О К Л А Д Н А Я З А П И С К А.

 

Датадокумента

Дата документа можетбыть оформлена двумя способами:

- цифровым впоследовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2017;

- словесно-цифровымспособом: 5 апреля 2017 г.

Дата оформляется безкавычек.

Датой документа можетбыть дата:

- подписания документа(в распоряжениях, постановлениях, докладных записках, письмах);

- утверждения документа(в положениях, инструкциях, правилах, регламентах и др.);

- заседания (впротоколах);

- события (в актах).

Если авторами документавыступают несколько организаций (две или более), то датой документа считаетсядата последнего подписания.

 

Регистрационныйномер документа.

Регистрационный номердокумента - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документудля его учета и последующего поиска. Регистрационный номер проставляетсяодновременно с датой документа от руки или с помощью механического нумератора.

На документах, авторамикоторых выступают несколько организаций, номера документов проставляются черезкосую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо):

553-01-10/01-6-25

 

Ссылкана регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа адресата включает в себярегистрационный номер и дату документа, на который направляется ответ.

 

Адресат.

В качестве адресатамогут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица,физические лица.

Каждая из частейреквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочныйинтервал. Длина строки ограничивается правой границей текстового поля.

При направлениидокумента в организацию или ее структурное подразделение может указыватьсяполное или сокращение наименование организации или организации и структурногоподразделения в именительном падеже, например:

 

Администрация Липецкой области Управление государственной службы и кадровой работы

 

Допускаетсяцентрировать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самойдлинной строке.

Должность и фамилиядолжностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже,инициалы ставятся после фамилии, например:

 

Генеральному директору ЗАО "Авиастар-СП" Сергееву А.П.

 

или

 

Администрация Липецкой области Правовое управление главному консультанту Павловой О.В.

 

Передфамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну"(господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресатженщина.

Если документотправляют в несколько однородных организаций или несколько структурныхподразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Муниципальные образовательные учреждения города Липецка (по списку)

 

Документне должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" передвторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числеадресатов составляют список рассылки, в котором указываются наименованияадресатов.

Последовательностьнаписания элементов почтового адреса установлена в соответствии с Правиламиоказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи имассовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234.

 

Грифутверждения документа.

Утверждение документовпроизводится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углу первоголиста документа. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указанв приложении N 7.

Документ утверждаетсядолжностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждениядолжностным лицом (должностными лицами) оформляется следующим образом:

 

	УТВЕРЖДАЮ Глава города Липецка
	Подпись	Инициалы, фамилия
	Дата утверждения

 

Приутверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит изслов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающегодокумента в творительном падеже, его даты и номера.

 

УТВЕРЖДЕНО Постановлением администрации города Липецка от ______________ N ________

 

Приутверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются впротоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решениемкоторого утвержден документ.

 

УТВЕРЖДЕНО Коллегией администрации города Липецка (протокол от _________ N ______)

 

Резолюция.

Резолюция содержитуказание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочегополя документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в системуэлектронного документооборота.

Резолюция включает:фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, принеобходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, датурезолюции.

Пример:

 

ФамилияИ.О.

Прошу подготовитьпредложения к 10.11.2017.

Подпись

Дата

 

Заголовокк тексту.

Заголовок - краткоесодержание документа.

Заголовок долженграмматически согласовываться с наименованием вида документа.

Например : должностнаяинструкция (кого?) главного специалиста-эксперта.

Заголовок составляетсяавтором документа. Заголовок не должен превышать двух строк (допускается до4-х). Точка в конце заголовка не ставится.

 

Отметкао контроле.

Отметка"КОНТРОЛЬ" проставляется на верхнем поле документа справа, с помощьюштампа или от руки буквой "К" с указанием даты исполнения документа.

В случае постановкидокумента на контроль, в регистрационно-контрольной карточке в обязательномпорядке указывается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К"или словом "КОНТРОЛЬ".

 

Текстдокумента.

Текст документаотражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа, в томчисле направляемого зарубежным адресатам, составляется на государственном языкеРФ с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа.

Тексты документовоформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.

При составлении текстав виде анкеты вопросы должны быть выражены именем существительным в именительномпадеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числанастоящего или прошедшего времени ("Имеете", "Владеете" или"Были", "Находились").

Связный текст, какправило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указываютпричины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) -решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа можетсодержать одну заключительную часть (например, распоряжение - распорядительнуючасть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа,подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданныхдокументов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации -автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок ктексту.

Перед подписьюдолжностного лица допускается использование фразы "С уважением".

Если текст содержитнесколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, главы, пункты,подпункты. Возможно деление крупных разделов на подразделы.

Текст печатается нарасстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка текста в установленныхграницах полей.

Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

 

Отметкао приложении.

Отметка о приложении кдокументу печатается от границы левого поля и отделяется от текста 2 - 3межстрочными интервалами.

Если документ имеетприложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляетсяследующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

 

Еслидокумент имеет приложение, не названное в тексте, то указывают егонаименование, количество листов и число экземпляров, например:

 

Приложение: справка по результатам проверки на 3 л. в 1 экз.

 

Приналичии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение:	1.	Информация о подготовке образовательных учреждений к новому учебному 2017/2018 году на территории Липецкой области на 7 л. в 1 экз.
	2.	Правила подготовки распоряжений на 5 л. в 3 экз.

 

Еслиприложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

 

Приложение:

Устав ООО "ЛГЭК" в 1 экз.

 

Еслик документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку оналичии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение:

письмо главе администрации Липецкой области от 12.10.2016 N 7888-01-11 и приложение к нему, всего на 5 л.

 

Еслиприложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о егоналичии оформляют следующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес

 

Подпись.

В состав реквизита"Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ(полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документоформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписаниидокумента несколькими должностными лицами их подписи располагают одну поддругой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Заместитель главы администрации	Инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	Инициалы, фамилия

 

Приподписании документа несколькими лицами равных должностей их подписирасполагают на одном уровне.

При подписаниисовместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах,составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, аих обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии	Подпись	Инициалы, фамилия
Члены комиссии	Подпись	Инициалы, фамилия
	Подпись	Инициалы, фамилия

 

Приотсутствии должностного лица, за подписью которого подготовлен проектдокумента, документ подписывается должностным лицом, исполняющим егообязанности.

 

И.о. председателя департамента культуры и туризма

Инициалы, фамилия

 

Недопускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованиемдолжности.

 

Грифсогласования документа.

Внешнее согласованиепроекта документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласованиярасполагается ниже подписи на лицевой стороне документа.

Гриф согласованиядокумента включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, скоторым согласовывается документ (включая наименование структурногоподразделения), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; илинаименование документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационныйномер.

Гриф согласования взависимости от вида документа и особенностей его оформления можетпроставляться:

- на первом листедокумента (если документ имеет титульный лист - на титульном листе, в левомверхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближек нижнему полю);

- на последнем листедокумента под текстом;

- на отдельном листесогласования, на котором указываются наименование и реквизиты основногодокумента (если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурныхподразделений). На документе делается отметка "Лист согласованияприлагается".

Например :

 

СОГЛАСОВАНО Председатель департамента экономического развития администрации города Липецка
Подпись	Инициалы, фамилия
21.09.2018

 

СОГЛАСОВАНО ЭК администрации города Липецка (протокол от 21.09.2018 N 3)

 

Согласованиеоформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Визавключает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровкуподписи и дату.

Например :

 

Председатель департамента образования
Подпись	Инициалы, фамилия
21.09.2018

 

Замечания,особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, очем на проекте делается соответствующая отметка.

В этом случае визаоформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются Председатель департамента жилищно-коммунального хозяйства
Подпись	Инициалы, фамилия
23.09.2018

 

Визыпроставляются на экземплярах проектов документов, остающихся в управленииделопроизводства и протокола администрации города, на лицевой стороне нижеподписи в левом нижнем углу.

 

Отметкаоб исполнителе.

Отметка об исполнителевключает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер еготелефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности,структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Ее располагают налицевой (на письмах) или оборотной стороне последнего листа документа в левомнижнем углу.

На документе,подготовленном за подписью главы города, заместителей главы администрации,управляющего делами администрации города, в отметке об исполнителедополнительно указывается фамилия, имя, отчество руководителя структурногоподразделения.

Например :

 

Лепекин Евгений Сергеевич

Спивак Людмила Валерьевна

22-95-19

 

Надокументе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, вотметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

Реквизит "Отметкаоб исполнителе" печатается размером шрифта N 12 от границы левого поля.

 

Отметкао поступлении документа.

Отметка о поступлениидокумента служит для подтверждения факта поступления документа в организацию ивключает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. Принеобходимости отметка о поступлении может дополняться указанием временипоступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлениидокумента может проставляться с помощью штампа.

 

Отметкао направлении документа в дело.

Отметка о направлениидокумента в дело определяет место хранения документа после завершения работы сним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, вкоторое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица,оформившего отметку, подписи, даты.

Например :

 

В дело N 01-10 за 2018 г.
Должность	Подпись	Инициалы, фамилия
Дата

 

Отметкао направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями охарактере исполнения документа.

 

Печать.

Печать заверяетподлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иныхдокументах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии сзаконодательством РФ.

Печать проставляется,не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или вместе, обозначенном "МП" ("Место печати").

Отметка о заверениикопии.

Отметка о заверениикопии документа производится для подтверждения соответствия копии документа(выписки из документа) подлиннику.

Администрация города иее структурные подразделения могут заверять только копии тех документов,которые создаются у них (это положение не распространяется на архивноеуправление). Выдача копий документов производится с разрешения начальникауправления делопроизводства и протокола администрации города и руководителейструктурных подразделений администрации города.

Копии с документавоспроизводятся ксерокопированием или с помощью компьютерной техники. Копиядолжна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное ее соответствиеподлиннику.

Например :

 

Верно Начальник отдела делопроизводства и протокола управления делопроизводства и протокола администрации города Липецка	Подпись	Инициалы, фамилия
Дата

 

Есликопия выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверениикопии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого былаизготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименованиеорганизации) в деле N... за... год"), изаверяется печатью организации.

Для проставленияотметки о заверении копии может использоваться штамп.

 

4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВДОКУМЕНТОВ

 

4.1. ПРАВОВЫЕ АКТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

 

Проектыправовых актов администрации города разрабатываются структурнымиподразделениями администрации в соответствии с компетенцией по поручениюруководства или по собственной инициативе.

Ответственность закачество подготовки проектов правовых актов, содержание, достоверность,целесообразность, полноту представляемых материалов несут авторы проекта.

К проекту правовогоакта, основанием для принятия которого послужили другие документы (постановления,договоры, контракты, соглашения и др.), прилагаются копии этих документов, атакже справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

Правовые актыадминистрации города издаются в виде постановлений и распоряжений администрациигорода Липецка (приложения N 8, 9).

Постановленияадминистрации города Липецка издаются по вопросам местного значения и вопросам,связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий. Правовые актыпо вопросам организации работы администрации издаются в форме распоряженийадминистрации города.

Проекты правовых актовадминистрации города имеют следующие реквизиты:

- герб города Липецка -располагается в центре верхнего поля в черно-белом изображении;

- наименованиеорганизации - администрация города Липецка;

- наименование видаакта - постановление или распоряжение;

- дата акта -отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами,оформляется цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля,проставляется при подписании акта;

- номер - печатаетсяарабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номерадокумента, например, N 143;

- к порядковому номерураспоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р;

- место издания -отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочныминтервалом и оформляется центрованным способом.

Дата и номерпостановления, распоряжения администрации города располагаются на одном уровнеи разнесены к левой и правой границам текстового поля документа.

Заголовок печатаетсячерез одинарный межстрочный интервал в границах, предусмотренных бланкамиправовых актов, на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов"Дата" и "Номер". Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется отзаголовка 3 одинарными межстрочными интервалами.

Текст печатается отлевой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границамтекстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля.

Текст проекта правовогоакта излагается в логической последовательности точным и лаконичным языком,исключающим двусмысленное толкование. Предложения строятся в соответствии собщепринятыми правилами и нормами русского языка.

Текст можетподразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (дляпостановлений) либо распорядительную (для распоряжений) часть.

Преамбула - вводнаячасть проекта правового акта, которая определяет его цели и задачи.

Преамбула:

- не имеетнаименования;

- не содержитнормативные предписания;

- не нумеруется;

- не содержит ссылки надругие муниципальные правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу иизменению в связи с принятием правового акта;

- не содержитопределения каких-либо понятий;

- не формулируетпредмет регулирования правового акта.

Преамбула можетотсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Констатирующая часть впроекте постановления администрации города завершается словами"администрация города ПОСТАНОВЛЯЕТ", при этом слово ПОСТАНОВЛЯЕТвыделяется отдельной строкой, печатается прописными буквами вразрядку от левойграницы текстового поля и отделяется от постановляющей части текста двоеточиеми двойным интервалом (пробелом).

Постановляющая (распорядительная)часть проекта постановления (распоряжения) администрации города можетподразделяться на разделы, подразделы, главы, пункты, подпункты.

Разделы и подразделынумеруются римскими цифрами, главы, пункты, подпункты - арабскими. Подпунктытакже могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русскогоалфавита с закрывающей круглой скобкой.

В случае, если впроекте правового акта имеются ссылки на другие правовые акты, то указываютсявид акта, дата, регистрационный номер и наименование акта.

Подпись на правовомакте отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами и состоит изнаименования должности "Глава города Липецка", личной подписи и еерасшифровки (инициалов и фамилии главы города). Слова "Глава городаЛипецка" печатаются от левой границы текстового поля. Расшифровка подписипечатается на уровне слов "Глава города Липецка" без пробелов междуинициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква врасшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Контроль за исполнениемправовых актов администрации города возлагается на главу города, назаместителей главы администрации, управляющего делами, руководителейструктурных подразделений администрации города.

Номера листов проектапечатаются шрифтом, равным шрифту текста, проставляются арабскими цифрамипосередине верхнего поля листа, без знаков препинания. На первом листе номер непроставляется.

Приложения к правовымактам администрации города печатаются на отдельных листах (приложение N 10).Страницы в приложениях нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Влевом нижнем углу приложения проекта правового акта печатаются инициалы ифамилия руководителя структурного подразделения, внесшего проект. Нижерасполагается его подпись.

Размеры полей, шрифты имежстрочные интервалы при печатании текста приложений к проектам правовых актовидентичны размерам, применяемым при оформлении текста самих правовых актов.

Приложениями к правовымактам могут быть положения, программы, регламенты, перечни, списки, графики,таблицы, инструкции, штатные расписания и др.

Порядок подготовкипроектов положений, правил, инструкций и т.д. соответствует общему порядкуподготовки проектов правовых актов.

Штатное расписаниесоставляется в табличной форме.

Если в тексте правовогоакта дается ссылка на приложение, то на первом листе приложения дается ссылкана правовой акт администрации города.

Например :

 

Приложение к постановлению администрации города Липецка от ____________N ___________

 

Приналичии нескольких приложений они нумеруются.

Например :

 

Приложение N 2 к постановлению администрации города Липецка от ____________ N ___________

 

Наименованиеприложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквамиполужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку.

Например :

 

ИНСТРУКЦИЯ

поделопроизводству

 

Текстприложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должныиметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.

В приложениях,оформленных в виде таблиц, допускается применение шрифта размером N 10, 11, 12.

Если таблицу печатаютболее чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф)повторяется на каждой странице.

При наличии в текстесносок ссылка на сноску оформляется звездочкой: *, **, ***. Текст сноскипечатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы илипосле приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. Послесимвола сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноскиставится точка.

На одной странице недолжно проставляться более трех сносок.

При наличии в текстеприложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом(относительно границ текста) и нумеруются римскими цифрами. Точка в концезаголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирнымшрифтом.

Подготовленный изавизированный автором проект правового акта передается в управлениеделопроизводства и протокола администрации города Липецка, где проводится егостилистико-грамматическая обработка, проверяется правильность его составления иоформления (наличие необходимых подписей, приложений и сопроводительныхдокументов). К проекту в обязательном порядке прилагаются первичные документы(письма, заявления, ходатайства и т.д.).

После проведениястилистико-грамматической обработки проект правового акта передается управлениемделопроизводства и протокола на согласование в заинтересованные структурныеподразделения.

Согласование проектовправовых актов администрации города осуществляется его визированием.

Визирование проектаправового акта структурным подразделением осуществляется в срок не более 2рабочих дней.

Правовая экспертизаосуществляется в срок не более 5-ти рабочих дней со дня поступления проектаправового акта в правовое управление.

Проекты правовых актовпо кадровым вопросам согласовываются правовым управлением в срок не более 2рабочих дней.

Проекты нормативныхправовых актов подлежат антикоррупционной экспертизе. Правовая иантикоррупционная экспертиза осуществляется правовым управлением в срок неболее 10 рабочих дней со дня поступления проектов нормативных правовых актов.

Визирование проектовправовых актов оформляется на оборотной стороне документа (приложение N 11).Проекты правовых актов подлежат обязательному согласованию с координирующимработу структурного подразделения, внесшего проект, первым заместителем,заместителем главы администрации или управляющим делами администрации города,правовым управлением администрации города Липецка.

Виза включает в себянаименование должности руководителя подразделения, личную подпись визирующего,расшифровку подписи и дату подписи. Визы проставляются в нижней части оборотнойстороны последнего листа правового акта администрации.

Например :

 

Внесено департаментом образования	Подпись	Инициалы, фамилия
		дата

 

	начальник отдела правового
	обеспечения	Подпись	Инициалы, фамилия
			дата

 

Визы:	заместитель главы администрации
	города Липецка	Подпись	Инициалы, фамилия
			дата
	начальник правового управления	Подпись	Инициалы, фамилия
			дата

 

Приналичии у должностных лиц, с которыми согласуется проект правового акта,особого мнения, оно прилагается в виде отдельной записки. Разрешение спорнойситуации возлагается на координирующего работу структурного подразделения,готовившего проект, заместителя главы администрации или управляющего деламиадминистрации города.

Если в процессесогласования в проект правового акта вносятся изменения принципиальногохарактера, то он подлежит перепечатыванию и повторному согласованию.

В верхней частиоборотной стороны проекта располагается список рассылки.

В левом нижнем углуоборотной стороны проекта проставляется отметка об исполнителе (фамилия, имя,отчество, его телефон).

Проекты нормативныхправовых актов администрации города, затрагивающие права, свободы и обязанностиграждан города, структурные подразделения администрации города Липецканаправляют для согласования в прокуратуру района города Липецка в соответствиис разграничением полномочий между прокурорами районов города Липецка. Приполучении заключения прокуратуры на предмет соответствия проекта нормативногоправового акта федеральным законам структурные подразделения администрациигорода прикладывают данное заключение к проекту.

Прошедший правовуюэкспертизу и согласованный с заинтересованными лицами проект правового актапредставляется управлением делопроизводства и протокола главе города длярассмотрения и подписания.

После подписанияпостановления и распоряжения администрации города нумеруются в пределахкалендарного года и рассылаются в соответствии со списком рассылки. При большомколичестве адресатов список рассылки оформляется на отдельном листе,подписывается руководителем структурного подразделения, внесшего проект, иприлагается к постановлению или распоряжению администрации города. Копииправовых актов, в соответствии со списком рассылки, направляются адресатам.

Первый экземплярправовых актов хранится в управлении делопроизводства и протокола администрациигорода до передачи в архивное управление в соответствии с действующимзаконодательством.

Распоряженияадминистрации города по личному составу, об утверждении структуры и штатныхрасписаний структурных подразделений администрации и о пенсионных выплатахрегистрируются и хранятся в управлении муниципальной службы и кадровой работы.

(в ред. распоряженияадминистрации г. Липецка от 26.09.2018 N 586-р)

 

4.2. ДОКУМЕНТЫ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫЕ В ЛИПЕЦКИЙ

ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ

 

Подготовкаи оформление проектов муниципальных правовых актов и поправок к ним,инициативных предложений о разработке и принятии новых муниципальных правовыхактов; проектов муниципальных правовых актов о внесении изменений и дополненийв действующие муниципальные правовые акты либо о признании их утратившими силук рассмотрению Липецким городским Советом депутатов (далее городской Совет)осуществляется в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектовнормативных правовых актов города Липецка, вносимых в городской Совет,установленными Положением о муниципальных правовых актах города Липецка,принятым решением Липецкого городского Совета депутатов от 29.06.2010 N 54.

Проект муниципальногоправового акта (включая приложения), представляемый администрацией городаЛипецка для рассмотрения в городском Совете, и материалы к нему визируютсяруководителем структурного подразделения, ответственного за подготовкудокумента, на каждом листе подлинника документа.

Подготовленный проект иматериалы к нему проходят процедуру внутреннего согласования с первымзаместителем, заместителем главы администрации или управляющим деламиадминистрации города, координирующим работу подразделения, разработавшегопроект; председателем департамента, начальником правового управленияадминистрации города. Согласование оформляется проставлением визы на листесогласования (стандартном листе бумаги формата А4).

Лист согласования сэкземпляром документов хранится в управлении делопроизводства и протоколаадминистрации города.

Зарегистрированное вадминистрации города сопроводительное письмо с экземпляром пакета документов набумажном носителе направляется в городской Совет ответственным исполнителем.Вместе с бумажным носителем ответственный исполнитель направляет в городскойСовет электронные копии текстов, таблиц, схем в формате Word.

Подготовка и оформлениеинформаций, отчетов, планов, направляемых в Липецкий городской Совет депутатов,осуществляется следующим образом.

Первая страницаинформации, отчета, плана содержит реквизиты:

- наименование видадокумента (печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, выравнивается поцентру);

- заголовок (печатаетсястрочными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру,отделяется от текста двумя межстрочными интервалами; точка в конце неставится).

В заголовке к текстууказывается полное наименование информации, отчета, плана.

Информацию, отчет, планподписывает руководитель структурного подразделения администрации.

В случае, когда кинформации, отчету, плану прилагаются демонстрационные материалы (слайды) с диаграммами,таблицами, схемами по подготовленной тематике, они одновременно помещаются всоответствующей части текста информации, отчета.

Информации, отчеты,планы, представляемые администрацией города для рассмотрения в городскомСовете, визируются руководителем структурного подразделения, ответственного заподготовку документа, на каждом листе подлинника документа.

Информации, отчеты,планы направляются в городской Совет с сопроводительным письмом не позднее чемза 30 дней до даты заседания постоянной комиссии городского Советасоответствующего профиля.

Сопроводительное письмов адрес председателя Липецкого городского Совета депутатов готовитсяисполнителем - структурным подразделением администрации города, ответственнымза подготовку информации, отчета, плана, на бланке письма администрации городаЛипецка.

В текстесопроводительного письма указывается докладчик.

Сопроводительное письмоготовится в 2 экземплярах. Первый экземпляр направляется в городской Совет,второй - хранится в управлении делопроизводства и протокола администрациигорода.

 

4.3. ПРОТОКОЛ

 

Протоколсовещания (заседания), проводимого в администрации города Липецка, составляетсяна основании записей, произведенных во время совещания (заседания),представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во времязаседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается:

- на секретаряколлегиального органа, чье совещание (заседание) протоколируется;

- на специалистовструктурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Протоколы оформляютсяна бланках протоколов.

Протоколы, выписки изпротокола оформляются в соответствии с образцами, прилагаемыми к настоящейИнструкции (приложения N 12, 13).

Протокол имеетследующие обязательные реквизиты:

- наименование видадокумента - протокол (слово ПРОТОКОЛ печатается центрованнопрописными буквами вразрядку полужирным шрифтом TimesNew Roman шрифтом N 16 ивыравнивается по центру);

- дата проведениязаседания (совещания) - оформляется словесно-цифровым способом (17 мая 2011г.), если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;

- номер протокола -печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номерапротокола; протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарногогода отдельно по каждой группе протоколов;

- место проведениязаседания (совещания) - выравнивается по центру и отделяется от реквизитов"Дата" и "Номер" ниже на один интервал;

- заголовок - содержитуказание на вид коллегиальной деятельности (заседание, совещание, ...) иназвание коллегиального органа в родительном падеже, если протоколировалосьзаседание (совещание) данного коллегиального органа, либо указывается вопрос,тема совещания, если протоколируется совещание, проводимое должностным лицом;заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочнымиинтервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравниваетсяпо центру;

- текст протокола -состоит из двух частей: вводной и основной;

- подписи - протоколподписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем.

Протокол может бытьполным и кратким.

Полный протокол, кромевопросов и решений, содержит краткую запись выступлений докладчиков иучастников. В краткий записывают лишь перечень обсуждаемых вопросов, фамилии иинициалы докладчиков и выступавших, принятые решения.

В стенограммах весь ходзаседания записывается дословно.

В вводной части полногопротокола указываются фамилия и инициалы председателя и секретаря заседания(совещания) и их должности; затем в алфавитном порядке фамилии, инициалы идолжности присутствующих на заседании (совещании).

Слово"Председатель" печатается от левой границы текстового поля спрописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы.

Слово"Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1межстрочный интервал после секретаря, в конце слова ставится двоеточие -"Присутствовали:". Затем, 1 - 2 межстрочными интервалами ниже, черезодинарный межстрочный интервал печатаются все присутствовавшие на заседании(совещании). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно.

Вводная частьзаканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленныхв порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается спредлога "О" ("Об"), который печатается от границы левогополя.

Основная частьпротокола печатается через 1,5 межстрочного интервала и состоит из разделов,соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

"СЛУШАЛИ: ...

ВЫСТУПИЛИ: ...

РЕШИЛИ: ...".

Основное содержаниедокладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; впоследнем случае в тексте делается сноска "Текст выступленияприлагается".

Решение в текстепротокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.

В вводной частикраткого протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателязаседания (совещания), присутствующие на заседании (совещании), фамилии иинициалы в алфавитном порядке.

Основная частьпротокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), ипринятые по ним решения.

Каждый вопроснумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога"О" ("Об"). В следующей строке в скобках указываютсяфамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсужденииданного вопроса.

Затем указываетсяпринятое по этому вопросу решение.

 

4.4. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

 

Служебныеписьма в администрации города готовятся:

- как ответы овыполнении поручений органов власти Липецкой области, Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации;

- как исполнение порученийПрезидента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;администрации Липецкой области по вопросам, поставленным в обращениях граждан иотносящимся к компетенции органов местного самоуправления;

- как сопроводительныеписьма к проектам муниципальных правовых актов, информациям, отчетам;

- как ответы на запросыразличных учреждений, предприятий и частных лиц;

- как инициативныеписьма.

Сроки подготовкиответных писем устанавливаются в резолюции руководителя или на основаниисроков, указанных в самих документах.

Текст сопроводительногописьма начинается словами:

"ПредставляемВам" - в вышестоящую организацию.

"НаправляемВам" - в подведомственную организацию.

"ВысылаемВам" - в стороннюю организацию.

Тексты ответных писемдолжны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциируководителя.

Сроки подготовкиинициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Текст служебного письмадолжен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаныи будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации -адресата.

Текст письма состоит издвух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснованиесоставления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основаниемподготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,предложения, просьбы, решения и т.д.

При обращении кадресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Текст письма излагаетсяот:

- 3-го лица единственногочисла, например:

"Администрациясчитает...",

- 1-го лицамножественного числа, например:

"Просимпредоставить данные о...", "Направляем нарассмотрение".

Если письмо оформленона бланке главы города, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:"Прошу...", "Направляю...".

Письма за подписьюглавы города, заместителей главы администрации, управляющего деламиадминистрации города готовятся на бланке администрации города Липецка.

Письма за подписьюруководителей структурных подразделений оформляются на бланках писемсоответствующих структурных подразделений администрации города.

Датой письма являетсядата его подписания.

Проекты писем заподписью главы города Липецка, заместителей главы администрации, управляющегоделами администрации города (если они не направляются одновременно несколькимадресатам) печатаются в двух экземплярах: первый - в адрес получателя, второйэкземпляр с визой руководителя структурного подразделения - в управлениеделопроизводства и протокола.

Если документпредназначен для направления нескольким адресатам, то все его экземплярыподписываются, оформляются как подлинники.

С письмами ирезолюциями к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к ихсозданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация о содержанииписем не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

Ответственность засмысловое содержание, соответствие наименований организаций и Ф.И.О.руководителей фактически существующим, правильность написания специальных терминов,своевременность подготовки служебного письма несут ответственный исполнитель ируководитель подразделения, в котором было подготовлено письмо.

 

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Организацияработы с документами в администрации города осуществляется по смешанной форме.

Движение документов вадминистрации города с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправки образует документооборот.

В администрации городаразличают три потока документации:

- документы,поступившие из сторонних организаций (входящие);

- документы,отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы,создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками вуправленческом процессе (внутренние).

Порядок прохождениядокументов и операции, производимые с ними в администрации города, определяютсяРегламентом администрации города Липецка, настоящей Инструкцией.

Движение электронныхдокументов осуществляется по маршрутам, разработанным управлениемделопроизводства и протокола совместно с управлением информационных технологийадминистрации города.

 

5.1. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕДОКУМЕНТОВ

 

Поступающаякорреспонденция на имя главы города Липецка, заместителей главы администрации,управляющего делами администрации города, вне зависимости от вида и способадоставки, принимается, обрабатывается и регистрируется в управленииделопроизводства и протокола с использованием программы единого электронногодокументооборота (ЕЭД).

При приеме и первичнойобработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки икомплектность.

Конверты с пометкой"Лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличиемотметки о конфиденциальности обрабатываются с учетом порядка обращения сослужебной информацией ограниченного распространения.

Конверты с грифом"ДСП" не вскрываются и передаются лицам, в чьи функции входит работас данной категорией документов.

Ошибочно направленныедокументы пересылаются по принадлежности или, в случае невозможности пересылкиадресату, возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма оневозможности доставки адресату.

При поврежденииконверта, несоответствии вложений либо отсутствии оговоренных в документеприложений составляется акт в трех экземплярах, утверждаемый начальникомуправления делопроизводства и протокола администрации города. Первый остается уполучателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляетсяотправителю документа.

Конверты уничтожаются,кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя, время отправкии получения документа. В последнем случае конверт остается до полногоисполнения документа.

Поступившие документыразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Переченьнерегистрируемых документов приведен в приложении N 14.

Поступившие вадминистрацию города документы, адресованные структурным подразделениям справом юридического лица, передаются для регистрации в эти подразделения.

Документы, поступившиев администрацию города без указания конкретного лица или структурногоподразделения, предварительно рассматриваются в управлении делопроизводства ипротокола, а затем направляются в структурное подразделение по принадлежностидля регистрации.

 

5.2. РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

Регистрациядокументов в администрации города проводится с целью фиксации факта созданияили поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера споследующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационные формысоответствующих компьютерных программ.

Регистрации подлежатвсе документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи илисоздания.

Регистрация документов,поступивших в адрес главы города, заместителей главы администрации, управляющегоделами администрации города, осуществляется управлением делопроизводства ипротокола в системе ЕЭД.

При регистрациидокумента в ЕЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего набумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа),заполняется электронная регистрационная карточка (РК).

РК ЕЭД включает в себявсе реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации иопределяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.

Регистрационный номер формируетсяавтоматически средствами ЕЭД и включает в себя (слева направо) порядковый номердокумента в пределах текущего года и индекс дела по номенклатуре дел. Составныечасти регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом. Документы сразными индексами имеют отдельную нумерацию.

После регистрации напоступивших документах в нижнем правом углу первого листа документапроставляется регистрационный штамп с указанием наименования организации, датырегистрации документа и входящего регистрационного номера.

В документы,поступившие в администрацию города и зарегистрированные в установленномпорядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

Повторные запросы идокументы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указанияреквизитов исходного документа-запроса направляются автору-исполнителю.

Документы отструктурных подразделений должны представляться в управление делопроизводства ипротокола не позднее трех дней со дня регистрации документов в структурномподразделении.

Обработка сообщенийфаксимильной связи, поступающих на имя главы города, заместителей главыадминистрации, управляющего делами администрации города, производится вустановленном для служебной корреспонденции порядке. В РК ЕЭД документаделается отметка о способе его получения. Факсограммас неразборчивым текстом регистрации не подлежит.

Документы, присланныепо электронной почте, адресованные главе города, заместителям главыадминистрации города, управляющему делами администрации города, рассматриваютсяначальником управления делопроизводства и протокола и направляются исполнителямпо принадлежности вопросов. При необходимости доклада главе города,заместителям главы администрации, управляющему делами администрации городадокументы, присланные по электронной почте, распечатываются на бумажномносителе, после чего регистрируются в установленном для служебнойкорреспонденции порядке. В РК ЕЭД документа делается отметка о способе егополучения. Приложение к документу, имеющее объем более пяти листов, может нераспечатываться, а направляться исполнителю в электронном виде.

Поступающие вадминистрацию города уведомления о проведении публичных мероприятийобрабатываются в соответствии с Федеральным законом от 19.06.2004 N 54-ФЗ (ред.от 07.06.2017) и Законом Липецкой области от 02.05.2006 N 283-ОЗ (ред. от11.05.2016).

 

5.3. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Документы,зарегистрированные в администрации города, передаются на рассмотрение главегорода, заместителям главы администрации, управляющему делами администрациигорода в соответствии с утвержденным распределением их обязанностей.

Срок рассмотрениядокументов должностным лицом не должен превышать два рабочих дня.

Резолюции могут бытьоформлены как на самом документе, так и на специальном бланке (приложение N 15).

При оформлениирезолюции на отдельном бланке на нем проставляется регистрационный номер и датадокумента, к которому составляется резолюция. При наличии в резолюциинескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым,если не оговорено иное.

Документы могут иметьнесколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственноэтапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать ипротиворечить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов,срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленногопервой резолюцией) и исполнитель.

После принятиярезолюции осуществляется внесение в РК ЕЭД.

Исполнители посредствомЕЭД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуютработу с ним.

При указании врезолюции исполнителей, не входящих в систему ЕЭД, документы с резолюцией в ихадрес на бумажном носителе направляются почтой.

 

5.4. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

 

Руководителиструктурных подразделений администрации города обеспечивают оперативноерассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов посуществу вопроса.

При рассмотрениидокументов руководитель структурного подразделения выделяет документы,требующие срочного исполнения, которые передаются исполнителю немедленно.

Исполнение документапредусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проектадокумента, его оформление, согласование, представление на подписание(утверждение) главе города, заместителям главы администрации города,управляющему делами или руководителям структурных подразделений, подготовку кпересылке адресату.

Исполнитель определяетнеобходимое количество экземпляров документа, передает документ натиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнительготовит указатель на рассылку.

При оперативном решениивопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметкина документе: о дате поступления (если образовался интервал времени междупоступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточногоисполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате ирезультатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаютсяна свободных от текста местах.

При наличииответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны засвоевременный и качественный анализ информации и представление ответственномуисполнителю в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов,справок, сведений и т.д.).

Ответственныйисполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверностьинформации, использованной при подготовке документа.

 

5.5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОТПРАВЛЯЕМЫМИДОКУМЕНТАМИ

 

Проектыдокументов передаются на подпись главе города Липецка, заместителям главыадминистрации, управляющему делами администрации города через управлениеделопроизводства и протокола.

Специалисты управленияделопроизводства и протокола проверяют правильность оформления документов.Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю надоработку.

К проектам ответов заподписью главы города Липецка, заместителей главы администрации, управляющегоделами администрации города дополнительно прилагается письмо-запрос.

Второй экземпляр письмас визой руководителя структурного подразделения остается в управленииделопроизводства и протокола.

На регистрациюпринимаются правильно оформленные документы.

Регистрацияотправляемых документов осуществляется в системе ЕЭД не позднее следующегорабочего дня после их подписания. В РК ЕЭД заполняются все необходимыереквизиты, путем сканирования документа создается его электронный образ.

Регистрационный номердокумента формируется автоматически средствами системы ЕЭД в соответствии сутвержденным порядком и включает в себя (слева направо) порядковый номер впределах текущего года и индекс дела по номенклатуре дел. Составные частирегистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

После присвоениясредствами системы ЕЭД регистрационного номера на бумажном бланке документаосуществляется заполнение реквизитов "Дата документа","Регистрационный номер". На бланке письма-ответа обязательнозаполняется реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа".

Регистрация писем-ответовосуществляется в РК инициативных документов. Документу-ответу присваиваетсяпорядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Отправка документов заподписью главы города, заместителей главы администрации, управляющего деламиадминистрации города осуществляется управлением делопроизводства и протокола.

Документы, направляемыесредствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрации или наследующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Обработка документовдля отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказанияуслуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовыхкоммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234.

Отправка копийдокументов средствами факсимильной связи или по электронной почтеосуществляется исполнителями самостоятельно.

 

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕЕЭД

 

Вадминистрации города используются:

- электронныедокументы, создаваемые в электронной форме без предварительногодокументирования на бумажном носителе (полностью электронные документы);

- электронные образыдокументов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ЕЭД.

Электронный документдолжен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты,установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключениемоттиска печати.

При передачеэлектронных документов, поступивших на рассмотрение в администрацию города,направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственнымисполнителям администрации города, отправке электронных документов и храненииэлектронных документов передаются (направляются, хранятся) их регистрационныеданные.

Электронные документы,создаваемые в администрации города, обрабатываются и хранятся в ЕЭД.

Документы, поступившиев администрацию на бумажном носителе, включаются в ЕЭД после сканирования исоздания электронных образов документов. Включение электронного образадокумента в ЕЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

Единицей учетаэлектронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕЭД.

При подписаниивнутренних информационно-справочных документов (писем, запросов, справок,служебных записок, планов) используется сертификат электронной подписидолжностного лица, подготовившего данный документ.

В целях учета и поискадокументов в ЕЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые врегистрационную карточку:

отправитель;

адресат;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступлениядокумента;

входящий номердокумента;

наименование либоаннотация документа;

указания по исполнениюдокумента;

должность, фамилия иинициалы исполнителя.

Электронные документыформируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При составленииноменклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документыпосле их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрациигорода в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажномносителе.

После истечения срока,установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению наосновании акта.

В системе ЕЭДопределены разграничения полномочий и контроля за доступом к документам:

- полный контроль наддокументом (лицо, ответственное за делопроизводство в пределах своегоструктурного подразделения);

- право редактироватьдокумент (автор документа и лицо, ответственное за делопроизводство в пределахсвоего структурного подразделения);

- право читатьдокумент, но не редактировать его (любой пользователь, имеющий доступ кдокументу в пределах своего структурного подразделения);

- право доступа крегистрационной карточке (РК) (любой пользователь, имеющий доступ к документу впределах своего структурного подразделения);

- полное отсутствиеправ доступа к документу (кроме автора документа, назначенного исполнителя иделопроизводителя).

Один раз в месяц, до5-го числа, работник, ответственный за делопроизводство, оповещается онеобходимости сверки справочника сотрудников его подразделения, работающих вЕЭД.

Сверка происходит посписочному составу, местоположению, телефону и электронной почте сотрудников всоответствующих полях таблицы. В случае изменения фамилии, должности илиувольнения сотрудника ответственный за делопроизводство делает соответствующуюпометку в поле "комментарий". На основании комментария администраторамисистемы ЕЭД производятся необходимые изменения.

Для добавления новогосотрудника в ЕЭД реализована возможность создания запроса кнопкой "Запроск администратору".

 

"Моеструктурное подразделение"

 

ФИО	Должность + отдел	Местоположение	Телефон	E-mail	Комментарий

 

"Запроск администратору"

 

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ВДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

 

7.1. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

Номенклатурадел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизациии учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение N 16).

В номенклатуру делвключаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числесправочные и контрольные картотеки, документы с отметкой конфиденциальности ит.д.

В номенклатуру дел невключаются периодические издания.

Наименованиями разделовноменклатуры дел администрации города являются наименования ее структурныхподразделений.

Номенклатура делаппарата администрации города составляется специалистами управленияделопроизводства и протокола, а в структурных подразделениях - лицами,ответственными за делопроизводство.

Проект номенклатурысогласовывается с экспертной комиссией (ЭК) администрации города илиструктурного подразделения, с экспертной комиссией (ЭК) архивного управления,после чего утверждается заместителем главы администрации города, в структурныхподразделениях - руководителем. Номенклатура дел на предстоящий календарный годсоставляется в последнем квартале текущего года.

Вновь созданноеструктурное подразделение обязано разработать номенклатуру дел в трехмесячныйсрок.

Согласованиеноменклатуры дел с ЭК архивного управления проводится не реже одного раза впять лет, если не было структурных и функциональных изменений в администрациигорода.

Номенклатура дележегодно, в конце года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 01января следующего календарного года.

Выписки из номенклатурыдел направляются структурным подразделениям для использования в работе.

Графы номенклатур делзаполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатурыдел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс деласостоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядковогономера заголовка и, при необходимости, подзаголовка дела по номенклатуре впределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например : 12-05, где:

12 - обозначениераздела (индекс структурного подразделения),

05 - порядковый номерзаголовка дела в данном разделе.

В номенклатуре делсохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов.Для переходящих дел индекс сохраняется в номенклатуре последующих лет.

В графу 2 номенклатурыдел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела долженчетко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документовдела.

Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разныематериалы", "Общая переписка", "Входящаякорреспонденция", "Исходящая корреспонденция" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов.

В заголовок делавходят:

- название вида дела(журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- наименование авторадокумента;

- наименование адресатадокумента;

- краткое содержаниедокументов дела;

- название местности(территории);

- дата (период), к которойотносятся документы дела.

В заголовках дел,содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностьюисполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", вскобках указываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (сметы,информации, переписка и др.) о праздновании Дня города.

В заголовках дел,содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел,содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются,а указывается их общее видовое название, например:

Переписка смуниципальными организациями по основной деятельности.

В заголовках дел,содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние неперечисляются, например:

Переписка о награжденииработников, присвоении почетных званий.

В заголовке делауказывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Липецкимгородским Советом депутатов по основной деятельности.

В заголовках дел,содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал,год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планыспортивных мероприятий.

Квартальные отчеты о работеотдела.

Если дело будетсостоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела,а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части),уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположениязаголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяетсястепенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могутуточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатурыдел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываетсясрок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовойили примерной номенклатуре дел.

В графе 5"Примечание" указывается название перечней документов, использованныхпри определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, опереходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел куничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

Если в течение годавозникают новые документированные участки работы, не предусмотренные ранеедела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновьзаводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервныеномера.

По окончании года вконце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел(томов).

 

7.2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 

Формированиедел в администрации города и их текущее хранение осуществляется в структурныхподразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании делсоблюдаются следующие правила:

- в дела помещаютсятолько исполненные, правильно и полностью оформленные документы, содержаниекоторых соответствует заголовкам по номенклатуре дел;

- все документы,относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дати первоначального отнесения в дело);

- приложения помещаютвместе с основными документами;

- в дела группируютсядокументы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- в дело включается поодному экземпляру каждого документа;

- ксерокопиифаксимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общих основаниях;

- в дело не должныпомещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики(за исключением особо ценных);

- по объему дело недолжно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При превышении данногообъема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей)индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений:"Т. 1", Т. 2" и т.д.

Распорядительныедокументы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к нимприложениями.

Уставы, положения,инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним игруппируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качествесамостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Все документы отчетногои информационного характера по исполнению нормативных правовых актов РоссийскойФедерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы формируются и подшиваютсяв дело переписки за текущий год для дальнейшей передачи на постоянное хранение.

Если имеется документ оснятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшитьнеобходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указаниемномера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы,постановления, распоряжения, приказы в деле располагаются в хронологическомпорядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов.

Документы коллегий,комиссий группируются в два дела: протоколы заседаний и решения коллегии,комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируютсяв отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержатболее 25 страниц.

Утвержденные планы,отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируютсяотдельно от их проектов.

Плановые и отчетныедокументы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

Документы в личныхделах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется,как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологическойпоследовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущемгоду, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года.

Формированием дел вструктурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

 

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕВ АРХИВ

 

8.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

Дляорганизации и проведения экспертизы ценности документов, отбора по их хранениюили к уничтожению в администрации города создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (ЭК).

Функции, права иобязанности ЭК определяются соответствующим положением.

Структурныеподразделения администрации, являющиеся юридическими лицами, создаютсобственные экспертные комиссии для отбора документов на хранение или к уничтожению.

Экспертиза ценностидокументов проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов суказанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения, делс отметкой ЭПК, дел временного хранения (до 10 лет).

По результатам экспертизыценности документов в структурных подразделениях администрации составляютсяописи документов постоянного хранения и по личному составу, акты о выделениидокументов и дел к уничтожению.

Отбор документов науничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей делпостоянного и долговременного хранения за этот же период. Акты о выделении куничтожению документов одновременно с описями на дела рассматриваются назаседании ЭПК архивного управления.

Акты утверждаютсяруководителями структурных подразделений администрации города.

 

8.2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУХРАНЕНИЮ

 

Делаподлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление делавключает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке,нумерации листов и составлению заверительной надписи.Оформление дел проводится лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

В зависимости от сроковхранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлениюподлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу. Полное оформление дела предусматривает: перегруппировку документовдела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взаменобратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающейпри формировании дел в течение года); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителядела (приложение N 17); составление в необходимых случаях внутренней описидокументов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений вреквизиты обложки дела.

Обложка (титульныйлист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составуоформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение N 18).Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, безсокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленныйтипографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный листрекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобыпод ним не образовывалось пустот.

На обложке (титульномлисте) дела указываются следующие реквизиты: наименование органа местногосамоуправления (фондообразователя) и структурногоподразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части);количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты,проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование органаместного самоуправления - Администрация города Липецка.

- наименованиеструктурного подразделения.

В случаях, когда втечение года, за который готовятся дела, структурное подразделение былопереименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения новогоподразделения, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- номер дела -проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре деладминистрации города;

- заголовок дела -переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятсяуточнения: номера распоряжений, протоколов и др.);

- дата дела -указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел,содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из несколькихтомов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц,год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскимицифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы(приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датамидела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих,например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является датарегистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

Для дел, сформированныхпо видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала делаявляется дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датойокончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащегопротоколы заседаний, является дата составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личногодела являются даты приказов о приеме и увольнении лица, на которое онозаведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датойявляется дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этомсотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащихпереписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего илидата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднеговходящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количествопронумерованных в деле листов проставляется в соответствии с листом-заверителемдела. На обложке делается подпись "На ______ листах".

Реквизит "Срокхранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатурыдел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках делпостоянного хранения предусматривается место для наименования муниципальногоархива, в который будут передаваться дела.

По окончании года внадписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениявносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержаниюподшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В целях обеспечениясохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело,все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются вразвернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Листы нумеруютсяпростым карандашом. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задеваятекста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Документы с собственнойнумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке илисохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковомурасположению листов в деле.

Фотографии, чертежи,диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющиесамостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнемуглу.

Сложенный лист большогоформата (формат А₃, А₂) разворачивается и нумеруется вправой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый заодин край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину,подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклееннымидокументами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как одинлист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных нанего документов. Во внутренней описи и в заверительнойнадписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например:"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы,склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах наобороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке.Во внутренней описи и в заверительной надписи в концедела о таких листах делается оговорка. Например:"Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу(листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы,вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очереднымпорядковым номером.

Подшитые в делоконверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номеромкаждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественномотношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, авкладываются в конверты.

Если в нумерации листовдопущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номеразачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. Вконце дела составляется новая заверительная надпись,при этом старая заверительная надпись зачеркивается,но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, илиопись составляется заново.

При наличии отдельныхошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в муниципальныйархив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквеннымидополнениями) номеров листов.

После завершениянумерации листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле,отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки идр.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст,порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписываетсяее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии ситоговой записью.

Для учета документовопределенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учеткоторых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела,дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя описьдокументов дела (приложение N 19).

Внутренняя описьдокументов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов,заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учетаи более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимодокументов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиесяк нему.

Листы внутренней описиподшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланкавнутренней описи документов, то составленная по установленной форме описьподклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Резолюции руководства,визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, ккоторому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел кподшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления,металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянногохранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы свременными сроками хранения.

Дела постоянногохранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной ииной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи,фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности иудобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытыхтвердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах(коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку)составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Обложки дел сдокументами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могутиметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

При оформлении делиспользуется специальный клей, применять канцелярский (силикатный) клей, мучнойи крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела впапках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы не нумеровать, заверительныенадписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме(без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

 

8.3. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

 

Отдельнаяопись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляютсяотдельно на дела постоянного хранения (приложение N 20); дела по личномусоставу (приложение N 21). На дела временного (до 10 лет) хранения описи несоставляются.

В описях делуказывается полное (без сокращений) наименование администрации (структурногоподразделения), в процессе деятельности которых формировались дела. В случаях,когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела вопись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишетсяего новое наименование.

Перед внесениемзаголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. Вслучае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правилформирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описидел соблюдаются следующие требования:

- заголовки делвносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основеноменклатуры дел;

- каждое дело вноситсяв опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из несколькихтомов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельныйтом приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации делв описи - валовый;

- графы описизаполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены наобложку дела;

- при внесении в описьподряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела,а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", приэтом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листеописи заголовок воспроизводится полностью);

- многотомные дела вопись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишетсянаименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если онипомещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если женаименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимозаголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома посленомера тома добавляется слово "Последний".

Графа описи"Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях ихфизического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям соссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед запоследней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которойуказывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый ипоследний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации делв описи (литерные и пропущенные номера).

В администрации и ееструктурных подразделениях описи составляются ежегодно раздельно на делапостоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.Методическое руководство по составлению описей осуществляет архивное управлениеадминистрации города.

Описи на деласоставляются по установленной форме в 4 экземплярах.

Описи дел составляютсялицами, ответственными за делопроизводство, согласовываются с экспертнымикомиссиями структурных подразделений, после чего направляются на рассмотрениеЭПК архивного управления. Согласованные ЭПК описи на дела постоянного храненияпередаются на утверждение руководства администрации (структурногоподразделения).

 

8.4. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИХРАНЕНИЯ

 

Порезультатам экспертизы ценности на дела, сроки хранения которых истекли,оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 22).

Дела включаются в акт,если срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например,законченные в 2008 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены вакт, составленный не ранее 01 января 2012 года).

Акт о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела, азаголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в актпод общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Отбор документов куничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожениюпроизводится после составления описей дел постоянного хранения и по личномусоставу за этот же период.

 

8.5. ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

Смомента заведения дел и до оформления их на хранение они находятся вструктурных подразделениях по месту их формирования.

Руководителиструктурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несутперсональную ответственность за сохранность документов и дел.

Дела хранятся в рабочихкомнатах в запирающихся шкафах или специально отведенных для этих целейпомещениях, обеспечивающих их полную сохранность. Документы должныпредохраняться от воздействия влаги, света и пыли.

В целях повышенияоперативности поиска документов дела располагаются в соответствии сноменклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутреннейстороне шкафа или другом удобном для работы месте.

На корешках обложек делуказываются индексы по номенклатуре дел.

Выдача дел (документов)другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится сразрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонниморганизациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов издела допускается в исключительных случаях и производится с разрешенияруководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа иакта о причинах выдачи подлинника.

 

8.6. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

 

Документыпостоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности администрации,ее структурных подразделений, по истечении 5 лет подлежат передаче на хранениев архивное управление.

Все работы, связанные сподготовкой и передачей документов на постоянное хранение в архивноеуправление, выполняются за счет средств структурных подразделений, сдающихдокументы.

Дела временного (до 10лет включительно) хранения передаче в архивное управление не подлежат. Онихранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежатуничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архивноеуправление осуществляется по описям в соответствии с графиком, составляемымархивным управлением и утверждаемым заместителем главы администрации. Срокипередачи дел доводятся архивным управлением до руководителей структурныхподразделений.

Прием дел производитсяспециалистом архивного управления в присутствии работника структурногоподразделения, передающего документы.

Прием-передача делоформляются актом, составляемым работниками архивного управления.

При ликвидацииструктурного подразделения его документы передаются правопреемнику. В случаеотсутствия правопреемника документы в упорядоченном состоянии передаются вархивное управление.

 

9. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ,ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

И УНИЧТОЖЕНИЯ ГЕРБОВЫХ И ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ,ШТАМПОВ

 

9.1. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ

 

Вадминистрации города гербовой печатью заверяются подписи главы города Липецка,заместителей главы администрации, управляющего делами администрации городаЛипецка.

Гербовая печатьадминистрации города ставится на договорах, соглашениях, доверенностях главыгорода, заместителей главы администрации, управляющего делами администрациигорода Липецка, содержащих оригинальную подпись, в целях свидетельствованияверности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Примерный переченьдокументов, на которые ставится печать, - в приложении N 23.

Право заверения такихкопий принадлежит управлению делопроизводства и протокола администрации города.

Решение о необходимостиизготовления печатей и их количестве принимают глава города Липецка,заместители главы администрации, управляющий делами администрации города,руководители структурных подразделений администрации.

Письмо-заявка обизготовлении печатей или штампов согласовывается с заместителем главы администрациигорода и вместе с прилагаемыми эскизами направляется в МКУ "Управлениересурсного обеспечения администрации города Липецка". После изготовленияпечати и штампы по акту передаются в структурные подразделения администрациичерез управление делопроизводства и протокола.

Все изготовленныепечати и штампы регистрируются в управлении делопроизводства и протоколаадминистрации города в специальном журнале (приложение N 24) с проставлением ихоттисков, выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, несущихперсональную ответственность за их использование и сохранность.

Листы журнала учетапечатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Передача печатей,штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания администрации города недопускается.

Гербовая печатьхранится в управлении делопроизводства и протокола администрации города.

 

9.2. ШТАМПЫ С ФАКСИМИЛЬНЫМ ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМПОДПИСИ ГЛАВЫ

ГОРОДА И ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИГОРОДА

 

Необходимостьизготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы городаЛипецка определяется непосредственно главой города Липецка.

Штамп с факсимильнымвоспроизведением подписи главы города, заместителей главы администрации,управляющего делами администрации города Липецка может использоваться напоздравительных открытках, дипломах, благодарностях, Почетных грамотах и другихдокументах аналогичного характера.

Использование указанныхштампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Штамп с факсимильнымвоспроизведением подписи главы города, заместителей главы администрации,управляющего делами администрации города Липецка хранится в управленииделопроизводства и протокола администрации города.

Перечень лиц,ответственных за использование указанных штампов, определяется заместителемглавы администрации города.

Решение о необходимостиизготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей заместителейглавы администрации, управляющего делами администрации города Липецкапринимается ими самостоятельно.

 

9.3. ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

 

Хранениегербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлическихшкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати вустановленном Инструкцией порядке.

При хранении печатей иштампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающиевозможность их хищения или использования посторонними лицами.

Запрещается хранитьпечати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющимна это право, носить в карманах одежды.

При утере печати илиштампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность заместительглавы администрации, управляющий делами администрации города.

 

9.4. ПЕРЕДАЧА, ЗАМЕНА И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ ИШТАМПОВ

 

Лицо,получающее печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указываядату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

Печати и штампычислятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в управлениеделопроизводства и протокола либо замены (уничтожения) в порядке,предусмотренном Инструкцией.

Замена печатей, штамповпроизводится на основании разрешения заместителя главы администрации,управляющего делами администрации города.

Для замены ранеевыданных управлением делопроизводства и протокола печати, штампа в случаеизноса, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией пользователь долженпредставить заместителю главы администрации, управляющему делами администрациигорода:

- письмо с просьбой озамене печати или штампа;

- объяснительную запискус указанием причины утраты печати, штампа;

- акт об уничтожениипечати или штампа, утвержденный руководителем структурного подразделенияадминистрации города.

Письмо с визойзаместителя главы администрации, управляющего делами администрации города, акти объяснительная записка направляются в управление делопроизводства и протоколаадминистрации города для регистрации в соответствующем журнале.

В случае ликвидацииструктурного подразделения администрации города или прекращения деятельности врезультате реорганизации имеющиеся у него в наличиипечати и штампы подлежат передаче в управление делопроизводства и протоколаадминистрации города для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтоженияопределяется комиссией, которая создается заместителем главы администрации,управляющим делами администрации города.

Уничтожение печатей иштампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, недопускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

В акте об уничтожениипечатей и штампов должно быть указано время и место уничтожения, составкомиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттискиуничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии(приложение N 25).

Данный акт являетсяоснованием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

 

9.5. КОНТРОЛЬ СОСТОЯНИЯ УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИХРАНЕНИЯ

ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

 

Проверкуналичия и контроль за правильностью использования печатей и штампов вструктурных подразделениях администрации города осуществляет управлениеделопроизводства и протокола.

Результаты проверокрассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков иоформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журналепосле последней записи.

При переводе,увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов,руководитель структурного подразделения создает комиссию для проверкисоответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранениеуказанному лицу, записям в журнале учета.

Результаты проверкиотражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенномуответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей иштампов.

В случае ненадлежащихучета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату,проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по винекоторых наступили указанные последствия.

 

 

 

ПриложениеN 1

к п. 3.1Инструкции о ведении

делопроизводствав администрации

городаЛипецка

 

                                   Герб

                              города Липецка

 

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДАЛИПЕЦКА

 

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

________________                                               N__________

                                 г. Липецк

 

 

 

 

 

                       Образец бланкапостановления

 

 

 

ПриложениеN 2

к п. 3.1Инструкции о ведении

делопроизводствав администрации

городаЛипецка

 

                                   Герб

                              города Липецка

 

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДАЛИПЕЦКА

 

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

________________                                              N __________

                                 г. Липецк

 

 

 

 

 

                       Образец бланкараспоряжения

 

 

 

ПриложениеN 3

к п. 3.1Инструкции о ведении

делопроизводствав администрации

городаЛипецка

 

                 Герб

            города Липецка

 

                Глава

            города Липецка

 

Советскаяул., д. 5, г. Липецк, 398001

  Телефоны: 22-37-60; факс: 22-51-15

  E-mail:munitcom@cominfo.lipetsk.ru

___________________N ________________

НаN ____________ от _________________

 

 

 

 

 

                Образец бланка письма главыгорода Липецка

 

 

 

ПриложениеN 4

к п. 3.1Инструкции о ведении

делопроизводствав администрации

городаЛипецка