Распоряжение Администрации города Липецка от 17.04.2014 № 277-р

 

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

АДМИНИСТРАЦИИГОРОДА ЛИПЕЦКА

 

17.04.2014г.

г.Липецк

N 277-р

 

Утратилосилу - Распоряжение Администрации города Липецка от14.12.2017 № 931-р

 

Об утверждении инструкции оведении делопроизводства

в администрации городаЛипецка

 

В целях установления общих требований документационногообеспечения управления, учета и сохранности документов для структурныхподразделений администрации, совершенствования делопроизводства:

1.Утвердить Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации города Липецка(приложение N 1).

2. Поручитьдепартаментам администрации города Липецка: экономического развития (ЛысовА.В.), финансов (Мигита В.А.), образования (Павлов Е.Н.), культуры (ДолгихВ.П.), по физической культуре и спорту (Корвяков В.В.), жилищно-коммунальногохозяйства (Корвяков Н.Ф.), градостроительства и архитектуры (Губанов Е.А.),транспорта, дорог и благоустройства (Новиков Н.А.), территориального управления(Фомин К.Г.) при методической помощи архивного управления администрации городаЛипецка разработать Инструкции о ведении делопроизводства и согласноутвержденному графику представить на рассмотрение объединеннойэкспертно-проверочной и методической комиссии архивного управления (приложениеN 2).

3. Признатьутратившими силу:

-распоряжение главы города Липецка от14.05.2009 N 850-р "Об утверждении Инструкции о веденииделопроизводства в администрации г. Липецка";

-распоряжение администрации города Липецка от05.10.2009 N 164-р "О внесении изменений в распоряжение главы городаЛипецка от 14.05.2009 N 850-р".

4. Контрольза исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителей главыадминистрации города Липецка.

 

 

 

Глава города Липецка

М.В.Гулевский

 

 

 

Утверждена

распоряжением

администрациигорода Липецка

от17 апреля 2014 г. N 277-р

 

ИНСТРУКЦИЯ

О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ВАДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Инструкция о ведении делопроизводства в администрации городаЛипецка (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке,обработке, контролю исполнения, хранению и использованию документов вадминистрации города Липецка (далее - администрация города).

1.2.Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р6.30-2003), утвержденным постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003года N 65-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденнымиприказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.

1.3.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами вадминистрации города независимо от вида носителя, в том числе с электроннымидокументами, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение ииспользование документов, осуществляемые с использованием системы электронногодокументооборота (далее - СЭД).

1.4.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с секретнымидокументами и документами, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения.

1.5.Порядок работы с документами, установленный Инструкцией, обязателен для всехработников администрации города. Работники администрации города несутперсональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранностьнаходящихся у них документов.

1.6.Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурныхподразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

Руководительструктурного подразделения определяет лицо, ответственное за ведениеделопроизводства, которое обеспечивает сохранность, учет, прохождениедокументов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии ихисполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическимидокументами по делопроизводству.

Ответственностьи обязанность по ведению делопроизводства в администрации города определяютсядолжностной инструкцией.

1.7.Передача документов, их копий по запросам сторонних организаций допускается сразрешения руководителя структурного подразделения.

1.8.Руководители структурных подразделений администрации города в случае увольнениясотрудника или его перехода на другую работу обеспечивают полную передачу поакту всех находящихся у него на исполнении, контроле или хранении документовлицу, его замещающему, или иному должностному лицу. В случае отсутствия таковыхдокументы передаются непосредственному руководителю.

 

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

В Инструкции применяются следующие основные понятия:

Автордокумента - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

Бланкдокумента - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменногодокумента;

Виддокумента - принадлежность документа к определенной группе документов попризнакам содержания и целевого назначения;

Делопроизводство- деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организациюработы с ними;

Документирование- фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Документ -официальный документ, созданный государственным органом, органом местногосамоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленномпорядке и включенный в документооборот администрации города;

Документооборот- движение документов с момента их создания или получения до завершенияисполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Дело -совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросуили участку деятельности администрации города;

Делопроизводитель- лицо, ответственное за ведение делопроизводства администрации города или ееструктурного подразделения;

Документальныйфонд администрации города или ее структурного подразделения - совокупностьдокументов, образующихся в процессе деятельности администрации города иструктурных подразделений;

Копиядокумента - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документаи его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Номенклатурадел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых вадминистрации города или ее структурных подразделениях, с указанием сроков иххранения;

Оформлениедокумента - проставление необходимых реквизитов, установленных правиламидокументирования;

Подлинникдокумента - первый или единственный экземпляр документа;

Реквизитдокумента - обязательный элемент оформления документа;

Регистрациядокумента - присвоение документу регистрационного номера и запись вустановленном порядке сведений о документе;

Формированиедела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатуройдел;

Электронныйдокумент - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровойформе;

Экспертизаценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности вцелях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в составАрхивного фонда РФ и последующей передачи в архивное управление администрациигорода Липецка на хранение;

Опись дел -архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц храненияадминистрации или структурного подразделения, предназначенный для их учета,раскрытия содержания и оперативного поиска.

 

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Приподготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований иправил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность,оперативное исполнение и использование.

Служебныедокументы печатаются на бланках. Бланки документов должны иметь поля не менее(мм):

- левое -25;

- правое -10;

- верхнее -20;

- нижнее -20.

Расположениереквизитов на бланке должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.

Вадминистрации города применяются следующие виды бланков:

-постановление администрации города Липецка;

-распоряжение администрации города Липецка;

- бланкписьма главы города Липецка;

- бланкписьма администрации города Липецка;

- общийбланк администрации города Липецка;

- бланкписьма структурного подразделения администрации города Липецка.

Общий бланкиспользуют для печатания любых видов документов, кроме писем (например: заявка,список, информация, план мероприятий, уведомление, справка, доверенность, акт,отчет, ходатайство, правила, приглашение, протоколы заседаний коллегииадминистрации, протоколы оперативных совещаний у главы города и заместителейглавы администрации и др.).

Документы,создаваемые совместно двумя или более структурными подразделениями, оформляютсябез бланка.

Бланкиизготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм)и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположенияреквизитов с помощью компьютерной техники (приложения N 1 - 6).

Взависимости от расположения реквизитов используются угловые и продольныебланки. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическуюсилу документа.

 

3.2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются приподготовке и оформлении документов:

01 -Государственный герб Российской Федерации;

02 - гербсубъекта Российской Федерации;

03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - кодорганизации;

05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);

07 - кодформы документа;

08 -наименование организации;

09 -справочные данные об организации;

10 -наименование вида документа;

11 - датадокумента;

12 -регистрационный номер документа;

13 - ссылкана регистрационный номер и дату документа;

14 - местосоставления или издания документа;

15 -адресат;

16 - грифутверждения документа;

17 -резолюция;

18 -заголовок к тексту;

19 -отметка о контроле;

20 - текстдокумента;

21 -отметка о наличии приложения;

22 -подпись;

23 - грифсогласования документа;

24 - визысогласования документа;

25 - оттискпечати;

26 -отметка о заверении копии;

27 -отметка об исполнителе;

28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 -отметка о поступлении документа в организацию;

30 -идентификатор электронной копии документа.

 

Герб

Изображениегерба при продольном расположении реквизитов находится в центре верхнего поля,а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля надсерединой строки с наименованием организации-автора.

 

Вид документа

Виддокумента указывается во всех документах, кроме писем, - постановлениях,распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках,заключениях и др., печатается прописными буквами, полужирным шрифтом,вразрядку, например: ПРОТОКОЛ, СПРАВКА, АКТ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

 

Дата документа

Датадокумента может быть оформлена двумя способами:

- цифровымв последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2013;

-словесно-цифровым способом: 05 апреля 2013 г.

Датаоформляется без кавычек.

Датойдокумента может быть дата:

-подписания документа (в приказах, распоряжениях, постановлениях, докладныхзаписках, письмах);

-утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, регламентах и др.);

- заседания(в протоколах);

- события(в актах).

Еслиавторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датойдокумента считается дата последнего подписания.

 

Регистрационный номер документа

Регистрационныйномер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу дляего учета и последующего поиска. Регистрационный номер проставляетсяодновременно с датой документа от руки или с помощью механического нумератора.

Надокументах, авторами которых выступают несколько организаций, номера документовпроставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слеванаправо):

 

553-01-10/01-6-25

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка наисходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационныйномер и дату документа, на который направляется ответ.

 

Адресат

В качествеадресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные илифизические лица.

Каждая изчастей реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1межстрочный интервал. Длина строки ограничивается правой границей текстовогополя.

Принаправлении документа в организацию или ее структурное подразделениеуказывается полное наименование организации или организации и структурногоподразделения в именительном падеже, например:

 

Администрация Липецкой области Управление государственной службы и кадровой работы

 

Допускается центрировать все строки реквизита "Адресат"по отношению к самой длинной строке.

Должность ифамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательномпадеже, инициалы ставятся перед фамилией, например:

 

Генеральному директору ЗАО "Авиастар-СП" А.П.Сергееву

 

или

 

Администрация Липецкой области Правовое управление главному консультанту О.В.Павловой

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций илинесколько структурных подразделений одной организации, то их следует указыватьобобщенно, например:

 

Муниципальные образовательные учреждения города Липецка

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.При большем числе адресатов составляют список рассылки, в котором указываютсянаименования организаций с их адресами.

Всоответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующаяпоследовательность написания элементов почтового адреса:

-наименование адресата (наименование организации - юридического лица, длягражданина - фамилия, имя, отчество);

- названиеулицы, номер дома, номер квартиры;

- названиенаселенного пункта (города, поселка);

- названиерайона;

- названиереспублики, края, области, автономного округа (области);

- названиестраны (для международных почтовых отправлений);

- почтовыйиндекс.

Приадресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовыйадрес, например:

 

Агентство недвижимости "Шанс" Краснознаменная ул., д. 8, г. Липецк, 398031

 

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия иинициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, например:

 

Андрееву С.И. Газина ул., д. 15, кв. 6, г. Липецк, 398600

 

Утверждение документа

Утверждениедокументов производится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углупервого листа документа. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению,указан в приложении N 7.

Грифутверждения оформляется следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ Глава города Липецка Подпись Инициалы, фамилия

 

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказомгриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН,УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, егодаты и номера.

 

УТВЕРЖДЕНО Постановлением администрации города Липецка от ______________ N ________

 

Резолюция

Резолюция -надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое имрешение. Текст резолюции должен содержать: фамилию и инициалы исполнителя,содержание поручения, срок исполнения.

Резолюцияобязательно подписывается и датируется руководителем. Допускается оформлениерезолюции на отдельном листе.

 

Заголовок к тексту

Заголовок -краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким иемким, точно передавать смысл текста.

Заголовокдолжен грамматически согласовываться с наименованием вида документа.

Например:Приказ (о чем?) о приеме на работу; должностная инструкция (кого?) главногоспециалиста-эксперта.

Заголовоксоставляется автором документа. Заголовок отражает краткое содержание документаи согласуется с его наименованием. Заголовок писем, положений, текстовыхприказов отвечает на вопрос "о ком?", "о чем?", имеет формуотглагольного существительного с предлогом "о", "об" икавычками не выделяется. Заголовок не должен превышать двух строк (допускаетсядо 4). Точка в конце заголовка не ставится.

 

Отметка о контроле документа

Поступающиев адрес главы города Липецка, заместителей главы администрации городадокументы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат постановке наконтроль. Отметка "КОНТРОЛЬ" проставляется на верхнем поле документасправа с помощью штампа или от руки буквой "К" с указанием даты исполнениядокумента.

 

Текст документа

Текстдокумента отражает основное смысловое содержание документа.

Текстдокумента, в том числе направляемого зарубежным адресатам, излагается русскимлитературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, видадокумента.

Содержаниедокумента должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текстыдокументов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединенияэтих структур.

Присоставлении текста в виде анкеты вопросы должны быть выражены именемсуществительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второголица множественного числа настоящего или прошедшего времени("Имеете", "Владеете" или "Были","Находились").

Связныйтекст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей)указывают причины, основания, цели составления документа, во второй(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текстдокумента может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу безпояснения).

Написаниеотдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых втексте документов, изложено в приложении N 8.

В текстедокумента, подготовленного на основании документов других организаций или ранееизданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименованиеорганизации - автора документа, дату документа, регистрационный номердокумента, заголовок к тексту.

Если текстсодержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы,главы, пункты, подпункты. Возможно деление крупных разделов на подразделы.

Текстпечатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка текста вустановленных границах полей.

Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстовогополя.

 

Отметка о наличии приложения

Отметка оналичии приложения к документу печатается от границы левого поля и отделяетсяот текста 2 - 3 межстрочными интервалами.

Еслидокумент имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложенияоформляется следующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и число экземпляров, например:

 

Приложение:

Справка по результатам проверки на 3 л. в 1 экз.

 

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение:	1.	Информация о подготовке образовательных учреждений к новому учебному 2012/2013 году на территории Липецкой области на 7 л. в 1 экз.
	2.	Правила подготовки приказов и распоряжений на 5 л. в 3 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают,например:

 

Приложение:

Устав ООО "ЛГЭК" в 1 экз.

 

Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение:

письмо главе администрации Липецкой области от 12.10.2011 N 7888-01-11 и приложение к нему, всего на 5 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса,то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес

 

Подпись

В составреквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшегодокумент (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, еслидокумент оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы,фамилия), например:

 

Первый заместитель главы администрации города Липецка

Инициалы, фамилия

 

Если документ оформлен на бланке должностного лица, наименованиедолжности может быть сокращено:

 

Первый заместитель главы

Инициалы, фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующейзанимаемой должности, например:

 

Заместитель главы администрации	Инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	Инициалы, фамилия

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне.

Приподписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Вдокументах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающихдокумент, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением,например:

 

Председатель комиссии	Подпись	Инициалы фамилия
Члены комиссии:	Подпись	Инициалы, фамилия
	Подпись	Инициалы, фамилия

 

При отсутствии должностного лица, за подписью которого подготовленпроект документа, документ подписывается исполняющим его обязанности.

 

И.о. председателя департамента культуры

Инициалы, фамилия

 

Не допускается ставить предлог "За" или косую чертуперед наименованием должности.

 

Согласование документа

Оценкацелесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующемузаконодательству проводится согласованием проекта документа. Согласование можетпроводиться как внутри, так и вне администрации города.

Внутреннеесогласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись,расшифровку подписи и дату.

Например:

 

Председатель департамента образования
Подпись	Инициалы, фамилия
21.09.2013

 

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документаизлагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующаяотметка.

В этомслучае виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются
Председатель департамента территориального управления
Подпись	Инициалы, фамилия
23.09.2013

 

Визы проставляются на экземплярах проектов документов, остающихсяв управлении делопроизводства и протокола администрации города, на лицевойстороне ниже подписи в левом нижнем углу.

Внешнеесогласование проекта документа оформляется соответствующим грифом. Грифсогласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включаетв себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование структурного подразделения),личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или наименованиедокумента, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО Председатель департамента экономического развития администрации города Липецка
	Подпись		Инициалы, фамилия
	21.04.2013

 

СОГЛАСОВАНО Протокол ОЭПМК архивного управления администрации города Липецка от 21.04.2013 N 3

 

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листесогласования, на котором указываются наименование и реквизиты основногодокумента (если содержание документа затрагивает интересы несколькихструктурных подразделений). На документе делается отметка "Лист согласованияприлагается".

Порядоквизирования проектов правовых актов администрации изложен в пункте 3.3.

 

Отметка об исполнителе

Отметка обисполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номерего телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой (на письмах) иоборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

Инициалы, фамилия 41-47-87

 

На документе, подготовленном по поручению руководителя группойисполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основногоисполнителя.

Реквизит"Отметка об исполнителе" печатается размером шрифта N 14 от границылевого поля.

 

Указания по исполнению документа

Указания поисполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию иинициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюцияподписывается руководителем и датируется.

В случаях,когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителемявляется лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Емупредоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Надокументах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющихтиповые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись авторарезолюции, дата.

Резолюцияможет быть написана непосредственно на самом документе между реквизитами"Адресат" и "Текст" документа или на отдельном листеформата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которомурезолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшиваетсяв дело.

 

Отметка об исполнении документа

Отметка обисполнении документа включает в себя ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа,краткие сведения об исполнении.

Отметка обисполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа илируководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, ивключает информацию о направлении документа в дело, например:

 

Отправлено письмо от 07.07.2012 N 2345-01-09. В дело N 01-10

Подпись И.О.Фамилия

Дата

 

Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой сторонепервого листа документа в нижней части.

 

Заверение копий

Заверениекопии документа производится для придания ей юридической силы.

Администрациягорода и ее структурные подразделения могут заверять только копии техдокументов, которые создаются у них (это положение не распространяется наархивное управление). Выдача копий документов производится с разрешенияначальника управления делопроизводства и протокола администрации города ируководителей структурных подразделений администрации города.

Копии сдокумента воспроизводятся ксерокопированием или с помощью компьютерной техники.Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное еесоответствие подлиннику. Например:

 

Верно
Начальник отдела делопроизводства и протокола управления делопроизводства и протокола администрации города Липецка
дата	Подпись	Инициалы, фамилия

 

4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

 

4.1. ПРАВОВЫЕ АКТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

Проектыправовых актов администрации города разрабатываются структурнымиподразделениями администрации в соответствии с компетенцией по поручениюруководства или по собственной инициативе.

Ответственностьза качество подготовки проектов правовых актов, содержание, достоверность,целесообразность, полноту представляемых материалов несут авторы проекта.

К проектуправового акта, основанием для принятия которого послужили другие документы(постановления, договоры, контракты, соглашения и др.), прилагаются копии этихдокументов, а также справочные и аналитические материалы, связанные сподготовкой проекта.

Правовыеакты администрации города издаются в виде постановлений и распоряженийадминистрации города Липецка (приложения N 9, 10).

Постановленияадминистрации города Липецка издаются по вопросам местного значения и вопросам,связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий. Правовые актыпо вопросам организации работы администрации издаются в форме распоряженийадминистрации города.

Проектыправовых актов администрации города имеют следующие реквизиты:

- гербгорода Липецка - располагается в центре верхнего поля в черно-беломизображении;

-наименование организации - администрация города Липецка;

-наименование вида акта - постановление или распоряжение;

- дата акта- отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочнымиинтервалами, оформляется цифровым способом, печатается от левой границытекстового поля, проставляется при подписании акта;

- номер -печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядковогономера документа, например, N 143;

- кпорядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р",например, N 153-р;

- местоиздания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер"межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

Дата иномер постановления, распоряжения администрации города располагаются на одномуровне и разнесены к левой и правой границам текстового поля документа.

Заголовокпечатается через одинарный межстрочный интервал в границах, предусмотренныхбланками правовых актов, на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов отреквизитов "Дата" и "Номер". Точка в конце заголовка неставится.

Текстотделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами.

Текст печатаетсяот левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границамтекстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля.

Текстпроекта правового акта излагается в логической последовательности точным илаконичным языком, исключающим двусмысленное толкование. Предложения строятся всоответствии с общепринятыми правилами и нормами русского языка.

Текст можетподразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (дляпостановлений) либо распорядительную (для распоряжений) часть.

Преамбула -вводная часть проекта правового акта, которая определяет его цели и задачи.

Преамбула:

- не имеетнаименования;

- несодержит нормативные предписания;

- ненумеруется;

- несодержит ссылки на другие муниципальные правовые акты, подлежащие признаниюутратившими силу и изменению в связи с принятием правового акта;

- несодержит определения каких-либо понятий;

- неформулирует предмет регулирования правового акта.

Преамбуламожет отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Констатирующаячасть в проекте постановления администрации города завершается словами"администрация города ПОСТАНОВЛЯЕТ, при этом слово ПОСТАНОВЛЯЕТ"выделяется отдельной строкой, печатается прописными буквами вразрядку от левойграницы текстового поля и отделяется от постановляющей части текста двоеточиеми двойным интервалом (пробелом).

Постановляющая(распорядительная) часть проекта постановления (распоряжения) администрациигорода может подразделяться на разделы, подразделы, главы, пункты, подпункты.

Разделы иподразделы нумеруются римскими цифрами, главы, пункты, подпункты - арабскими.Подпункты также могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквамирусского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

В случае,если в проекте правового акта имеются ссылки на другие правовые акты, тоуказываются вид акта, дата, регистрационный номер и наименование акта.

Подпись направовом акте отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит изнаименования должности ("Глава города Липецка"), личной подписи и еерасшифровки (инициалов и фамилии главы города). Слова "Глава городаЛипецка" печатаются от левой границы текстового поля. Расшифровка подписипечатается на уровне слов "Глава города Липецка" без пробелов междуинициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква врасшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Указание одолжностном лице (или лицах), ответственном(ых) за исполнение документа вцелом, должно содержаться в последнем пункте правового акта.

Номералистов проекта печатаются шрифтом, равным шрифту текста, проставляютсяарабскими цифрами посередине верхнего поля листа, без знаков препинания. Напервом листе номер не проставляется.

Приложенияк правовым актам администрации города печатаются на отдельных листах. Страницыв приложениях нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. В левомнижнем углу приложения проекта правового акта печатаются инициалы и фамилияруководителя структурного подразделения, внесшего проект. Ниже располагаетсяего подпись (приложение N 11).

Размерыполей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений кпроектам правовых актов идентичны размерам, применяемым при оформлении текстасамих правовых актов.

Приложениямик правовым актам могут быть положения, программы, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, инструкции, штатные расписания и др.

Порядокподготовки проектов положений, правил, инструкций и т.д. соответствует общемупорядку подготовки проектов правовых актов.

Штатноерасписание составляется в табличной форме (приложение N 12).

Если втексте правового акта дается ссылка на приложение, то на первом листеприложения дается ссылка на правовой акт администрации города.

Например:

 

Приложение к постановлению администрации города Липецка от ____________ N ___________

 

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

 

Приложение N 2 к постановлению администрации города Липецка от _____________ N ___________

 

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом.Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяетсяпрописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку.

 

Например:

 

ИНСТРУКЦИЯ

поделопроизводству

 

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны бытьсогласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочныйинтервал.

Вприложениях, оформленных в виде таблиц, допускается применение шрифта размеромN 10, 11, 12.

Еслитаблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы(нумерация граф) повторяется на каждой странице.

При наличиив тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой: *, **, ***. Текстсноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницыили после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст.После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текстасноски ставится точка.

На однойстранице не должно проставляться более трех сносок.

При наличиив тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованнымспособом (относительно границ текста) и нумеруются римскими цифрами. Точка вконце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирнымшрифтом.

Подготовленныйи завизированный автором проект правового акта передается в управлениеделопроизводства и протокола администрации города Липецка, где проводится егостилистико-грамматическая обработка, проверяется правильность его составления иоформления (наличие необходимых подписей, приложений и сопроводительныхдокументов). К проекту в обязательном порядке прилагаются первичные документы(письма, заявления, ходатайства и т.д.).

Послепроведения стилистико-грамматической обработки проект правового акта передаетсяуправлением делопроизводства и протокола на согласование в заинтересованныеструктурные подразделения.

Согласованиепроектов правовых актов администрации города осуществляется его визированием.

Визированиепроекта правового акта структурным подразделением осуществляется в срок неболее 2 рабочих дней.

Правоваяэкспертиза осуществляется в срок не более 5 рабочих дней со дня поступленияпроекта правового акта в правовое управление.

Проектыправовых актов по кадровым вопросам согласовываются правовым управлением в срокне более 2 рабочих дней.

Проектынормативных правовых актов подлежат антикоррупционной экспертизе. Правовая иантикоррупционная экспертиза осуществляется правовым управлением в срок неболее 10 рабочих дней со дня поступления проектов нормативных правовых актов.

Визированиепроектов правовых актов оформляется на оборотной стороне документа (приложениеN 13). Проекты правовых актов подлежат обязательному согласованию с первымзаместителем или заместителем главы администрации, координирующим работуструктурного подразделения, внесшего проект, правовым управлением администрациигорода Липецка.

Визавключает в себя наименование должности руководителя подразделения, личнуюподпись визирующего, расшифровку подписи и дату подписи. Визы проставляется внижней части оборотной стороны последнего листа правового акта администрации.

Например:

 

Внесено департаментом образования		Подпись	Инициалы, фамилия дата
	начальник отдела правового обеспечения	Подпись	Инициалы, фамилия дата
Визы:	заместитель главы администрации города Липецка	Подпись	Инициалы, фамилия дата
	начальник правового управления	Подпись	Инициалы, фамилия дата

 

При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проектправового акта, особого мнения, оно прилагается в виде отдельной записки.Разрешение спорной ситуации возлагается на заместителя, координирующего работуструктурного подразделения, готовившего проект.

Если впроцессе согласования в проект правового акта вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит перепечатыванию и повторномусогласованию.

В случаяхвнесения документа структурным подразделением с правом юридического лица проектправового акта визируется дополнительно работником юридической службы данногоподразделения.

В верхнейчасти оборотной стороны проекта располагается список рассылки.

В левомнижнем углу оборотной стороны проекта проставляются отметка об исполнителе(инициалы, фамилия, его телефон) и дата подготовки документа.

Проектынормативных правовых актов администрации города, затрагивающие права, свободы иобязанности граждан города, структурные подразделения администрации городаЛипецка направляют для согласования в прокуратуру Липецкой области. Приполучении заключения прокуратуры Липецкой области на предмет соответствияпроекта нормативного правового акта федеральным законам структурныеподразделения администрации города прикладывают данное заключение к проекту.

Прошедшийправовую экспертизу и согласованный с заинтересованными лицами проект правовогоакта представляется управлением делопроизводства и протокола главе города длярассмотрения и подписания.

Послеподписания постановления и распоряжения администрации города нумеруютсяпорядковым номером в пределах календарного года (при регистрации распоряжений кпорядковому номеру добавляется буква "р") и рассылаются всоответствии со списком рассылки. При большом количестве адресатов списокрассылки оформляется на отдельном листе, подписывается руководителемструктурного подразделения, внесшего проект, и прилагается к постановлению илираспоряжению администрации города. Копии правовых актов, в соответствии сосписком рассылки, направляются адресатам.

Первыйэкземпляр правовых актов хранится в управлении делопроизводства и протоколаадминистрации города до передачи в архивное управление в соответствии сдействующим законодательством.

Распоряженияпо личному составу и распоряжения об утверждении структуры и штатных расписанийструктурных подразделений администрации регистрируются и хранятся в управленииорганизационно-контрольной работы и муниципальной службы.

 

4.2. ДОКУМЕНТЫ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫЕ В ЛИПЕЦКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТДЕПУТАТОВ

4.2.1.Общие требования к подготовке и оформлению проектов муниципальных правовыхактов.

Подготовкаи оформление проектов муниципальных правовых актов и поправок к ним,инициативных предложений о разработке и принятии новых муниципальных правовыхактов; проектов муниципальных правовых актов о внесении изменений и дополненийв действующие муниципальные правовые акты либо о признании их утратившими силук рассмотрению Липецким городским Советом депутатов (далее - городской Совет)осуществляется в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектовнормативных правовых актов города Липецка, вносимых в городской Совет,установленными Положением о муниципальных правовых актах города Липецка,принятым решением Липецкого городского Совета депутатов от 29.06.2010 N 54.

Проектмуниципального правового акта (включая приложения), представляемыйадминистрацией города Липецка для рассмотрения в городском Совете, и материалык нему визируются руководителем структурного подразделения, ответственного заподготовку документа, на каждом листе подлинника документа.

Подготовленныйпроект и материалы к нему проходят процедуру внутреннего согласования сзаместителем главы администрации, координирующим работу подразделения,разработавшего проект; председателем департамента финансов, начальникомправового управления администрации города. Согласование оформляетсяпроставлением визы на листе согласования (стандартном листе бумаги формата А4).

Листсогласования с экземпляром документов хранится в управлении делопроизводства ипротокола администрации города.

4.2.2.Общие требования к подготовке и оформлению информаций, отчетов, планов,направляемых в Липецкий городской Совет депутатов.

Перваястраница информации, отчета содержит следующие реквизиты:

-наименование вида документа (печатается с прописной буквы полужирным шрифтом,выравнивается по центру);

- заголовок(печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается поцентру, отделяется от текста двумя межстрочными интервалами; точка в конце неставится).

В заголовкек тексту указывается полное наименование информации, отчета.

Информацию,отчет, план подписывает руководитель структурного подразделения администрации(приложение N 14).

В случае,когда к информации, отчету, плану прилагаются демонстрационные материалы(слайды) с диаграммами, таблицами, схемами по подготовленной тематике, ониодновременно помещаются в соответствующей части текста информации, отчета(приложение N 15).

Информации,отчеты, планы, представляемые администрацией города для рассмотрения вгородском Совете, визируются руководителем структурного подразделения,ответственного за подготовку документа, на каждом листе подлинника документа.

Информации,отчеты, планы направляются в городской Совет с сопроводительным письмом непозднее чем за 30 дней до даты заседания постоянной комиссии городского Советасоответствующего профиля.

Сопроводительноеписьмо в адрес председателя Липецкого городского Совета депутатов готовитсяисполнителем - структурным подразделением администрации города, ответственнымза подготовку информации, отчета, плана, на бланке письма главы города Липецка(приложение N 16).

В текстесопроводительного письма указывается докладчик.

Сопроводительноеписьмо готовится в 3 экземплярах. Первый экземпляр направляется в городскойСовет, второй хранится в управлении делопроизводства и протокола администрациигорода, третий возвращается в структурное подразделение администрации города,ответственное за подготовку проекта.

Зарегистрированноев администрации города сопроводительное письмо с экземпляром пакета документовна бумажном носителе и копией текстов, таблиц, схем в формате Word наэлектронном носителе направляется в городской Совет ответственным исполнителем.

 

4.3. ПРОТОКОЛ

Протоколсовещания (заседания), проводимого в администрации города Липецка, составляетсяна основании записей, произведенных во время совещания (заседания),представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи вовремя заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается:

- насекретаря коллегиального органа, чье совещание (заседание) протоколируется;

- наспециалистов структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Протоколыоформляются на бланках протоколов.

Протоколы,выписки из протокола оформляются в соответствии с образцами, прилагаемыми к настоящейИнструкции (приложения N 17, 18, 19).

Протоколимеет следующие обязательные реквизиты:

-наименование вида документа - протокол (слово ПРОТОКОЛ печатается центрованнопрописными буквами вразрядку полужирным шрифтом Times New Roman шрифтом N 16 ивыравнивается по центру);

- датапроведения заседания (совещания) - оформляется словесно-цифровым способом (17мая 2011 г.), если заседание продолжается несколько дней, указываются датаначала и через тире дата окончания заседания;

- номерпротокола - печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядковогономера протокола; протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года отдельно по каждой группе протоколов;

- местопроведения заседания (совещания) - выравнивается по центру и отделяется отреквизитов "Дата" и "Номер" ниже на один интервал;

- заголовок- содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, совещание,...) и название коллегиального органа в родительном падеже, еслипротоколировалось заседание (совещание) данного коллегиального органа, либоуказывается вопрос, тема совещания, если протоколируется совещание, проводимоедолжностным лицом; заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумяодинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом черезодинарный интервал и выравнивается по центру;

- текстпротокола - состоит из двух частей: вводной и основной;

- подписи -протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) исекретарем.

Протоколможет быть полным и кратким.

Полный протоколкроме вопросов и решений содержит краткую запись выступлений докладчиков иучастников. В краткий записывают лишь перечень обсуждаемых вопросов, фамилии иинициалы докладчиков и выступавших, принятые решения.

Встенограммах весь ход заседания записывается дословно.

В вводнойчасти полного протокола указываются фамилия и инициалы председателя и секретарязаседания (совещания) и их должности; затем в алфавитном порядке фамилии,инициалы и должности присутствующих на заседании (совещании).

Слово"Председатель" печатается от левой границы текстового поля спрописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы.

Слово"Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1межстрочный интервал после секретаря, в конце слова ставится двоеточие -"Присутствовали:". Затем 1 - 2 межстрочными интервалами ниже черезодинарный межстрочный интервал печатаются все присутствовавшие на заседании(совещании). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно.

Вводнаячасть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов,перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пунктуповестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об"), который печатается отграницы левого поля.

Основнаячасть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит изразделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строитсяпо схеме:

"СЛУШАЛИ:...

ВЫСТУПИЛИ:...

РЕШИЛИ:...".

Основноесодержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагаетсяк нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступленияприлагается".

Решение втексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итогиголосования.

В вводнойчасти краткого протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателязаседания (совещания), присутствующие на заседании (совещании), фамилии иинициалы в алфавитном порядке.

Основнаячасть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), ипринятые по ним решения.

Каждыйвопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога"О" ("Об"). В следующей строке в скобках указываютсяфамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсужденииданного вопроса.

Затемуказывается принятое по этому вопросу решение.

 

4.4. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Служебныеписьма в администрации города готовятся:

- какответы о выполнении поручений органов власти Липецкой области, ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- какисполнение поручений администрации Липецкой области; Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации по вопросам, поставленным вобращениях граждан и относящимся к компетенции органов местного самоуправления;

- как сопроводительныеписьма к проектам муниципальных правовых актов, информациям, отчетам;

- какответы на запросы различных учреждений, предприятий и частных лиц;

- какинициативные письма.

Срокиподготовки ответных писем устанавливаются в резолюции руководителя или наосновании сроков, указанных в самих документах.

Текстсопроводительного письма начинается словами:

"ПредставляемВам" - в вышестоящую организацию;

"НаправляемВам" - в подведомственную организацию;

"ВысылаемВам" - в стороннюю организацию.

Тексты ответныхписем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциируководителя.

Срокиподготовки инициативных писем определяются руководителями структурныхподразделений.

Текстслужебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, еслиони взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделенииорганизации-адресата.

Текстписьма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание илиобоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиесяоснованием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Приобращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности ит.д.

Приобращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти,президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицамРусской Православной Церкви допускается обращение с указанием должности безфамилии.

Текстписьма излагается от:

- 3-го лицаединственного числа, например:

"Администрациясчитает...",

- 1-го лицамножественного числа, например:

"Просимпредоставить данные о...", "Направляем на рассмотрение".

Если письмооформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лицаединственного числа: "Прошу...", "Направляю...".

Письма заподписью главы города Липецка готовятся на бланке письма главы города Липецка.

Письма заподписью заместителей главы администрации города Липецка печатаются на бланкеписьма администрации города Липецка.

Письма заподписью руководителей структурных подразделений оформляются на бланках писемсоответствующих структурных подразделений администрации города.

Датойписьма является дата его подписания.

Проектыписем за подписью главы города Липецка или заместителей главы администрациигорода (если они не направляются одновременно нескольким адресатам) печатаютсяв трех экземплярах: первый - в адрес получателя, второй экземпляр - вуправление делопроизводства и протокола, третий - в подразделение-исполнитель.

Еслидокумент предназначен для направления нескольким адресатам, то все егоэкземпляры подписываются, оформляются как подлинники.

Если письмоадресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется лист рассылки.

С письмамии резолюциями к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к ихсозданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация о содержанииписем не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

 

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Движение документов в администрации города с момента их созданияили получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Вадминистрации города различают три потока документации:

-документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

- документы,отправляемые в другие организации (исходящие);

-документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работникамив управленческом процессе (внутренние).

Порядокпрохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города,определяются Регламентом администрации города Липецка, настоящей Инструкцией.

Движениеэлектронных документов осуществляется по маршрутам, разработанным управлениемделопроизводства и протокола совместно с управлением информационных технологийадминистрации города.

 

5.1. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Поступающаякорреспонденция на имя главы города Липецка и заместителей главы администрациигорода, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатываетсяи регистрируется в управлении делопроизводства и протокола с использованиемпрограммы единого электронного документооборота (ЕЭД).

При приемеи первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверкаправильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектность.

Конверты спометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы сналичием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учетом порядка обращениясо служебной информацией ограниченного распространения.

Конверты сгрифом "ДСП" не вскрываются и передаются лицам, в чьи функции входитработа с данной категорией документов.

Ошибочнонаправленные документы пересылаются по принадлежности или, в случаеневозможности пересылки адресату, возвращаются отправителю с приложениемсопроводительного письма о невозможности доставки адресату.

Приповреждении конверта, несоответствии вложений либо отсутствии оговоренных вдокументе приложений составляется акт в трех экземплярах, утверждаемыйначальником управления делопроизводства и протокола администрации города.Первый остается у получателя, второй приобщается к поступившему документу, атретий направляется отправителю документа.

Конвертыуничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя,время отправки и получения документа. В последнем случае конверт остается дополного исполнения документа.

Поступившиедокументы разделяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования всправочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из другихорганизаций и от частных лиц.

Кнерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения, учетаили использования в справочных целях.

Переченьнерегистрируемых документов приведен в приложении N 20.

Поступившиев администрацию города документы, адресованные структурным подразделениям,передаются для регистрации в эти подразделения.

Документы,поступившие в администрацию города без указания конкретного лица илиструктурного подразделения, предварительно рассматриваются в управленииделопроизводства и протокола, а затем направляются в структурное подразделениепо принадлежности.

Структурныеподразделения получают документы от управления делопроизводства и протоколачерез лиц, ответственных за делопроизводство.

Ошибочнонаправленные в структурные подразделения документы незамедлительно возвращаютсяс соответствующей пометкой в отдел делопроизводства и протокола.

 

5.2. РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Регистрациядокументов в администрации города проводится с целью фиксации факта созданияили поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера споследующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационные формысоответствующих компьютерных программ.

Регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования всправочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания.

Регистрациядокументов, поступивших в адрес главы города, заместителей главы администрациигорода, осуществляется управлением делопроизводства и протокола в системе ЕЭД.

Прирегистрации документа в ЕЭД осуществляется преобразование текста документа,поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканированиядокумента), заполняется электронная регистрационная карточка (РК).

Сканированиюне подлежат графические изображения, документы в прошитом и сброшюрованномвиде, документы объемом более 50 листов.

РК ЕЭДвключает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначнойидентификации и определяющие этапы движения документа в процессе егоисполнения.

Письмаглаве города, заместителям главы администрации города, поступившие отучастников ЕЭД в электронном виде (РК исходящего документа, содержащая файл),регистрируются только при наличии бумажного носителя.

Документ набумажном носителе, подписанный руководителем, должен направляться послеотправки электронного документа. Подлинник документа сверяется с электроннымобразом.

Регистрационныйномер формируется автоматически средствами ЕЭД и включает в себя (слеванаправо) порядковый номер документа в пределах текущего года и индекс дела пономенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг отдруга дефисом.

Послерегистрации на поступивших документах в нижнем правом углу первого листадокумента проставляется регистрационный штамп с указанием наименованияорганизации, даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.

Вдокументы, поступившие в администрацию города и зарегистрированные в установленномпорядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

Повторныезапросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, вслучае указания реквизитов исходного документа-запроса направляютсяавтору-исполнителю последнего.

Документыот структурных подразделений должны представляться в управлениеделопроизводства и протокола не позднее трех дней со дня регистрации документовв структурном подразделении.

Обработкасообщений факсимильной связи, поступающих на имя главы города или заместителей,производится в установленном для служебной корреспонденции порядке. В РК ЕЭДдокумента делается отметка о способе его получения. Факсограмма с неразборчивымтекстом регистрации не подлежит.

Документы,присланные по электронной почте, адресованные главе города, заместителямадминистрации города, рассматриваются начальником управления делопроизводства ипротокола и направляются исполнителям по принадлежности вопросов. Принеобходимости доклада главе города, заместителям документы, присланные по электроннойпочте, распечатываются на бумажном носителе, после чего регистрируются вустановленном для служебной корреспонденции порядке. В РК ЕЭД документаделается отметка о способе его получения. Приложение к документу, имеющее объемболее пяти листов, может не распечатываться, а направляться исполнителю вэлектронном виде.

Поступающиев администрацию города уведомления о проведении публичных мероприятийобрабатываются в соответствии с распоряжением главы администрации городаЛипецка от 05 декабря 2012 N 871-р "Об утверждении регламента рассмотренияв администрации города Липецка уведомления о проведении публичного мероприятияна территории города Липецка".

 

5.3. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы,поступившие в администрацию города, передаются на рассмотрение главе города изаместителям главы администрации города в соответствии с утвержденнымраспределением их обязанностей с учетом вида, автора и содержания документа.

Срокрассмотрения документов должностным лицом не должен превышать два рабочих дня.

Резолюциимогут быть оформлены как на самом документе, так и на специальном бланке(приложение N 21).

В составрезолюции входят следующие элементы:

-исполнитель (фамилия и инициалы);

-содержание поручения;

- срокисполнения поручения;

- подписьдолжностного лица, дающего поручение;

- дата.

Приоформлении резолюции на отдельном бланке на нем проставляется регистрационныйномер и дата документа, к которому составляется резолюция. При наличии врезолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное врезолюции первым, если не оговорено иное.

Документымогут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц)соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должныдублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнениядокументов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения,установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Послепринятия резолюции осуществляется внесение в РК ЕЭД ее текста и электроннойкопии.

Исполнителипосредством ЕЭД получают извещение о направлении документа на исполнение иорганизуют работу с ним.

Приуказании в резолюции исполнителей, не входящих в систему ЕЭД, документы срезолюцией в их адрес на бумажном носителе направляются почтой.

 

5.4. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

Руководителиструктурных подразделений администрации города обеспечивают оперативноерассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления,контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрениидокументов руководитель структурного подразделения выделяет документы,требующие срочного исполнения, которые передаются исполнителю немедленно.

Дляоперативного информирования исполнителю передается электронная версия документас последующим направлением бумажного носителя.

Исполнениедокумента предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовкупроекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание(утверждение) главе города, заместителям главы администрации города илируководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнительопределяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ натиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнительготовит указатель на рассылку.

Приоперативном решении вопросов без составления дополнительных документовисполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовалсяинтервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), одатах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметкиразмещаются на свободных от текста местах.

При наличииответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны засвоевременный и качественный анализ информации и представление ответственномуисполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектовдокументов, справок, сведений и т.д.).

Ответственныйисполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверностьинформации, использованной при подготовке документа.

Ответственностьза сохранность документа несет его исполнитель.

 

5.5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОТПРАВЛЯЕМЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Проектыдокументов передаются на подпись главе города Липецка или заместителям главыадминистрации через управление делопроизводства и протокола.

Специалистыуправления делопроизводства и протокола проверяют правильность оформлениядокументов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаютсяисполнителю на доработку.

К проектамответов за подписью главы города Липецка или заместителей главы администрациигорода дополнительно прилагается письмо-запрос.

Второйэкземпляр письма с оригиналом подписи и визами согласования остается вуправлении делопроизводства и протокола.

Полныйкомплект приложений к ответам на документы, полученные по системе электронногодокументооборота (СЭД) "Дело", в обязательном порядке отправляетсяисполнителем на электронный адрес администрации города munitcom@cominfo.lipetsk.ru.

5.5.1.Регистрация отправляемых документов

Нарегистрацию принимаются правильно оформленные документы.

Регистрацияотправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующийрабочий день в системе ЕЭД. В РК ЕЭД заполняются все необходимые реквизиты,путем сканирования документа создается его электронный образ.

Регистрационныйномер документа формируется автоматически средствами системы ЕЭД в соответствиис утвержденным порядком и включает в себя (слева направо) порядковый номер в пределахтекущего года и индекс дела по номенклатуре дел. Составные частирегистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

Послеприсвоения средствами системы ЕЭД регистрационного номера на бумажном бланкедокумента осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа","Регистрационный номер". На бланке письма-ответа обязательноуказывается реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа".

Регистрацияписем-ответов осуществляется в РК инициативных документов. Документу-ответуприсваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационногомассива.

5.5.2.Отправка документов

Отправкадокументов за подписью главы города и заместителей главы администрации городаосуществляется управлением делопроизводства и протокола.

Документы,направляемые средствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрацииили на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первуюочередь.

Обработкадокументов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии сПравилами оказания услуг почтовой связи.

Отправкакопий документов средствами факсимильной связи или по электронной почтеосуществляется исполнителями самостоятельно.

 

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественногоисполнения мероприятий и поручений, зафиксированных в документах.

Контрольисполнения документов по существу вопроса осуществляют заместители главыадминистрации города, руководители структурных подразделений.

Контроль закачеством исполнения документов, поручений главы города, заместителей главыадминистрации города осуществляет управление организационно-контрольной работыи муниципальной службы администрации города Липецка.

Контроль засроками исполнения документов, поручений главы города, заместителей главыадминистрации города ведет управление делопроизводства и протоколаадминистрации города.

Контрольисполнения документов включает:

-постановку документа на контроль;

-организацию оперативного доведения контролируемых документов и поручений доисполнителя;

- выяснениеи устранение причин задержки в исполнении документов и поручений;

-информирование руководителя о состоянии исполнения документов и поручений;

- снятиеисполненного документа с контроля;

- ведениеаналитической отчетности о количестве и своевременности исполненияконтролируемых документов и представление отчетности руководителям.

Припостановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставитсяотметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом"Контроль".

Контроль исполнениядокументов строится на базе регистрационных данных.

Контрольнаякартотека служебных писем систематизируется по срокам исполнения документов, поисполнителям.

РК ЕЭДконтрольных документов выделена красным цветом.

Контрольосуществляется путем проверки хода исполнения документа и напоминанияисполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы наддокументом. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделенияхежедневно, как правило, в начале рабочего дня, составляют список документов,срок исполнения которых истекает сегодня. На экранах компьютеров специалистов,ответственных за делопроизводство, и исполнителей при входе в программу ЕЭДпоявляется сообщение о наступлении срока исполнения документов.

Срокиисполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовыесроки исполнения документов установлены нормативными актами высших органовгосударственной власти (приложение N 22).

Индивидуальныесроки исполнения документов устанавливаются главой города, заместителями главыадминистрации города, руководителями структурных подразделений.

Конечнаядата исполнения документа указывается в резолюциях главы города, заместителейглавы администрации города, руководителей структурных подразделений ификсируется в регистрационной карточке (РК).

Еслипоследний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, тодокумент подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующегонерабочему дню.

Принеобходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнительпредставляет на имя руководителя администрации города, давшего поручение,мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этогосрока.

Продлениесрока исполнения поручений вышестоящих руководителей допускается в исключительныхслучаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок пообъективным причинам. В этом случае руководители администрации городапредставляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока суказанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются непозднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.

Срокиисполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всехслучаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнительсвоевременно информирует управление делопроизводства и протокола для внесенияизменений в РК (новый срок, дата изменения).

Приостанавливатьисполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящиеорганы, организации - авторы документов.

В случаеисполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинникдокумента направляется ответственному исполнителю, остальные исполнителиполучают копии документа.

При уходе вотпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении илиперемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязанпередать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем ислужбой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

Припересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующиминформированием о ходе и результатах исполнения необходимо фиксировать в РК.

Документсчитается исполненным и снимается с контроля после фактического выполненияпоручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщениярезультатов заинтересованным организациям и лицам.

Надокументе и в РК проставляется отметка об исполнении, подпись лица,подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

 

7. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

В администрации города используются:

-электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительногодокументирования на бумажном носителе;

-электронные образы документов, полученные в результате сканирования документови хранящиеся в СЭД.

Электронныйдокумент должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметьреквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, заисключением оттиска печати.

Припередаче электронных документов, поступивших на рассмотрение в администрациюгорода, направлении электронных документов в структурные подразделения иответственным исполнителям администрации города, отправке электронныхдокументов и хранении электронных документов передаются (направляются,хранятся) их регистрационные данные.

Документы,создаваемые в администрации города и поступившие в администрацию на бумажномносителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образовдокументов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после егосравнения с подлинником документа.

Единицейучета электронного документа является электронный документ, зарегистрированныйв СЭД.

В целяхучета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе,включаемые в регистрационную карточку:

отправитель;

адресат;

виддокумента;

датадокумента;

номердокумента;

датапоступления документа;

входящийномер документа;

наименованиелибо аннотация документа;

указания поисполнению документа;

должность,фамилия и инициалы исполнителя.

Электронныедокументы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Присоставлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронныедокументы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке вадминистрации города в течение сроков, предусмотренных для аналогичныхдокументов на бумажном носителе.

Послеистечения срока, установленного для хранения электронных документов, ониподлежат уничтожению на основании акта.

В системеЕЭД определены разграничения полномочий и контроля за доступом к документам:

- полныйконтроль над документом (лицо, ответственное за делопроизводство в пределахсвоего структурного подразделения);

- праворедактировать документ (автор документа и лицо, ответственное заделопроизводство в пределах своего структурного подразделения);

- правочитать документ, но не редактировать его (любой пользователь, имеющий доступ кдокументу в пределах своего структурного подразделения);

- праводоступа к регистрационной карточке (РК) (любой пользователь, имеющий доступ кдокументу в пределах своего структурного подразделения);

- полноеотсутствие прав доступа к документу (кроме автора документа и назначенногоисполнителя).

 

8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

 

8.1. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатурадел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизациии учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учетадел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение N 23).

Номенклатурадел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующихдеятельность администрации города и порядок ее документирования, а такженоменклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процесседеятельности администрации города.

Вноменклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся вделопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, документы сотметкой конфиденциальности и т.д.

Вноменклатуру дел не включаются периодические издания.

Наименованиямиразделов номенклатуры дел администрации города являются наименования ееструктурных подразделений.

Номенклатурадел аппарата администрации города составляется специалистами управления делопроизводстваи протокола, а в структурных подразделениях - лицами, ответственными заделопроизводство.

Проектноменклатуры согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) администрации городаили структурного подразделения, с объединенной экспертно-проверочной иметодической комиссией (ОЭПМК) архивного управления, после чего утверждаетсязаместителем главы администрации города, в структурных подразделениях -руководителем.

Вновьсозданное структурное подразделение обязано разработать номенклатуру дел втрехмесячный срок.

Согласованиеноменклатуры дел с ОЭПМК архивного управления проводится не реже одного раза впять лет, если не было структурных и функциональных изменений в администрациигорода.

Номенклатурадел ежегодно, в конце года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 01января следующего календарного года.

Выписки изноменклатуры дел направляются структурным подразделениям для использования вработе.

Графыноменклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного вноменклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурногоподразделения и порядкового номера заголовка и, при необходимости, подзаголовкадела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскимицифрами.

Например:12-05, где:

12 -обозначение раздела (индекс структурного подразделения),

05 -порядковый номер заголовка дела в данном разделе.

Вноменклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределахразных разделов. Для переходящих дел индекс сохраняется в номенклатурепоследующих лет.

В графу 2номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовокдела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и составдокументов дела.

Недопускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок("Разные материалы", "Общая переписка", "Входящаякорреспонденция", "Исходящая корреспонденция" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов.

Заголовокдела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- названиевида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы,приказы и т.д.) - номинальный признак;

-наименование автора документа - авторский признак;

-наименование адресата документа - корреспондентский признак;

- краткоесодержание документов дела - предметно-вопросный признак;

- названиеместности (территории), с которой связано содержание документов дела, -географический признак;

- дата(период), к которой относятся документы дела, - хронологический признак;

- указаниена копийность документов дела.

Взаголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанныхпоследовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин"Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основныеразновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы,списки, доклады и т.д.), например:

Документы опраздновании Дня города (сметы, информации, переписка и др.).

Взаголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросуона ведется.

Взаголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последниене указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка смуниципальными организациями по основной деятельности.

В заголовкахдел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние неперечисляются, например:

Переписка онаграждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовкедела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним,например:

Переписка сЛипецким городским Советом депутатов по основной деятельности.

Взаголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указываетсяпериод (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовыепланы спортивных мероприятий.

Квартальныеотчеты о работе отдела.

Если делобудет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовокдела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части),уточняющие содержание заголовка дела.

Порядокрасположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры делопределяется степенью важности документов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью.

Заголовкидел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии- по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5"Примечание" указывается название перечней документов, использованныхпри определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, опереходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел куничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

Если втечение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные ранее дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Длявновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Поокончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись околичестве заведенных дел (томов).

 

8.2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формированиедел в администрации города и их текущее хранение осуществляется в структурныхподразделениях.

Приформировании дел соблюдаются следующие правила:

- в дела помещаютсятолько исполненные, правильно и полностью оформленные документы, содержаниекоторых соответствует заголовкам по номенклатуре дел;

- вседокументы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимоот их дат и первоначального отнесения в дело);

-приложения помещают вместе с основными документами;

- в делагруппируются документы одного календарного года, за исключением переходящихдел;

- документыпостоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

- в деловключается по одному экземпляру каждого документа;

-ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общихоснованиях;

- в дело недолжны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии),черновики (за исключением особо ценных);

- по объемудело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел сосроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данногообъема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей)индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений:"Т. 1", Т. 2" и т.д.

Документывнутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логическойпоследовательности или в их сочетании.

Распорядительныедокументы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к нимприложениями.

Уставы,положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями кним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены вкачестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряженияпо основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личномусоставу.

Вседокументы отчетного и информационного характера по исполнению нормативныхправовых актов Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются взаведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетныедокументы формируются и подшиваются в дело переписки за текущий год длядальнейшей передачи на постоянное хранение.

Еслиимеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела,то следует подшить необходимое количество копий этого документа всоответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этогодокумента.

Протоколы,постановления, распоряжения, приказы в деле располагаются в хронологическомпорядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов.

Документыколлегий, комиссий группируются в два дела: протоколы заседаний и решения коллегии,комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируютсяв отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержатболее 25 страниц.

Утвержденныепланы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируютсяотдельно от их проектов.

Плановые иотчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся посодержанию.

Документы вличных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевыесчета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них впорядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Обращенияграждан и документы по их рассмотрению группируются отдельно от документовобщего делопроизводства.

Перепискагруппируется, как правило, за период календарного года и систематизируется вхронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года.

Формированиемдел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные заделопроизводство.

 

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

 

9.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Дляорганизации и проведения экспертизы ценности документов, отбора по их хранениюили к уничтожению в администрации города создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (ЭК).

Функции,права и обязанности ЭК определяются соответствующим положением.

Структурныеподразделения администрации, являющиеся юридическими лицами, создаютсобственные экспертные комиссии для отбора документов на хранение или куничтожению.

Экспертизаценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней документовс указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения,дел с отметкой ЭПК, дел временного хранения (до 10 лет).

Порезультатам экспертизы ценности документов в структурных подразделенияхадминистрации составляются описи документов постоянного и долговременного(свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению.

Отбордокументов на уничтожение и составление на них акта производится послеподготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период.Акты о выделении к уничтожению документов одновременно с описями на деларассматриваются на заседании ОЭПМК архивного управления.

Актыутверждаются руководителями структурных подразделений администрации города.

 

9.2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Делаподлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление делавключает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке,нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводитсялицами, ответственными за ведение делопроизводства.

Взависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составлениелиста-заверителя дела (приложение N 24); составление в необходимых случаяхвнутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесениенеобходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка(титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме(приложение N 25). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами,разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист,изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать.Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхностьлиста с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке(титульном листе) дела указываются следующие реквизиты: наименование органаместного самоуправления (фондообразователя) и структурного подразделения; номер(индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов вделе; срок хранения дела.

Реквизиты,проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

-наименование органа местного самоуправления - администрация города Липецка.

-наименование структурного подразделения.

В случаях,когда в течение года, за который готовятся дела, структурное подразделение былопереименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения новогоподразделения, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- номердела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре деладминистрации города;

- заголовокдела - переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовоквносятся уточнения: номера распоряжений, протоколов и др.);

- дата дела- указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел,содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из несколькихтомов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц,год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенныхв дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами,название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения ит.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новойстрочки делается об этом запись: "В деле имеются документы за...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих,например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является датарегистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

Для дел,сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видамдокументов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела являетсядата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания -дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела,содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если ониутверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайнимидатами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнениилица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело,конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или записьоб этом сотрудника кадровой службы.

Для дел,содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первоговходящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - датасамого позднего входящего или исходящего документа независимо от местанахождения их в деле.

Количествопронумерованных в деле листов проставляется в соответствии с листом-заверителемдела. На обложке делается подпись "На ______ листах".

Реквизит"Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующейноменклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранитьпостоянно".

На обложкахдел постоянного хранения предусматривается место для наименованиямуниципального архива, в который будут передаваться дела.

Поокончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложкесодержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения идополнения.

В целяхобеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутреннейописи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией.Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) иуничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающемпорядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углулиста, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруютсяотдельно.

Листы дел,состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или частиотдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете,оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы ссобственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общемпорядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковомурасположению листов в деле.

Фотографии,чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы,представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне влевом верхнем углу.

Сложенныйлист большого формата (формат А3, А2) разворачивается и нумеруется в правойчасти верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край,нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежитперешивке и нумеруется как один лист.

Лист снаглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.)нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делаетсяопись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительнойнадписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты исхемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На такихлистах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов всклейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о такихлистах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10листов".

Если кдокументу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста,переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно,очередным порядковым номером.

Подшитые вдело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очереднымномером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом ихудожественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) неподшиваются, а вкладываются в конверты.

Если внумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этомстарые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номерлиста. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом стараязаверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся такжеисправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличииотдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче вмуниципальный архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (сбуквенными дополнениями) номеров листов.

Послезавершения нумерации листов составляется заверительная надпись, котораярасполагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле наотдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указываетсяколичество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов(чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов(помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительнаянадпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи,должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложкедела в соответствии с итоговой записью.

Для учетадокументов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляетсявнутренняя опись документов дела (приложение N 26).

Внутренняяопись документов дела составляется также на объемные дела постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностямдокументов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, сцелью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю описьпомимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения,относящиеся к нему.

Листывнутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшитобез бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной формеопись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняяопись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме,которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах,датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которойуказывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов,приложений к делу и количество листов внутренней описи.

Приизменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены ихкопиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе"Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимостисоставляется новая итоговая запись.

Внутренняяопись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровкиподписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляетсяпечатью.

Документы вделах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составуподшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона илипереплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов,дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки(переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях,когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листуподклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) вдело.

Резолюциируководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются переддокументом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

Приподготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования,оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документовудаляются.

В делахпостоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документыс временными сроками хранения.

Делапостоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической,художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы,чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях ихсохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложеннымив закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонныхфутлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку)составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в делов ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения,то дело расшивается, и формируются новые дела, исходя из сроков хранениядокументов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются поактам в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Обложки делс документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах,могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Приоформлении дел используется специальный клей, применять канцелярский(силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Делавременного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускаетсяхранить дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводитьпересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительныенадписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме(без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

 

9.3. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

Отдельнаяопись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой)нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описисоставляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 27); дела поличному составу (приложение N 28). На дела временного (до 10 лет) храненияописи не составляются.

В описяхдел указывается полное (без сокращений) наименование администрации(структурного подразделения), в процессе деятельности которых формировалисьдела. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за которыйвносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежнимнаименованием пишется его новое наименование.

Передвнесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформлениядел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правилформирования и оформления дел они устраняются.

Описательнаястатья описи дел имеет следующие элементы:

-порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индексдела (тома, части);

- заголовокдела (тома, части);

- дата дела(тома, части);

-количество листов в деле (томе, части);

- срокхранения дела.

Присоставлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовкидел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основеноменклатуры дел;

- каждоедело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоитиз нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированноев отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядокнумерации дел в описи - валовый;

- графыописи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены наобложку дела;

- привнесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностьюзаголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами"То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

-многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае вописи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальныхтомов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "Тоже". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист,то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в описьпоследнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

Графа описи"Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях ихфизического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям соссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В концеописи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, вкоторой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи,первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенностинумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Вадминистрации и ее структурных подразделениях описи составляются ежегоднораздельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и поличному составу. Методическое руководство по составлению описей осуществляетархивное управление администрации города.

Описи надела составляются по установленной форме в 4 экземплярах.

Описи делсоставляются лицами, ответственными за делопроизводство, согласовываются сэкспертными комиссиями структурных подразделений, после чего направляются нарассмотрение ОЭПМК архивного управления. Утвержденные (согласованные) ОЭПМКописи передаются на утверждение руководства администрации (структурногоподразделения).

 

9.4. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Порезультатам экспертизы ценности на дела, сроки хранения которых истекли,оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 29).

Делавключаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января года, в которомсоставлен акт (например, законченные в 2008 году дела с трехлетним срокомхранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2012 года).

Акт овыделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на вседела, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесеныв акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к даннойгруппе.

Отбордокументов к уничтожению и составление акта о выделении документов куничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения и поличному составу за этот же период.

 

9.5. ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

С моментазаведения дел и до оформления их на хранение они находятся в структурныхподразделениях по месту их формирования.

Руководителиструктурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несутперсональную ответственность за сохранность документов и дел.

Делахранятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах или специально отведенных дляэтих целей помещениях, обеспечивающих их полную сохранность. Документы должныпредохраняться от воздействия влаги, света и пыли.

В целяхповышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии сноменклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутреннейстороне шкафа или другом удобном для работы месте.

На корешкахобложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Выдача дел(документов) другим структурным подразделениям или сторонним организациямпроизводится с разрешения руководства. На выданное дело заводитсякарта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятиедокументов из дела допускается в исключительных случаях и производится сразрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документаи акта о причинах выдачи подлинника.

 

9.6. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Документыпостоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности администрации,ее структурных подразделений, по истечении 5 лет подлежат передаче на хранениев архивное управление.

Все работы,связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение вархивное управление, выполняются за счет средств структурных подразделений,сдающих документы.

Делавременного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивное управление неподлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроковхранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передачадел в архивное управление осуществляется по описям в соответствии с графиком,составляемым архивным управлением и утверждаемым заместителем главыадминистрации. Сроки передачи дел доводятся архивным управлением доруководителей структурных подразделений.

Прием делпроизводится специалистом архивного управления в присутствии работника структурногоподразделения, передающего документы.

Прием-передачадел оформляется актом, составляемым работниками архивного управления.

Приликвидации структурного подразделения его документы передаются правопреемнику.В случае отсутствия правопреемника документы в упорядоченном состояниипередаются в архивное управление.

 

10. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

ИУНИЧТОЖЕНИЯ ГЕРБОВЫХ И ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

 

10.1. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ

Вадминистрации города гербовой печатью заверяются подписи главы города Липецка,заместителей главы администрации города.

Гербоваяпечать администрации города ставится на договорах, соглашениях, доверенностяхглавы города, заместителей главы администрации города, содержащих оригинальнуюпечать, в целях свидетельствования верности копий документов для представленияв судебные и иные органы (приложение N 30).

Правозаверения таких копий принадлежит управлению делопроизводства и протоколаадминистрации города.

Оттиск всехэлементов печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал частьнаименования должности лица, подписавшего документ.

Надокументах финансового характера оттиск печати проставляют на специальноотведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом "м.п."без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошочитаемым.

Печатиизготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебныхцелях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимаютглава города Липецка, заместители главы администрации города, руководителиструктурных подразделений администрации.

Всеизготовленные печати и штампы регистрируются в управлении делопроизводства ипротокола администрации города в специальном журнале с проставлением ихоттисков, выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, несущихперсональную ответственность за их использование и сохранность.

Листыжурнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Передачапечатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания администрациигорода не допускается.

Гербоваяпечать хранится в управлении делопроизводства и протокола администрации города.

 

10.2. ШТАМПЫ С ФАКСИМИЛЬНЫМ ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ПОДПИСИ ГЛАВЫ ГОРОДАИ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

Необходимостьизготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы городаЛипецка определяется непосредственно главой города Липецка.

Штамп сфаксимильным воспроизведением подписи главы города может использоваться напоздравительных открытках, дипломах, благодарностях, Почетных грамотах и другихдокументах аналогичного характера.

Использованиеуказанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Штамп сфаксимильным воспроизведением подписи главы города хранится в управленииделопроизводства и протокола администрации города.

Переченьлиц, ответственных за использование указанных штампов, определяетсязаместителем главы администрации города.

Решение онеобходимости изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписейзаместителей главы администрации города принимается ими самостоятельно.

 

10.3. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКАЗА НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ ГЕРБОВЫХ И ПРОСТЫХПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ИХ УЧЕТА

Изготовлениепечатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, простыхпечатей и штампов осуществляется только полиграфическими иштемпельно-граверными организациями, имеющими выданные в установленном порядкелицензию на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющийвозможность изготовления указанного вида продукции.

Печати сизображением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются всоответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и техническиетребования".

Размещениезаказов структурных подразделений администрации города на изготовление печатейи штампов осуществляется на основании заявки структурных подразделенийадминистрации.

Эскизыгербовых печатей предварительно должны быть согласованы с заместителем главыадминистрации города.

Письмо-заявкаоб изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурногоподразделения и согласованное с заместителем главы администрации города, вместес прилагаемыми эскизами направляется в МКУ "Управление ресурсного обеспеченияадминистрации города Липецка".

Послеизготовления печати и штампы по акту передаются в структурные подразделенияадминистрации через управление делопроизводства и протокола.

Структурныеподразделения администрации города ведут общий учет используемых в деятельностипечатей и штампов в специальном журнале (приложение N 31) с проставлением ихоттисков.

В журналеучета выдачи печатей и штампов листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Руководителиструктурных подразделениях назначают лиц, несущих персональную ответственностьза учет, использование и хранение печатей и штампов. Печати и штампы выдаютсяим под расписку.

 

10.4. ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Хранениегербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлическихшкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати вустановленном Инструкцией порядке.

Прихранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность иисключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

Запрещаетсяхранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, неимеющим на это право, носить в карманах одежды.

При утерепечати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известностьзаместитель главы администрации города.

 

10.5. ПЕРЕДАЧА, ЗАМЕНА И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Лицо,получающее печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указываядату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

Печати иштампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в управлениеделопроизводства и протокола либо замены (уничтожения) в порядке,предусмотренном Инструкцией.

Заменапечатей, штампов производится на основании разрешения заместителя главыадминистрации города.

Для заменыранее выданных управлением делопроизводства и протокола печати, штампа в случаеизноса, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией пользователь долженпредставить заместителю главы администрации города:

- письмо спросьбой о замене печати или штампа;

-объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;

- акт обуничтожении печати или штампа, утвержденный руководителем структурногоподразделения администрации города.

Письмо свизой заместителя главы администрации города, акт и объяснительная записка направляютсяв управление делопроизводства и протокола администрации города для регистрациив соответствующем журнале.

В случаеликвидации структурного подразделения администрации города или прекращениядеятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати иштампы подлежат передаче в управление делопроизводства и протоколаадминистрации города для последующего уничтожения по акту.

Способуничтожения определяется комиссией, которая создается заместителем главыадминистрации города.

Уничтожениепечатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности иформы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшегоиспользования.

В акте обуничтожении печатей и штампов должно быть указано время и место уничтожения,состав комиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование иоттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членовкомиссии (приложение N 32).

Данный актявляется основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журналучета.

 

10.6. КОНТРОЛЬ СОСТОЯНИЯ УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ ИШТАМПОВ

Проверкуналичия и контроль за правильностью использования печатей и штампов вструктурных подразделениях администрации города осуществляет управлениеделопроизводства и протокола.

Результатыпроверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков иоформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журналепосле последней записи.

Припереводе, увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей иштампов, руководитель структурного подразделения создает комиссию для проверкисоответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранениеуказанному лицу, записям в журнале учета.

Результатыпроверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу,назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемыхпечатей и штампов.

В случаененадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу илиутрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, повине которых наступили указанные последствия.

 

А.П.ПОГОРЕЛОВ

 

 

 

 

 

Приложение N 2

краспоряжению

администрациигорода Липецка

от17 апреля 2014 г. N 277-р

 

ГРАФИК

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНСТРУКЦИИСТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА В АРХИВНОЕУПРАВЛЕНИЕ

 

Июнь	Департамент финансов Департамент жилищно-коммунального хозяйства
Июль	Департамент образования Департамент градостроительства и архитектуры
Сентябрь	Департамент культуры Департамент по физической культуре и спорту
Октябрь	Департамент территориального управления Департамент транспорта, дорог и благоустройства
Ноябрь	Департамент экономического развития

 

А.П.ПОГОРЕЛОВ

 

 

 

Приложение N 1

кп. 3.1

 

                                  Герб

                              города Липецка

 

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

 

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

________________                                              N __________

                                г. Липецк

 

 

 

 

 

                      Образец бланка постановления

 

 

 

 

 

Приложение N 2

кп. 3.1

 

                                  Герб

                             города Липецка

 

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

 

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

________________                                              N __________

 

                                г. Липецк

 

 

 

 

 

                       Образец бланка распоряжения

 

 

 

Приложение N 3

кп. 3.1

 

              Герб

         города Липецка

 

             Глава

         города Липецка

 

Советская ул., д. 5, г. Липецк, 398001

Телефоны: 22 37 60; факс: 22 51 15

E-mail: munitcom@cominfo.lipetsk.ru

____________ N ___________

На N _______ от __________

 

 

 

 

 

                Образецбланка письма главы города Липецка

 

 

 

Приложение N 4

кп. 3.1

 

               Герб

          города Липецка

 

           Администрация

          города Липецка

 

Советская ул., д. 5, г. Липецк, 398001

     Телефоны: 23 96 27; 2397 04

 E-mail:munitcom@cominfo.lipetsk.ru

     __________ N____________

     На N________ от_________

 

 

 

 

 

         Образец бланкаписьма с угловым расположением реквизитов

 

 

 

Приложение N 5

кп. 3.1

 

                                  Герб

                             города Липецка

 

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДАЛИПЕЦКА

 

 

________________                                              N __________

                                г. Липецк

 

 

 

Приложение N 6

кп. 3.1

 

               Герб

          города Липецка

        Администрация города

              Липецка

    Управлениеделопроизводства

             и протокола

Советская ул., д. 5, г. Липецк, 398001

  Телефоны: 23 96 27; факс:22 49 24

 E-mail:munitcom@cominfo.lipetsk.ru

     ___________ N____________

     На N _______ от__________

 

 

 

 

 

             Образец бланкаписьма структурного подразделения

 

 

 

Приложение N 7

кп. 3.2

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

 

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительствомобъектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидацииорганизаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Договоры (опроизводстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; опоставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальнойответственности и т.д.)

Задания (напроектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; напроведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологическихработ; технические и т.д.)

Инструкции(правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности;внутреннего распорядка и т.д.)

Нормативы(расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования;численности работников и т.д.)

Отчеты (опроизводственной деятельности, командировках и т.д.)

Перечни(должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий сопределенными льготами и пр.)

Планы(перспективные и текущие; работы коллегии, комиссий, мероприятий и т.д.)

Положения(о структурных подразделениях, премировании и пр.)

Программы(проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

Расценки напроизводство работы

Сметы(расход на содержание аппарата управления, зданий и сооружений; на капитальноестроительство и т.п.)

Структура иштатная численность

Тарифныеставки

Формыунифицированных документов

Штатныерасписания и изменения к ним

Уставыпредприятий, организаций

Регламентадминистрации

 

 

 

Приложение N 8

кп. 3.2

 

НАПИСАНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ,СЛОВ И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ,

НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ ВТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА

 

1. Названия документов, которые пишутся с прописной буквы

 

С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации,Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционныйзакон (название), Федеральный закон (название), Федеративный договор, ЗаконРоссийской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации(название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному СобраниюРоссийской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации обадминистративных правонарушениях. Названия документов во множественном числепишутся со строчной буквы: указы, законы. Названия документов безпредшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция ит.п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Правила внутреннего трудовогораспорядка, Инструкция по делопроизводству, Устав городского округа - городаЛипецка.

 

2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы

 

Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства РоссийскойФедерации, решение Липецкого городского Совета депутатов, постановление,распоряжение администрации города, приказ начальника управления.

 

3. Общее правило написания названия организаций,

частейи отделов организаций

 

В названиях организаций единичного характера с прописной буквыпишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российскийдетский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Федерация профсоюзовАлтайского края, Ассоциация сибирских и дальневосточных городов.

Названияорганизаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилойплощади, поликлиника N 9.

Названияорганизаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: банки г. Липецка.

 

4. Сложные названия организаций и мероприятий, начинающихся

словамиГосударственный, Всероссийский, Центральный,

Международныйили порядковыми числительными

(Первый,Второй и т.п.)

 

С прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочныйцентр, Государственное образовательное учреждение, Липецкий государственныйпедагогический университет.

 

5. Названия академий, научно-исследовательских

учреждений,учебных заведений

 

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописнойбуквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название:Российская академия наук, Институт ядерной физики Сибирского отделенияРоссийской академии наук, Алтайский государственный университет.

Средниеучебные заведения неединичного характера (школы, техникумы-училища) пишутся сострочной буквы: медицинское училище N 1.

 

6. Названия средств массовой информации, предприятий

иучреждений культуры (театров, музеев, парков и т.п.)

 

С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена,входящие в название: парк "Солнечный ветер", "Российскаягазета".

Географическоеопределение в составе названия пишется с прописной буквы: Барнаульскиймолодежный шоу-театр "Калейдоскоп". Если географическое определениене входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы: липецкаябиблиотека.

СловаДворец и Дом, входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописнойбуквы: Дворец культуры, Дом актера.

Эти жеслова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательныесуществительные, а также во множественном числе: дома отдыха.

 

7. Сокращенные названия организаций

 

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся спрописной буквы, если обозначают учреждения единичные (т.е. словосочетание вполном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служатнаименованиями родовыми: Гознак, Госдума, госкомитет.

Сокращенныеусловные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и несклоняются, если им предшествуют слова, такие как проектный институт, комбинати т.п., проектный институт "Алтайгражданпроект", муниципальноеунитарное предприятие "Архитектура".

Приотсутствии слов проектный институт, комбинат и т.п. их наименования пишутся безкавычек и склоняются: Алтайгражданпроект (Алтайгражданпроект). Сокращенныесмешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании сбуквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек;причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами,сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенногообозначения: НИИстройкерамика, ЦНИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.

 

8. Местоимения Вы и Вам при обращении к лицам

 

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одномулицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас... (Сообщаем Вам...).

Приобращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемыегоспода, ваше письмо...

С прописнойбуквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше?Состав Вашей семьи.

 

9. Формы обращения в документах

 

Общая форма обращения: Уважаемый господин Петров! Уважаемыегоспода! Уважаемый Иван Иванович!

Приобращении к должностным лицам высших органов государственной власти иуправления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ,компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии,например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель!Уважаемый господин министр!

 

10. Склонение фамилий

 

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную,склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга, Хмель- Хмеля, Шорец - Шорца, Малай - Малая.

Женскиефамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: МарияОзолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель -Надежды Хмель.

Фамилии,оканчивающиеся на неударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий,в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки(но Гарсиа, Гулиа).

Славянскиефамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, склоняются: Головня -Головни, Лобода - Лободы.

Неславянскиефамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.

 

11. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней

 

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутсясо строчной буквы: генерал армии, Действительный член Российской академии наук,академик, лауреат Государственной премии.

Высшеезвание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой РоссийскойФедерации.

Почетныезвания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при ихустановлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычеки со строчной буквы. Например: установить почетное звание "Народный артистРоссийской Федерации", "Заслуженный врач Российской Федерации",но: наградить народного артиста Российской Федерации, включить в составкомиссии заслуженного врача Российской Федерации.

 

12. Важнейшие военные названия, рода войск, военные округа,

частии соединения

 

В важнейших военных названиях Российской Федерации все словапишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации,Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

В названияхродов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названияупотребляются в значении официальной части Вооруженных Сил: Войскапротивовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.

В названияхуправлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации спрописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штабВооруженных Сил Российской Федерации.

Названиявоенных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ.

В названияхвоинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только именасобственные: Глуховская дивизия.

 

13. Написание дат

 

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово годпишется полностью: план на 2012 год, смета на 2012 год.

Все видынекалендарных лет (операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон),т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косуючерту: в 2011/2012 учебном году.

В остальныхслучаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью.Например: освободить от взимания налога в 2011 - 2012 гг.

Кварталобозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью: I квартал 2012года, во втором полугодии 2012 года.

При римскихцифрах падежные окончания не ставятся: в I квартале.

 

14. Названия праздников, торжеств

 

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквыпишутся первое слово и имена собственные: Новый год, День российской печати,День города, но: День Победы, Рождество Христово.

Еслиначальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то спрописной буквы пишется следующее за ним слово: 1 Мая, 8 Марта.

Со строчнойбуквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день встречивыпускников, день открытых дверей, субботник.

 

15. Обозначение диапазона значений

 

Для обозначения диапазона значений ставят: тире, предлог"от" перед первым числом и "до" - перед вторым. Например:длиной 5 - 10 м; длиной от 5 до 10 м; с 14.00 до 16.00 час.

Прицифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранить нули вчисле нижнего предела, например: высота 15000 - 20000 м.

Прибуквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего пределаобозначение тыс., млн., млрд., например: высота 20 - 30 тыс. м.

Числа вдиапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела кверхнему, например: Это составляет 60 - 80% всей массы груза.

 

16. Порядковые числительные

 

Преимущественная форма написания в документах порядковыхчислительных - это арабские цифры с наращиванием падежного окончания или безнего в соответствии с общими правилами написания порядковых числительных, заисключением номеров тех объектов, которые принято обозначать римскими цифрами,т.к. последние употребляются без дополнения падежного окончания. Римскимицифрами обозначаются: номера съездов, конференций, конгрессов и т.п. (XIконгресс); века (XX век); номера выборных органов (IV Государственная Дума);номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); кварталы(I - II кварталы).

Падежныеокончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должныбыть:

однобуквенными,если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый,пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой;

двухбуквенными,если последней букве числительного предшествует согласный звук: 5-го, 5-му,30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

 

17. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

 

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифрысправа налево: т. 32-32-15. В номерах телефонов с числом цифр больше шестиотделяется левая группа в три цифры: т. 299-85-90.

Двойныеномера домов принято писать через косую черту, например: ул. Линейная, 45/2.

Литерныеномера домов пишутся слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., 7а.

 

18. Написания сложных существительных и прилагательных

счислительными в составе

 

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составечислительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.

Сложныеслова с числительным и прилагательным процентный пишутся: 10%-ый сбор.

 

19. Названия денежных единиц, единиц измерения

изнаки "N", "%" при числительных

 

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, втексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5,0 тыс. рублей, 1,0 млн.рублей.

Названияединиц измерения в тексте указов, постановлений и распоряжений рекомендуетсяписать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров; вприложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.

Существительноепосле дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительномпадеже единственного числа: 1940,5 рубля, 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5тыс. метров.

Приобозначении количества предметов, а также количества людей не употребляютсяслова штук, человек: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей, 50 рабочих, а не50 человек рабочих.

Передчислами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире, например:протяженность 10 м (неправильно: протяженностью в 10м).

Приперечислении в тексте документа объектов, имеющих порядковую нумерацию, знак"N" указывается один раз перед первым числительным, например: N 24,68, 101 (неправильно: NN 24, 68, 101; N 24, N 68).

Знак"N" и следующее за ним числительное необходимо располагать на однойстроке, переносить числительное на другую сторону не допускается.

Знак"%" при нескольких числах ставится только один раз, например: 50, 60и 70% (неправильно: 50%, 60% и 70%).

 

20. Сочетание знаков препинания

 

Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить вкавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки неставятся, например: В телеграмме было сказано: "Трубы предоставит"Барнаульская теплоцентраль".

Точка,запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимисякавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.

Передоткрывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой,двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающей скобки.

 

21. Наиболее часто употребляемые сокращения слов

 

бульвар	-	б-р
год, годы	-	г., гг. (при цифрах)
город	-	г.
господину	-	г-ну
гражданин, граждане	-	гр-н, гр-не
гражданка, гражданки	-	гр-ка, гр-ки
железная дорога	-	ж.д.
железнодорожный	-	ж.-д.
исполняющий обязанности	-	и.о.
и другие	-	и др.
и прочие	-	и пр.
и так далее	-	и т.д.
и тому подобное	-	и т.п.
магистраль	-	маг.
миллиард, миллиарды	-	млрд. (после цифрового обозначения)
миллион, миллионы	-	млн. (после цифрового обозначения)
область	-	обл.
площадь	-	пл.
переулок	-	пер.
поселок	-	п.
проспект	-	пр-кт
пункт, пункты	-	п., пп.
река	-	р. (но реки)
улица	-	ул.
экземпляр	-	экз.

 

 

 

Приложение N 9

кп. 4.1

 

 

 

Приложение N 10

кп. 4.1

 

 

 

Приложение N 11

кп. 4.1

 

                                             Приложение N 2

                                              кпостановлению администрации

                                             города Липецка

                                             от ________ N____________

 

 

                                 ПОРЯДОК

        разработки,реализации и оценки эффективности ведомственных

                     целевых программ города Липецка

 

 

                                  Текст

 

 

 

 

инициалы, фамилия руководителя,

внесшего проект

    подпись

 

 

               Образецоформления приложения к постановлению

 

 

 

Приложение N 12

кп. 4.1

 

                           ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

     ______________________________________________на ______________

                    названиеструктурного подразделения

 

N п/п	Наименование должности	К-во единиц	Должностной оклад	Надбавки к должностному окладу									Ежемесячное денежное поощрение		Денежное содержание
				квалификационный разряд			особые условия		выслуга		гостайна		кол-во должностных окладов	сумма
				разряд	%	сумма	%	сумма	%	сумма	%	сумма
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

 

 

 

                        Форма штатного расписания

 

 

 

Приложение N 13

кп. 4.1

 

Список рассылки: (количество экземпляров, указывается если 2 экз.и более)

1.

2.

3.

4.

 

 

 

 

 

Внесено структурным подразделением

        администрации городаЛипецка      подпись       инициалы, фамилия

                                                              дата

 

Визы: координирующий заместитель главы

      администрации городаЛипецка        подпись       инициалы, фамилия

                                                              дата

 

      начальник правовогоуправления      подпись       инициалы, фамилия

                                                               дата

 

 

инициалы, фамилия (исполнителя)

телефон

 

 

            Образецоформления оборотной стороны правового акта

 

 

 

Приложение N 14

кп. 4.2

 

                               Информация

              о результатахдеятельности системы образования

            в 2012-2013учебном году и перспективах ее развития

 

 

 

                            Текст информации

 

 

 

 

Председатель департамента

образования                   Подпись                Инициалы,фамилия

 

 

 

 

         Образец оформления информации,представляемой в горсовет

 

 

    (не подписывается, нопроходит полистное визирование ответственным

                              исполнителем)

 

 

 

Приложение N 15

кп. 4.2

 

Информация

оработе по поддержке молодых и многодетных семей

вгороде Липецке за текущий период 2013 года

 

Реализация мер социального обеспечения многодетных семейпроизводится в соответствии с законодательством Российской Федерации и Липецкойобласти.

Проводимыйкомплекс мер по социальной поддержке многодетных семей дает свои результаты:повышается рождаемость, увеличивается количество семей с детьми. За последниегоды количество многодетных семей в городе значительно увеличилось.

 

Год	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013
Количество многодетных семей	1079	1277	1416	1567	1626	1962	2214
Количество детей в многодетных семьях	3514	4080	4513	4981	5197	6270	7074

 

Текстинформации

 

Образецоформления информации

 

 

 

Приложение N 16

кп. 4.2

 

                 Герб

            города Липецка

 

                Глава

            города Липецка

 

Советская ул., д. 5, г. Липецк, 398001        Председателю Липецкого

  Телефоны: 22 37 60; факс:22 51 15          городского Советадепутатов

  E - mail : munitcom @ cominfo . lipetsk . ru

    ______________ N______________

    На N ________ от______________           Инициалы,фамилия

 

 

                       Уважаемый (имя, отчество)!

 

    Прошу  внести для  рассмотрения  в Липецком городском Совете депутатов

проект   изменений   в  "Перечень  казенного  имущества для  формирования

залогового фонда города Липецка".

    Докладчик:  по данному  вопросу  - (должность  докладчика,  инициалы,

фамилия).

Приложение: 1. Проект изменений в "Перечень казенногоимущества для

               формированиязалогового фонда города Липецка" на 2 л.

               в 1 экз.

            2. Пояснительнаязаписка к проекту изменений в "Перечень

               казенногоимущества для формирования залогового фонда

               городаЛипецка" на 1 л. в 1 экз.

 

 

Глава города Липецка         подпись                   инициалы, фамилия

 

 

 

инициалы, фамилия исполнителя

телефон

 

 

                     Образецсопроводительного письма

 

 

 

Приложение N 17

кп. 4.3

 

                                  Герб

                             города Липецка

 

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

 

                                ПРОТОКОЛ

 

___________                                                      N _______

 

                                г. Липецк

 

                           Заголовок к тексту

                  (указать вид коллегиальнойдеятельности

          и названиеколлегиального органа в родительном падеже)

 

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

 

Присутствовали: фамилии, инициалы, должности участников заседания

                (совещания) (в алфавитном порядке)

 

Приглашенные: фамилии, инициалы, должности лиц, не являющихсячленами

              данногоколлегиального органа (в алфавитном порядке)

 

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. О...

    Докладчик - И.О.Фамилия

    2. Об...

    Докладчик - И.О.Фамилия

 

1. СЛУШАЛИ:

    Фамилия И.О. (вименительном падеже) - предложил...

 

ВЫСТУПИЛИ:

    Фамилия И.О. (вименительном падеже) - предложил...

 

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

    1.1.

    1.2.

 

2. СЛУШАЛИ:

    Фамилия И.О. (вименительном падеже) - предложил...

 

ВЫСТУПИЛИ:

 

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

    2.1.

Приложение: Текст доклада.... на ____ л.

 

Председатель               Подпись                  И.О.Фамилия

Секретарь                  Подпись                  И.О.Фамилия

 

                   Образецоформления полного протокола

 

 

 

Приложение N 18

кп. 4.3

 

                                  Герб

                             города Липецка

 

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

 

                                ПРОТОКОЛ

 

____________                                                     N _______

 

                                г. Липецк

 

                           Заголовок к тексту

                  (указатьвид коллегиальной деятельности

          и названиеколлегиального органа в родительном падеже)

 

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

 

Присутствовали: 18 человек (список прилагается)

 

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. О...

    Докладчик - И.О.Фамилия

 

    2. Об...

    Докладчик - И.О.Фамилия

 

                              1. О (Об)...

          _____________________________________________________

           (фамилия иинициалы докладчика в именительном падеже)

 

    1.1.

    1.2.

 

                              2. О (Об)...

          _____________________________________________________

           (фамилия иинициалы докладчика в именительном падеже)

 

    2.1.

    2.2.

 

Приложение: 1. Список присутствовавших на ____л.

            2. Текстдоклада.... на____л.

 

Председатель               Подпись                  И.О.Фамилия

 

Секретарь                  Подпись                  И.О.Фамилия

 

                   Образецоформления краткого протокола

 

 

 

Приложение N 19

кп. 4.3

 

                                  Герб

                              города Липецка

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

 

                          ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

 

______________                                                    N ______

 

                                г. Липецк

 

                           Заголовок к тексту

                  (указатьвид коллегиальной деятельности

          и названиеколлегиального органа в родительном падеже)

 

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

 

Присутствовали: фамилии, инициалы, должности участников заседания

                (совещания)(в алфавитном порядке)

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

    3. О...

    Докладчик - И.О.Фамилия

 

    3. СЛУШАЛИ:

    Фамилия И.О. (вименительном падеже) - предложил...

 

    РЕШИЛИ:

    3.1.

    3.2.

 

 

Председатель                                                  И.О.Фамилия

 

Секретарь                                                     И.О.Фамилия

 

 

Верно

 

Секретарь                     Подпись                        И.О.Фамилия

 

Дата

 

                  Образецоформления выписки из протокола

 

 

 

Приложение N 20

кп. 5.1

 

ПЕРЕЧЕНЬ

НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Копии документов предприятий и учреждений

Пакеты спометкой "Лично"

Ведомственныестатистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры

Пригласительныебилеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки

Дайджестыпрессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы и каталоги, ведомственнаятехническая литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки,тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и тому подобное

Извещения опроведении семинаров, тренингов, учебных курсов, программы их проведения иматериалы к ним

Документына иностранных языках без перевода

Документыбез подписей

Рекламныеизвещения, плакаты

Прейскурантыи прайс-листы

Бухгалтерскиедокументы

Графики,наряды, разнарядки

 

 

 

Приложение N 21

кп. 5.3

 

 

 

 

 

 

                                 ГЛАВА                                 

                            ГОРОДА ЛИПЕЦКА                              

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                       N 6317-01-11 от 29.08.2013                       

                                                                        

                            Погорелову А.П.                            

                                                                         

                     Прошурассмотреть и подготовить                    

                          ответ к 01.10.2013                           

                                                                        

                                                                         

                                                                        

                                                                        

                                Подпись                                

                                                                        

                                                                        

                                                                         

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                             "30" 08 2013                              

                                                                        

                                                                        

                                                                         

                                                                        

 

 

 

            Образецоформления резолюции на специальном бланке

 

 

 

Приложение N 22

кгл. 6

 

ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Договор, его подписание: в 30-дневный срок после полученияпредложения.

Соглашениеоб изменении или расторжении договора: в течение 30 дней.

Заявления ижалобы граждан: в течение 30 дней со дня регистрации; не требующиедополнительной проверки - безотлагательно; требующие дополнительной проверкипродляются главой города или заместителями главы администрации на срок не более30 дней, о чем сообщается лицу, обратившемуся с заявлением или жалобой.

Предложенияграждан: в течение 30 дней со дня регистрации, за исключением предложений,которые требуют дополнительного изучения (в этом случае сроки рассмотренияпродляются главой города или заместителями главы администрации, но не более чемна 30 дней с сообщением об этом заявителю).

Должностноелицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа,органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающихобращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы,необходимые для рассмотрения обращения.

Письма-порученияи письма-запросы законодательных и исполнительных органов власти: к указанномув них сроку.

Документыбез указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте памятку"срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку"оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца.

Попарламентскому запросу документ подлежит исполнению не позднее чем через 15дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатовГосударственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней содня получения.

 

 

 

Приложение N 23

кп. 8.1

 

Администрация города Липецка          УТВЕРЖДАЮ

                                     Заместитель главы

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                      администрации городаЛипецка

 

______________ N _____                Подпись       Инициалы, фамилия

                                      Дата

 

г. Липецк

на_________ год

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела (структурного подразделения)

 

Наименование должности

составителя                       Подпись               Инициалы,фамилия

 

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации             Протокол ОЭПМК архивного

города Липецка                        управленияадминистрации

                                      города Липецка

от ____________ N _______             от____________ N ________

 

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных в ______годудел:

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 

Наименование должности

руководителя службы ДОУ           Подпись               Инициалы,фамилия

 

Наименование должности лица,

передавшего сведения               Подпись               Инициалы, фамилия

 

                         Форма номенклатуры дел

 

 

 

Приложение N 24

кп. 9.2

 

                         ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N

 

В деле подшито (вложено) и пронумеровано__________________________________

 

____________________________________________________________________листов

                      (цифрами и прописью)

 

 

в том числе:

литерные номера листов____________________________________________________

 

пропущенные номера листов _________________________________________________

 

+ _________________________________________________ листоввнутренней описи

 

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

 

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись                             Подпись              Инициалы, фамилия

 

Дата

 

 

                       Форма листа-заверителя дела

 

 

 

Приложение N 25

кп. 9.2

 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

          (наименованиеучреждения и структурного подразделения)

 

 

 

 

 

_________________________________ ДЕЛО N _______________ Том N____________

 

 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

 

 

___________________________________________________________________________

                            (Заголовок дела)

 

 

___________________________________________________________________________

                             (Крайние даты)

 

 

                                                  На _________листах

 

                                                  Хранить __________

 

 

 

 

       Форма обложки делапостоянного и длительного сроков хранения

 

 

 

Приложение N 26

к.п. 9.2

 

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                        документов дела N ______

 

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

 

    Итого______________________________________________________ документов

                         (цифрами и прописью)

 

 

 

Количество листов внутренней описи________________________________________

                                           (цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                    Подпись               Инициалы,фамилия

 

 

Дата

 

 

 

                  Формавнутренней описи документов дела

 

 

 

Приложение N 27

кп. 9.3

 

Наименование                            УТВЕРЖДАЮ

учреждения                              Наименованиедолжности

                                       руководителя учреждения

Фонд N _______

                                       Подпись        Инициалы, фамилия

Опись N _____                           Дата

дел постоянного хранения

 

за _________ год

 

    Название раздела(структурного подразделения)

 

N п/п	Индекс дела	Заголовок документа	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

 

В данный раздел описи внесено_________________________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

 

с N ___________________ по N _______________________, в том числе:

 

литерные номера ______________________

 

пропущенные номера __________________

 

 

Наименование должности

составителя описи              Подпись                  Инициалы, фамилия

 

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО                             УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК (ЦЭК)                       Протокол ОЭПМК архивного

учреждения                              управленияадминистрации

                                        городаЛипецка

от _____________ N ______               от ____________ N ______

 

 

                   Формаописи дел постоянного хранения

 

 

 

 

 

Приложение N 28

кп. 8.3

 

Наименование                            УТВЕРЖДАЮ

учреждения                              Наименованиедолжности

                                       руководителя учреждения

Фонд N _______

                                       Подпись        Инициалы, фамилия

Опись N _____                           Дата

дел по личному составу

со сроком хранения 75 лет ЭПК

 

 

за _________ год

 

N п/п	Индекс дела	Заголовок документа	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

В данный раздел описи внесено _________________________________________дел

                                         (цифрами и прописью)

 

с N ___________________ по N _______________________, в том числе:

 

литерные номера ______________________

 

пропущенные номера __________________

 

 

Наименование должности

составителя описи              Подпись                  Инициалы, фамилия

 

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК) учреждения            Протокол ОЭПМК архивного

                                       управления администрации

                                        городаЛипецка

от _____________ N ______               от ____________ N ______

 

 

                    Формаописи дел по личному составу

 

 

 

 

 

Приложение N 29

кп. 9.4

 

Наименование                            УТВЕРЖДАЮ

учреждения                              Наименованиедолжности

                                       руководителя учреждения

АКТ

                                        ПодписьИнициалы, фамилия

__________ N ________                   Дата

 

г. Липецк

 

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

 

На основании______________________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов

___________________________________________________________________________

                       суказанием сроков хранения)

отобраны  к  уничтожению как  не  имеющие научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда

___________________________________________________________________________

                            (название фонда)

 

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей (номенклатур)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	К-во дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Итого __________________________________________ дел за____________ годы.

                  (цифрами ипрописью)

 

Описи дел постоянного хранения за ____________________________________годы

утверждены,  а  по личному составу согласованы с ОЭПМКархивного управления

администрации города Липецка (протокол от ________________ N__________)

 

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу               Подпись             Инициалы, фамилия

 

 

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК)                       Протокол ОЭПМК архивного

учреждения                              управленияадминистрации

                                        городаЛипецка

от _____________ N ______               от ____________ N ______

 

 

              Форма акта овыделении документов к уничтожению

 

 

 

 

 

Приложение N 30

кп. 10.1

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

 

Служебные удостоверения

Почетные грамоты,Благодарственные письма

Документыпо вопросам награждения (наградные листы, учетные карточки награжденных,запросы, представления к награждению)

Договоры исоглашения

Доверенности,в том числе доверенности на ведение дел в суде

Банковскиекарточки структурных подразделений администрации

Документы,заверение которых гербовой печатью предусмотрено специальными нормативнымиактами

Сметырасходов на содержание организации

Командировочныеудостоверения

Финансовыедокументы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистическиеорганы, фонды

Документыпо кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежныепоручения, справки о заработной плате

Документыпо материально-техническому обеспечению и снабжению

Акты овыполненных работах и предоставленных услугах

Актыревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей

Гарантийныеписьма

 

 

 

 

 

Приложение N 31

кп. 10.3

 

                                 ЖУРНАЛ

                         учета печатей и штампов